Top 9 tính năng trên CRM giúp người khởi nghiệp tiết kiệm hàng ngàn USD mỗi tháng

Ngay cả khi điểm tiếp xúc giữa kênh bán hàng của bạn và khách hàng tiềm năng không đem đến một đơn hàng thành công ngay lập tức, thì CRM cũng có thể giúp bạn lập kế hoạch bằng cách phân loại, gợi ý các nội dung marketing hữu ích mà khách sẽ quan tâm.

Ngoài ra với đặc tính tự động hóa cập nhật, nhân viên sẽ không cần nhập thủ công từng thông tin một mà dữ liệu sẽ được trích xuất vào hệ thống bằng cách ghi nhận lại qua các kênh tương tác. Đó là một trong những chức năng được đánh giá cao trên bất kỳ hệ thống CRM nào. Vậy đâu là top những tính năng trên CRM mà công ty khởi nghiệp cần tận dụng triệt để trong quá trình quản trị quan hệ khách hàng?

CRM là gì?

Phần mềm CRM chính là một công cụ quản lý các thông tin liên hệ của khách hàng. CRM sẽ giúp doanh nghiệp lưu trữ hàng loạt thông tin quan trọng của khách như số điện thoại, email, tài khoản mạng xã hội, địa chỉ, lịch sử mua hàng và thậm chí cả các phương thức liên lạc mà khách ưa thích.

Bằng cách sử dụng tất cả dữ liệu này, CRM sẽ đưa đến cho bạn những báo cáo và cái nhìn từ toàn cảnh đến chi tiết về cách mà bạn có thể tương tác với khách hàng. Từ đó đem về chuyển đổi doanh thu cao nhất.

Cuối cùng, mục tiêu của CRM là quản lý quan hệ khách hàng thân thiết, thu hút khách hàng mới và giữ cho những khách hàng hiện tại luôn cảm thấy vui vẻ, tức chăm sóc khách hàng. ​Hàng loạt tác vụ mất thời gian và những cuộc trao đổi dài dòng qua email hay điện thoại sẽ được rút ngắn hết sức có thể.

CRM giúp ích gì cho công ty khởi nghiệp?

Cho dù công ty bạn đang ở cấp độ nào, một tập đoàn lớn đa quốc gia hay chỉ là công ty khởi nghiệp non trẻ, CRM cũng đem đến cho bạn rất nhiều lợi ích mà chúng có thể giúp tiết kiệm hàng ngàn đô la chi phí mỗi tháng. 

Với công ty khởi nghiệp, lượng khách hàng chưa quá nhiều, nhưng lượng đối tượng tiềm năng có thể trở thành khách là rất lớn. Khi bạn tổ chức các hoạt động marketing và triển khai đội sale giai đoạn đầu, sẽ có rất nhiều người quan tâm đến sản phẩm, dịch vụ của công ty kể cả họ chưa thực sự mua hàng và trở thành khách hàng.

Từ những đối tượng này, CRM sẽ giúp doanh nghiệp quản lý từng điểm chạm của khách để có kế hoạch marketing tiếp theo đồng thời tăng tỷ lệ chốt sale lên mức tối đa. Thay vì phải ghi nhớ hàng ngàn lead như vậy, bạn chỉ cần ứng dụng CRM vào công việc của nhân viên và tìm ra quy trình bán hàng chuẩn, ít tốn thời gian, nhân lực nhất. 

Những tính năng hữu ích nhất của CRM

Dưới đây là những tính năng hữu ích nhất mà CRM có thể tiết kiệm cho doanh nghiệp của bạn hàng ngàn đô la mỗi tháng.

Quản lý thông tin khách hàng

Quản lý thông tin khách hàng là tính năng cốt lõi của CRM. Nó giúp lưu trữ và sắp xếp dữ liệu khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện tại ở một vị trí tập trung. CRM sẽ ghi lại các chi tiết cơ bản của người liên hệ như tên, tuổi, địa chỉ, ngành nghề, email, điện thoại cá các xu hướng tiêu dùng. Ngoài ra với công nghệ nhận diện lời nói, CRM có thể ghi nhớ và đưa ra cái nhìn tổng quan cho người quản lý thông qua các cuộc gọi với khách hàng.

Công cụ quản lý thông tin khách hàng đóng vai trò tài liệu tham khảo hữu ích cho các nhân viên sale và đại lý bán hàng nói chung. Ngoài ra, đội ngũ marketing có thể dùng nó để triển khai hệ thống email marketing tự động dựa trên nhân khẩu học hoặc hành vi ngay trong mạng nội bộ công ty mình.

Quản lý lead

Quản lý khách hàng tiềm năng (lead) là một công cụ phân tích, xác định chất lượng, theo dõi và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng. Mục tiêu cuối cùng của tính năng này là biến những khách hàng tiềm năng đó thành khách hàng thật sự, tức họ có hành vi mua hàng. Tính năng này sẽ bổ sung khách hàng tiềm năng vào CRM thông qua dữ liệu được thu thập từ biểu mẫu web, email hoặc các công cụ khác. Từ đó, CRM sẽ hoạt động và tương tác của khách hàng tiềm năng, theo dõi họ từ giai đoạn tiếp cận với các kênh truyền thông cho đến khi hoàn thành việc chuyển đổi thành khách thật sự, tức mua hàng. 

Đội ngũ sale có thể sử dụng tính năng này để xây kịch bản bán hàng, phát triển chiến lược chuyển đổi khách sao cho hiệu quả. Người quản lý sẽ có thể xác định những khách hàng tiềm năng nào có khả năng chuyển đổi cao nhất và sau đó chuyển những khách hàng tiềm năng đó đến những nhân viên sale thích hợp.

Quản lý quy trình bán hàng 

Quản lý quy trình bán hàng là hành động giám sát và định hướng các cơ hội trong suốt các giai đoạn khác nhau của khách hàng. Quy trình này hiển thị dưới dạng pipeline, như những đường ống, giúp nhân viên sale hình dung ra các hoạt động một cách trực quan, dễ dàng. Trong CRM, quy trình này mang lại tính hữu dụng và thuận tiện vô cùng lớn vì nó cho phép người dùng sắp xếp dữ liệu của họ tốt hơn thông qua giao diện kéo và thả. Ngoài ra, nhân viên có thể tùy chỉnh nhiều quy trình cho các sản phẩm và dự án khác nhau.

Người quản lý có thể sử dụng các công cụ này của CRM để theo dõi chặt chẽ tiến độ của phòng ban mình, dự đoán doanh số bán hàng chính xác hơn và đưa ra phản hồi có ý nghĩa trong các buổi huấn luyện nhân viên cấp dưới.  

Báo cáo CRM

Báo cáo CRM lấy dữ liệu từ các số liệu CRM bán hàng quan trọng và biến nó thành tài nguyên hữu ích mà doanh nghiệp có thể tham khảo để đưa ra quyết định về sau. Nó được sử dụng để hiển thị tiến độ bán hàng và các hoạt động khác trong một khoảng thời gian nhất định. Hầu hết phần mềm CRM đều cung cấp một loạt các mẫu báo cáo được tạo sẵn dựa trên các số liệu bán hàng phổ biến.

Báo cáo CRM là cái nhìn toàn diện về cách thức hoạt động của một doanh nghiệp, vì vậy các bộ phận khác nhau có thể hưởng lợi từ việc khai thác tính năng cốt lõi này. 

Bảng điều khiển CRM

Bảng thông tin CRM là một trung tâm hiển thị ảnh chụp nhanh các số liệu quan trọng nhất của doanh nghiệp. Không giống như báo cáo, là tài nguyên tĩnh và có độ chi tiết cao tập trung vào một vài số liệu liên quan, bảng điều khiển CRM cung cấp thông tin cập nhật theo thời gian thực bằng cách sử dụng hình ảnh trực quan đơn giản như biểu đồ thanh hoặc số. 

Bảng điều khiển CRM luôn cập nhật, vì vậy đây là cách để chủ doanh nghiệp và đội ngũ quản lý phát triển hoặc thay đổi chiến lược sau khi nghiên cứu dữ liệu mới nhất. Nó cũng hữu ích nếu nhân viên sale muốn cập nhật nhanh chóng về tiến độ và thời hạn trong công việc.

Tự động hóa quy trình bán hàng

Tự động hóa quy trình bán hàng là một tính năng CRM được sử dụng để tiết kiệm thời gian, nhân lực trong việc chuyển đổi khách từ tiềm năng thành khách hàng chính thức. Hầu hết các phần mềm CRM đều có khả năng tự động hóa các tác vụ cơ bản như nhập dữ liệu, lên lịch hẹn và gửi email.

Khi sử dụng tính năng tự động hóa, cắt bỏ việc dành thời gian và công sức cho các tác vụ đơn giản, đội sale sẽ có thời gian để chốt nhiều giao dịch hơn, thiết lập mối quan hệ khách hàng sâu sắc hơn và tăng doanh thu cho toàn công ty.

Quản lý tài liệu

Quản lý tài liệu là quá trình lưu trữ và sắp xếp các file như tài liệu PDF, Word, bản ghi âm, hình ảnh, video. Nó cho phép CRM lưu trữ các hợp đồng, tài sản thế chấp và các hình thức liên quan khác ở một vị trí tập trung có thể được chia sẻ với mọi người trong hay ngoài công ty. Phần mềm CRM nâng cao hơn cũng cho phép chỉnh sửa tệp nhiều người dùng, mã hóa thông tin nhạy cảm và liên kết tài liệu với các giao dịch để truy xuất dễ dàng hơn.

Tích hợp ứng dụng

Tích hợp ứng dụng là một cách để mở rộng chức năng của CRM thông qua phần mềm bên thứ ba. Việc tích hợp này giúp nhân viên không cần phải chuyển đổi giữa CRM và các chương trình phần mềm khác. Chúng cũng là một cách để các doanh nghiệp điều chỉnh thêm phần mềm CRM theo thông số kỹ thuật của họ. Các tích hợp phổ biến bao gồm ứng dụng email, lịch, phần mềm nhắn tin và mạng xã hội của công ty.

Tích hợp ứng dụng đặc biệt hữu ích cho các công ty trong các lĩnh vực như bất động sản, du lịch, kế toán hay chuỗi cung ứng muốn nâng cao chức năng của CRM nói chung bằng các công cụ dành riêng cho ngành của mình. Rất nhiều phần mềm CRM dành riêng cho ngành khá đắt tiền, do đó, khả năng thêm các công cụ chuyên dụng vào CRM là một giải pháp hợp lý cho các doanh nghiệp đó.

Chấm điểm lead

Chấm điểm khách hàng tiềm năng (lead) là chức năng tự động chấm điểm giúp doanh nghiệp đánh giá khả năng chuyển đổi của lead thành khách hàng thực sự và có kế hoạch nuôi dưỡng lead tốt nhất. Nó cho phép nhân viên sale tạo ra các quy tắc tính điểm dựa trên nhân khẩu học và hành vi khách hàng được chỉ định. Các biến thể nâng cao hơn về tính năng chấm điểm lead này có thể kết hợp những ứng dụng của AI để dự đoán và kích hoạt các hoạt động theo dõi lead tốt nhất.

Tuy nhiên, tính năng nâng cao này yêu cầu người dùng cần có các kiến thức để thiết lập đúng cách, tránh để thông tin khách trở nên sai lệch hoặc lỗi thời, dẫn đến quyết định thiếu chính xác từ người quản lý. 

Các câu hỏi thường gặp

Tính năng nào là quan trọng nhất trên CRM?

Tùy vào từng phòng ban chức năng và cấp bậc của người sử dụng mà CRM có những tính năng quan trọng khác nhau. Tuy nhiên tính năng thiết lập quy trình bán hàng và quản lý lead vẫn là điều được các công ty đặc biệt là đội ngũ sale xem là quan trọng nhất. 

Doanh nghiệp nhỏ và vừa nên dùng CRM nào?

Có rất nhiều công cụ CRM trên thị trường với giá cả hợp lý, chức năng đầy đủ phù hợp với nhiều loại hình doanh nghiệp khác nhau. Bitrix24 là một công cụ cực kỳ phù hợp với doanh nghiệp vừa và nhỏ vì nó dễ sử dụng, đầy đủ chức năng, linh hoạt tùy chỉnh và đặc biệt có tích hợp trợ lý AI CoPilot giúp người dùng tiết kiệm thời gian và công sức tối đa. 

Làm sao để tận dụng hết sức mạnh của CRM?

Dù CRM có rất nhiều tính năng ưu việt, nhưng mấu chốt để sử dụng hết tất cả các tính năng vẫn nằm ở sự hiểu biết của người sử dụng. Vì thế các doanh nghiệp cần chú trọng công tác huấn luyện, phổ biến cách sử dụng CRM đến từng nhân viên đặc biệt là bộ phận sale và marketing vì đây là những phòng ban sử dụng CRM nhiều nhất.

Kết luận

Với hàng loạt tính năng trên CRM, nếu biết cách tận dụng triệt để, mỗi doanh nghiệp có thể tiết kiệm rất nhiều chi phí hàng tháng mà không cần sử dụng quá nhiều nhân lực. CRM là xu hướng quản lý khách hàng tất yếu trong hiện tại và tương lai, nhất là khi sự trợ giúp của các công cụ AI tích hợp ngày càng chứng minh được hiệu quả rõ rệt của nó.

Đăng ký dùng thử Bitrix24 cho doanh nghiệp của bạn ngay hôm nay tại đây.