Cách xác định và tháo gỡ những khúc mắc xuất hiện trong quy trình làm việc nội bộ doanh nghiệp

Mỗi tổ chức, mỗi doanh nghiệp cho dù là tư nhân, nhà nước hay đơn thuần chỉ là một hộ kinh doanh nhỏ lẻ, đều cần quy trình làm việc. Quy trình làm việc đóng vai trò “xương sống” trong việc giữ cho nhịp độ và sự phối hợp giữa các nhân sự luôn mượt mà, đạt hiệu quả cao.

Tuy nhiên, sau một thời gian hoạt động, cộng với sự thay đổi về nhân sự, sản phẩm hay các yếu tố bên ngoài như thị trường, luật pháp, quy trình làm việc cũ có thể không còn phù hợp nữa. Chúng ta có thể sẽ thấy những vướng mắc bắt đầu xuất hiện, khiến mọi hoạt động bị chậm lại hoặc thậm chí đình trệ cho dù trước đó quy trình làm việc này hoàn toàn không có vấn đề.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu tầm quan trọng của một quy trình làm việc chuẩn và những bước cần làm để xác định lỗi trong quy trình làm việc hiện hành, cùng với hướng khắc phục tốt nhất.

Quy trình làm việc là gì?

Quy trình làm việc là mỗi chuỗi các tác vụ hay bước nhỏ, bao gồm cách thức cũng như nhân sự thực hiện, nhằm xử lý một công việc nào đó từ khi bắt đầu đến khi hoàn thành. Nói một cách đơn giản, đó là phương pháp mà một cá nhân hay tổ chức tạo ra nhằm hoàn thành công việc của mình một cách tốt nhất.

Ngày nay, với thời đại công nghệ số phát triển, quy trình làm việc sẽ được mặc định gắn với yếu tố tự động hóa và AI, càng nhiều càng tốt. Đó là lý do rất nhiều doanh nghiệp đã và đang trên con đường cải tiến quy trình làm việc của mình bằng các phần mềm quy trình và công cụ số hiện đại, với mục tiêu hoàn thành công việc chất lượng cao nhất nhưng thời gian và chi phí bỏ ra phải luôn được tối ưu.

Tầm quan trọng của một quy trình làm việc chuẩn

Dưới đây là những lý do một quy trình làm việc chuẩn luôn là yếu tố sống còn của mọi doanh nghiệp.

Cải thiện hoạt động kinh doanh

Một khi xác định được các bước và trình tự cụ thể, hoạt động kinh doanh sẽ được cải thiện vì nó được thực hiện bởi những người thích hợp, theo thứ tự hợp lý và trong một khung thời gian xác định.

Quy trình làm việc tạo ra để kết nối một vài người hoặc một nhóm người bằng nguyên tắc làm việc nhóm, để cùng nhau hoàn thành dự án. Một quy trình làm việc được xây dựng và chỉ rõ trong các văn bản làm việc, đồng thời được thảo luận và thống nhất trong các cuộc họp đội nhóm.

Hạn chế các hoạt động dư thừa

Các công ty vừa và nhỏ thường có quy trình đơn giản hơn so với các doanh nghiệp lớn. Vì vậy, việc sử dụng sơ đồ quy trình làm việc và cập nhật chúng khi công ty phát triển lên những quy mô lớn hơn, là cách giúp nhà quản lý nhanh chóng phát hiện sự dư thừa và loại bỏ vấn đề lãng phí tài nguyên một cách tốt nhất. Điều này dễ dàng hơn việc họ chỉ quan sát và cố gắng theo dõi mọi hoạt động bằng mắt hay thông qua cảm quan mỗi ngày.

Giảm chi phí hoạt động

Sơ đồ quy trình làm việc giúp bạn xác định các phương pháp hợp lý cho hoạt động kinh doanh của mình. Từ đó, bạn sẽ cần ít nguồn lực hơn để hoàn thành. Điều này có thể giảm chi phí đồng nghĩa với việc tăng lợi nhuận lên.

Nhanh chóng phản hồi các vấn đề hoặc sự cố

Ngày xưa, khi chưa có máy tính hay các thiết bị điện tử như bây giờ, sơ đồ quy trình làm việc đã được người làm kinh doanh tại doanh nghiệp rất chú trọng dù chúng chỉ được trình bày trên giấy. Cũng từ chính những văn bản và sơ đồ này, người quản lý dễ dàng nắm được cách thức hoạt động của toàn bộ tổ chức. Tuy nhiên với cách làm thời đó, việc nhanh chóng xác định được điểm nghẽn, cũng như khắc phục sự cố quy trình thường mất thời gian hơn rất nhiều.

Ngày nay, với quy trình làm việc được trình bày trên các phần mềm chuyên dụng, tiêu biểu như CRM Bitrix24, người quản lý cho dù ở bất cứ nơi đâu cũng dễ dàng nắm bắt và điều phối mọi hoạt động của các phòng ban như sales, marketing hay chăm sóc khách hàng. Từ đó, với bất kỳ vấn đề nào xuất hiện, nó cũng nhanh chóng tìm được hướng giải quyết nhờ các tính năng cập nhật nhanh gọn, tức thời và theo thời gian thực của CRM.

Tự động hóa các quy trình

Quy trình làm việc được cài đặt trên phần mềm chuyên dụng có thể giúp bạn rất nhiều trong yếu tố tự động hóa. Ví dụ, quy trình chăm sóc khách hàng bằng email marketing tự động chạy bởi CRM có thể kích hoạt một số hành động nhất định mà không cần sự can thiệp của bất kỳ nhân viên nào. Tất cả những gì bạn phải làm là cài đặt điều kiện để mỗi hành động xảy ra. Từ đó, nguồn nhân lực sẽ được sử dụng với các mục đích khác tối ưu hơn ở các bước mà máy móc không thể thay thế được.

Các bước xác định lỗi và sửa lỗi trong quy trình làm việc hiện tại

Là một người lãnh đạo, quản lý, nếu bạn cảm thấy quy trình làm việc của tổ chức mình có vấn đề, thì đây là những cách giúp xác định và xử lý điều đó nhanh nhất.

Bước 1: Lập bản đồ quy trình làm việc hiện tại

Để thực hiện thay đổi và tạo ra một quy trình làm việc lý tưởng mới, bạn sẽ cần lùi lại một bước và bắt đầu lại từ đầu, xác định mọi giai đoạn của quy trình, cách công việc chuyển đổi từ người này sang người khác, ai là người phụ trách và và ai là người kiểm tra, giám sát ở từng bước.

Để tạo sơ đồ chính xác, bạn sẽ đặt ra một số câu hỏi như:

• Những nhiệm vụ nào cần được hoàn thành?
• Ai hoàn thành chúng? Mất bao lâu?
• Có xuất hiện bất kỳ sự kém hiệu quả hoặc tắc nghẽn nào không?
• Những hình thức kiểm tra nào được thực hiện trước khi sản phẩm cuối hoàn thành?
• Ai phê duyệt sản phẩm cuối?
• Điều gì xảy ra sau khi hoàn thành sản phẩm cuối?

Khi thu thập càng nhiều dữ liệu, bạn càng dễ dàng có được cái nhìn chi tiết về quy trình hiện có, nhằm tối ưu lại nó trong các bước tiếp theo.

Bước 2: Phân tích và thiết kế lại quy trình

Bây giờ, quy trình làm việc của bạn đã được vạch ra, bạn sẽ cần xác định chính xác các vấn đề và nguyên nhân gốc rễ của chúng. Hãy phân tích từng điều sau:

• Nguồn gốc của sự chậm trễ, tắc nghẽn và các tác vụ bị trùng lặp
• Các bước hoặc lỗi không cần thiết tạo ra thêm nhiều công việc không đáng có
• Những điểm bị thiếu tiêu chuẩn kiểm soát chất lượng
• Thông tin sai lệch và không xác định được trách nhiệm thuộc về ai

Nếu bạn tìm thấy bất kỳ lỗi nào trong danh sách trên, hãy ghi chú lại và tiến hành giải quyết, sau đó cập nhật vào quy trình làm việc mới. Cuối cùng, hãy xem liệu có bước nào có thể áp dụng AI hoặc công cụ số để tự động hóa, nhằm cải thiện quy trình bằng công nghệ hay không.

Bước 3: Triển khai quy trình làm việc mới và thực thi bằng phần mềm

Mặc dù quy trình của bạn có thể bao gồm một số bước vẫn cần nhân lực thủ công, nhưng phần mềm quản lý dự án hiện đại có thể giúp tối ưu đến 70% các tác vụ không cần thiết nhằm nâng cao hiệu quả. Hãy trao đổi với bên nhà cung cấp phần mềm như CRM, để cá nhân hóa công cụ phù hợp với cơ cấu riêng của doanh nghiệp bạn.

Tại Bitrix24, chúng tôi có các đội ngũ kỹ sư phần mềm với kinh nghiệm nhiều năm trong việc thiết kế riêng CRM phù hợp với từng nhu cầu doanh nghiệp. Vì vậy, cho dù là công ty khởi nghiệp hay tập đoàn lớn, Bitrix24 luôn có hàng loạt sản phẩm tối ưu hóa riêng cho bạn.

Quy trình làm việc mới của bạn nên có 3 tính chất:

Sắp xếp nhiệm vụ hợp lý: Một quy trình rõ ràng sẽ làm giảm sự nhầm lẫn và tăng cường sự hợp tác. Thông báo qua email, pop-up, tin nhắn và nhiều kênh khách những việc cần làm đến nhân sự là cách giúp đội ngũ không bị bỏ lỡ bất kỳ cập nhật nào liên quan đến nhiệm vụ của mình.

Đề cao tính minh bạch: Phần mềm quản lý dự án cần có các báo cáo theo thời gian thực quy trình làm việc và cho phép mọi người biết công việc của họ có đang diễn ra theo kế hoạch, hoặc có cần điều chỉnh gì hay không.

Đảm bảo đúng lịch trình: Khi áp dụng tối đa tự động hóa các bước trong quy trình làm việc, người quản lý sẽ dễ dàng duy trì tiến độ của các nhiệm vụ chưa hoàn thành. Nhiệm vụ cần được phân bổ cho đúng người, đúng thời điểm. Đồng thời các thành viên trong team có thể xem các nhiệm vụ trên bảng điều khiển chung, xác định các nút thắt (nếu có) trước khi chúng gây ra sự chậm trễ, tắc nghẽn cho cả dự án lớn.

Bước 4: Kiểm tra quy trình mới

Một khi quy trình mới được triển khai, việc quản lý vẫn chưa kết thúc. Bạn sẽ cần kiểm tra, cũng như đào tạo đội ngũ cho đến khi họ quen với mọi việc. Hãy sử dụng dữ liệu và phân tích bởi phần mềm nhằm liên tục đánh giá quy trình mới, ghi lại tất cả các thay đổi và cả phản hồi từ nhân sự.

Những câu hỏi thường gặp

CRM giúp ích gì trong việc cải tiến quy trình làm việc?

Với một phần mềm như CRM, bạn có thể thực hiện rất nhiều tác vụ với nhân lực và thời gian tiết kiệm nhất. Đó có thể kể đến như: marketing tự động bằng email, thu thập lead và phân bổ lead đến người chịu trách nhiệm, phân loại lead tùy theo mức độ và khả năng chuyển đổi, xử lý các thông tin khách hàng trước vào sau bán, cùng rất nhiều tác vụ khác.

Quy trình làm việc có thể áp dụng cho công ty vừa và nhỏ hay không?

Bất kỳ công ty ở quy mô nào cũng cần áp dụng quy trình làm việc. Quy trình làm việc không những giúp bạn sắp xếp và tổ chức các tác vụ và phối hợp nhân sự nội bộ nhằm giải quyết công việc, mà nó còn là sơ đồ dùng để hợp tác với các đối tác bên ngoài. Điều này giúp các dự án được thực thi mượt mà và hiệu quả hơn ngay cả khi phối hợp với một đơn vị khác.

Cách để tạo dựng quy trình làm việc ngay từ ban đầu dành cho start-up?

Để tạo dựng quy trình làm việc cho công ty khởi nghiệp, hãy đặt ra các câu hỏi sau trước khi bắt đầu lên sơ đồ:

• Một nhiệm vụ lớn sẽ gồm các giai đoạn nhỏ nào?
• Ai làm? Ai kiểm tra?
• Cần bao nhiêu thời gian để hoàn thành từng giai đoạn?
• Nếu có trục trặc ở từng bước cần xử lý như thế nào?
• Một công việc được xem là hoàn thành cần có những tiêu chí nào?

Kết luận

Việc liên tục cập nhật, cải tiến và sửa các lỗi sai trong quy trình làm việc là điều mà bất kỳ người quản lý nào cũng phải lưu tâm. Vì vậy, bạn cần trang bị cho doanh nghiệp mình một phần mềm CRM tốt, được tối ưu hóa bởi công nghệ AI trong việc sắp xếp, phân bổ toàn bộ quy trình. Đây là một trong những điều tiên quyết đối với thành công của mọi dự án lớn nhỏ.

Tất cả những điều trên đều có thể tìm thấy trong các chức năng mới nhất của CRM Bitrix24, giúp chủ doanh nghiệp tối ưu và luôn theo dõi được sát sao từng quy trình làm việc mọi bộ phận tại công ty mình.