Phương Pháp Scrum: Từ Lý Thuyết Đến Thực Hành

Scrum: cấu trúc rõ ràng và linh hoạt.

Phương pháp Scrum, được giải thích một cách đơn giản, là một cách tiếp cận linh hoạt đối với cách các nhóm làm việc khi quản lý các dự án. Trong khi nó là một phương pháp làm việc linh hoạt, nó có một cấu trúc cơ bản nhất quán. Nhóm tự tổ chức và chia nhỏ một mục tiêu tổng quát thành các khung thời gian từ một đến hai tuần được gọi là sprint.

Vào cuối mỗi sprint, bản tổng kết sprint cho phép nhìn lại các nhiệm vụ đã hoàn thành, và lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Sau khi xem xét, hồi cứu sprint xem xét công việc đã được thực hiện hiệu quả đến đâu, điều gì đã ổn rồi và điều gì có thể làm tốt hơn? Làm thế nào để chúng ta có thể cải thiện các sprint tiếp theo.

Phân tích này cho phép nhóm Scrum liên tục cải tiến quy trình phát triển của mình. Một trong những tính năng chính của phương pháp Scrum là tính minh bạch. Điều này đạt được thông qua các cuộc họp hàng ngày, còn được gọi là stand-up meeting. Trong các cuộc họp ngắn này, tất cả các thành viên trong nhóm chia sẻ tiến trình của họ với các thành viên còn lại trong nhóm.

Cách tiếp cận nhanh này cũng khác với quản lý dự án truyền thống về hệ thống phân cấp và quy trình. Tránh được việc lập kế hoạch ban đầu chi tiết và cứng nhắc, các nhóm Scrum có thể nhanh chóng thích ứng khi họ thấy một chiến lược không hoạt động. Phản hồi từ các cuộc họp hàng ngày và spint bổ sung thêm tốc độ, sự linh hoạt và năng lượng cho quá trình làm việc.

Vì vậy, bây giờ chúng ta đã có hiểu biết cơ bản về lý thuyết Scrum, hãy cùng tìm hiểu điều gì khiến nó trở nên phổ biến và cách bạn có thể triển khai nó trong nhóm của mình.

Tại sao phương pháp Scrum lại phổ biến như vậy?

Một trong những lý do chính đằng sau sự phổ biến của Scrum là tính linh hoạt của nó. Lý thuyết đằng sau quy trình rất dễ hiểu, vì vậy nó có thể được mở rộng và điều chỉnh cho phù hợp với một loạt các nghiên cứu điển hình. Mặc dù nó thực sự thành công trong các nhóm phát triển phần mềm, nhưng nó có thể được sử dụng trong bất kỳ lĩnh vực nào, và thậm chí trong các dự án như xây dựng cầu đường hoặc lập kế hoạch đám cưới. Bản chất linh hoạt, nhanh nhẹn của Scrum làm cho nó trở nên lý tưởng cho những vấn đề không có giải pháp rõ ràng.

Mỗi sprint cho phép nhóm đánh giá lại một cách thường xuyên và điều chỉnh chiến lược và mục tiêu của mình khi cần thiết. Scrum đưa ra sản phẩm cuối cùng thông qua hàng loạt các phản hồi liên tục. Điều đó giúp cho chủ sở hữu sản phẩm (Product Owner) theo dõi và nắm bắt được từng khía cạnh của dự án. Điều này đặc biệt quan trọng với những dự án không có kết quả xác định. Trong các trường hợp này thì các nhiệm vụ kéo dài hai tuần sẽ ít gây tê liệt hơn nhiều so với dự án kéo dài hàng tháng.

Bạn có thể áp dụng phương pháp Scrum cho nhóm của mình như thế nào?

Quy trình Scrum phổ biến trong ngành công nghệ và hiện đang được lựa chọn bởi tất cả các lĩnh vực khác. Tuy nhiên, không phải lúc nào các công ty cũng dễ dàng áp dụng. Là một phương pháp luận linh hoạt, Scrum thường bị các công ty có hệ thống phân cấp dọc nghiêm ngặt chống lại.

Bản chất của sự thay đổi có nghĩa là các doanh nghiệp sử dụng cấu trúc thác nước sẽ khó chuyển sang cấu trúc hoạt động linh hoạt. Ngược lại, các công ty khởi nghiệp sẽ dễ dàng thực hiện nó ngay từ đầu hơn rất nhiều. Tuy nhiên, điều này không có nghĩa là không thể áp dụng đối với các công ty lớn.

Nguyên nhân đằng sau việc Scrum không hoạt động chính là sự thiếu động lực.
Phương pháp Scrum đòi hỏi phải chuẩn bị tâm lý và không thể kỳ vọng Scrum sẽ là thuốc chữa bách bệnh cho tất cả các vấn đề trong cấu trúc công ty bạn. Một trong những cách để tiến lên phía trước một cách linh hoạt là bắt đầu mỗi ngày với cuộc họp ngắn stand-up meeting. Tương tự như một đội thể thao đang tập hợp trước trận đấu, các thông tin tóm tắt hàng ngày rất ngắn gọn, mang tính thời điểm và cung cấp cho toàn đội một cái nhìn tổng quát về tiến độ của dự án. Điều này giúp kéo mọi người khỏi sự đơn lẻ hành động và hoà vào công việc mà đồng nghiệp của họ đang thực hiện.

Về nguồn lực bổ sung, mặc dù có các công cụ phần mềm dành riêng cho Scrum, nhưng đó không phải là giải pháp công nghệ cao.

Hầu hết các công ty đều hài lòng khi sử dụng một bảng tính đơn giản hoặc một bảng Scrum vật lý để theo dõi tiến trình của họ. Tuy nhiên, nếu bạn có đủ nguồn lực, có thể tạm thời thuê một bậc thầy Scrum có kinh nghiệm để hoàn thành công việc một cách hiệu quả nhất.

Các công ty hàng đầu như Google, HSBC, Deloitte và Amazon đều đã áp dụng quy trình Scrum, vì vậy Scrum rất đáng để tích hợp vào quy trình làm việc của bạn. Những lợi ích của khung quy trình linh hoạt này sẽ nhanh chóng vượt qua các vấn đề nảy sinh ban đầu.

Một nghiên cứu điển hình về phương pháp Scrum

 Chúng ta hãy xem giải thích phương pháp Scrum thông qua một ví dụ.

Giả sử bạn là một chuỗi khách sạn đang mất khách và nhóm của bạn có nhiệm vụ tìm ra lý do và đưa ra giải pháp. Trong cuộc họp nhóm đầu tiên, Product Owner của bạn sẽ xác định các ưu tiên ngay lập tức, chẳng hạn như nhận phản hồi từ khách hàng và các ưu tiên không thể giải quyết ngay lập tức, chẳng hạn như một cuộc họp thực tế giữa các quản lý khách sạn. Những nhiệm vụ này sẽ được trình bày trên bảng Scrum hoặc trong phần mềm Scrum của công ty bạn.
Lần spint đầu tiên có thể kéo dài một tuần. Trong thời gian này, chuyên gia công nghệ của bạn sẽ tạo một biểu mẫu được tích hợp vào CRM của khách sạn. Sau đó, bộ phận dịch vụ khách hàng của bạn phải gửi biểu mẫu đến cơ sở khách hàng của bạn. Đồng thời, bộ phận nhân sự của bạn có thể hỏi nhân viên của bạn về những gì họ đã nghe và thấy bên trong khách sạn.

Một tuần sau, bạn đã sẵn sàng chia sẻ kết quả và lên kế hoạch cho các bước tiếp theo. Đánh giá sprint của bạn cho bạn biết rằng bạn đang đánh mất phần lớn khách hàng của mình cho các dịch vụ cho thuê kỳ nghỉ giá rẻ, vì vậy bạn phân tích các cách chiến đấu với vấn đề đó. Đối với spint tiếp theo, bạn có hai thành viên trong nhóm đang xem xét các ưu đãi đặc biệt để hồi sinh khách sạn của bạn, một nhóm nhỏ khác đang tìm cách thiết kế lại khách sạn của bạn để có giá thành thấp hơn và nhóm đặc nhiệm thứ ba đầu tư vào các căn hộ nghỉ dưỡng.

Trong quá trình hồi cứu sprint, bạn thấy rằng một số khu vực trong nhóm có giao tiếp kém, vì vậy Scrum Master bước vào để giải quyết những vấn đề này. Mô hình này được lặp lại cho đến khi giải quyết được mục tiêu ban đầu là giải quyết vấn đề giữ chân khách hàng của bạn. Tất nhiên, đây là một cái nhìn tổng quan rất đơn giản, nhưng nó giúp bạn hiểu cách phương pháp Scrum kéo mọi người ra khỏi tình trạng phân tán và chia sẻ ý tưởng cũng như trách nhiệm đối với các nhiệm vụ chung.

Thay cho lời kết

Qua bài viết này, bạn đã tìm hiểu về lý thuyết đằng sau phương pháp Scrum, tại sao rất nhiều công ty đang áp dụng nó và cách bạn có thể chuyển nhóm của mình sang một cách làm việc linh hoạt hơn. Nếu bạn đang do dự về việc thực hiện một bước nhảy vọt, hãy thử ngay bây giờ! Đây là khoản đầu tư cực kỳ thấp như một khung quy trình và làm mới phong cách làm việc của nhóm bạn.

Mặc dù đúng là một số công ty chưa sẵn sàng thực hiện thay đổi đối với khung quy trình Scrum, nhưng đó thực sự là một phương pháp phù hợp với hầu hết các dự án.