20 Công Cụ Lập Kế Hoạch Dự Án Tốt Nhất Năm 2022

Ngày nay, quản lý dự án đã trở thành một trong những trụ cột quan trọng nhất của bất kỳ tổ chức nào. Trang web uy tín “Computer World” đã nêu trong một bài báo rằng ưu tiên tuyển dụng của các công ty, sau các chuyên gia CNTT, được giao cho các kỹ sư quản lý dự án. Hàng năm nhu cầu lập kế hoạch dự án tăng lên và nhu cầu này không ngừng mở rộng phạm vi kiến ​​thức. Sự nhanh nhạy của CNTT, lập kế hoạch và kiểm soát dự án từ xa với các thiết bị thông minh, quản lý rủi ro và bảo mật dữ liệu được cho là sẽ trở nên quan trọng hơn mỗi ngày.

Phần mềm quản lý dự án là gì?

Với sự phát triển của các doanh nghiệp trong những năm gần đây, việc lập kế hoạch dự án trong các tổ chức trở nên rất quan trọng. Vì vậy, mỗi doanh nghiệp phải có những người chuyên trách, có trách nhiệm và hiểu biết trong quá trình lập kế hoạch dự án để đạt được lợi thế cạnh tranh cho tổ chức của họ. Lợi ích của việc có một chuyên gia và người điều phối dự án là không thể phủ nhận và không nên bỏ qua. Lập kế hoạch dự án bao gồm các nguyên tắc và nguyên tắc này chỉ rõ cách thức bắt đầu một dự án, cách thực hiện dự án đó cũng như quy tắc và kế hoạch cần thiết để thực hiện dự án đó.

Chắc chắn, mọi dự án đều có các mục tiêu cụ thể mà người quản lý dự án lập kế hoạch với đầy đủ kiến ​​thức về các tính năng của dự án và năng lực và khả năng của nhóm để thúc đẩy chúng. Phần mềm quản lý dự án là một trong những phần mềm quản lý và giúp người quản lý dự án có thể thực hiện các công việc lập kế hoạch dự án một cách tốt nhất có thể, bao gồm lập kế hoạch, bắt đầu, cách thực hiện và kết thúc nó. Do đó, cần phải biết các hệ thống lập kế hoạch dự án hoạt động như thế nào.

Phần mềm quản lý dự án là phần mềm được sử dụng để lập kế hoạch cho dự án, nâng cao các quy trình và trách nhiệm của từng phần của dự án, lập kế hoạch cho tất cả các thành phần của dự án, xác định trách nhiệm của người quản lý dự án. Phần mềm này cho phép các nhà quản lý dự án quản lý quá trình dự án ở bất kỳ bộ phận nào, ngay cả những bộ phận nhỏ nhất trong công ty. Một chương trình quản lý dự án được quản lý đúng cách có thể được sử dụng như một hệ thống văn phòng. Do đó, hệ thống lập kế hoạch dự án là một tập hợp đa dạng các giải pháp cho người sử dụng và người quản lý các bộ phận khác nhau của dự án, với mục đích chính là tạo điều kiện thuận lợi cho việc lập kế hoạch và theo dõi các yếu tố của dự án ở mọi cấp độ.

Cách chọn ứng dụng tốt nhất

Trước khi xem xét các tính năng phần mềm cụ thể của dự án, cần hiểu tầm quan trọng của phần mềm quản lý dự án. Vấn đề là, một công cụ lập kế hoạch dự án có thể thực hiện được mà không cần một giải pháp phần mềm. Tuy nhiên, việc cập nhật và hoàn thành công việc theo cách thủ công trở nên cực kỳ kém hiệu quả. Ngoài ra, nó còn làm tăng nguy cơ mắc sai lầm. Sau đây, bằng cách nghiên cứu các trường hợp được đề cập, bạn sẽ nhận ra tầm quan trọng của các giải pháp phần mềm:

• Cung cấp phiên bản mới nhất và chính xác nhất rất khó và tốn nhiều thời gian.

• Việc tải cùng một bảng tính sẽ ảnh hưởng đến bảo mật.
  
• Các bản cập nhật có thể bị lãng quên và sự chậm trễ của dự án có thể tăng lên. 

Thực tế là khi không sử dụng các công cụ lập kế hoạch dự án có thể dẫn đến làm việc không hiệu quả và lãng phí thời gian. Điều này cuối cùng sẽ ảnh hưởng đến việc kinh doanh và bàn giao dự án của bạn. Bây giờ bạn đã biết một số tính năng của phần mềm này, đã đến lúc nói về cách chọn ứng dụng quản lý dự án tốt nhất. Nói chung, tốt hơn là bạn nên bắt đầu bằng việc chọn phần mềm phù hợp cho doanh nghiệp của mình bằng cách nghiên cứu và giới hạn các tùy chọn của bạn. Một số phần mềm có thể dễ dàng loại bỏ. Bởi vì chúng có thể vượt quá túi tiền của bạn hoặc có thể không cung cấp các tính năng bạn cần. Khi bạn đã xóa các tùy chọn khác nhau, hãy tự hỏi bản thân những câu hỏi sau về phần mềm đã chọn:

• Phần mềm có dễ sử dụng và dễ học không?

• Nhóm của tôi sẽ sử dụng nó chứ?

• Nó có hỗ trợ thông tin liên lạc và đại lý dự án không?

• Công cụ lập kế hoạch dự án được chọn có linh hoạt không?

• Nó có thể được sử dụng trong một số phần khác nhau?

• Nó có thể tùy chỉnh các báo cáo không?

• Nó có làm cho giao tiếp bên ngoài an toàn có thể thực hiện được không?

• Nó có kết nối với phần mềm khác trong nhóm không?

• Tùy chọn có được cập nhật thường xuyên không?

Tất nhiên, với bất kỳ phần mềm quản lý dự án nào, bạn sẽ có một lộ trình học tập. Vì lý do này, bạn nên cho nhóm của mình thời gian để tìm hiểu và làm việc với phần mềm có liên quan. Nhiều nhà cung cấp phần mềm cho phép bạn và nhóm của bạn có cơ hội thử nghiệm phần mềm này. Do đó, tốt hơn là bạn nên nhắc nhở bản thân những điều sau:

• Chỉ định chính xác những gì bạn cần trong một nền tảng lập kế hoạch dự án.

• Đảm bảo kiểm tra các tùy chọn và thực hiện các nghiên cứu cần thiết.

• Chọn công cụ lập kế hoạch dự án tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn.

Lập kế hoạch dự án trong các công ty là một việc nhạy cảm và cần thiết và được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. 

Một ứng dụng lập kế hoạch dự án có thể có ít tính năng hơn so với các chức năng cơ bản, tuy nhiên nó vẫn có mọi thứ mà một doanh nghiệp vừa và nhỏ cần. Một trong những ứng dụng tốt nhất là Bitrix24.
Bắt đầu miễn phí

Bạn có thể làm gì với ứng dụng quản lý dự án?

Khi nhận trách nhiệm về một dự án, chúng ta phải nhớ rằng sự thành công của dự án phụ thuộc vào ba yếu tố quan trọng: thời gian, nguồn lực và kết quả. Tất cả các dự án đều nhằm phục vụ sự hài lòng của khách hàng. Sẽ rất dễ dàng để đạt được thành công trong dự án và làm hài lòng khách hàng khi chúng ta có thể tạo ra sự cân bằng phù hợp giữa ba yếu tố đã đề cập. Sau khi tiếp nhận dự án, bước quan trọng nhất để thực hiện nó và đạt được mục tiêu mong muốn là lập kế hoạch và chiến lược đúng đắn và hiệu quả để thúc đẩy dự án tốt hơn và nhanh hơn. Khi thực hiện một dự án, để quản lý con người, nhiệm vụ và nguồn lực tốt hơn, cần sử dụng công cụ lập kế hoạch dự án. 

Bây giờ, điều quan trọng là phải biết bạn có thể làm gì với phần mềm đó và các tính năng của ứng dụng lập kế hoạch dự án là gì. Các tính năng cần thiết trong các công cụ lập kế hoạch dự án phụ thuộc vào hiệu suất cụ thể của bạn. Ví dụ, phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho người làm nghề tự do sẽ không giống với phần mềm kinh doanh tốt nhất. Tuy nhiên, có một số tính năng cần lưu ý khi bạn bắt đầu sử dụng phần mềm. Một số trong số này là:

• Khả năng lưu và chia sẻ tài liệu

• Cộng tác trong thời gian thực và tiếp cận nhiều người

• Báo cáo vào đúng thời điểm và có khả năng điều chỉnh chúng

• Tạo mẫu và tùy chỉnh chúng

• Lập kế hoạch và giám sát nó

• Khả năng kiểm soát thời gian và giám sát tiến độ cũng như quản lý chi phí và nguồn lực

• Khả năng kết nối với các phần mềm kinh doanh khác như kế toán, v.v.

• Phân bổ nguồn lực và xác định vai trò

• Cá nhân hóa các dự án và quy trình hiện có trong tổ chức

• Nhắn tin nhanh hoặc trò chuyện video khi cần thiết

• Cung cấp các công cụ cơ sở dữ liệu để lập tài liệu và truy cập các quy trình nội bộ

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho doanh nghiệp nhỏ

Ngày nay, quản lý doanh nghiệp đã khác đáng kể so với những năm trước, và các phương pháp thành công của các tổ chức đã trải qua nhiều thay đổi và bao gồm các tiêu chí mới. Các dự án của bất kỳ tổ chức nào hoặc cụ thể hơn, mỗi đơn vị trong tổ chức cần có sự quản lý nhóm phù hợp để thúc đẩy dự án và lập kế hoạch cẩn thận với khả năng tiếp cận dễ dàng với các kế hoạch này. Với mục đích này, phần mềm và chương trình quản lý dự án trên không gian Internet gần đây đã trở nên phổ biến và ở đây chúng ta sẽ điểm qua một số phần mềm phổ biến có thể giúp các doanh nghiệp nhỏ. 

Trello

Đơn giản hóa việc quản lý quy trình làm việc với kiểu Kanban. Người dùng có thể xem các thẻ để cập nhật ngay cả khi chúng không dành riêng cho chúng. Trello hữu ích cho các nhóm cần theo dõi công việc của họ, nhưng đừng cố gắng sử dụng nó như các công cụ lập kế hoạch dự án truyền thống. Phiên bản miễn phí của phần mềm bao gồm nhiều tính năng có thể đủ cho các nhóm nhỏ hơn. Không có tính năng báo cáo. Thiếu các tính năng báo cáo có nghĩa là phần mềm phù hợp với các dự án nhỏ và công việc đang diễn ra. 

Asana

Nó có một giao diện người dùng tốt và các phần miễn phí. Tốt cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ. Phần mềm này giúp bạn dễ dàng lập kế hoạch dự án và theo dõi tiến độ, đồng thời có thể tạo ra sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các nhiệm vụ. Phần mềm cũng cung cấp một tùy chọn miễn phí mà 15 người có thể sử dụng.

Jira

Jira là một nền tảng lập kế hoạch dự án trực tuyến nhanh nhẹn được các nhóm phát triển sử dụng để lập kế hoạch, theo dõi và xuất bản phần mềm. Đây là một công cụ phổ biến được thiết kế đặc biệt và được sử dụng bởi các đội linh hoạt. Phần mềm tích hợp với nhiều công cụ cho phép các nhóm quản lý các dự án và sản phẩm của họ. Jira bắt đầu như một chương trình khắc phục sự cố, nhưng hiện đã có sẵn trong nhiều phiên bản khác nhau, bao gồm cả Jira Core để lập kế hoạch dự án. Các công việc trong Jira Core vẫn được gọi là "chủ đề" và bạn có thể dễ dàng sử dụng chúng để sắp xếp các dự án, đặt mức độ ưu tiên và hơn thế nữa. Jira không cung cấp nhiều tính năng, nhưng nó giúp tăng năng suất cho các nhóm nhỏ hơn.

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các tổ chức lớn

LiquidPlanner

Tuyệt vời để đáp ứng nhu cầu của các nhóm lớn. Đối với các doanh nghiệp và tập đoàn lớn, LiquidPlanner có thể là một trong những công cụ lập kế hoạch dự án tốt nhất trên thị trường. LiquidPlanner rất phù hợp cho các dự án lớn, thời gian ước tính được cập nhật và người quản lý dự án luôn biết họ có bao nhiêu tài nguyên và nhân viên. Việc triển khai nó có thể tốn nhiều thời gian. Nó có thể tốn rất nhiều tiền đối với các công ty nhỏ hơn, nhưng các đội lớn hơn coi đó là một khoản đầu tư tốt.

Wrike

Wrike là một phần mềm quản lý dự án dựa trên web hoạt động cho các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô. Phần mềm này cho phép bạn theo dõi thời gian và quản lý các dự án thông qua ứng dụng di động của mình. Mặc dù điều này đắt hơn một chút so với một số đối thủ cạnh tranh của nó, nhưng Wrike là một sự lựa chọn chất lượng có thể giúp bạn giải quyết các dự án ở bất kỳ quy mô nào. Wrike là một công cụ lập kế hoạch dự án trực tuyến có các tính năng theo dõi, cộng tác và báo cáo mạnh mẽ.

Các tính năng như biểu mẫu yêu cầu động, biểu đồ Gantt và trang tổng quan có thể tùy chỉnh cho phép người dùng đơn giản hóa và tự động hóa các quy trình của họ. Phần mềm này giúp doanh nghiệp của bạn hoạt động hiệu quả, cạnh tranh và năng suất. Các quy trình, trường và cấu trúc tệp được cá nhân hóa cho phép các nhóm linh hoạt trong những việc họ làm. Khả năng tích hợp của phần mềm này rất cao, bao gồm cả CRM, nhắn tin và kế toán.

AceProject

AceProject là một công cụ lập kế hoạch dự án dựa trên web giúp bạn quản lý các dự án từ đầu đến cuối. Đây là một công cụ lập kế hoạch dự án trực tuyến hoàn chỉnh cho các cá nhân, nhóm và công ty cần kiểm soát các quy trình công việc quan trọng của họ. Với các tính năng theo dõi thời gian và chi phí của mình, AceProject cung cấp các công cụ cho các dự án để hoàn thành dự án đúng thời hạn và trong ngân sách đã được phê duyệt.

Thời gian nhập gần như tự động, tiện lợi và rất dễ dàng. Người dùng có thể dễ dàng xem tất cả các dự án của họ với bảng điều khiển dự án cung cấp thông tin tức thì với các biểu đồ và chi tiết được mã hóa bằng màu sắc. Sử dụng biểu đồ Gantt, họ có thể quan sát mức độ phức tạp của một dự án và tiến trình của nó để có thể đưa ra quyết định sáng suốt và hành động.

Ứng dụng quản lý dự án tốt nhất với các tính năng đặc biệt

Như chúng tôi đã nói, mục đích của phần mềm như vậy là các công cụ lập kế hoạch dự án, hợp tác tốt hơn giữa các thành viên trong nhóm với nhau và cuối cùng là tăng năng suất. Do đó, cần có các tính năng và tiêu chí để lựa chọn phần mềm tốt nhất. Các tính năng quan trọng cần xem xét khi chọn phần mềm tốt nhất thường bao gồm những điều sau: 

• Lập kế hoạch

• Tiến trình

• Báo cáo

• Tính năng tiết kiệm

• Giao tiếp

• Khả năng đồng bộ hóa với phần mềm khác

• Giao diện 

Chắc chắn, không có phần mềm nào là tốt nhất trong số tất cả các tính năng được liệt kê và mỗi phần mềm lại tốt hơn ở một tính năng. Dưới đây là 10 ví dụ về phần mềm quản lý dự án tốt nhất.

1. Taskulu
2. ClickUp
3. Freedcamp
4. Bitrix24
5. Podio
6. Airtable
7. HeySpace
8. Monday.com
9. Hub planner
10. Clarizen

LỜI KẾT

Lập kế hoạch dự án trong các công ty là một việc nhạy cảm và cần thiết và được thực hiện theo nhiều cách khác nhau. Các ứng dụng lập kế hoạch dự án đặc biệt có sẵn trên Internet làm được điều đó. Không phải ai cũng hài lòng khi bạn thực hiện một công cụ quan trọng như công cụ lập kế hoạch dự án. Nhân viên của bạn đã quen với một loạt các bước, vì vậy bất kỳ sự gián đoạn nào đối với việc này đều có thể khiến bạn bực bội. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn có khả năng lãnh đạo cao trong quyết định giới thiệu phần mềm. Điều này sẽ làm tăng sự tự tin của nhân viên và mọi nhận xét tiêu cực sẽ bị loại bỏ.

Nhóm thực hiện phải có thể giải thích cho nhân viên của họ về sự cần thiết của phần mềm và cách nhóm của họ sẽ thực hiện dự án. Bất chấp những nỗ lực khó khăn và tẻ nhạt của bạn để thuyết phục nhóm về tầm quan trọng của các công cụ quản lý dự án, bạn có thể gặp phải vấn đề thuyết phục với một hoặc hai thành viên. Trong hầu hết các trường hợp, những vấn đề như vậy là bình thường và cần được giải quyết. Tình huống như vậy phải được giải quyết một cách kiên nhẫn và không được hoàn toàn bỏ qua ý kiến ​​của họ. Hãy lắng nghe họ một cách cẩn thận để cho thấy rằng ý kiến ​​của họ cũng rất quan trọng.

Nhiều nhóm khác nhau trong ngành công cụ lập kế hoạch dự án dự đoán sự tăng trưởng tích cực trong những năm tới. Một ứng dụng lập kế hoạch dự án có thể có ít tính năng hơn so với các chức năng cơ bản, nhưng điều đó không có nghĩa là chúng thấp và có thể có mọi thứ mà một doanh nghiệp mới thành lập hoặc doanh nghiệp vừa và nhỏ cần. Ví dụ, một trong những công cụ quản lý dự án tốt nhất là Bitrix 24. Nền tảng này cung cấp các dịch vụ khổng lồ cho các công ty lớn và nhỏ. Ngoài ra, Bitrix 24 có thể được coi là một trong những ứng dụng có thể hữu ích và hiệu quả trong thời điểm hiện tại và tương lai. Chúng tôi tin rằng, khi đọc bài viết này, bây giờ bạn có thể tìm kiếm và tìm kiếm phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho doanh nghiệp của mình một cách nhanh chóng.