Hướng dẫn các bước onboarding hiệu quả dành cho Giám đốc Sales mới

Trở thành giám đốc kinh doanh (giám đốc sales) là một trong những nhiệm vụ thú vị nhưng cũng không hề dễ dàng. Ngay cả với những ứng viên có kinh nghiệm dày dặn ở các vị trí sales leader hay sales manager trước đó, thì việc đảm nhận chức vụ sales director cũng cần rất nhiều kiến thức chuyên môn, sự chuẩn bị, học hỏi lẫn những chiến lược tiếp cận phù hợp lâu dài. Đó là lý do vì sao vị trí này luôn có tính đào thải cao, khó kiếm người phù hợp ngay cả khi các doanh nghiệp sẵn sàng chi mức lương cao. 

Trong thế giới bán hàng có nhịp độ nhanh và thay đổi mỗi ngày, để làm tốt chức vụ giám đốc sales, bạn cần phải xác định cho mình một lộ trình những điều cần phải làm ngay từ trong 3 tháng đầu tiên. Đây chính là tiền đề cho việc phát triển và điều phối công việc hiệu quả sau này. Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu về cách thực hiện một quy trình onboarding hiệu quả dành cho vị trí giám đốc sales (hoặc trưởng phòng sales) và những lưu ý quan trọng cho vị vị trí chiến lược này trong doanh nghiệp. 

Onboarding là gì và vì sao nó lại quan trọng? 

Quy trình onboarding nhân viên mới là một khái niệm được đưa ra bởi ngành quản lý nhân sự, và thường được thực hiện bởi bộ phận HR của công ty. Onboarding hay còn gọi là giai đoạn giới thiệu, là một phần của quy trình thử việc. Nó không chỉ đơn giản là giúp nhân viên mới gia nhập công ty, hoặc mới lên vị trí cao hơn, có thể làm quen với các nhân sự khác, mà điều quan trọng là giúp họ có được những bước đi hiệu quả đầu tiên, làm tiền đề cho các nhiệm vụ lớn hơn sau này.  

Thông qua quá trình onboard nhân viên mới, người lao động có cơ hội tiếp cận và học về các công cụ họ cần sử dụng. Nhân sự cũng sẽ có thể tìm hiểu về cơ chế và môi trường của công ty.

Theo những khảo sát uy tín, 90% nhân viên quyết định ở lại hay rời khỏi công ty trong 6 tháng đầu tiên. Một giai đoạn onboarding tốt sẽ giúp nhân sự hòa nhập tốt hơn ở vị trí mới, nhiệm vụ mới, từ đó, hoàn thành các chỉ tiêu được giao một cách hiệu quả nhất. 

Các bước cần làm đối với nhân sự giám đốc sales mới

Giai đoạn onboarding của giám đốc sales thường được chia ra theo cấu trúc 30-60-90 ngày. Xây dựng kế hoạch 30-60-90 là bước cần thiết để một người giám đốc sales mới có được cái nhìn thực tế về những gì mà tổ chức, doanh nghiệp đang cần họ phải làm trong 3 tháng đầu. Dưới đây là những bước cụ thể.

Thiết lập mục tiêu rõ ràng và những đầu việc phải làm

Để tuyển được một giám đốc sales mới, doanh nghiệp đã phải tốn rất nhiều thời gian, công sức, tiền của. Vì vậy, họ cũng cần đảm bảo rằng người giám đốc sales này sẽ hoàn thành tốt nhiệm vụ và kỳ vọng mà cấp trên giao phó. Khi kỳ vọng được xác định rõ ràng, nhân sự mới sẽ hiểu rõ vai trò và trách nhiệm của họ, đảm bảo quá trình làm việc diễn ra suôn sẻ trong nội bộ phòng ban cũng như giữa các cấp phòng ban với nhau.

Danh sách tham khảo những tác vụ cần làm:

Ngày đầu tiên: Tìm hiểu về định hướng công ty, giới thiệu nhân sự phòng ban và lên kế hoạch cho các buổi đào tạo tiếp theo.

Tuần đầu tiên: Nghiên cứu về sản phẩm, làm quen với CRM và các cuộc họp phòng sales ban đầu.

Tháng đầu tiên: Thiết lập mục tiêu bán hàng, đánh giá hiệu suất và tổ chức đào tạo nhân sự nâng cao.

Ngoài ra, người đảm nhận vị trí giám đốc sales cần được cung cấp các tài liệu liên quan đến sản phẩm, giá cả, thông số kỹ thuật để từ đó xây dựng nên sales kit, bản nghiên cứu thị trường, nghiên cứu đối thủ cạnh tranh và xây dựng nên kế hoạch bán hàng trong ngắn, trung và dài hạn.

Làm việc với CRM 

CRM là hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng mà các phòng sales trong bất cứ doanh nghiệp nào đều cần sử dụng. Một CRM được tổ chức tốt là điều vô cùng cần thiết để cả giám đốc sales lẫn nhân viên sales có thể theo dõi khách hàng tiềm năng, lên kịch bản bán hàng, dự báo doanh số. Vì vậy, việc thiết lập CRM (đối với giám đốc sales tiếp nhận CRM từ đầu), hoặc tiếp quản CRM (đối với giám đốc sales sử dụng CRM đã được lập trình sẵn từ nhân sự cũ), là điều rất quan trọng.  

Các tác vụ cần làm với CRM:

• Kiểm tra tính chính xác của hệ thống dữ liệu hiện có trong CRM hoặc cập nhật thêm dữ liệu mới nhất.

• Xem xét tình trạng lead và thiết lập hệ thống xếp hạng lead-scoring.

• Thiết lập quy trình vận hành bán hàng tiêu chuẩn cho toàn phòng sales từ giai đoạn thu lead đến chốt đơn.

• Phân quyền trong CRM cho các nhân viên trong phòng sales cũng như lãnh đạo cấp cao và các phòng ban khác như marketing, chăm sóc khách hàng. 

Hiện tại trên thị trường, một trong những CRM được đánh giá là tối ưu nhất cho các tác vụ của bộ phận sales, chính là Bitrix24. Với CRM Bitrix24, giám đốc kinh doanh có thể:

• Thiết lập sales pipeline, tùy chỉnh các giai đoạn bán hàng phù hợp với từng loại đối tượng khác nhau

• Định hình các tác vụ tự động thay thế cho việc nhân sự sales làm thủ công

• Tích hợp dữ liệu từ bên ngoài, các ứng dụng của bên thứ 3

• Tích hợp với marketing automation để thu lead, chuyển hóa lead trong quy trình sales

• Theo dõi và phân tích khách hàng tiềm năng

Thiết lập quy trình làm việc trong phòng sales

Việc quản lý quy trình làm việc trong phòng sales phải đảm bảo tính nhất quán, thuận tiện và hiệu quả. Đó là tiền đề giúp việc tuyển dụng sales sau này của bạn thuận lợi hơn.

Các bước tối ưu hóa quy trình làm việc:

• Xác định các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn nhiều thời gian và nhân sự vô ích để chuyển chúng sang tự động hóa.

• Thiết kế tài liệu hướng dẫn trực quan, ghi lại quy trình tiêu chuẩn trong việc thực hiện các nhiệm vụ thông thường. 

• Tổ chức các buổi đào tạo thành viên phòng sales về quy trình làm việc để đảm bảo tính nhất quán, tránh sai sót hoặc chồng chéo.

Với vị trí giám đốc sales, chắc chắn bạn sẽ phải tuyển dụng nhân viên sales mới. Việc thiết kế quy trình làm việc chuẩn chỉnh cho toàn phòng sales là tiền đề giúp bạn mở rộng hệ thống nhân sự sau này sao cho tốn ít thời gian và công sức nhất. 

Lập kế hoạch đào tạo kiến thức về sản phẩm

Kiến thức về sản phẩm là điều cực kỳ cần thiết cho toàn bộ phòng sales, từ cấp quản lý đến các nhân viên thấp hơn. Điều này giúp nhân sự có thể xử lý mọi tình huống xảy ra trong quá trình bán hàng và chốt đơn một cách thuần thục. 

Các dạng tài liệu về sản phẩm phổ biến nhất bao gồm: Hướng dẫn sử dụng sản phẩm chi tiết, ưu điểm nổi bật của sản phẩm so với các đối thủ khác trên thị trường, những nỗi đau của khách hàng mà sản phẩm có thể giải quyết, những câu hỏi thường gặp và hướng dẫn cách khắc phục sự cố. 

Các tài liệu này có thể trình bày dưới dạng file mềm như ppt, pdf hoặc tài liệu in cứng. Chúng không những có ích trong việc đào tạo, hướng dẫn nhân sự phòng sales mà còn dùng cho khách hàng khi cần thiết.

Lên kịch bản sales và huấn luyện nhân sự phòng sales trong các tình huống khác nhau

Trong quá trình bán hàng, rất nhiều tình huống có thể xảy ra. Nếu nhân sự phòng sales được đào tạo và chuẩn bị trước cho những tình huống đó, họ sẽ dễ dàng và chủ động hơn trong việc xử lý các vấn đề của khách hàng. Một số tình huống phổ biến có thể kể đến như: 

• Khách hàng so sánh giá cả với đối thủ

• Khách hàng có quan tâm đến sản phẩm nhưng không đưa ra thông tin thêm để chốt đơn

• Khách hàng cũ không muốn tiếp tục sử dụng dịch vụ

• Khách hàng cần thêm tính năng mà sản phẩm chưa đáp ứng được 

• Khách hàng yêu cầu giảm giá mới tiếp tục sử dụng

Với vai trò là giám đốc sales, bạn có thể không cần trực tiếp làm việc với từng khách hàng vì đó là nhiệm vụ của nhân viên sales. Tuy nhiên, với số lượng khách hàng cần chăm sóc, bán thêm, bán chéo rất lớn, tất cả nhân viên sales cần phải được đào tạo kỹ năng xử lý các tình huống phổ biến để có thể tiết kiệm thời gian, nhân lực đồng thời tối đa hóa tỷ lệ chuyển đổi ra doanh thu cuối cùng. Khả năng xử lý các tình huống bán hàng cũng là một trong những tiêu chí nằm trong quy trình đánh giá nhân viên thử việc mà giám đốc sales cần nắm.

Những câu hỏi thường gặp

Mô tả công việc dành cho vị trí giám đốc sales là gì?

Tùy từng doanh nghiệp, ngành nghề mà chúng ta có những bản mô tả công việc dành cho vị trí giám đốc sales khác nhau. Nhưng chung quy lại, nó sẽ gồm những ý chính như sau:

• Nhận KPI, lên kế hoạch chiến lược để đạt được mục tiêu doanh số cho công ty.

• Xác định và truyền đạt các nhiệm vụ cụ thể trong việc bán hàng và đảm bảo mọi nhân sự nắm được, thực hiện tốt tiến độ của các nhiệm vụ đó.

• Xây dựng mối quan hệ lâu dài, bền chặt với khách hàng.

• Xây dựng, quản lý, phân quyền hệ thống CRM, ERP.

• Duy trì mối quan hệ tốt đẹp với các đối tác và cơ quan chức năng, nhằm phục vụ cho việc bán hàng.

• Đào tạo nhân sự trong phòng ban.

• Báo cáo tình hình bán hàng và đưa ra các kế hoạch tiếp theo lên lãnh đạo cấp cao hơn.

Những tố chất cần thiết để trở thành giám đốc sales giỏi?

Để trở thành một giám đốc sales giỏi, bạn cần phải có kỹ năng thuyết phục, kỹ năng đào tạo đội ngũ, kỹ năng lãnh đạo, tính tập trung, kỷ luật và luôn không ngừng học hỏi những kiến thức mới. 

Điều gì là quan trọng nhất trong việc lựa chọn ứng viên cho vị trí giám đốc sales?

Giữa nhiều ứng viên cho vị trí giám đốc sales, điều quan trọng là chọn người phù hợp với doanh nghiệp, chứ không phải ứng viên có nhiều kinh nghiệm nhất hay bằng cấp cao nhất.

Kết luận

Giám đốc sales hay còn gọi là giám đốc kinh doanh, là một trong những vị trí vô cùng quan  trọng đối với doanh nghiệp. Cho dù bạn là người mới trúng tuyển vị trí này, hay thuộc bộ phận nhân sự, thì việc nắm vững quy trình onboarding dành cho giám đốc sales là điều cần thiết để có thể đáp ứng yêu cầu công việc tốt nhất.

Là CRM được hàng triệu doanh nghiệp tin dùng, chuẩn hóa hoàn toàn cho mọi quy trình sales từ đơn giản đến phức tạp, Bitrix24 sẽ là cánh tay phải đắc lực cho những người quản lý sales, giúp họ hoàn thành mọi nhiệm vụ với hiệu quả tối đa.

Đăng ký tại đây để được tư vấn và dùng thử miễn phí Bitrix24 ngay hôm nay.