Top 5 tính năng trên CRM giúp bộ phận sales làm việc nhóm hiệu quả

Làm việc theo nhóm là một trong những yếu tố quan trọng nhất tạo nên thành công của bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào. Đối với team sales, điều này càng quyết định sự thành bại của mọi chiến dịch, chiến lược bán sản phẩm mà họ đảm nhận.

Động lực khi làm việc của nhóm giúp các thành viên có thể chia một dự án phức tạp thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn để quản lý. Từ đó, mọi người có thể nâng cao năng suất và hoạt động hiệu quả hơn. 

Không ai có thể giỏi tất cả. Kể cả trong một team sales có trình độ ngang ngửa nhau, vẫn có những người có kinh nghiệm nhiều hơn ở mảng này, và ít hơn ở mảng khác. Vì vậy, việc thực hiện teamwork và hỗ trợ nhau trong team sales là điều tiên quyết giúp cho toàn team có thể đạt được những thành công cao hơn rất nhiều so với việc hoạt động đơn lẻ. 

Để team sales có thể làm việc nhóm hiệu quả, một trong những công cụ quan trọng nhất phải kể đến đó chính là CRM - phần mềm quản lý quan hệ khách hàng. Với CRM, một team sales dù rất ít thành viên vẫn có thể phối hợp và tối ưu rất nhiều giai đoạn cả về nhân lực, thời gian cũng như ngân sách tiêu thụ trong những chiến dịch bán hàng từ trung bình đến lớn.

Hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu những tính năng quan trọng nhất của một CRM giúp team sales làm việc nhóm hiệu quả trong bài viết này.

1. Quản lý khách hàng tiềm năng

Tìm kiếm, thu thập và quản lý khách hàng tiềm năng, hay còn gọi là leads, là bước đầu tiên trong bất kỳ chu trình bán hàng nào. Đây là một trong những tính năng chính của CRM. Với CRM, team sales có thể lấy khách hàng tiềm năng từ nhiều kênh và bằng nhiều phương thức, phổ biến nhất có thể kể đến như biểu mẫu web, cuộc gọi, Mạng xã hội hay email.

Chức năng quản lý khách hàng tiềm năng của một CRM thông minh như Bitrix24 sẽ đảm bảo team sales không bỏ lỡ bất kỳ một lead nào. Đồng thời, CRM cũng có thể chấm điểm lead dựa trên các tiêu chí được người quản trị (thường sẽ là sales manager) cài đặt trước, phù hợp với từng ngành hàng và từng nhóm khách hàng khác nhau của doanh nghiệp. 

Việc này giúp team sales đưa ra các chiến thuật để chuyển hóa lead thành khách hàng thực sau đó một cách thuận tiện.  

Team sales làm việc nhóm với tính năng này như thế nào?

Với tính năng quản lý lead của CRM, các thành viên của team sales có thể cùng phối hợp để chuyển đổi lead theo hai hướng, đó là phối hợp ngang hoặc phối hợp dọc. 

Phối hợp ngang là việc chia team thành các nhóm và mỗi nhóm sẽ quản lý một giai đoạn khác nhau của lead. 

Ví dụ, nhóm thứ nhất sẽ làm nhiệm vụ chuyển đổi lead từ giai đoạn mới đăng ký biểu mẫu web, sang giai đoạn quan tâm cao hơn về sản phẩm bằng cách gửi email chứa thông tin phù hợp đã được tùy chỉnh cho từng loại lead. 

Nhóm thứ hai sẽ tiếp nhận các lead đã thành công từ nhóm thứ nhất, tức lead đã để lại số điện thoại và muốn được tư vấn. Sau đó, nhóm này sẽ chuyển đổi lead thành khách hàng qua hình thức gọi điện.

Phối hợp dọc là mỗi nhóm trong team sales sẽ phụ trách một lượng lead từ giai đoạn đầu đến tận giai đoạn cuối mà không chuyển nhóm như cách thứ nhất.

Cho dù chọn cách làm việc nào, thì tính năng quản lý lead của CRM vẫn là công cụ tuyệt vời giúp team sales dễ dàng phối hợp, xác định nhiệm vụ của từng thành viên để làm việc nhóm hiệu quả mà không chồng chéo tác vụ lẫn nhau.

2. Quản lý thông tin liên hệ

Quản lý thông tin liên hệ tức là tính năng CRM ghi lại chi tiết thông tin của từng khách hàng, chẳng hạn như tên, tuổi, số điện thoại, địa chỉ và cách mà họ đã tương tác với thương hiệu ở tất cả các kênh. 

CRM cũng theo dõi và lưu các tương tác này trong cơ sở dữ liệu để xây dựng hồ sơ khách hàng hoàn chỉnh nhất. 

Tính năng trên giúp cho team sales tiết kiệm thời gian và công sức cho việc ghi nhớ chi tiết từng khách hàng hoặc tìm kiếm chúng trong nhiều file cơ sở dữ liệu khác nhau, nhất là với các team sales quản lý số lượng khách cực lớn. 

Với tính năng quản lý thông tin, team sales có thể thu thập dữ liệu khách hàng quan trọng và củng cố các chiến lược bán hàng của mình khi giới thiệu sản phẩm mới. 

Nó cũng cải thiện khả năng cá nhân hóa tất cả các mối liên hệ với khách hàng, làm cho họ cảm thấy mình quan trọng và được phục vụ, thay vì nhận các thông tin gửi đến theo kiểu hàng loạt, vô nghĩa.

Team sales làm việc nhóm với tính năng này như thế nào?

Với tính năng quản lý thông tin liên hệ, các thành viên trong team sales có thể xác định được chân dung một khách hàng mà mình hoặc đồng đội mình đang quản lý. Từ đó họ dễ dàng lên các chiến dịch bán thêm, bán chéo giữa các khách hàng của nhau dựa vào đặc điểm từng người, đã được CRM sắp xếp khoa học.

Hơn thế nữa, các thành viên team sales cũng có thể chuyển đổi qua lại các khách hàng mà mình đang nắm sang cho người khác và ngược lại, nếu thấy rằng mình có các thế mạnh, sản phẩm phù hợp hơn với tệp khách hàng đó.

3. Email tự động

Email là kênh ưa thích nhất để giao tiếp với khách hàng trong quy trình bán hàng B2B. Tính năng quản lý email của CRM có khả năng gửi email hàng loạt, theo dõi các cuộc trò chuyện email của team sales với khách hàng, lập kế hoạch chiến dịch email chuyển đổi và gửi email tự động cho khách hàng trong các sự kiện đặc biệt như sinh nhật hoặc ngày kỷ niệm. 

Đặc biệt, với Bitrix24, tính năng này còn có thể tích hợp hệ thống CRM với các ứng dụng email hiện có, chẳng hạn như Outlook hoặc Gmail. Nó giúp cho bất kỳ thành viên team sales nào, cho dù họ dùng ứng dụng email gì, đều có thể dễ dàng giao tiếp với khách hàng qua email và đem về doanh số cao..

Team sales làm việc nhóm với tính năng này như thế nào?

Với tính năng email tự động, người đứng đầu team sales, sales leader hoặc sales manager có thể nắm được các cuộc trò chuyện và giải quyết vấn đề giữa khách hàng và từng thành viên trong team. Từ đó, họ sẽ điều phối khách hàng về từng nhân viên sales cụ thể sao cho phù hợp với đặc điểm, nhu cầu của khách hàng nhất.

Giữa nhân viên sales với nhau, team sales có thể chuyển tiếp một khách hàng sang người đồng đội khác của mình nếu họ nghĩ rằng người đó có thể giải quyết vấn đề của khách tốt hơn. 

Khi khách hàng được chuyển đến, nhân viên sales tiếp theo có thể nắm được toàn bộ vấn đề đã được đồng nghiệp mình trao đổi qua email trước đó, kết hợp với chân dung khách hàng có sẵn trong hệ thống, nhằm đưa ra hướng giải quyết tốt nhất.  

4. Báo cáo và phân tích

Báo cáo và phân tích là tính năng bắt buộc trên hầu hết tất cả các CRM hiện nay. Nó giúp người dùng theo dõi các số liệu quan trọng như số lead, doanh thu, lợi nhuận, tỷ lệ giữ chân khách hàng hay hiệu quả của các chiến dịch bán. 

Báo cáo và bảng chỉ số cũng có chế độ xem cấp cao, tùy vào phân quyền theo cấp bậc của từng thành viên trong công ty hoặc team sales. Tính năng CRM này cũng cho phép team sales chia sẻ báo cáo với các phòng ban khác để đưa ra quyết định cao hơn.

Bitrix24 là CRM có các bản báo cáo với cái nhìn trực quan, cập nhật dữ liệu theo thời gian thực, giúp team sales dễ dàng đánh giá tình hình hoạt động của bản thân và toàn team. 

Với người lãnh đạo cao hơn, một bản báo cáo phân tích chính xác, chi tiết và dễ nhìn giúp họ đưa ra quyết định đúng đắn dựa trên dữ liệu chứ không chỉ là những suy nghĩ, cảm quan nhất thời. 

Team sales làm việc nhóm với tính năng này như thế nào?

Với tính năng báo cáo và phân tích của CRM, team sales đặc biệt là sales manager có thể nắm được các điểm mạnh, điểm yếu của toàn team cũng như từng thành viên để đưa ra chiến lược phù hợp. 

Ví dụ, trong team sales có một số thành viên đang gặp khó khăn với bước chuyển đổi lead ở hình thức email, tức để rớt rất nhiều lead, nhưng lại có lợi thế ở hình thức gọi điện, sales manager có thể điều phối lại nhóm của những thành viên này sao cho ưu điểm của họ được tận dụng tối đa ở từng giai đoạn nhất định trong vòng đời chuyển đổi của khách hàng tiềm năng.

Ngoài ra, tính năng phân tích báo cáo cũng giúp sales manager xác định ngành hàng nào, nhóm sales nào đang và sẽ chiếm ưu thế để điều phối cho phù hợp, nhằm đạt được mục tiêu chung.

5. Quản lý tài liệu

Tính năng quản lý tài liệu trên CRM cho phép nhân viên sales tạo, truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ file với đồng nghiệp hoặc khách hàng trực tiếp từ hệ thống. Trong bán hàng, sales kit hay tài liệu bán hàng là thứ vô cùng quan trọng quyết định việc chốt đơn trong rất nhiều trường hợp.

Với tính năng này,  người dùng có thể đặt quyền truy cập và chỉnh sửa tài liệu để đảm bảo yếu tố an toàn và bảo mật. Ngoài ra, chức năng lưu lịch sử cũng cho phép người dùng xem lại các phiên bản trước khi chỉnh sửa của bất kỳ tài liệu nào.

Tính năng quản lý tài liệu trên CRM cũng có thể được đồng bộ hóa với nhiều phần mềm của bên thứ ba như Dropbox, Google Drive. 

Team sales làm việc nhóm với tính năng này như thế nào?

Với tính năng quản lý tài liệu, team sales có thể trao đổi các tài liệu với nhau, kể cả sales kit chung hoặc tài liệu riêng mà từng người có được như ảnh chụp, video tự quay. Điều này giúp cho team có lượng tài liệu dồi dào hơn để bán hàng. 

Hơn thế nữa, các thành viên trong team hoàn toàn có thể kết hợp các tài liệu của nhau để cùng tạo ra một sales kit tốt hơn, nếu thấy sales kit hiện tại không còn phù hợp.

Ngoài ra, sales manager cũng có thể dựa vào tính năng trên, nắm được những tài liệu nào team hiện đang có và chia sẻ, còn thiếu những gì để có kế hoạch bổ sung bằng cách sử dụng nội bộ hoặc thuê ngoài.

Những câu hỏi thường gặp

Làm sao để nâng cao hiệu suất làm việc của cả team sales?

Để nâng cao hiệu suất, team sales cần có một CRM thông minh và biết cách sử dụng hết các tính năng của nó nhằm tiết kiệm thời gian, công sức và đạt doanh số tốt nhất.

CRM hỗ trợ gì cho hoạt động làm việc nhóm của một team sale?

Tính năng quản lý lead là quan trọng nhất với team sales vì nó là nền tảng để chuyển hóa lead thành khách hàng thực và mang về doanh thu theo như mục tiêu đã đặt ra ban đầu.

CRM có thể sử dụng cho team sales bao nhiêu người?

CRM có thể sử dụng cho số lượng thành viên không giới hạn, tùy thuộc vào gói bạn đăng ký.

Kết luận

Với các tính năng quan trọng trên, một CRM hiện đại như Bitrix24 sẽ đáp ứng được tất cả các nhu cầu làm việc nhóm của team sales, bất kể số lượng thành viên, số lượng lead hoặc khách hàng team cần quản lý lớn như thế nào.

Để tìm hiểu thêm các tính năng ưu việt của CRM Bitrix24 phục vụ đắc lực cho đội ngũ sales và marketing, hãy đăng ký tại đây ngay hôm nay.