Tự Động Hóa Nhân Sự Là Gì và Tại Sao Nó Sẽ Định Hình Tương Lai Của HR

Mục lục

• Thu hẹp tìm kiếm của bạn một cách công bằng và hiệu quả
• Giúp trải nghiệm gia nhập của bạn dễ dàng và hấp dẫn
• Theo dõi thời gian nhân viên của bạn làm việc
• Giữ bảng lương của bạn luôn chuẩn
• Chuẩn hóa và hợp lý hóa các quy trình của nhân viên
• Tự động hóa các phiên đào tạo và giám sát hiệu suất nhân viên của bạn
• Cải thiện cách tiếp cận của bạn với phân tích và báo cáo
• Giải tỏa căng thẳng khi nghỉ việc hoặc từ chức

Dù muốn hay không, tự động hóa quy trình nhân sự vẫn hiện diện và nó là một cuộc cách mạng mang đến lợi ích to lớn. Vì vật thật tốt để biết bạn đang giải quyết vấn đề gì.
Có một tin tốt là mặc dù các công cụ tự động hoá nhân sự sẽ tạo những làn sóng lớn hơn nữa trong tương lai nhưng nhiều công cụ trên thị trường hiện nay có thể thúc đẩy hoạt động kinh doanh của bạn mà không gây lỗ cho doanh nghiệp hoặc tổ chức của bạn. 

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ bám sát các khái niệm chính về tự động hóa và cách nó sẽ thay đổi trò chơi. Đầu tiên, chúng ta sẽ đề cập đến câu hỏi “tự động hóa nhân sự là gì?”, trước khi khám phá tương lai của nó và cách tự động hóa các quy trình nhân sự. 

Vì vậy, nếu bạn cần giảm căng thẳng và tăng năng suất trong bộ phận nhân sự của mình, hãy đọc tiếp.

Tự động hóa nhân sự là gì?

Nói một cách ngắn gọn, tự động hóa nhân sự là một quá trình thúc đẩy các nỗ lực về nguồn nhân lực của bạn bằng cách sử dụng các thuật toán để xử lý các công việc thủ công lặp đi lặp lại. Do đó, nhóm nhân sự của bạn có thể tập trung vào khía cạnh con người trong công việc và cải thiện toàn bộ hiệu suất của họ. 

Tự động hóa ngày càng trở nên phổ biến trong thập kỷ qua, với các nền tảng ngày càng chính xác và đáng tin cậy hơn. Với phần mềm tự động hóa nhân sự, bạn có thể phát minh lại cách bộ phận của mình hoạt động, tránh quá tải nhân viên trong các đợt tuyển dụng và cải thiện khả năng giữ chân trong nhóm. Tương tự, bạn có thể cho nhân viên của mình quyền tự chủ hơn trong quá trình giới thiệu và đào tạo. Khi bạn bận rộn với mọi thứ, tự động hóa có thể đảm nhận các nhiệm vụ nhỏ hơn như phê duyệt ngày nghỉ hoặc chi phí. 

Điều này không có nghĩa là không có sự giám sát. Một trong những lợi ích chính của tự động hóa nhân sự là mọi chuyển động đều được phần mềm của bạn tự động theo dõi. Điều này có nghĩa là bạn có thể lấy ra các báo cáo trong vòng một phút và có tất cả thông tin bạn cần trong tay. 

Kết quả là công ty của bạn tiết kiệm được tiền bạc, thời gian và nỗ lực quý giá cho những nhiệm vụ ít quan trọng hơn, đồng thời tập trung vào những quyết định thực sự có thể tạo ra sự khác biệt. 

Liệu tự động hóa nhân sự có xóa bỏ nhu cầu nhập liệu của con người?

Một trong những mối quan tâm lớn nhất về tự động hóa trong các bộ phận nhân sự là nó có thể loại bỏ hoàn toàn sự can thiệp của con người. Thật vậy, người ta thường nói rằng mọi thứ có thể được tự động hóa cuối cùng sẽ được tự động hóa. 

Tất nhiên rất khó để dự đoán mức độ mà các thuật toán sẽ tiếp quản con người trong một thế kỷ trong tương lai. Tuy nhiên, các xu hướng hiện nay dường như cho thấy thay vì loại bỏ sự can thiệp của con ngườic, tự động hóa hợp lý hóa các công việc nhân sự, loại bỏ các nhiệm vụ nhàm chán, đơn điệu. 

Điều này cho thấy rằng các vị trí trong nguồn nhân lực sẽ thay đổi khá nhiều khi chúng ta bước qua thế kỷ 21. Khi các quy trình trở nên phức tạp hơn, các nhiệm vụ sẽ chuyển từ nhập dữ liệu sang những công việc dựa trên cảm xúc và trực giác nhiều hơn. Nhưng ít nhất trong tương lai gần, con người vẫn đóng một vai trò quan trọng.

Bây giờ chúng ta sẽ chuyển sang các cách tính năng tự động hóa ở thời điểm hiện tại, với một số dự đoán khác cho tương lai.

Thu hẹp tìm kiếm của bạn một cách công bằng và hiệu quả

Khi bạn đang quảng cáo việc làm trực tuyến và đặc biệt là khi tuyển dụng các đội từ xa, bạn đang thông báo đến cả thế giới. Ưu điểm là phạm vi tiếp cận của bạn rất rộng, bạn có thể thu hút những tài năng mà bạn có thể không tìm thấy ở địa phương của bạn. Tuy nhiên, nhược điểm là bạn có thể gặp phải một lượng lớn người nộp đơn mà ngay cả một nhóm 5 người cũng có thể gặp khó khăn khi chuẩn bị danh sách rút gọn.

Các thuật toán bắt đầu hoạt động bằng cách quét tất cả các ứng dụng của bạn để tìm các từ khóa phản ánh những điều bạn cần phải có. Chỉ với một vài cú nhấp chuột vào nút, bạn sẽ có được danh sách ứng viên đủ điều kiện đánh dấu vào tất cả các ô của bạn. Bằng cách này, nhóm của bạn có thể yên tâm trang bị tất cả các kỹ năng khó mà bạn cần và dành thời gian tập trung vào các kỹ năng mềm và sự phù hợp với văn hóa làm việc.

Một lợi thế khác trong quá trình tuyển dụng là tự động hóa nhân sự loại bỏ những thành kiến ​​trong tuyển dụng. Thực tế cuộc sống là tất cả chúng ta đều có những thành kiến ​​trong tiềm thức, cho dù đó là giới tính hay chủng tộc, con người không thể tránh khỏi nó. Thêm vào đó là khả năng một người nào đó trong nhóm của bạn đang có một ngày tồi tệ và bạn đã gặp vấn đề. 

Do đó, bạn có thể đảm bảo sự công bằng khi cắt giảm lĩnh vực mở của mình, vì các bộ lọc chỉ dựa vào các kỹ năng cứng cần thiết. Khi chọn từ danh sách rút gọn của bạn, nhóm của bạn sẽ có nhiều thời gian hơn để tham khảo chéo các quyết định với tư cách là một nhóm và đưa ra ứng viên lý tưởng. 

Nhìn về tương lai, chúng ta có thể mong đợi sự tự động hóa trong tuyển dụng ngày càng chính xác hơn, thậm chí có thể chuyển từ kỹ năng khó sang phù hợp với văn hóa.

Giúp trải nghiệm gia nhập của bạn dễ dàng và hấp dẫn

Các tổ chức đã gặt hái được thành quả từ việc tự động hóa quy trình nhân sự sẽ buồn cười khi nghĩ đến việc quay lại thu thập hồ sơ dựa trên giấy và nhập dữ liệu tẻ nhạt cho mỗi lần tuyển dụng mới. 

Thay vào đó, hãy gửi cho nhân viên của bạn một loạt các biểu mẫu có thể tùy chỉnh để tự động điền vào mạng nội bộ của công ty bạn. Với phần mềm tự động hóa nhân sự phù hợp, các lĩnh vực của bạn liên kết trực tiếp đến bảng liên hệ tổ chức của bạn. Bằng cách giữ cho biểu mẫu có thể truy cập được, các thành viên trong nhóm của bạn có thể cập nhật thông tin của riêng họ. Do đó, nếu ai đó được thăng chức, họ có thể tự cập nhật thông tin đó cho những người khác xem. 

Tiến thêm một bước với các mẫu quy trình làm việc nhân sự mà bạn có thể khởi chạy khi hợp đồng được ký kết, nhận thông báo khi mọi bước hoàn thành. Không cần phải theo đuổi từng chi tiết nhỏ và tránh khả năng xảy ra sai sót trong quá trình truyền dữ liệu, nhóm nhân sự của bạn sẽ bớt căng thẳng và làm việc hiệu quả hơn.

Theo dõi thời gian nhân viên của bạn làm việc

Theo đuổi các bảng chấm công thủ công của nhân viên là một trong những cách tồi tệ nhất đối với các nhà quản lý để tiêu tốn thời gian của họ. Với các công cụ quản lý thời gian, bạn giảm thời gian lãng phí đó xuống còn 0. Thay vì kiểm tra từng nhân viên một, bạn có thể đặt cảnh báo thành ping nếu ai đó đến muộn và chỉ tập trung vào những gì bạn cần. 

Hệ thống nội bộ của bạn ghi lại gọn gàng thời gian vào và ra của mọi người để cung cấp cho bạn một bản ghi trong khoảng thời gian bạn cần. Nếu phần mềm tự động hóa nhân sự của bạn có sẵn cho cả máy tính để bàn và thiết bị di động, các nhóm làm việc di động của bạn có thể theo dõi chỉ bằng một nút bấm để không có sự khác biệt nào về sau. 

Phải nói rằng, đây không phải là cơ hội để giám sát nhân viên của bạn như một con diều hâu. Ví dụ, bạn có thể đặt chính sách thời gian biểu linh hoạt và lấy điểm trung bình vào cuối tháng. Đó cũng là một lợi ích cho những người làm việc từ xa và các nhà cung cấp bên ngoài (extranet) của bạn. Họ có thể theo dõi giờ làm việc của mình và nhanh chóng xuất hóa đơn dựa trên giờ đã thỏa thuận trước. 

Giữ bảng lương của bạn luôn chuẩn 

Một trong những lĩnh vực nhân sự dễ mắc lỗi nhất là thanh toán lương. Cuối tháng luôn bận rộn và đó là lúc bạn có nguy cơ trả lương chậm hoặc không tuân thủ các quy định về lao động và yêu cầu từ cơ quan thuế. Điều quan trọng hơn là việc không tuân thủ chỉ là một sai lầm nhỏ, nhưng bạn có thể gặp rủi ro về danh tiếng về công ty của mình hoặc tệ hơn nữa là gặp rắc rối pháp lý. 

Tuy nhiên, với tự động hóa nhân sự, bạn có thể tính toán mọi thứ trong tích tắc. Hơn nữa, thay vì đổ mồ hôi hết giấy này đến giấy khác về các quy tắc và quy định, bạn có thể nhập một vài thông tin chi tiết và bạn đã sẵn sàng để bắt đầu. Phần mềm nhân sự tốt nhất sẽ tính đến quốc gia làm việc, đảm bảo sự tuân thủ của bạn xuyên biên giới. 

Loại tự động hóa này là cần thiết nếu bạn muốn mở rộng quy mô nhanh chóng. Thay vì cử nhóm của bạn đến trường luật để đọc về thuế thu nhập của Brazil, bạn có thể làm điều đó một cách dễ dàng với sự trợ giúp từ các thuật toán. 

Chuẩn hóa và hợp lý hóa các quy trình của nhân viên

Theo truyền thống, một trong những nhiệm vụ tốn thời gian nhất đối với các nhóm nhân sự là sắp xếp và ký kết các quy trình nhỏ. Khoảng thời gian lãng phí để chạy theo người quản lý có thể được sử dụng tốt hơn nhiều và chúng tôi sắp cho bạn biết cách thực hiện.

Một ví dụ chính là yêu cầu nghỉ phép. Tự động hóa nhân sự cho phép nhân viên tham khảo lịch của riêng họ, chọn ngày và gửi yêu cầu. Nếu họ không có những ngày phép, quá trình này chỉ đơn giản là không hoạt động. Khi đến giai đoạn phê duyệt, thay vì lấp đầy hộp thư đến của mọi người bằng các yêu cầu, nó sẽ xuất hiện dưới dạng một thông báo mà bạn có thể trả lời bằng cách đồng ý hoặc không. 

Đối với tất cả những điều trên, nếu nền tảng nhân sự của bạn cũng hoạt động trên thiết bị di động, người quản lý của bạn thậm chí có thể chấp nhận hoặc từ chối yêu cầu khi đang di chuyển. 

Tự động hóa các phiên đào tạo và giám sát hiệu suất nhân viên của bạn

Phân tích hiệu suất là một trách nhiệm nguồn nhân lực quan trọng khác, cần rất nhiều thời gian và công sức. Bây giờ, bạn nên nghĩ - làm thế nào tôi có thể tự động hóa quá trình này? 

Vào đầu mỗi năm hoặc mỗi quý, hãy đặt các KPI đầy tham vọng nhưng có thể đạt được cho mỗi cá nhân. Điều này đặt ra ngưỡng mà bạn có thể đo lường các nhiệm vụ đã hoàn thành có liên quan trong công cụ quản lý dự án của mình. Cũng giống như trong tuyển dụng, sử dụng tự động hóa nhân sự để theo dõi hiệu suất cũng loại bỏ bất kỳ thành kiến ​​tiềm ẩn nào - tất cả đều dựa trên các con số.

Nhưng điều gì sẽ xảy ra khi các cá nhân của bạn không đạt được mục tiêu của họ?

Các nhóm nhân sự có thể thiết lập quy trình đào tạo để phát hiện những cá nhân hoạt động kém hiệu quả và mời họ trau dồi kỹ năng của họ trong một lĩnh vực nhất định. Tất nhiên, bạn không muốn một hệ thống robot lạnh lùng khiến nhân viên của bạn cảm thấy bị xa lánh. Để tránh điều này, hãy lên lịch gặp mặt thân mật để giải thích tình hình và trấn an họ.

Cải thiện cách tiếp cận của bạn với phân tích và báo cáo

Với phân tích, bạn có thể làm cho việc tham gia và các dự án khác của mình hiệu quả hơn bằng cách xem những phần nào thường xuyên mất nhiều thời gian hơn dự đoán để hoàn thành. Tương tự, nếu bạn nhận được nhiều câu hỏi hơn mức bình thường cho một phần nhất định, đã đến lúc bạn nên hỏi tại sao và cải thiện nó cho tương lai. 

Phân tích là một trong những phần quan trọng nhất của tự động hóa nhân sự bởi vì, mặc dù các thuật toán sẽ thực hiện rất nhiều công việc cho bạn, nhưng bạn cần đảm bảo rằng những công việc đó đang đi đúng hướng. 

Một cách khôn ngoan để sử dụng phân tích của bạn là chạy thử nghiệm A/B, chẳng hạn như quy trình đào tạo nhân sự. Nhóm của bạn có thể theo dõi cẩn thận hiệu suất của từng chiến lược trước khi chọn giải pháp tốt nhất đã được dữ liệu chứng minh. Với các công cụ phức tạp hơn, bạn cũng có thể tham gia các dấu chấm để tìm ra các yếu tố khiến nhân viên hàng đầu của bạn quyết định rời khỏi công ty. 

Với những hệ thống phức tạp đã có sẵn, các đội nhân sự trong tương lai có khả năng tận dụng phân tích để duy trì tinh thần trong tổ chức một cách đáng tin cậy.

Giải tỏa căng thẳng khi nghỉ việc hoặc từ chức

Nghỉ việc hoặc từ chức có thể là một thủ tục phức tạp và bạn chỉ nhận ra nhiều sai lầm khi đã quá muộn.

Bạn phải tôn trọng luật bảo mật, chẳng hạn như xóa chi tiết liên hệ sau một khoảng thời gian nhất định. Với tự động hóa nhân sự, bạn có thể đặt bộ đếm thời gian cho thông tin chi tiết của nhân viên cũ, vì vậy bạn không cần phải dựa vào trí nhớ của con người để đảm bảo rằng bạn đang tuân thủ các yêu cầu pháp lý. 

Tất nhiên có một số nhiệm vụ vật lý cần phải được thực hiện. Ví dụ: bạn có thể phải kiểm tra tất cả các thiết bị và tài liệu của mình đã được trả lại chưa. Những nhiệm vụ này có thể trở nên khá căng thẳng, nhưng quy trình nhân sự bắt đầu có thể đưa cảm xúc ra khỏi tình huống và đảm bảo rằng không có gì vượt qua giới hạn.

Tuy nhiên, nghỉ việc không chỉ là dọn dẹp mọi thứ. Đây cũng là cơ hội để bạn cải thiện với tư cách là một tổ chức. Với sự tự do đã rời khỏi công ty, bạn có thể tự động gửi email cho đồng nghiệp cũ của mình để có được chi tiết về mức độ hài lòng của họ. Với các biểu mẫu có thể tùy chỉnh, bạn có thể trau dồi các khía cạnh cụ thể cho công ty của mình và lấy ra các báo cáo hàng quý để xác định các lĩnh vực hành động.

Bây giờ bạn đã có một ý tưởng rõ ràng về các khái niệm chính, cách tự động hóa các quy trình nhân sự trong ngày hiện tại và một số dự đoán cho tương lai. Cuối cùng thì thời điểm tốt nhất để áp dụng tự động hóa là khi chúng mới bắt đầu và thời điểm tốt nhất tiếp theo là ngay bây giờ. 

Mặc dù có nhiều công cụ tự động hóa nhân sự trên thị trường, nhưng với Bitrix24, bạn có thể tự động hóa các quy trình trong toàn bộ doanh nghiệp của mình. Từ quy trình công việc bán hàng và chiến dịch email tự động đến tổ chức sự kiện và tất nhiên, rất nhiều công cụ nhân sự, đó là nền tảng lý tưởng cho các doanh nghiệp nhỏ để điều hành những thứ như những công ty lớn. 

Đăng ký Bitrix24 miễn phí ngay hôm nay và bạn sẽ tham gia vào 10 triệu công ty và tổ chức toàn cầu bỏ lại những công việc đơn điệu và lặp đi lặp lại của họ.

Câu hỏi thường gặp

Tự động hóa ảnh hưởng đến nhân sự như thế nào?

Khi được thực hiện cùng với một chiến lược, tự động hóa nguồn nhân lực làm giảm khối lượng công việc của bộ phận nhân sự mà không làm giảm chất lượng.

Chúng ta có thể tự động hóa những gì trong Nhân sự?

• Tạo danh sách ứng viên chất lượng
• Loại bỏ thành kiến ​​của con người trong việc lựa chọn
• Quá trình tuyển dụng và nghỉ việc 
• Thanh toán tiền lương, tuân thủ các quy định
• Theo dõi hiệu suất và đào tạo