5 kỹ thuật quản lý thời gian giúp bạn hoàn thành mọi việc dễ dàng

Luôn cảm thấy thiếu thời gian để làm mọi thứ? Bạn ước gì mình có hơn 24 tiếng mỗi ngày để hoàn thành nốt các đầu việc cần thiết? Nếu có những suy nghĩ trên trong đầu, bạn không phải là người duy nhất luôn gặp vấn đề với quản lý thời gian hay cách lập thời gian biểu. Trong thời buổi có quá nhiều thứ khiến chúng ta phân tâm mỗi ngày như MXH, điện thoại, TV, phương tiện giải trí, mua sắm online, các nhóm chat trên mọi ứng dụng, con người thường sử dụng quá nhiều thời gian mỗi ngày để làm những thứ vô ích thay vì tận dụng nó một cách đúng đắn.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu những kỹ thuật quản lý thời gian tốt nhất được đúc kết từ xưa đến nay, giúp bạn luôn chủ động sắp xếp mọi thứ trong cuộc sống, từ công việc đến bản thân và gia đình. Và hơn nữa, là cách sử dụng các phương pháp trên sao cho hợp lý, thuận tiện nhất, tùy vào hoàn cảnh và vị trí của mỗi người.

Quản lý thời gian là gì?

Quản lý thời gian là thực hành quản lý tất cả các đầu việc cần làm mỗi ngày, đảm bảo rằng bạn đang dành những khoảng thời gian hợp lý của mình một cách chủ động nhất có thể. Quản lý thời gian có thể giúp chúng ta tăng năng suất, và quan trọng nhất là có thêm lúc nghỉ ngơi và chăm sóc bản thân ngoài thời gian làm việc.

Lợi ích của việc quản lý thời gian

Kỹ năng quản lý thời gian trong công việc tốt có thể giúp bạn tổ chức và ưu tiên các nhiệm vụ cần làm, từ đó có thể:

Có nhiều thời gian hơn trong ngày: Khi ý thức được việc thời gian của mình đang phân bổ vào những thứ gì, bạn có thể giảm bớt các việc vô bổ, không cần thiết, giảm ưu tiên các công việc không cần phải hoàn thành trong hôm nay và từ đó làm được nhiều việc trong một khoảng thời gian ngắn hơn.

Thiết lập ranh giới giữa công việc và thời gian cá nhân: Cải thiện kỹ năng quản lý thời gian không có nghĩa là bạn phải vắt kiệt từng giây phút trong ngày cho công việc. Thay vào đó, những chiến lược này giúp bạn thiết lập ranh giới giữa thời gian làm việc và thời gian cá nhân. Từ đó chất lượng cuộc sống sẽ được cải thiện theo chiều hướng tốt hơn.

Giảm căng thẳng: Nếu không biết cách quản lý thời gian hiệu quả, bạn sẽ luôn cảm thấy căng thẳng vì phải cáng đáng quá nhiều thứ trong khi bản thân không được chăm sóc cả về thể chất lẫn tinh thần. Cuối cùng, bạn sẽ cảm thấy kiệt sức và những ngày sau đó không làm được bất cứ việc gì nữa. Vì vậy, để tránh rơi vào trường hợp này, bạn phải biết cách quản lý thời gian.

Cải thiện năng suất: Có rất nhiều mẹo quản lý thời gian giúp giảm sự chần chừ và tăng năng suất. Làm nhiều việc hữu ích hơn, trong thời gian ngắn hơn chính là mấu chốt của việc tăng tăng suất bằng các phương pháp quản lý thời gian.

Thoát khỏi thói quen không tốt: Không ai muốn mình luôn rối tung và trì hoãn trong mọi việc. Nhưng theo thời gian, nó sẽ trở thành thói quen và khó lòng từ bỏ. Từ đó, thói quen trì hoãn và không sắp xếp thời gian cho mọi thứ sẽ khiến việc quản trị cuộc sống của bạn đi xuống, các công việc không bao giờ được hoàn thành với chất lượng tốt như mong muốn.

Đối với người làm lĩnh vực sales hoặc marketing, CRM là giải pháp giúp quản lý thời gian một cách hiệu quả nhất. Với CRM Bitrix24, thay vì việc phải dành thời gian, công sức để tìm hiểu một khách hàng đang ở bước nào, do ai chăm sóc, quan tâm sản phẩm đến đâu, người quản lý có thể nhìn thấy ngay mọi thông tin trên nhờ quy trình bán hàng và sales pipeline chuẩn chỉnh, tối ưu riêng cho phòng kinh doanh.

5 kỹ thuật quản lý thời gian giúp tăng năng suất làm việc

Timeboxing

Hộp thời gian - Timeboxing là một chiến thuật quản lý thời gian theo định hướng mục tiêu, nơi bạn hoàn thành công việc trong một khoảng gọi là "hộp thời gian". Chiến lược này đặc biệt hiệu quả nếu bạn không chắc mình dành bao nhiêu thời gian cho mỗi nhiệm vụ cần làm.

Hộp thời gian sẽ phân bổ một đơn vị thời gian cố định, tối đa (như một giờ hoặc năm phút) cho một nhiệm vụ hoạt động trong khung thời gian đó. Vì vậy, bạn có thể mở lịch trên điện thoại, máy tính hoặc tính năng ghi chú và nhập một khoảng thời gian mà bạn sẽ dành cho một nhiệm vụ cụ thể. Thay vì làm việc với nhiệm vụ cho đến khi bạn hoàn thành, bạn chủ động giới hạn thời gian mà mình sẽ dành cho nó, bất kể đã hoàn thành bao nhiêu phần trăm. Nói cách khác là, thời điểm hộp thời gian của một nhiệm vụ kết thúc, bạn sẽ ngừng và chuyển sang cái tiếp theo.

Ví dụ: Bạn có 5 giờ để hoàn thành một đầu việc lớn, bạn chia nó thành các hộp thời gian ba mươi phút cho mỗi nhiệm vụ nhỏ. Trong mỗi hộp thời gian, bạn phải hoàn thành một phần, bất kể hoàn cảnh nào. Điều này sẽ tránh việc tập trung quá nhiều vào một nhiệm vụ mà thiếu thời gian cho cái khác.

Phương pháp Pomodoro

Phương pháp Pomodoro là cách giúp bạn giải quyết công việc trong khung thời gian ngắn và sau đó nghỉ giữa các buổi làm việc. Chiến lược quản lý thời gian Pomodoro đặc biệt hữu ích vì nó khuyến khích người dùng nghỉ ngơi thường xuyên, dù chỉ trong khoảng thời gian ngắn. Trên thực tế, nghiên cứu cho thấy rằng nghỉ giải lao đúng mức khiến mọi người làm việc tốt hơn.

Để sử dụng phương pháp Pomodoro, bạn cần hẹn giờ, lên danh sách việc cần làm được ưu tiên và bật tính năng "nhắc lại". Bắt đầu, bạn sẽ đặt hẹn giờ trong 25 phút và cố gắng dành thời gian đó để hoàn thành một nhiệm vụ, tập trung hết mức, không nhắn tin tán gẫu hay dùng MXH. Sau đó, khi hết thời gian, hãy nghỉ ngơi năm phút. Trong 5 phút đó hãy vận động thể chất một chút như vươn vai, duỗi người hay ăn chút trái cây hoặc kiểm tra tin nhắn trên MXH. Tất cả phải làm trong 5 phút.

Lặp lại quá trình làm việc trong 25 phút và sau đó nghỉ năm phút bốn lần tất cả. Sau đó, bạn có thể dành thời gian cho mình nghỉ ngơi lâu hơn, từ 20-30 phút.

Eat the Frog

Phương pháp Eat the Frog bắt nguồn từ câu nói của Mark Twain: “Nếu bạn có nhiệm vụ phải ăn một con ếch (điều mà người phương Tây rất sợ), tốt nhất là làm điều đó đầu tiên vào buổi sáng khi bạn bắt đầu chuỗi nhiệm vụ của mình”. Chiến lược “ăn ếch” khuyến khích bạn giải quyết các vấn đề khó trước. Chiến lược này đặc biệt hữu ích nếu bạn có các công việc với mức độ khó khác nhau trong ngày.

Với phương pháp Eat the Frog, bạn cần phân định mức khó và mức ưu tiên trong các tác vụ cần làm và thực hiện tuần tự theo độ khó giảm dần. Bằng cách này, càng về cuối ngày, bạn càng cảm thấy dễ thở hơn bởi chỉ còn toàn đầu việc dễ.

Nguyên tắc Pareto

Nếu bạn là người sợ “ăn ếch” đầu tiên vào buổi sáng vì nó có thể khiến bản thân cảm thấy ngán ngẩm, hãy thữ chiến lược quản lý thời gian Pareto. Các nguyên tắc Pareto trái ngược với phương pháp Eat the Frog, khuyến khích bạn hoàn thành các nhiệm vụ dễ trước và có động lực hơn để bước vào ngày mới.

Pareto còn được gọi là "quy tắc 20/80" hay định̀ luật 80/20. Nguyên tắc 80/20 trong Pareto nghĩa là bạn dành 20% thời gian cho 80% công việc dễ nhất của mình. Nếu bạn có thể hoàn thành 80% nhiệm vụ chỉ với 20% thời gian, bạn có đến 80% ngày còn lại để tập trung vào những việc khó khăn hơn.

Getting Things Done (GTD)

Getting Things Done là phương pháp được phát minh bởi David Allen vào đầu những năm 2000. Theo Allen, bước đầu tiên để hoàn thành công việc là viết ra mọi thứ cần làm. Bằng cách giải phóng sức mạnh não bộ và thay vào đó dựa vào các công cụ quản lý tác vụ, bạn có thể tập trung vào việc hành động mà không cần tốn bộ nhớ để nhớ những gì cần làm.

Để sử dụng phương pháp Getting Things Done, hãy ghi lại tất cả công việc sắp tới của bạn ở một nơi, ví dụ như phần mềm nhắc nhở hoặc ghi chú, hay sổ giấy, ứng dụng quản lý công việc. Sau đó, khi đã viết ra mọi thứ cần làm, hãy sắp xếp độ ưu tiên của chúng. Với một công việc không thể làm ngay, có 3 lựa chọn cho bạn đó là

• Thùng rác (cho việc không cần nữa)

• Có thể/ Một ngày nào đó (cho việc cần làm sau)

• Lưu trữ để tham khảo (cho việc không cần làm nhưng vẫn có liên quan trong tương lai)

GTD giúp bạn không bị choáng ngợp khi có quá nhiều việc, vì nó được chia thành các bước như tổ chức, phản ánh và tham gia cho mỗi đầu việc khác nhau. Phương pháp này chia nhỏ các dự án lớn thành các nhiệm vụ con, giúp người dùng không còn cảm thấy ngại khi bắt tay vào công việc thực hiện dự án đó.

Những câu hỏi thường gặp

Kết luận

Với các phương pháp quản lý thời gian hiệu quả nêu trên, cộng với việc lựa chọn được một CRM phù hợp, bạn sẽ luôn chủ động và có nhiều thời gian hơn để hoàn thành tất cả các tác vụ cần làm, và trên hết là có thể dành thời gian cho bản thân, nâng cao chất lượng cuộc sống ngay cả trong và ngoài công việc.