Với sự thay đổi nhanh chóng của công nghệ, việc quản lý dự án cũng liên tục thay đổi và ngày càng tăng tốc. Hầu hết các xu hướng quản lý dự án mới nổi xảy ra trong ngành đều được định hình bởi các sự kiện văn hóa và vật chất toàn cầu, có khả năng cách mạng hóa việc quản lý dự án nói chung.
Quản lý dự án thường được liên kết với các lĩnh vực như kỹ thuật và xây dựng, cũng như gần đây là chăm sóc sức khỏe và công nghệ thông tin (CNTT), thường chứa một tập hợp phức tạp các thành phần phải được hoàn thiện và lắp ráp theo một trình tự cụ thể để tạo ra một sản phẩm.
Bất kể ngành nào, nhiệm vụ của người quản lý dự án về cơ bản là giống nhau: hỗ trợ xác định các mục đích và mục tiêu của dự án, cũng như xác định thời điểm và đối tượng mà nhiều thành phần dự án sẽ được hoàn thành. Họ cũng thiết lập các thủ tục kiểm soát chất lượng để đảm bảo rằng các thành phần hoàn chỉnh đáp ứng một số yêu cầu.
Quản lý dự án hiện đại là gì?
Quản lý dự án hiện đại là một kỷ luật được phát triển tốt có khả năng mang lại các kết quả có thể dự đoán được, có thể lặp lại. Các phương pháp quản lý dự án hiện đại mang tính phân tích rất cao, đòi hỏi phải sử dụng các công nghệ tự động để hỗ trợ chúng trong các dự án lớn. Nó được học bằng cách thực hành và kinh nghiệm trước đó, giống như hầu hết các bộ môn khác.
Để chuẩn bị, thực hiện và quản lý các nhiệm vụ, quản lý dự án hiện đại sử dụng các hệ thống tự động. Nó cũng được cho là dễ thích nghi hơn so với phương pháp truyền thống. Các công ty dịch vụ chuyên nghiệp hơn đang tham gia vào các dự án ngắn hạn hoặc thậm chí một lần, đòi hỏi một cách tiếp cận mới để quản lý dự án. Trong bối cảnh nhịp độ nhanh, nơi các sửa đổi giữa dự án có thể được xử lý nhanh chóng và hiệu quả, phong cách quản lý dự án hiện đại sẽ phát triển mạnh.
Một số ưu điểm của quản lý dự án hiện đại là gì?
Quản lý dự án hiện đại tạo ra những lợi thế như:
· Nhân số dự án bạn đang thực hiện cùng một lúc.
· Giảm thiểu rủi ro và sai sót của con người.
· Giúp thời gian của bạn linh hoạt hơn.
· Giảm chi phí dự án
· Cung cấp cái nhìn về sự kết nối giữa các dự án riêng lẻ và các mục tiêu chiến lược
Các xu hướng trong quản lý dự án là gì?
Các xu hướng quản lý dự án đòi hỏi các phương pháp tiếp cận mới liên quan đến việc lập kế hoạch và tổ chức các nguồn lực của công ty để hoàn thành một công việc, sự kiện hoặc nhiệm vụ nhất định. Nhân sự, ngân quỹ, công nghệ và sở hữu trí tuệ nằm trong số các nguồn lực được quản lý, có thể là nỗ lực một lần hoặc nỗ lực liên tục. Một số xu hướng này là:
· Hình thành các phương pháp tiếp cận quản lý dự án kết hợp
· Sự xuất hiện của cộng tác nâng cao và làm việc từ xa
· Nhu cầu về kỹ năng mềm ngày càng tăng
· Sự phổ biến của trí tuệ nhân tạo và tự động hóa
· Tăng sự phụ thuộc vào các công cụ và giải pháp quản lý dự án
Tương lai của quản lý dự án sẽ như thế nào?
Với những xu hướng gần đây, sự gia tăng các nhà quản lý dự án thế hệ trẻ, các văn phòng quản lý dự án và sự chú trọng nhiều hơn vào an ninh mạng sẽ trở nên đáng chú ý hơn. Tương lai của quản lý dự án nằm ở những cải thiện về xã hội, sức khỏe và chính trị trong vài năm tới. Các xu hướng dự kiến cho tương lai của quản lý dự án bao gồm:
· Sự chuyển đổi từ làm việc từ xa một phần sang làm việc từ xa toàn thời gian
· Tiếp tục tập trung vào phương pháp Agile
· Nhấn mạnh vào việc tránh căng thẳng về thể chất và tinh thần
· Tổ chức quản lý dự án
· Tăng nhu cầu về các nhà quản lý dự án
Các mô hình lãnh đạo đang thay đổi và phát triển do sự ra đời của công nghệ mới. Do đó, nó tạo ra các cách tiếp cận mới liên quan đến việc quản lý các hoạt động hàng ngày cho các chủ sở hữu và người quản lý doanh nghiệp. Dưới đây là những xu hướng gần đây trong quản lý dự án ảnh hưởng đến thế giới kinh doanh.
1. Định hình các phương pháp tiếp cận quản lý dự án kết hợp
Các nhà quản lý dự án và toàn bộ ngành kinh doanh đã từng tuân theo một phương pháp quản lý dự án duy nhất cho tất cả các dự án trong vài năm qua. Mặc dù những người và tổ chức này chấp nhận các phương pháp luận khác nhau, nhưng tất cả đều dựa trên cùng một khuôn khổ.
Mặt khác, các nhà quản lý dự án và các tổ chức mà họ làm việc đã trở nên thích nghi hơn trong cách tiếp cận của họ trong những năm gần đây. Một số thậm chí đã kết hợp một số phương pháp luận để tạo ra các phương pháp kết hợp phù hợp với nhu cầu của dự án hoặc ngành của họ. Các phương pháp quản lý dự án thay thế như Kanban, Agile và Scrum, cũng như thay đổi thái độ của công ty cho phép linh hoạt hơn, đều đã góp phần vào sự chuyển đổi này.
Kanban là một phương pháp quản lý dự án ưu tiên số lượng giao hàng ngày tối thiểu và làm cho tiến độ có thể đo lường được nhiều hơn. Tên này là một thuật ngữ tiếng Nhật có nghĩa là "biển quảng cáo" trong tiếng Anh. Nó hoạt động hiệu quả trong các dự án có nhiều thay đổi vì đây là một cách tiếp cận tốt để giữ cho công việc đang tiến hành trong tầm kiểm soát và tránh đình trệ dự án.
Các công cụ quản lý dự án hiệu quả cho doanh nghiệp của bạn
Người dùng miễn phí không giới hạn
ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY
Mặt khác, Agile là một tập hợp các nguyên tắc cho phép các nhà phát triển phản ứng nhanh chóng với sự thay đổi và sử dụng một cách tiếp cận linh hoạt hơn so với cấu trúc cứng nhắc kiểu thác nước điển hình. Agile đang đạt được sức hút và nhanh chóng trở thành tiêu chuẩn ngành cho nhiều doanh nghiệp.
Cuối cùng, Scrum là một phương pháp để hỗ trợ các nhóm trong sự cộng tác của họ. Scrum thúc đẩy các đội học hỏi từ các cuộc chạm trán, tự tổ chức khi giải quyết một vấn đề và phản ánh những chiến thắng và thất bại của họ để liên tục cải thiện, tương tự như cách một đội bóng bầu dục (từ đó đặt tên cho nó) chuẩn bị cho trận đấu lớn.
Nói một cách đơn giản, quản lý dự án hỗn hợp liên quan đến các kỹ thuật kết hợp giữa quản lý dự án truyền thống và các phương pháp linh hoạt. Khung kết hợp cho phép bạn tập trung tất cả các dự án, nhiệm vụ, con người và thông tin liên lạc của mình, cho phép bạn đưa ra các quyết định kinh doanh tốt hơn.
2. Sự xuất hiện của Hợp tác Nâng cao và Làm việc Từ xa
Quản lý dự án không còn bó hẹp trong bốn bức tường của một văn phòng truyền thống. Các nhóm làm việc từ xa và kỹ thuật số đang phổ biến hơn bao giờ hết, nhờ vào vô số yếu tố như tăng cường kết nối, lý tưởng kinh doanh thay đổi và sự trỗi dậy của nền kinh tế hợp tác.
Giờ đây, chúng ta có thể tương tác và làm việc cùng nhau trong khoảng cách xa hơn bao giờ hết, nhờ vào những tiến bộ công nghệ. Thừa nhận sự gia tăng mạnh mẽ của công việc từ xa và lực lượng làm việc phân tán là rất quan trọng đối với các nhà quản lý dự án để có thể đánh giá kết quả và mục tiêu vì điều này hiện có tác động đáng kể đến quá trình lập kế hoạch dự án và giao tiếp nội bộ.
Với các công nghệ đang phát triển đột phá như 5G, chúng ta có thể phát và xem nội dung video mà không làm tắc nghẽn mạng hoặc tải chậm chạp như trước. Tất cả những điều này làm cho việc quản lý dự án và hợp tác nhóm trở nên dễ dàng hơn nhiều.
Các nhà quản lý dự án phải phát triển các chiến lược để loại bỏ những xích mích và kém hiệu quả có thể nảy sinh do sự bùng nổ lao động từ xa, vốn được cho là sẽ vẫn duy trì ngay cả sau khi cuộc khủng hoảng y tế trên toàn thế giới chấm dứt. Giao tiếp hiệu quả luôn là một cách tiếp cận quan trọng để quản lý dự án hiệu quả, nhưng khi xu hướng này tiến triển, nó sẽ ngày càng trở nên quan trọng.
3. Nhu cầu về kỹ năng mềm ngày càng tăng
Kỹ năng mềm (Soft Skills) hay còn gọi là kỹ năng thực hành xã hội là thuật ngữ dùng để chỉ những kỹ năng cần thiết trong cuộc sống của chúng ta như: kỹ năng giao tiếp, kỹ năng làm việc nhóm và hợp tác, kỹ năng quan sát, khả năng thích nghi, kỹ năng quản lý thời gian... Kỹ năng mềm được coi là sự bổ sung cho các kỹ năng cứng ở nơi làm việc, liên quan đến kiếnthức và khả năng nghề nghiệp của một người. Kỹ năng mềm, trái ngược với chỉ số thông minh (IQ), là một cụm từ được các nhà xã hội học sử dụng để xác định thương số trí thông minh cảm xúc (EQ) của một người.
Kỹ năng mềm ít liên quan đến những gì mọi người biết và nhiều hơn để làm với con người của họ. Do đó, chúng bao gồm những phẩm chất nhân cách quyết định mức độ thành công của một người trong việc tương tác với những người khác và thường là một yếu tố khác biệt trong tính cách của một người. Những nhân viên thể hiện sự kết hợp tốt giữa tài năng cứng và mềm thường có khả năng cạnh tranh cao trong thị trường lao động.
Báo cáo “Tương lai của việc làm” do Diễn đàn Kinh tế Thế giới phát hành lần thứ hai đã xếp hạng các kỹ năng mềm được yêu cầu nhiều nhất trong năm nay, bao gồm:
I. Tư duy phân tích và sự đổi mới
II. Học tập tích cực và chiến lược học tập
III. Sáng tạo, độc đáo và chủ động
IV. Tư duy phản biện và phân tích
V. Giải quyết vấn đề phức tạp
VI. Lãnh đạo và ảnh hưởng xã hội
VII. Trí tuệ cảm xúc
VIII. Lập luận, giải quyết vấn đề và hình thành ý tưởng
IX. Điều phối và quản lý thời gian
Quản lý dự án đòi hỏi nhiều thứ hơn là chỉ xác định phạm vi, đặt thời hạn và quyết toán ngân sách. Người quản lý dự án cũng phải quản lý con người, điều này làm tăng thêm sự phức tạp. Việc không nhận biết và hiểu được cảm xúc của các thành viên dự án có thể dẫn đến nhiều hoạt động cảm xúc trong nhóm. Chắc chắn kết cục sẽ không hoàn hảo như bạn mong muốn. Kiến thức đúng đắn về cảm xúc là rất quan trọng để đối phó với các tính cách khác nhau và đảm bảo thành công của dự án, khiến nó trở thành kỹ năng lãnh đạo cần thiết cho các nhà quản lý dự án trên toàn thế giới. Do đó, việc hiểu mọi mặt của cảm xúc và điều gì thúc đẩy mọi người đang trở nên quan trọng hơn bao giờ hết trong việc dự đoán thành công của dự án trong tương lai.
Dưới đây là một số khuyến nghị để giúp bạn nâng cao kỹ năng mềm của mình để bắt kịp với nhu cầu ngày càng tăng:
· Đừng đoán những gì mọi người đang nghĩ hoặc cảm thấy. Khuyến khích các cuộc trò chuyện và đảm bảo rằng bạn đã viết ra tất cả các dữ kiện quan trọng của dự án.
· Khuyến khích nhân viên là chính họ, tham gia vào việc lập kế hoạch dự án và thể hiện cá tính của họ.
· Tìm hiểu kỹ hơn về các thành viên trong nhóm bằng cách hỏi họ về cuộc sống của họ bên ngoài công việc.
· Đối với bản thân và đồng nghiệp, hãy học cách đưa ra lời xin lỗi thích hợp và giải quyết tranh cãi càng nhanh càng tốt.
· Lắng nghe những gì người khác nói. Không bao giờ là quá muộn để học điều gì đó mới hoặc nâng cao kỹ năng của bạn.
4. Sự phổ biến của Trí tuệ nhân tạo và Tự động hóa
Nhiều nhiệm vụ tập trung vào quản trị thường thuộc về người quản lý dự án, chẳng hạn như phân bổ nguồn lực, cân đối dự án, cập nhật lịch trình và ngân sách, có thể sẽ được tự động hóa nhờ trí thông minh nhân tạo. Một ví dụ khác sẽ là tự động hóa phân bổ tài nguyên, theo truyền thống, có các mức độ tự động hóa khác nhau.
Theo đánh giá của PMI về AI, có sáu công nghệ hàng đầu đang hoặc sẽ có tác động đến quản lý dự án:
· Quản lý quyết định
· Học tập chuyên sâu
· Hệ thống dựa trên chuyên gia
· Hệ thống dựa trên tri thức
· Học máy
· Tự động hóa quy trình robot (RPA)
Mặc dù một số người có thể lo lắng về tác động của tự động hóa đối với ngành công nghiệp, nhưng những cải tiến này cũng mang rất nhiều hứa hẹn. Bằng cách tự động hóa các quy trình có giá trị gia tăng thấp, các nhà quản lý dự án có thể tập trung nguồn lực và năng lượng của họ vào các nhiệm vụ sẽ có tác động nhiều nhất đến doanh nghiệp của họ, cho phép họ thực hiện nhiều chuyển đổi hơn và tăng khả năng đạt được các mục tiêu chiến lược của dự án.
Do sự mở rộng của trí tuệ nhân tạo trong quản lý dự án, nhiều tổ chức đã bắt đầu sử dụng trí thông minh nhân tạo (AI) để tự động hóa các hoạt động thường xuyên cần nỗ lực của con người. Hiệu ứng này rất hữu ích để thu thập thông tin chi tiết về hiệu suất ngoài việc tự động hóa các hoạt động đơn giản. Các nhà quản lý có thể sử dụng tự động hóa để hoàn thành các hoạt động khó khăn như lập lịch trình và trực quan hóa dữ liệu, cũng như đưa ra các quyết định dựa trên dữ liệu thu thập được.
Đối với các chuyên gia quản lý dự án, họ cần hiểu và sắp xếp các kế hoạch về AI của tổ chức với các nhiệm vụ và vai trò hàng ngày của họ trước khi có thể chuẩn bị thành công cho những thay đổi tự động hóa này.
5. Ngày càng phụ thuộc vào các công cụ và giải pháp quản lý dự án
Các công cụ quản lý dự án hỗ trợ một người hoặc một nhóm trong việc tổ chức và quản lý hiệu quả các dự án và nhiệm vụ của họ. Thông thường, thuật ngữ này liên quan đến phần mềm quản lý dự án có thể được mua trực tuyến hoặc tải xuống miễn phí.
Các tổ chức có thể sử dụng các công cụ quản lý dự án để giúp họ thực hiện kế hoạch của mình, nhưng chúng cũng có thể được áp dụng để xử lý danh mục đầu tư của họ và nhiều trách nhiệm liên quan đến nó. Điều này sẽ cho phép họ đưa ra các đánh giá tốt hơn và tăng tiến độ của tổ chức đối với các mục tiêu quan trọng đồng thời gia tăng giá trị.
Các tính năng sau có thể được tìm thấy trong phần mềm quản lý dự án:
· Lập kế hoạch / lập lịch - Với các nhiệm vụ, công việc phụ, thư mục, mẫu, quy trình làm việc và lịch, hệ thống quản lý dự án cho phép bạn lập kế hoạch và phân công công việc ở một nơi.
· Cộng tác - Email không nên là phương tiện liên lạc duy nhất của bạn; hệ thống quản lý dự án cho phép bạn giao nhiệm vụ, thêm nhận xét, tạo trang tổng quan và bằng chứng hoặc phê duyệt các thay đổi với nhóm của bạn.
· Tài liệu - Với các tùy chọn quản lý tệp cho phép cập nhật, tạo phiên bản và lưu tệp, bạn có thể tránh các tệp bị thiếu hoặc lỗi thời.
· Đánh giá - Theo dõi và đo lường sản xuất và tăng trưởng thông qua quản lý tài nguyên và báo cáo.
Bước ngoặt luôn là các công cụ và giải pháp quản lý dự án. Dưới đây là một vài ví dụ về cách các công cụ này ảnh hưởng đến việc quản lý dự án tốt hơn.
· Lập kế hoạch dự án - Lập kế hoạch cải tiến dựa trên thông tin từ các dự án trước đó.
· Quản lý thời gian - và lập lịch: Theo dõi thời gian dành cho các dự án và tổ chức các sự kiện, cuộc họp, sự kiện quan trọng và thời hạn đã lên lịch.
· Hợp tác và giao tiếp - Điều này cho phép bạn trao đổi thông tin quan trọng với đồng nghiệp, khách hàng và các bên liên quan.
· Ngân sách và thời hạn - Hỗ trợ bạn trong việc đáp ứng các thời hạn của dự án trong khi vẫn trong phạm vi ngân sách của bạn.
· Theo dõi tiến độ - Theo dõi các dự án có đúng tiến độ hay không và có cần sửa đổi các nguồn lực hay không.
Lời kết về các xu hướng quản lý dự án hàng đầu
Các nhà quản lý dự án, hoặc những cá nhân có kế hoạch đi trên con đường này, nên ưu tiên hàng đầu việc xác định, dự đoán và phản ứng với sự thay đổi của ngành. Bởi vì quản lý dự án là một phần của hầu hết các doanh nghiệp và ngành công nghiệp hiện tại, ngay cả những người làm công tác quản lý dự án cũng có thể thu được lợi ích từ nó.
Được tham gia vào quản lý dự án tạo ra những trải nghiệm thú vị. Trí tuệ nhân tạo, kỹ năng mềm, làm việc từ xa và các xu hướng khác góp phần cải thiện liên tục tinh thần đồng đội. Sau đó, có thể dẫn đến các dự án được thực hiện tốt.
Luôn theo dõi các xu hướng quản lý dự án trong tương lai để tổ chức của bạn phát triển mà không bị gián đoạn!
