5 điều cần thiết bạn nên làm ngay khi đảm nhận vị trí Project Manager mới

Người quản lý dự án - Project Manager, chưa bao giờ là một công việc đơn giản. Ngay cả với một cá nhân đã trải qua vài khóa học hoặc đào tạo ngắn hạn về kỹ năng quản lý dự án, thì khi đảm nhận vị trí này, rất có thể họ cũng sẽ gặp nhiều rắc rối cùng hàng trăm nỗi băn khoăn trước khối lượng công việc phải thực hiện. 

Nếu là người sắp, hoặc vừa mới thử vị trí quản lý dự án (project manager), sẽ có một số điều cần thiết bạn nên làm ngay từ những ngày đầu nhận công việc.

Project manager là gì?

Quản lý dự án là một công việc tập trung vào con người. Không giống như một người lập trình viên, một người kế toán hay một kỹ sư thiết kế, nhiệm vụ của project manager không trực tiếp thực hiện các nhiệm vụ cụ thể của từng phòng ban, mà là đảm bảo những người khác phải làm đúng với nhiệm vụ họ được giao phó.

Để giữ cho đội ngũ của mình luôn có động lực và năng suất, một người quản lý dự án mới cần sự kết hợp của:

• Kỹ năng mềm: Các kỹ năng quản lý, giao tiếp giúp xây dựng mối quan hệ, quản lý khối lượng công việc và lãnh đạo nhóm.

• Kỹ năng cứng: Kiến thức kỹ thuật, chuyên môn, sử dụng công cụ giúp bạn quản lý và kiểm soát dự án một cách hiệu quả.

• Kinh nghiệm: Bài học đúc kết từ các dự án trước.

Nếu là người mới đảm nhận vị trí project manager lần đầu, kinh nghiệm của bạn sẽ được tích lũy dần theo thời gian. Tuy nhiên, bạn cần phải tập trung vào các kỹ năng mềm và cứng để nhanh chóng dùng chúng phục vụ cho dự án bạn đang triển khai. 

Vai trò của một Project Manager mới?

Thông thường, project manager là người được đề bạt lên sau một thời gian hoàn thành tốt công việc ở vị trí thấp hơn và có tiềm năng quản lý. Đôi khi, project manager sẽ phải tiếp quản một dự án dang dở từ người tiền nhiệm, hoặc có thể được giao cho một dự án hoàn toàn mới. 

Trong cả hai trường hợp này, bạn đều phải xác định rõ những điều cần làm và xếp chúng thành một trình tự nhất định trong kế hoạch cá nhân của mình. Dưới đây là những điều bạn nên ưu tiên thực hiện ngay từ thời điểm bắt đầu.  

Đánh giá dự án 

Trong trường hợp bạn là người tiếp tục dự án từ một project manager cũ trước đó, hãy tận dụng và khai thác mọi thông tin có thể từ họ để làm dữ liệu ban đầu cho mình. 

Người tiền nhiệm không chỉ cung cấp thông tin dự án hiện tại mà còn có thể cho bạn ý kiến đánh giá của họ về tình hình, hướng đi, tiềm năng sắp tới của dự án đó. Hãy cởi mở và thẳng thắn. Đó là chìa khóa giúp bạn có cái nhìn bao quát đầu tiên về dự án mình tiếp quản. 

Trong trường hợp bạn nhận một dự án hoàn toàn mới và không có người tiền nhiệm, lúc này, hệ thống cơ sở dữ liệu chính là nơi bạn cần nghiên cứu nhiều nhất. Đó có thể là dữ liệu về khách hàng cũ, về đối tác nhà cung cấp, hoặc tệp khách hàng tiềm năng. Trong đó, hệ thống lưu trữ mọi dữ liệu khổng lồ một cách khoa học hiện nay, chính là CRM của mỗi công ty.

Với một CRM được thiết kế khoa học, thông minh như Bitrix24, người quản lý dự án có thể dễ dàng truy cập, lọc và trích xuất tất cả các thông tin về khách hàng cũ, khách hàng tiềm năng (leads) mà họ cần. Từ đó, giúp project manager dễ dàng đưa ra kế hoạch và đi sâu sát với việc hoàn thành dự án được giao.

Việc nghiên cứu các dữ liệu trong CRM sẽ cung cấp cho bạn một góc nhìn toàn diện đầu tiên về dự án và khách hàng mà nó hướng tới. Ngoài ra, còn có một số tài liệu khác bạn cần quan tâm đến như bản yêu cầu tóm tắt về dự án, file kế hoạch tổng thể, bảng kinh phí, hợp đồng với các nhà cung cấp trong trường hợp dự án sản xuất, hoặc với các agency, đội ngũ sáng tạo nội bộ, trong trường hợp dự án về tiếp thị quảng cáo.

Mặc dù công cụ quản lý dự án trong CRM hay tài liệu dự án là nguồn khá tốt để bạn đưa ra đánh giá ban đầu, nhưng đó chỉ là bước sơ khai của quản lý dự án. Bạn cần phải kết hợp với việc khảo sát và thu thập thông tin ngay tại thời điểm hiện tại để có cái nhìn sâu sát, thực tế hơn.  

Tạo ấn tượng tốt ban đầu

Quản lý dự án cũng chính là làm việc với con người. Có một thực tế là bạn sẽ phải đồng hành, lãnh đạo nhiều người một lúc để cùng đưa dự án đến với bến bờ thành công. Và ấn tượng ban đầu của tất cả nhân sự trong dự án với người project manager là rất quan trọng. 

Một trong những kỹ năng tốt nhất mà bạn cần trau dồi, phát triển khi bắt tay vào vị trí project manager đó là khả năng giao tiếp khéo léo, cởi mở và trung thực với đội ngũ của mình. Ngoài ra, kỹ năng lắng nghe cũng vô cùng quan trọng. Sẽ có lúc bạn cần phải lắng nghe những gì các bên liên quan nói, ngay cả khi đồng ý hay không đồng ý với quan điểm của họ. 

Bên trong dự án, bạn cần cố gắng trao đổi với càng nhiều thành viên trong nhóm càng tốt và duy trì việc báo cáo trực tiếp. Bạn nên phổ biến một nguyên tắc với đội ngũ của mình là họ được khuyến khích chia sẻ bất kỳ suy nghĩ và ý kiến nào về dự án, vào bất kỳ thời điểm nào đến project manager, là bạn. Bạn cũng nên quan tâm đến ý tưởng của họ về những gì dự án có thể được cải thiện vì chỉ có người trực tiếp thực hiện mới nhận ra.

Bên ngoài dự án, bạn cần phải giữ sự liên hệ với khách hàng và các bên liên quan. Thông thường sẽ có một người đảm nhận việc làm đầu mối liên hệ giữa khách hàng và project manager. Tuy nhiên, để trở thành một project manager tốt, bạn nên chủ động điều này, cân nhắc việc ghé thăm và trao đổi trực tiếp với khách hàng đang hoặc sẽ sử dụng sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn. 

Về phía lãnh đạo cấp cao hơn, hãy đảm bảo bạn đã thu thập đủ thông tin để đưa ra ít nhất một vài đánh giá sơ bộ về dự án của mình, trước khi đặt một cuộc họp với họ. 

Đưa ra định hướng chiến lược

Hầu hết các dự án đều có một cơ sỡ dữ liệu và khối lượng tài liệu khá lớn đã được thu thập từ phía khách hàng cũng như từ nội bộ dự án. Đó có thể là các thông tin cơ bản chung về dự án, mục tiêu cần đạt được, điều lệ dự án, chỉ thị chính sách, tài liệu đánh giá dự án và lịch trình thời gian thực hiện. Tuy nhiên chúng đều khá chung chung và mơ hồ. 

Nhiệm vụ của một project manager là thông qua các tài liêu đó, đưa ra một định hướng chuẩn cho đội ngũ thực hiện và các bên liên quan phía ngoài như khách hàng, đối tác, lãnh đạo cấp cao. Mục tiêu ở đây là sự rõ ràng. Mọi người cần phải hiểu những gì họ sẽ thực hiện và thứ tự ưu tiên của chúng. 

Sau đó, bạn cần phải làm việc 1-1 với từng cá nhân trong đội ngũ, ít nhất là ở giai đoạn đầu cho đến khi mọi thứ vào guồng trơn tru. Bản chất của công việc project manager là thiết lập một định hướng chuẩn chỉnh, khiến mọi người tuân theo và cuối cùng đem lại kết quả như mong muốn.

Tăng sự liên kết

Sau khi hoàn thành việc định hướng chiến lược, bạn cần tìm ra cách khiến mọi người làm việc cùng nhau đoàn kết, nhịp nhàng, hướng tới cùng một mục tiêu cuối là sự thành công của dự án. Bạn phải kiểm tra mức độ liên kết hiện tại trong đội ngũ và các bên liên quan ở từng giai đoạn để đảm bảo không có sự chồng chéo, mâu thuẫn xảy ra. 

Tính đoàn kết phải được xây dựng từ đầu, và cái gốc của nó là việc phát triển mối quan hệ và sự tin tưởng. Trong phạm vi dự án, người quản lý đóng vai trò đưa ra các yêu cầu cụ thể cho từng phòng ban và bộ phận, nhưng bạn vẫn cần có được sự liên kết, hỗ trợ từ các thành viên trong đội ngũ.

Thậm chí, bạn có thể phải đối mặt với trường hợp một thành viên trong nhóm có năng lực nhưng không hỗ trợ những người còn lại. Sắp xếp nhóm là trách nhiệm của bạn và nó có thể sẽ liên quan đến việc điều chuyển các thành viên trong đội ngũ sang vai trò khác hoặc, trong một số trường hợp, có thể luân chuyển ra dự án khác.

Sự liên kết của đội ngũ thực hiện dự án chỉ là khởi đầu. Thách thức thực sự đối với người project manager là sắp xếp các bên liên quan ở ngoài dự án. 

Nếu ở trong đội ngũ, bạn có quyền cao nhất để bắt mọi người nghe theo, thì với khách hàng, đối tác và lãnh đạo, bạn không có cái quyền này. Thay vào đó, bạn phải dựa hoàn toàn vào các kỹ năng phát triển mối quan hệ và giao tiếp của mình. Vì điều này sẽ tốn thời gian và năng lượng đáng kể, nên trước tiên bạn phải xác định đâu là nơi cần phải tập trung ưu tiên trước. 

Xây dựng và sử dụng uy tín 

Trên thực tế, hai điều số 3 và 4 về việc đưa ra định hướng và đạt được sự liên kết trong, ngoài dự án hoàn toàn phụ thuộc vào uy tín cá nhân của bạn. Uy tín có nghĩa bạn phải thể hiện được mình là người đáng tin cậy và xứng đáng với trách nhiệm được giao.

Việc điều hành dự án phụ thuộc rất nhiều vào khả năng giao tiếp, và thành công của bạn trong giao tiếp có liên quan trực tiếp đến uy tín cá nhân. 

Bạn có thể mang theo uy tín của mình dựa trên các sự kiện đã xảy ra trong quá khứ, nhưng ngay ở hiện tại, bạn phải làm việc để xây dựng và duy trì sự uy tín này thông qua các hành động hàng ngày. 

Mọi project manager hiếm khi có đủ người, nguồn lực hoặc thời gian cho những công việc đầy thách thức mà họ được giao. Với việc sử dụng khéo léo uy tín của mình cùng với việc phát triển các mối quan hệ và khả năng ảnh hưởng đến đúng người, project manager có thể biến tài nguyên ít ỏi ban đầu của dự án trở nên lớn mạnh hơn bằng cách liên tục bổ sung các nguồn lực và hỗ trợ bên ngoài. Do đó, uy tín trở thành hệ số nhân lực cho phép một project manager có thể hoàn thành vượt chỉ tiêu dự án của họ. 

Những câu hỏi thường gặp

Làm sao để trở thành project manager tốt?

Một project manager tốt cần phải biết quản lý, căn chỉnh và giữ vững sự liên kết giữa các thành viên trong nhóm với nhau và ngoài dự án.

Mô tả ngắn về công việc của project manager?

Project manager là người điều phối mọi hoạt động của nhân sự thực hiện dự án và đảm bảo mọi việc hoàn thành đúng tiến độ.

Làm gì khi dự án chậm tiến độ?

Project manager cần xem xét, rà lại toàn bộ các mắt xích để biết nguyên nhân và tìm cách cải thiện.

Kết luận

Để hoàn thành tốt vai trò của project manager, CRM là một trong những công cụ trợ thủ đắc lực. Với hệ thống CRM đầy đủ mọi tính năng phục vụ nhu cầu quản lý dự án như Bitrix24, người làm project manager có thể dễ dàng theo dõi, điều phối mọi hoạt động trong nhóm.

Đồng thời, CRM Bitrix24 còn giúp mỗi cá nhân trong đội ngũ dễ dàng truy cập nguồn cơ sở dữ liệu, đồng thời giao tiếp với nhau hiệu quả hơn.

Cùng hàng trăm ngàn project manager chuyên nghiệp trên khắp thế giới trải nghiệm công cụ quản lý dự án tuyệt vời từ Bitrix24 tại đây.