Hướng Dẫn Chi Tiết Về Tự Động Hóa Bán Hàng Năm 2022

Trong vài năm qua, các nhà quản lý từ tất cả các ngành đã đổ xô vào các công cụ tự động hóa để theo kịp sự cạnh tranh và làm cho lịch trình bận rộn của họ dễ quản lý hơn. 

Tuy nhiên, nếu bạn chưa quen với ý tưởng này, việc tự động hóa có vẻ khá khó khăn và phức tạp, vì vậy chúng tôi đã viết Hướng dẫn chi tiết cho Tự động hóa bán hàng vào năm 2022 để giúp bạn biến công nghệ trở thành một trong những tài sản lớn nhất của nhóm mình.

Câu hỏi thường gặp

Tự động hóa bán hàng là gì?

Tự động hóa bán hàng sắp xếp hợp lý tất cả các loại nhiệm vụ liên quan đến toàn bộ quy trình bán hàng. Ví dụ: thay vì nhập thủ công tất cả các chi tiết liên hệ của bạn, một biểu mẫu sẽ tự động nhập tất cả dữ liệu của khách hàng tiềm năng mà không cần bạn hoặc nhóm của bạn nhấc ngón tay lên.

Phần mềm tự động hóa bán hàng là gì?

Phần mềm tự động hóa bán hàng là một loạt các thuật toán kết nối CRM và tác vụ của bạn. Hiện nay trên thị trường có rất nhiều sản phẩm giúp tự động giao việc mới, gửi thông báo nhắc nhở, tổ chức cuộc họp.

Tự động hóa mang lại lợi ích như thế nào cho các nhóm?

Bằng cách tự động hóa quy trình bán hàng của bạn, nhóm của bạn sẽ tiết kiệm được một lượng lớn thời gian mà nếu không sẽ dành cho các nhiệm vụ hành chính nhỏ. Nó làm giảm nỗ lực vào các nhiệm vụ và cho phép nhóm của bạn tập trung vào khía cạnh con người của việc bán hàng - nói chuyện với khách hàng.

Tự động hóa mang lại lợi ích như thế nào cho các nhà quản lý?

Người quản lý được hưởng lợi từ quy trình tự động hóa bán hàng theo những cách sau:

• Nó giúp điều chỉnh cách tiếp cận của nhóm bạn

• Bạn có cái nhìn tổng quan dễ dàng về quy trình của mình 

• Dữ liệu của bạn nhất quán hơn

• Nó gửi thông báo và nhắc nhở tự động

• Nhóm của bạn trở nên hiệu quả hơn

• Khách hàng của bạn hài lòng hơn

Một số ví dụ về tự động hóa bán hàng là gì?

Với các công cụ như Bitrix24, bạn có thể tự động hóa hầu hết mọi bước trong quy trình bán hàng của mình, ví dụ:

• Tạo khách hàng tiềm năng

• Trả lời tự động cho các cuộc gọi và email

• Chỉ định khách hàng tiềm năng

• Tạo tác vụ

• Thêm cuộc họp vào lịch 

• Kích hoạt chuỗi email

• Báo cáo

• Lập hóa đơn

Tự động hóa CRM

Hướng dẫn của chúng tôi về tự động hóa bán hàng sẽ không hoàn chỉnh nếu không tập trung vào người quản lý quan hệ khách hàng của bạn trước tiên. CRM của bạn là tâm điểm của mọi hoạt động trong nhóm của bạn và phần mềm tốt nhất sẽ ghi lại tất cả các chi tiết liên hệ của bạn cùng với mọi tin nhắn, cuộc gọi, tương tác qua email và hơn thế nữa. 

Hướng dẫn nhỏ về tự động hóa bán hàng trong CRM của bạn

Ưu điểm của một CRM tốt là vô hạn. Từ góc độ cá nhân, nó cắt bỏ các nhiệm vụ nhỏ lặp đi lặp lại bằng cách tự động đăng ký hoạt động của khách hàng tiềm năng, do đó bạn không sợ mọi thứ rơi qua các kẽ hở hoặc được tải lên không chính xác. Với tất cả những điều đó, nhóm của bạn có thể tập trung vào các nhiệm vụ đòi hỏi sự tiếp xúc của con người nhiều hơn. 

Ở cấp độ nhóm, CRM dựa trên đám mây của bạn chia sẻ tất cả dữ liệu của bạn cho mọi thành viên trong nhóm, vì vậy nếu ai đó bị ốm, đồng nghiệp có thể tiếp tục nơi họ dừng lại với tất cả thông tin trong tay. 

Một số tự động hóa CRM được sử dụng phổ biến nhất liên quan đến việc cập nhật danh bạ của bạn. Ví dụ: khi khách hàng tiềm năng được tạo, bạn có thể tự động chỉ định khách hàng tiềm năng đó cho đúng đại lý bán hàng, cũng như thêm họ vào danh sách được phân đoạn dựa trên độ tuổi, nghề nghiệp, sản phẩm mà họ quan tâm hoặc bất kỳ mục tiêu nào khác mà bạn muốn tập trung trên. 

Bây giờ chúng ta sẽ đi vào chi tiết hơn về một số khía cạnh phức tạp hơn của tự động hóa mà bạn có thể sử dụng trong lịch trình hàng ngày của mình. 

Phễu bán hàng động

Phễu bán hàng là một tập hợp các nhiệm vụ đưa bạn từ lần tiếp xúc ban đầu với khách hàng tiềm năng đến giai đoạn cuối cùng của giao dịch - và thường là xa hơn. Chúng tôi đã bao gồm các kênh trong hướng dẫn về tự động hóa bán hàng vì chúng cung cấp đầy đủ các nhiệm vụ được kết nối với nhau để nhóm của bạn không phải lo lắng về bước tiếp theo của họ là gì. 

Nhiều kênh bán hàng cho các kết quả khác nhau

Phễu bán hàng của bạn thu hẹp khoảng cách giữa CRM và các công cụ quản lý dự án của bạn . Trong phần mềm quản lý dự án của mình, bạn có thể tạo tất cả các nhiệm vụ tạo nên một kênh và phân công thời hạn cũng như những người chịu trách nhiệm nếu cần. Mọi thay đổi hoặc cập nhật đối với nhiệm vụ sẽ kích hoạt thông báo cho tất cả những người có liên quan và mỗi kênh được lưu dưới dạng mẫu, sẵn sàng hoạt động bất cứ khi nào bạn cần.

Với tư cách là người quản lý, bạn có thể tạo nhiều kênh khác nhau, mỗi kênh cụ thể cho một loạt nhiệm vụ nhất định. Ví dụ: bạn có thể thiết lập một kênh để đối phó với khách hàng tiềm năng đã tải xuống một số tài liệu của bạn và một kênh khác dành cho những người có câu hỏi cụ thể.

Sự phụ thuộc

Sự phụ thuộc là một trong những cách tốt nhất để kết nối kênh bán hàng vì chúng tự động giao nhiệm vụ mới sau khi hoàn thành. Bạn thậm chí có thể sửa đổi các trình kích hoạt để một nhiệm vụ chỉ bắt đầu khi một nhiệm vụ khác đã bắt đầu hoặc một nhiệm vụ chỉ bắt đầu khi hai người khác đã hoàn thành. 

Tuy nhiên, sự phụ thuộc không chỉ hoạt động đối với quy trình làm việc của mỗi cá nhân. Ví dụ: sau khi đại lý bán hàng tạo báo giá, bộ phận tài chính của bạn có thể tự động được thông báo để ký tên trước khi khách hàng nhận được. 

Tạo khách hàng tiềm năng

Hướng dẫn của chúng tôi về tự động hóa bán hàng giờ đây sẽ giới thiệu cho bạn các phương pháp hay nhất trong việc tạo khách hàng tiềm năng với các quy trình tự động được ưu tiên cao. Chúng tôi sẽ chia nó thành hai phần: tạo khách hàng tiềm năng chủ động và thụ động. 

Tạo khách hàng tiềm năng

Mặc dù việc tạo khách hàng tiềm năng liên quan đến việc bạn tiếp cận với các khách hàng tiềm năng, nhưng vẫn có những cách bạn có thể tăng năng suất của mình thông qua tự động hóa. 

Truyền thông xã hội

Truyền thông xã hội là một trong những lĩnh vực quan trọng mà bạn nên tập trung nỗ lực của mình bằng các thông điệp trực tiếp. Với việc tích hợp vào CRM, bạn có thể chọn đối tượng mục tiêu của mình và tự động gửi thông báo được phê duyệt trước. Nếu họ phản hồi, nhóm của bạn sẽ nhận được thông báo và có thể tiếp quản để trả lời bất kỳ câu hỏi nào và cung cấp thêm thông tin. Đồng thời, CRM của bạn sẽ tổng hợp dữ liệu lấy từ tài khoản mạng xã hội của họ để cung cấp cho bạn bức tranh đầy đủ hơn về người bạn đang giao dịch. 

Làm nóng các liên lạc "nguội lạnh"

Bạn phải cẩn thận với việc gửi email "lạnh" do luật bảo vệ dữ liệu, tuy nhiên, bạn có thể nhắn tin cho những người dùng đã từng thể hiện sự quan tâm nhưng đã không hoạt động trong một thời gian. CRM cho phép bạn tự động điền danh sách liên hệ thông minh chưa hoạt động trong khung thời gian bạn đã đặt. 

Khi bạn đã có danh sách của mình, bạn có thể chuẩn bị các chuỗi email để đánh thức lại sự quan tâm của họ. Các chuỗi này có thể được kích hoạt tự động sau khi một số liên lạc trở nên "nguội" theo các thông số đã thiết lập trước của bạn. 

Tạo khách hàng tiềm năng thụ động

Các hình thức

Một trong những kỹ thuật tạo khách hàng tiềm năng đơn giản nhất trong hướng dẫn tự động hóa bán hàng của chúng tôi là thông qua các biểu mẫu trên trang web hoặc các trang đích của bạn. Thu hút khán giả của bạn bằng một tài liệu có thể tải xuống mà bạn sẽ gửi đến email của họ sau khi họ điền vào biểu mẫu. 

Biểu mẫu của bạn sẽ tự động điền vào CRM của bạn mọi thứ bạn đã yêu cầu, chẳng hạn như tên, địa chỉ email, số điện thoại và bất kỳ trường nào khác quan trọng đối với bạn, chẳng hạn như chức danh công việc. Với tất cả thông tin đó trong tay, bạn có thể bắt đầu với các email tiếp thị của mình để thúc đẩy người dùng của bạn thực hiện được một giao dịch. 

Hộp trò chuyện (Chatbot) 

Tất nhiên, có những lúc khách hàng tiềm năng không tìm kiếm thêm thông tin mà là câu trả lời cho câu hỏi mà họ có. 

Với bot trò chuyện như một tiện ích con trên trang web của bạn, bạn có thể cung cấp một cách dễ dàng để khách hàng tiềm năng liên lạc mà không làm tắc nghẽn đường dây điện thoại của bạn. Yêu cầu địa chỉ email sau đó tự động hóa một số phản hồi đầu tiên để bạn có ý tưởng về những gì khách hàng tiềm năng của bạn muốn thảo luận trước khi cho phép nhóm của bạn tiếp quản. 

Các bot trò chuyện có lợi thế rất lớn so với các cuộc gọi điện thoại ở chỗ một đại lý bán hàng có thể xử lý nhiều cuộc trò chuyện cùng lúc để có lượng khách hàng tiềm năng cao hơn. Với địa chỉ email được đặt ở đầu, bạn đã có phương tiện liên hệ với khách hàng tiềm năng của mình và CRM sẽ tự động ghi lại tương tác của bạn để bạn có thể xem lại sau. 

Bạn đang tìm kiếm một phần mềm tự động hóa bán hàng?

Bitrix24 là một công cụ kinh doanh "tất cả trong một" bao gồm mọi khía cạnh tự động hóa của bạn, từ tạo và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đến CRM mạnh mẽ và cuộc gọi điện video mà nhóm của bạn sẽ sử dụng để liên hệ với khách hàng tiềm năng. 

ĐĂNG KÝ NGAY - MIỄN PHÍ

Tiếp thị qua email tự động

Tiếp thị qua email vẫn là một trong những ứng cử viên hàng đầu khi nói đến quy trình bán hàng của bạn. Khối lượng nội dung tuyệt đối mà bạn có thể gửi đến toàn bộ cơ sở dữ liệu của mình - hoặc một số phân đoạn nhất định - làm rối trí tâm trí và tất cả những điều này là do một vài thao tác tự động hóa hữu ích. 

Cá nhân hóa

Đi đầu trong hướng dẫn của chúng tôi về tự động hóa bán hàng là cá nhân hóa. Thay vì gửi đi những thông điệp khó hiểu bắt đầu bằng “Kính gửi khách hàng quan trọng”, bạn có thể bao gồm tên, thành phố, vị trí công việc cụ thể của từng cá nhân, v.v. Cá nhân hóa tự động cho phép bạn gửi loại thư mà mọi người thực sự muốn mở mà không cần chỉnh sửa thủ công từng email trước khi bạn gửi.

Mẫu

Mẫu là những đoạn văn nhỏ gọn gàng mà bạn thấy mình đưa vào trong mọi phản hồi email. Các công cụ tiếp thị email tự động hàng đầu cho phép bạn đặt trước các đoạn văn này và đưa chúng vào email của bạn chỉ bằng một nút bấm. Điều này có thể cắt giảm một lượng lớn thời gian - và rất nhiều sự thất vọng - khi bạn có một danh sách các nhiệm vụ chồng chất dường như vô tận.

Đảm bảo bao gồm mã thông báo cá nhân hóa trong các mẫu của bạn. Mặc dù bạn đang tự động hóa công việc của mình, nhưng người dùng của bạn không cần biết điều đó.

Chuỗi email

Bây giờ bạn đã tạo các email sát thủ của mình với các trường được cá nhân hóa, đã đến lúc đợi cho đến khi chúng sẵn sàng và nhấn “gửi”. Sai.

Các chuỗi tự động đưa khách hàng tiềm năng xuyên suốt kênh của bạn cho đến khi họ ở giai đoạn sẵn sàng nói chuyện với nhóm của bạn. Các CRM hàng đầu cung cấp cho bạn tùy chọn gửi một loạt email, được kích hoạt bởi một hành động được thực hiện bởi người dùng của bạn hoặc đơn giản là theo một thứ tự hẹn giờ. 

Phân tích email

Bạn có thể nghĩ rằng phân tích không có chỗ đứng trong hướng dẫn về tự động hóa bán hàng, nhưng một khi bạn tìm hiểu kỹ càng, bạn sẽ thấy có vô số quy trình tự động đang diễn ra đằng sau hậu trường.

Với các công cụ tự động hóa bán hàng phù hợp, bản tin hàng tháng và email tiếp thị nhỏ giọt của bạn sẽ cung cấp cho bạn phản hồi có giá trị về cách email của bạn đang hoạt động, từ tỷ lệ mở và tỷ lệ thoát cho đến những liên kết nào đã dẫn đến nhiều lưu lượng truy cập nhất. Tất cả những điều này được tổng hợp thành một báo cáo đơn giản mà bạn có thể tải xuống và xem hàng tháng hoặc hàng quý.

Niêm phong giao dịch

Là một phần của hướng dẫn tự động hóa bán hàng của chúng tôi, chúng tôi phải chỉ ra rằng tự động hóa quá nhiều có thể là một điều xấu. Nếu khách hàng của bạn cảm thấy họ liên tục nói chuyện với máy tính, họ sẽ cảm thấy bị đánh giá thấp và thất vọng, vì vậy, bây giờ đã đến lúc vấn đề này được giao cho nhóm của bạn.

Lên lịch họp

Khi khách hàng tiềm năng của bạn đã đến đúng giai đoạn của kênh bán hàng, bạn sẽ muốn đưa ra một khuôn mặt và một cái tên để tạo dựng một mối quan hệ thực sự. Cách tốt nhất để làm điều này là thông qua một cuộc họp, cho dù qua điện thoại, qua cuộc gọi video hoặc thậm chí gặp trực tiếp. 

Bao gồm công cụ lập lịch cuộc họp trong email của bạn để khách hàng tiềm năng có thể chọn ngày và giờ để mọi thứ tiến triển. Không cần phải lo lắng về việc ghi chú lại tất cả các cam kết của bạn - lịch nhóm của bạn sẽ tự động chặn thời gian đó và gửi cho bạn một thông báo như một lời nhắc nhở. Giống như rất nhiều lợi ích trong Hướng dẫn chi tiết về tự động hóa bán hàng của chúng tôi vào năm 2022, lập lịch họp tự động cắt bỏ những nhiệm vụ nhỏ nhưng tốn thời gian đó, cho phép bạn và nhóm của bạn tập trung vào việc hoàn thành các giao dịch.

Các cuộc gọi bán hàng

Chỉ vì chúng ta đang bước vào khía cạnh "con người" hơn của mọi thứ, điều đó không có nghĩa là không có chỗ cho tự động hóa. Ở giai đoạn này trong quy trình bán hàng của bạn, hãy đảm bảo nhóm của bạn được trang bị đầy đủ các công cụ giao tiếp phù hợp và hướng dẫn về cách tiếp cận tốt nhất. Lưu trữ nó trong một tài liệu cộng tác để dễ dàng truy cập và đảm bảo cập nhật nó bất cứ khi nào bạn khám phá ra các phương pháp hay nhất mới. Các công cụ tự động hóa bán hàng tốt nhất sẽ tự động gửi thông báo khi có những thay đổi đối với hướng dẫn của bạn - giúp bạn tiết kiệm thời gian làm tắc nghẽn hộp thư đến của nhóm với những lời giải thích dài dòng. 

Với tư cách là người quản lý, bạn có thể ghi âm các cuộc gọi để phân tích sau này. Nếu bạn nhận thấy mình có những điểm mấu chốt khiến nhiều giao dịch của bạn bị thất bại, bạn có thể xác định giai đoạn trong phễu bán hàng của mình và bắt tay vào xác định nguyên nhân. 

Báo giá và hóa đơn

Rất đơn giản nhưng không tốn thời gian - viết báo giá và hóa đơn bằng tay là một trong những nhiệm vụ rõ ràng nhất mà bạn cần phải tự động hóa để hệ thống hoạt động trơn tru. Khi bạn đã ở giai đoạn này, bạn cần phải hành động nhanh chóng để tránh mất giao dịch của mình, vì vậy, hướng dẫn tự động hóa bán hàng của chúng tôi đặt ưu tiên cho việc thuê ngoài các báo giá và giao dịch của bạn theo các thuật toán. 

Tự động hóa theo dõi và chăm sóc khách hàng

Đã qua rồi cái thời mà việc hoàn tất một thỏa thuận là kết thúc của quy trình làm việc của bạn. Bây giờ tất cả là về đảm bảo kinh doanh lặp lại.

Nếu gần đây bạn đã mua bất cứ thứ gì trực tuyến, chắc chắn bạn sẽ nhận được một email liên hệ ngay sau khi hỏi rằng bạn có hài lòng với sản phẩm của mình không và có lẽ nếu bạn muốn đánh giá trải nghiệm của mình và chia sẻ nó trên phương tiện truyền thông xã hội. 

Chăm sóc khách hàng là một phần quan trọng trong hướng dẫn tự động hóa bán hàng của chúng tôi và tin tốt là bạn sẽ không phải nhập lời nhắc theo cách thủ công và viết email cho mọi giao dịch. Là một phần của các mẫu email, bạn có thể tự động hóa email sau giao dịch bao gồm thông tin chi tiết của khách hàng và tên sản phẩm bạn đã bán - tất cả đều được lấy trực tiếp từ CRM của bạn. 

Với Hướng dẫn chi tiết về Tự động hóa Bán hàng của chúng tôi, bạn sẽ có ý tưởng rõ ràng hơn về cách bạn có thể tăng năng suất và cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp cho tất cả các địa chỉ liên hệ của mình. Từ việc tiết kiệm thời gian cho nhóm của bạn đến đảm bảo bạn tận dụng tốt nhất mọi cơ hội, quy trình bán hàng tự động hiện là một công cụ thiết yếu cho các nhóm trong tất cả các ngành. 

Bitrix24 là một công cụ kinh doanh tất cả trong một bao gồm mọi khía cạnh tự động hóa của bạn, từ tạo và nuôi dưỡng khách hàng tiềm năng đến một CRM mạnh mẽ và thậm chí là gửi email, nhắn tin trên mạng xã hội cũng như cuộc gọi điện thoại và video mà nhóm của bạn sẽ sử dụng để liên hệ với khách hàng tiềm năng của bạn . 

Hơn 10.000.000 khách hàng toàn cầu đã tin dùng nền tảng của chúng tôi để hợp lý hóa quy trình tự động hóa bán hàng của họ và hơn thế nữa. 

Hãy bắt đầu với Bitrix24 miễn phí và khám phá cách nó có thể tăng năng suất và giúp bạn thoải mái đầu óc.