Truyền Thông Dự Án: 10 Mẹo Để Xây Dựng Nhóm Vững Chắc và Mang Lại Kết Quả Cao
Mục lục
- Cấu trúc công việc của bạn với chính sách truyền thông dự án
- Cắt giảm dự án của bạn xuống các mốc quan trọng có thể quản lý được
- Thiết lập quy trình công việc có thể sao chép cho các tác vụ thông thường
- Sử dụng các mẫu, đoạn trích và AI để tối ưu hóa email của bạn
- Sắp xếp nội dung liên lạc của bạn trong kho lưu trữ tệp dựa trên đám mây
- Vạch ra hành trình phân phối dự án bằng lịch truyền thông
- Lên lịch họp hiệu quả với công cụ lập kế hoạch họp chuyên dụng
- Phân đoạn CRM của bạn để hợp lý hóa danh sách gửi thư
- Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn với các đối tượng khác nhau
- Học hỏi từ những sai lầm của bạn và cải thiện trong tương lai
- Tập trung tất cả giao tiếp dự án của bạn với Bitrix24
Giao tiếp hiệu quả là chất keo kết dính mọi người, quy trình và mục tiêu dự án lại với nhau. Từ việc đặt mục tiêu rõ ràng đến giải quyết các vấn đề nhanh chóng, giao tiếp đóng một vai trò quan trọng trong việc hoàn thành thành công các dự án.
Cho dù bạn là người quản lý dự án nhằm xây dựng một nhóm gắn kết hay một bên liên quan đang tìm cách đảm bảo phân phối thành công, thì việc hiểu và thực hiện các chiến lược truyền thông mạnh mẽ chính là chìa khóa quan trọng.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đề cập đến 10 mẹo hướng dẫn bạn xây dựng các nhóm vững chắc và mang lại kết quả thông qua giao tiếp dự án hiệu quả.
1. Cấu trúc công việc của bạn với chính sách truyền thông dự án
Có một cách tiếp cận linh hoạt, dễ dàng để giao tiếp là tốt. Hay chính xác hơn, sẽ tốt thôi cho đến khi áp lực gia tăng và phản ứng của bạn không hiệu quả, với việc mọi người nói chuyện với nhau trong một mớ hỗn độn căng thẳng và bối rối. Các nhà quản lý dự án khôn ngoan sẽ từng trải qua những tình huống như thế này trong quá khứ, đó là lý do tại sao họ rất quan tâm đến việc thiết lập chính sách giao tiếp khi bắt đầu dự án.
Một chính sách tốt sẽ bao gồm các quy tắc về việc sử dụng kênh truyền thông nào và khi nào. Trang bị cho nhóm của bạn một công cụ quản lý dự án toàn diện với các bảng thảo luận cho từng nhiệm vụ. Chỉ định các bên liên quan có liên quan cho từng nhiệm vụ và chứng minh cách mỗi người tham gia có thể cung cấp thông tin cập nhật, yêu cầu trợ giúp và ký hoàn thành các nhiệm vụ phụ. Điều này cung cấp cấu trúc cho giao tiếp dựa trên nhiệm vụ và lưu giữ bản ghi ở một nơi để không có thông tin nào bị mất trong chuỗi trò chuyện hoặc email bị ngắt quãng.
Bây giờ bạn đã hoàn thành cuộc trò chuyện liên quan đến nhiệm vụ, bạn sẽ làm gì với các giao tiếp khác? Một số mẹo hàng đầu mà nhiều công ty áp dụng bao gồm tổ chức các cuộc họp hội nghị truyền hình được ghi lại để kết thúc mỗi lần chạy nước rút. Điều này mang đến cho mọi người cơ hội trả lời trong thời gian thực nhưng cũng cho phép bạn lưu giữ hồ sơ cho tương lai. Bạn cũng phải ghi nhớ ý tưởng của người khác, vì vậy hãy cho phép gọi điện thoại cho nhà cung cấp và khách hàng, miễn là thành viên trong nhóm của bạn gửi một bản ghi sau đó.
2. Cắt giảm dự án của bạn xuống các mốc quan trọng có thể quản lý được
Các dự án, theo định nghĩa của chúng, rất phức tạp. Khi bạn có một nhóm liên tục suy nghĩ về toàn bộ phạm vi của dự án, họ có thể dễ dàng cảm thấy quá tải. Đó là lý do tại sao việc thiết lập các mốc quan trọng là một khía cạnh quan trọng của kế hoạch truyền thông dự án.
Các mốc quan trọng phục vụ mục đích kép là cho phép nhóm của bạn tập trung hoàn toàn vào các nhiệm vụ quan trọng phía trước và là lý do để xây dựng nhóm hiệu quả bằng một lễ kỷ niệm nhỏ. Chúng là những điểm đánh dấu giúp các nhóm theo dõi tiến độ bằng cách hiểu họ đang ở đâu và nên ở đâu. Thông tin tương tự đó sau đó có thể được dịch thành bản trình bày quan trọng cho khách hàng của bạn.
Không có khoa học chính xác về thời điểm nên có một cột mốc quan trọng, nhưng một số lựa chọn rõ ràng có thể xuất hiện trước mắt bạn. Ví dụ: nếu bạn đang mở một nhà hàng, các mốc quan trọng của bạn có thể là:
- Nhận tất cả các đồ nội thất bạn cần
- Kiểm tra và xác nhận menu
- Mua tất cả các vật dụng cho nhà bếp của bạn
- Thuê và đào tạo nhân viên của bạn
3. Thiết lập quy trình công việc có thể sao chép cho các tác vụ thông thường
Một số mối đe dọa lớn nhất đối với dự án của bạn đến từ việc giao tiếp không nhất quán về các nhiệm vụ thường ngày hoặc có vẻ đơn giản. Con người chúng ta là những người thông minh và thích phát hiện các mẫu để làm cho mọi thứ dễ dàng hơn. Do đó, nếu bạn duy trì tính nhất quán thông qua các quy trình công việc trùng lặp, nhóm của bạn sẽ tự động nhận ra những gì được mong đợi ở họ và làm việc hiệu quả hơn mà không cần phải phân tích đầy đủ các hướng dẫn.
Một trong những kỹ thuật quản lý dự án tốt nhất để hợp lý hóa việc tạo nhiệm vụ của bạn là sử dụng quy trình công việc - một loạt các nhiệm vụ kết hợp với nhau để đạt được mục tiêu. Bắt đầu bằng cách xây dựng một mẫu quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa sẵn sàng hoạt động chỉ bằng một nút bấm. Bạn có thể tối ưu hóa hơn nữa từng bước bằng cách gửi tin nhắn tự động để người quản lý đăng xuất trên từng bước. Điều này có nghĩa là nhóm của bạn sẽ không lãng phí thời gian để tìm kiếm phản hồi theo cách thủ công.
Phương pháp giao tiếp nhóm này là cần thiết để loại bỏ những giao tiếp không cần thiết. Bản chất có thể dự đoán của các quy trình công việc có thể sao chép giúp giảm khả năng hiểu lầm hoặc các câu hỏi không cần thiết. Nó dẫn đến một nhóm tự tin hơn, hiệu suất cao hơn khi các nhiệm vụ lặp đi lặp lại trở thành bản chất thứ hai, tiết kiệm tư duy phản biện và sự sáng tạo cho những công việc quan trọng hơn.
4. Sử dụng các mẫu, đoạn trích và AI để tối ưu hóa email của bạn
Email là một thực tế của quản lý dự án có thể là một trong những công cụ cản trở tiến độ tồi tệ nhất. Ngoài việc cố gắng giảm email trong chính sách giao tiếp dự án của bạn, còn có nhiều cách khác để tăng năng suất của bạn khi chắc chắn đến lúc bạn phải gửi email.
Một số chiến lược giao tiếp tốt nhất trong các dự án là lối tắt cho các nhiệm vụ nhỏ cộng lại để tiết kiệm cả đống thời gian. Ví dụ: các mẫu email đáp ứng đã xuất hiện từ nhiều năm nay, nhưng đáng ngạc nhiên là rất ít người sử dụng chúng một cách hiệu quả. Chúng chỉ đơn giản là những tin nhắn được viết sẵn có thể được sử dụng nhiều lần miễn là bạn điền thông tin liên quan. Email mẫu điển hình sẽ bao gồm:
- Báo cáo tình trạng dự án hàng tuần nơi bạn có thể làm mới dữ liệu một cách đơn giản.
- Lời mời họp không nhất thiết phải là "tác phẩm nghệ thuật". Chỉ cần thay đổi ngày, giờ và chương trình làm việc và để phần còn lại cho mẫu của bạn.
- Các câu trả lời cho Câu hỏi thường gặp có thể được chuẩn hóa thành một mẫu để bạn có thể trả lời ngay lập tức với thông tin nhất quán.
- Đoạn mã hoạt động theo cách tương tự như mẫu. Chúng là những đoạn văn bản ngắn mà bạn có thể thêm vào email của mình, thay vì gõ đi gõ lại cùng một đoạn văn.
Tất nhiên, đôi khi bạn sẽ cần soạn thảo email thủ công và giờ đây đã có công nghệ để đưa việc quản lý truyền thông dự án của bạn lên một tầm cao mới. Các mô hình ngôn ngữ lớn (Large language models - LLMs) có thể hiểu và bối cảnh hóa một tin nhắn bạn đã được gửi và sắp xếp phản hồi tự do dựa trên một số mục tiêu đơn giản mà bạn đưa ra dưới dạng lời nhắc.
Bằng cách tạo ra một nền văn hóa sử dụng đầy đủ các kỹ thuật này, nhân viên của bạn sẽ nổi tiếng là những người giao tiếp hiệu quả. Vì một trong những phần quan trọng nhất của sự hài lòng của khách hàng là tính minh bạch và khả năng đáp ứng, các phím tắt email sẽ cho phép bạn vượt qua thử thách mà không làm nhóm của mình kiệt sức.
Cải thiện khả năng hợp tác nhóm với Bitrix24
Người dùng không giới hạn MIỄN PHÍ
5. Sắp xếp nội dung liên lạc của bạn trong kho lưu trữ tệp dựa trên đám mây
Trong suốt vòng đời của một dự án, bạn sẽ tạo ra nhiều loại tài liệu truyền thông, bao gồm bản tin, thông cáo báo chí, bài báo nội bộ, áp phích, tờ rơi, ảnh... Tại một số thời điểm, bạn có thể cần truy xuất những nội dung này, vì vậy nỗ lực nhỏ trong việc sắp xếp chúng tốt có thể thu được lợi ích về lâu dài.
Tổ chức các tài liệu này là một phần đơn giản trong kế hoạch truyền thông dự án của bạn nếu bạn làm theo các bước sau.
- Thiết lập ổ lưu trữ trực tuyến cho các dữ liệu của bạn trên đám mây.
- Lập danh mục từng nội dung: theo loại, ngày tạo và cách sử dụng lại nội dung đó.
- Đặt quyền của người dùng để cấp cho đúng người quyền truy cập vào tài liệu khi cần.
- Thông báo cho nhóm của bạn về việc tổ chức cấu trúc lưu trữ và cung cấp hướng dẫn về cách tải lên và truy xuất tài liệu.
- Tái sử dụng và tái chế các tài liệu, chẳng hạn như các mẫu email của bạn, để tiết kiệm thời gian tạo nội dung.
6. Vạch ra hành trình phân phối dự án bằng lịch truyền thông
Giống như khi bạn lên kế hoạch cho các nhiệm vụ và các mốc quan trọng cần thiết để hoàn thành dự án của mình, hãy vẽ một lịch truyền thông với tất cả các thông báo và thời hạn quan trọng cho các cuộc truyền thông của bạn. Việc đạt được các điểm kiểm tra này đúng hạn sẽ tạo ra cảm giác tự tin tuyệt vời cho các bên liên quan của bạn vì chúng là bằng chứng công khai về tiến độ dự án của bạn.
May mắn là, tạo lịch truyền thông là một trong những kỹ thuật quản lý dự án dễ thực hiện nhất. Đối với mỗi sự kiện lớn, chẳng hạn như bản tin, cuộc gọi hội nghị quan trọng và phát hành sản phẩm, hãy bắt đầu với thời hạn và làm việc theo cách của bạn. Hãy tự hỏi bản thân những bước bạn cần thực hiện để đạt được mục tiêu của mình và nhớ thêm một chút chậm trễ trong trường hợp bất ngờ.
Bất kể bạn đang sử dụng biểu đồ Gantt hay công cụ trực quan quản lý dự án khác, điều quan trọng là phải ưu tiên các nhiệm vụ quan trọng nhất và điều chỉnh lịch trình cho phần còn lại nếu cần. Đối với mỗi nhiệm vụ trước một sự kiện truyền thông, hãy áp dụng ngày, nhiệm vụ phụ, tài nguyên và lời nhắc tự động để nhóm của bạn luôn đặt ưu tiên của họ lên hàng đầu và trung tâm.
7. Lên lịch họp hiệu quả với công cụ lập kế hoạch họp chuyên dụng
Một câu hỏi quan trọng được các nhà quản lý dự án đặt ra là “Nhóm dự án nên giao tiếp như thế nào khi làm việc ở các địa điểm khác nhau?”
Trước tiên, bạn muốn giao tiếp nhóm của mình thuận tiện và có thể đoán trước được. Nếu bạn có một nhóm quốc tế, hãy cố gắng tránh các cuộc họp ngoài giờ hành chính. Để thuận tiện, những người lập kế hoạch cuộc họp trực tuyến tốt nhất có khả năng nhập các múi giờ khác nhau, cho phép bạn tìm thấy thời điểm thích hợp khi mọi người đang trực tuyến. Làm cho các cuộc họp có thể dự đoán được có nghĩa là lên lịch trước để tránh gây bất ngờ cho các thành viên trong nhóm và cho phép họ có thời gian chuẩn bị.
Tự động hóa lịch có nghĩa là bạn có thể lên lịch các cuộc họp định kỳ, chẳng hạn như các cuộc họp dự phòng hàng ngày và đánh giá hai tuần, ngay lập tức. Đảm bảo bao gồm tất cả thông tin cần thiết trong lời mời của bạn và đặt lời nhắc có thể tùy chỉnh để nhóm của bạn sẵn sàng đóng góp.
Cuối cùng, xây dựng nhóm hiệu quả có nghĩa là sẵn sàng nhận phản hồi về chiến lược cuộc họp của bạn. Nếu mọi người cảm thấy bất tiện hoặc họ đang lãng phí thời gian, điều đó có thể gây ra sự thiếu tin tưởng và phá vỡ giao tiếp suôn sẻ. Do đó, hãy chuẩn bị để luân phiên thời gian họp hoặc xem xét liệu một số cuộc họp nhất định có cần thiết cho tất cả những người tham gia hay không.
8. Phân đoạn CRM của bạn để hợp lý hóa danh sách gửi thư
Trong thời đại quá tải thông tin, công việc của bạn với tư cách là người quản lý dự án là điều chỉnh hoạt động giao tiếp dự án của bạn để chỉ cung cấp cho mọi người thông tin có liên quan đến họ. Một trong những cách tốt nhất để làm điều này là trang bị cho mình một hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) mạnh mẽ cho phép bạn phân đoạn cơ sở dữ liệu của mình và gửi email một cách hiệu quả.
Bắt đầu bằng cách xác định các danh sách gửi thư chính mà bạn sẽ cần liên hệ. Các danh mục sau đây là ví dụ để giúp bạn bắt đầu:
- Tất cả các bên liên quan
- Khách hàng
- Nhà đầu tư
- Đội ngũ bán hàng
- Hoạt động
9. Điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn với các đối tượng khác nhau
Cho đến bây giờ, chúng tôi chủ yếu xem xét các mẹo chiến lược, khó khăn để xây dựng các nhóm vững chắc và mang lại kết quả. Bây giờ chúng ta đang đi sâu vào công việc chủ quan hơn nhưng không kém phần quan trọng là điều chỉnh phong cách giao tiếp của bạn tùy thuộc vào người mà bạn đang nói chuyện.
Trong giai đoạn này, điều cần thiết là phải hiểu từng thành viên trong nhóm cũng như những người tham gia dự án khác. Biết sở thích giao tiếp của họ, vai trò của họ trong dự án và kỳ vọng của họ có thể ảnh hưởng đáng kể đến hiệu quả của thông điệp của bạn và giúp củng cố nhóm của bạn.
Ví dụ: bạn có thể có một đại lý bán hàng cởi mở, sẵn sàng đón nhận những lời chỉ trích mang tính xây dựng và thích một cuộc gặp mặt đối mặt ngắn để giải quyết các vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả. Nhưng đôi khi, bạn có thể có những tâm hồn nhạy cảm hơn, những người ngay lập tức mất động lực khi đối đầu và yêu cầu một lời giải thích nhẹ nhàng hơn về những gì bạn cần từ họ.
Bạn không cần phải là một nhà tâm lý học có kinh nghiệm để giải quyết vấn đề của từng người. Đó là tất cả về việc hiểu rõ hơn về nhóm của bạn. Cho thấy rằng bạn quan tâm là một nửa trận chiến, vì nó khiến mọi người cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao. Sử dụng thông tin đó, bạn có thể điều chỉnh giọng điệu của mình cho một trong những chiến lược giao tiếp mang tính cá nhân hơn trong các dự án và giảm nguy cơ hiểu lầm có vấn đề.
10. Học hỏi từ những sai lầm của bạn và cải thiện trong tương lai
Trong mẹo thứ 10 này, chúng ta sẽ khám phá cách phục hồi sau một sai lầm trong giao tiếp và các chiến lược để cải tiến liên tục. Ngay cả khi đã có các chính sách và quy trình công việc, phương pháp giao tiếp dự án của bạn không bao giờ cố định. Luôn có cơ hội để cải thiện, vì vậy bạn phải luôn sẵn sàng điều chỉnh phong cách của mình và áp dụng các phương pháp hay nhất mới.
Các yếu tố chính cần ghi nhớ để cải thiện giao tiếp dự án của bạn bao gồm:
- Tạo ra một nền văn hóa nơi các đề xuất được hoan nghênh. Là người quản lý, bạn không thường thấy các vấn đề giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, vì vậy hãy nói rõ rằng bạn muốn nghe về những cải tiến tiềm năng.
- Sử dụng phân tích CRM để theo dõi KPI chẳng hạn như thời gian phản hồi và mức độ hiệu quả của các kênh liên lạc khác nhau.
- Tạo quy trình đánh giá và chạy các phân tích định kỳ về kế hoạch truyền thông dự án của bạn với nhóm của bạn.
- Thực hiện bất kỳ thay đổi nào, nhưng hãy đảm bảo theo dõi chặt chẽ thành công của chúng thông qua thử nghiệm A/B để xem tác động của chúng.
Tập trung tất cả giao tiếp dự án của bạn với Bitrix24
Mười lời khuyên của chúng tôi đề cập đến một loạt các chiến lược về cách một nhóm dự án nên giao tiếp. Nhưng như bạn có thể nhận thấy, những thay đổi lớn cần sự hỗ trợ của các công cụ kinh doanh mạnh mẽ.
Bitrix24 được thiết kế để tập trung tất cả các quy trình kinh doanh của bạn tại một địa điểm. Thay vì chuyển đổi giữa nhiều ứng dụng và quản lý các tích hợp phức tạp, Bitrix24 hợp nhất tất cả các tính năng bạn cần vào một nền tảng duy nhất.
- Đầy đủ các công cụ truyền thông
- Khả năng quản lý dự án mạnh mẽ
- Một CRM chuyên sâu với các phân tích và thông tin chi tiết
- Cơ sở dữ liệu lưu trữ tệp dựa trên đám mây
- Mẫu dự án và tự động hóa nhiệm vụ
Tại sao giao tiếp lại quan trọng trong quản lý dự án?
Giao tiếp rất quan trọng trong quản lý dự án vì nó giữ cho tất cả các bên liên quan được liên kết khi họ làm việc hướng tới cùng một mục tiêu. Ở cấp độ chi tiết hơn, nó tạo điều kiện hợp tác bằng cách làm rõ vai trò của từng cá nhân, xây dựng lòng tin và hợp lý hóa việc ra quyết định.
Một số mẹo để giao tiếp dự án hiệu quả là gì?
Dưới đây là những mẹo hàng đầu của chúng tôi để giao tiếp dự án hiệu quả:
- Xây dựng kế hoạch truyền thông dự án rõ ràng
- Xác định các kênh phù hợp cho từng loại giao tiếp
- Lên lịch cập nhật tiến độ thường xuyên
- Tối ưu hóa quy trình giao tiếp của bạn
- Yêu cầu phản hồi và liên tục cải thiện các chiến lược truyền thông
Truyền thông hiệu quả có thể hỗ trợ như thế nào trong việc mang lại kết quả của dự án?
Giao tiếp hiệu quả hỗ trợ trong việc cung cấp kết quả dự án bằng cách:
- Giữ cho nhóm của bạn tập trung vào các nhiệm vụ và mục tiêu
- Giải quyết vấn đề nhanh chóng và hiệu quả
- Cải thiện sự hợp tác
- Thúc đẩy trách nhiệm giải trình và quyền làm chủ
- Tạo ra một nơi làm việc dễ chịu, đáng tin cậy để có năng suất liền mạch
