Top những sai lầm cần tránh khi outsourcing các dự án liên quan đến IT

Trong mỗi giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, các sản phẩm công nghệ thông tin (IT) như phần mềm, app, hệ thống quản lý luôn là cơ sở thiết yếu giúp kết nối tất cả các bộ phận với nhau và đảm bảo mọi hoạt động kinh doanh luôn diễn ra mượt mà nhất. Chúng thường mang tính kỹ thuật cao, đi cùng với yêu cầu phải không ngừng phát triển và mở rộng quy mô theo đà tăng trưởng của doanh nghiệp.

Tuy nhiên không phải công ty nào cũng có một đội ngũ IT nội bộ hùng hậu và đủ chuyên môn để tự phát triển sản phẩm phần mềm cho mình. Đó là lý do tại sao rất nhiều nhà lãnh đạo quyết định thuê ngoài các dự án, sản phẩm IT và muốn chúng được thực hiện bởi một bên chuyên về lĩnh vực này.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu outsourcing là gì, các khái niệm liên quan đến outsourcing IT, những điều cần lưu ý để có kết quả hợp tác tốt nhất và cả những sai lầm cần tránh để không rơi vào nhiều tình huống không mong muốn khi thực hiện các dự án này.

IT outsource là gì?

IT outsource hay còn gọi là thuê ngoài sản phẩm công nghệ thông tin, là khái niệm dùng để chỉ việc một doanh nghiệp đi thuê bên khác thực hiện gia công phần mềm, app hoặc bất cứ sản phẩm công nghệ nào theo yêu cầu mà họ cần. Thậm chí doanh nghiệp còn có thể thuê một bên thứ 3 thực hiện một phần của dự án mà họ đang đảm nhận, nếu phần đó liên quan đến IT và doanh nghiệp không có nhân sự chuyên mảng này.

Các công ty thường chọn IT outsource để giảm chi phí nhân sự, có người đúng chuyên môn thực hiện tác vụ, nhằm nâng cao hiệu quả và tập trung vào các hoạt động kinh doanh cốt lõi khác cho doanh nghiệp.

IT outsource không chỉ gói gọn ở khái niệm phần mềm, mà nó còn có thể bao gồm nhiều lĩnh vực nhỏ như:

• Phát triển phần mềm

• Quản lý cơ sở hạ tầng IT

• Hỗ trợ kỹ thuật

• Quản lý hoạt động trung tâm dữ liệu

• Đảm bảo an ninh mạng và bảo mật hệ thống

• Quản trị bảo mật cho khách hàng

Tất cả các lĩnh vực trên đều đòi hỏi phía đối tác nhận thuê ngoài phải có kinh nghiệm, trình độ cao và quan trọng là tính trách nhiệm tuyệt đối với nhiệm vụ mình đảm nhận. Vì vậy, vấn đề lựa chọn đối tác IT outsource cũng là bài toán khó đối với nhiều doanh nghiệp, nhất là ở một công ty nhỏ khi ngân sách dành cho mảng IT nói chung hay IT outsource nói riêng vẫn còn khiêm tốn.

Những tip giúp doanh nghiệp thực hiện IT outsourcing thành công

Nếu bạn là một chủ doanh nghiệp, người quản lý có dự định thực hiện thuê ngoài cho sản phẩm hoặc dự án liên quan đến IT của tổ chức mình, thì dưới đây là những điểm cần lưu ý để kết quả hợp tác có tỷ lệ thành công cao nhất.

Xác định mục tiêu rõ ràng

Trước khi bắt đầu một dự án IT outsource, bạn cần phải hiểu mục tiêu của mình. Dù đó là tối ưu chi phí, tận dụng chuyên môn từ đối tác hay nâng cao hiệu suất, việc hiểu rõ từng mục tiêu sẽ giúp bạn định hướng dự án đúng đắn và đánh giá hiệu quả một cách chính xác.

Chọn đối tác phù hợp

Lựa chọn đối tác IT outsource phù hợp là một trong những quyết định quan trọng nhất, có thể ảnh hưởng lớn đến sự thành công của dự án và doanh nghiệp. Để đưa ra quyết định sáng suốt, hãy bắt đầu bằng việc nghiên cứu kỹ lưỡng các đối tác tiềm năng, xem xét năng lực chuyên môn của họ, bao gồm kinh nghiệm trong lĩnh vực liên quan, quy trình làm việc, và công nghệ họ sử dụng. Cuối cùng, bạn cần kiểm tra độ uy tín của đối tác thông qua các đánh giá từ khách hàng trước đây, case study, hoặc các dự án tiêu biểu họ đã thực hiện.

Đặt kỳ vọng sát thực tế

Đặt ra những kỳ vọng thực tế là yếu tố cực kỳ quan trọng để duy trì một mối quan hệ làm việc hiệu quả và tích cực với đối tác IT outsource. Trước tiên, hãy cho họ hiểu rõ về các yêu cầu của dự án, bao gồm thời gian hoàn thành, ngân sách dự kiến, và chất lượng sản phẩm mong muốn. Sự minh bạch trong giao tiếp từ giai đoạn đầu sẽ giúp tránh những hiểu lầm không đáng có và đảm bảo cả hai bên cùng hướng đến một mục tiêu chung.

Theo dõi hiệu suất thường xuyên

Giám sát hiệu suất thường xuyên là một yếu tố không thể thiếu để đảm bảo dự án IT outsource đi đúng hướng và đạt được các mục tiêu đề ra. Để làm được điều này, trước tiên, hãy thiết lập các chỉ số hiệu suất chính (KPI) cụ thể và rõ ràng, chẳng hạn như tiến độ hoàn thành công việc, chất lượng sản phẩm, và mức độ tuân thủ ngân sách. Những chỉ số này sẽ giúp bạn đo lường và đánh giá hiệu quả làm việc của đối tác một cách khách quan.

Top sai lầm cần tránh khi thực hiện IT outsource

Dưới đây là những sai lầm phổ biến đến từ nhiều case study IT outsource không thành công hoặc không đạt hiệu quả tối ưu, mà bạn có thể tham khảo để tránh lặp lại vấn đề tương tự và khắc phục sai lầm nếu có.

Chỉ tập trung vào việc tiết kiệm chi phí

Khi thực hiện IT outsource, nhiều doanh nghiệp ưu tiên giảm chi phí tối đa mà bỏ qua chất lượng sản phẩm cuối cùng. Điều này có thể dẫn đến thất bại trên thị trường, vì một sản phẩm kém chất lượng sẽ làm giảm trải nghiệm người dùng, ảnh hưởng tiêu cực đến uy tín thương hiệu.

Một số sai lầm phổ biến trong việc cắt giảm chi phí phát triển sản phẩm IT như: lựa chọn sai mô hình hợp tác, rút ngắn hoặc bỏ qua các giai đoạn quan trọng trong vòng đời phát triển của sản phẩm, hợp tác với đối tác, nhà thầu giá rẻ nhưng thiếu kinh nghiệm. Để đảm bảo thành công lâu dài, doanh nghiệp nên tập trung vào chất lượng sản phẩm, vì đầu tư vào công nghệ luôn là mảng mang lại ROI cao.

Chọn đối tác quá vội vàng

Tìm kiếm một đối tác IT outsource phù hợp không phải là điều dễ dàng. Quá trình này đòi hỏi rất nhiều yếu tố để có thể lựa chọn được bên có đủ năng lực và kinh nghiệm thực hiện dự án của bạn, bao gồm việc tìm kiếm danh sách các công ty tiềm năng, xem xét portfolio của họ, yêu cầu báo giá, đàm phán thỏa thuận, và nhiều bước khác.

Tuy nhiên, nhiều doanh nghiệp thường không hiểu được tầm quan trọng của một quy trình lựa chọn bài bản và chi tiết, thích bỏ qua một số bước vì cho rằng nó tốn thời gian, dẫn đến việc lựa chọn sai đối tác.

Do đó, để đảm bảo lợi ích tối đa, các doanh nghiệp nên dành thời gian và nỗ lực để sàng lọc kỹ lưỡng các đối tác IT outsource tiềm năng. Từ đó, bạn sẽ có cơ hội chọn được bên phù hợp nhất, tối ưu hóa hiệu quả và giá trị mà dự án IT mang lại.

Không lường trước được sự phức tạp khi tích hợp các hệ thống

Tích hợp các giải pháp từ bên IT outsource với hệ thống nội bộ của doanh nghiệp có thể phức tạp hơn chúng ta tưởng. Nếu không có một kế hoạch tích hợp chi tiết và quy trình kiểm thử đầy đủ, dự án sẽ có nguy cơ gián đoạn trong quá trình vận hành hoặc xảy ra sự không tương thích giữa các hệ thống. Điều này có thể dẫn đến việc các bên phải khắc phục sự cố, gây tốn thời gian và chi phí, giảm trải nghiệm của người dùng và khách hàng.

Để tránh những vấn đề này, bạn cần đảm bảo rằng quá trình tích hợp được tính toán kỹ lưỡng ngay từ đầu, bao gồm việc xác định rõ các yêu cầu kỹ thuật, tương thích hệ thống, và các giao thức cần thiết giữa sản phẩm từ bên IT outsource và hệ thống nội bộ.

Việc phối hợp chặt chẽ giữa đội ngũ nhân sự công ty và đối tác thuê ngoài trong suốt quá trình tích hợp cũng là điều rất quan trọng để giải quyết nhanh chóng mọi vấn đề phát sinh, đảm bảo thành công lâu dài của dự án.

Bỏ qua các thỏa thuận bảo mật và hợp đồng

Các ý tưởng kinh doanh của mỗi thương hiệu luôn là thứ bí mật cần bảo vệ. Đây chính là lúc thỏa thuận không tiết lộ (NDA) đóng vai trò quan trọng khi thực hiện IT outsource. Khi lên kế hoạch cho việc sử dụng dịch vụ thuê ngoài, bạn sẽ phải chia sẻ thông tin chi tiết về yêu cầu dự án, ý tưởng kinh doanh, hoặc thậm chí là mô hình kinh doanh với nhiều đối tác trong quá trình sàng lọc, lựa chọn. Việc ký kết NDA ngay từ giai đoạn này sẽ đảm bảo rằng các thông tin nhạy cảm trên được tôn trọng và bảo mật.

Một khía cạnh quan trọng khác trong quá trình thực hiện IT outsource là việc ký kết hợp đồng dự án với đơn vị thực hiện đã được lựa chọn. Hợp đồng này thường bao gồm các điều khoản cụ thể như thời gian dự kiến hoàn thành dự án, chi phí phát triển, mô hình làm việc, các mốc quan trọng, và các thông số kỹ thuật khác liên quan. Việc chuẩn bị kỹ lưỡng và ký kết hợp đồng sẽ đảm bảo rằng cả hai bên đều thống nhất về các yêu cầu và điều kiện, từ đó tránh được những hiểu lầm hoặc tranh chấp không đáng có trong quá trình thực hiện.

Hay thay đổi yêu cầu vào phút cuối

Các chủ doanh nghiệp thường nảy sinh ra nhiều ý tưởng mới để cải tiến sản phẩm và tăng giá trị, đặc biệt là trong các giai đoạn cuối trước khi dự án về đích. Tuy nhiên, điều này có thể tạo ra thách thức lớn cho các bên thực hiện IT outsource vì đây là khoảng thời gian mọi thứ đã gần như hoàn chỉnh.

Vì vậy, bạn nên xác định rõ yêu cầu trước khi bắt đầu tiến hành thực hiện dự án. Bạn có thể cân nhắc kéo dài giai đoạn nghiên cứu và lập kế hoạch các tính năng cần có để lựa chọn ý tưởng tốt nhất, tránh bỏ sót và đảm bảo dự án hoàn thành đúng tiến độ mà không gặp phải rào cản nào ở bước cuối.

Những câu hỏi thường gặp

Kết luận

Outsourcing IT có thể mang lại nhiều lợi ích, từ tiết kiệm chi phí, tiếp cận chuyên môn cao đến tăng cường hiệu suất làm việc và hỗ trợ khách hàng. Tuy nhiên, nếu không được thực hiện đúng cách, nó cũng có thể dẫn đến nhiều rủi ro như bảo mật kém, chậm tiến độ và chi phí phát sinh ngoài dự kiến.

Để tránh những sai lầm phổ biến, doanh nghiệp cần nghiên cứu kỹ đối tác, xác định rõ yêu cầu, thiết lập kênh giao tiếp hiệu quả và kiểm soát chặt chẽ quá trình hợp tác. Nếu được quản lý tốt, outsourcing IT sẽ trở thành một chiến lược giúp doanh nghiệp tối ưu hóa hoạt động và đạt được lợi thế cạnh tranh.