Tầm quan trọng trong quản trị dữ liệu bằng CRM đối với các công ty bán hàng theo hình thức B2B

Ngày nay, hệ thống quản lý quan hệ khách hàng CRM ngày càng được sử dụng phổ biến trong nhiều tổ chức, doanh nghiệp. CRM là công cụ mạnh mẽ, hỗ trợ công việc sales và marketing, biến chúng trở thành những tác vụ đơn giản, hiệu quả và tốn ít công sức hơn. Tuy nhiên, để tận dụng tối đa khả năng của CRM, bạn không chỉ cần dữ liệu chính xác, luôn cập nhật mà còn cần biết cách sắp xếp và quản lý dữ liệu trong CRM sao cho hợp lý.

Trong bài viết dưới đây, hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu sales B2B là gì và tầm quan trọng của việc quản trị dữ liệu khách hàng bằng CRM đối với các doanh nghiệp nói chung, và doanh nghiệp kinh doanh theo hình thức B2B nói riêng. Từ đó, bạn có thể lựa chọn cách sắp xếp dữ liệu phù hợp với công ty mình.

Quản trị dữ liệu CRM là gì?

Quản lý dữ liệu CRM tức quá trình thu thập, lưu trữ, tổ chức và duy trì dữ liệu khách hàng trong một hệ thống phần mềm cơ sở dữ liệu tập trung. Nó như một cái “kho” đám mây lưu trữ mà tất cả các phòng ban, hoặc người có liên quan bên ngoài đều có thể truy cập, sử dụng tùy vào cấp độ phân quyền của họ.  

Dữ liệu CRM sẽ bao gồm thông tin liên hệ của khách hàng, nhân khẩu học, sở thích, lịch sử mua hàng và các chi tiết liên quan khác. Chúng có thể được sử dụng để cá nhân hóa các chiến dịch B2B marketing, cải thiện năng suất bán hàng và mang lại trải nghiệm khách hàng tốt nhất.

Dữ liệu CRM cần đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và nhất quán trên các điểm tiếp xúc khác nhau của hành trình khách hàng. Nó sẽ cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về hành vi và đặc điểm của khách hàng. Từ đó, người làm sales và marketing có thể đưa ra các quyết định, kế hoạch và chiến lược phát triển nhằm tối đa hóa doanh thu, lợi nhuận cho công ty. 

Tầm quan trọng của quản trị dữ liệu CRM

Quản lý dữ liệu CRM là một việc rất quan trọng vì nó quyết định nhiều đến các chiến dịch sales và marketing chủ đạo của công ty. Một CRM có dữ liệu sai, lỗi thời hoặc không được sắp xếp đúng cách sẽ dẫn đến việc ra quyết định sai trước mỗi chiến dịch bán hàng. Ngoài ra, trong hành trình chuyển đổi khách hàng tiềm năng trở thành khách hàng trung thành, nếu không có dữ liệu tốt, tỷ lệ chuyển đổi này gần như rất thấp dù doanh nghiệp có đổ bao nhiêu công sức và chi phí. 

Những thành phần dữ liệu của CRM B2B

Sự khác biệt trong quy trình bán hàng của các doanh nghiệp B2B và B2C sẽ đem đến sự khác biệt trong 2 kiểu CRM này. Một hệ thống CRM dành cho doanh nghiệp B2C sẽ tập trung nhiều vào marketing và các hình thức bán hàng trên sàn thương mại điện tử, vì khách hàng B2C sẽ tự động hoàn thành đơn hàng mà không cần các quy trình chuyển đổi phức tạp. 

Còn với bán hàng B2B, CRM sẽ phải tập trung vào quy trình thực hiện sales pipeline, chuyển hóa lead từ các bước ban đầu đến khi họ trở thành khách hàng chính thức. Tuy chiến lược B2B không có số lượng đơn nhiều như B2C, nhưng giá trị mỗi đơn hàng sẽ rất lớn. Vì vậy, quy trình chuyển đổi ra đơn của CRM dành cho B2B sẽ phức tạp hơn. Điều này đồng nghĩa với việc dữ liệu trong CRM B2B sẽ cần được quản trị và phân cấp rõ ràng hơn để bộ phận sales có thể làm việc tốt nhất.

Với các đặc điểm trên, dữ liệu trên CRM B2B cần phải có các yếu tố sau:

Dữ liệu nhân khẩu học

Dữ liệu nhân khẩu học có thể bao gồm các yếu tố cá nhân và địa lý như tên, địa chỉ thực, số điện thoại, vị trí, lịch sử làm việc của người ra quyết định mua hàng của một công ty nào đó. Những điểm dữ liệu này giúp doanh nghiệp hiểu được đối tượng khách hàng mục tiêu của mình, thị trường tiềm năng cũng như các cách thức tiếp cận, bán hàng sao cho hợp với văn hóa vùng miền, địa lý, tuổi tác, chức vụ. 

Dữ liệu firmographic

Dữ liệu firmographic tức thông tin về cấu trúc và đặc điểm của doanh nghiệp khách hàng. Nó bao gồm các chi tiết như quy mô công ty, ngành, vị trí, doanh thu, số lượng nhân viên, loại quyền sở hữu và hệ thống phân cấp tổ chức. Dữ liệu firmographic giúp người làm sales có thể xác định các ngành mục tiêu và điều chỉnh chiến lược bán hàng cho phù hợp.

Dữ liệu thời gian

Dữ liệu thời gian tức các sự kiện hoặc bất kỳ thay đổi nào có thể mang lại cơ hội bán hàng mới. Thông thường nó sẽ liên quan đến việc bổ nhiệm lãnh đạo mới, có thêm nguồn tài trợ mới hoặc tuyển dụng thêm nhiều nhân sự mới.

Dữ liệu công nghệ

Dữ liệu công nghệ sẽ tập trung vào công nghệ và công cụ được sử dụng bởi các doanh nghiệp. Nó bao gồm thông tin về phần mềm, phần cứng, các nền tảng online và khả năng ứng dụng công nghệ của doanh nghiệp. Dữ liệu công nghệ cho phép người quản lý sales hiểu được trình trạng của khách hàng tiềm năng, xác định các cơ hội thích hợp để chuyển hóa và chốt đơn.  

Dữ liệu ý định

Dữ liệu ý định cho thấy hành vi và hoạt động trực tuyến của doanh nghiệp khách hàng như  lượt truy cập website, đọc nội dung, tìm kiếm, tương tác trên MXH và tương tác với các chiến dịch marketing. Dữ liệu ý định cũng giúp bộ phận sales ưu tiên chăm sóc và chuyển đổi các khách hàng có khả năng chốt đơn cao nhất, tức những người có tương tác nhiều, quan tâm sản phẩm trên nhiều kênh.

Chiến lược quản lý dữ liệu CRM B2B hiệu quả

Một hệ thống CRM mạnh mẽ cần phải bắt đầu với việc quản lý dữ liệu CRM đúng cách. Dưới đây là những điều cần lưu ý để có được cơ sở dữ liệu tốt, phục vụ cho việc bán hàng B2B hiệu quả.

Lên lịch kiểm tra tình trạng cơ sở dữ liệu trên CRM định kỳ

Một trong những bước quan trọng trong việc duy trì dữ liệu chất lượng cao trong CRM là phải đánh giá thường xuyên tình trạng của cơ sở dữ liệu. Theo khảo sát, đa số các doanh nghiệp thường có 30% dữ liệu trong CRM đã lỗi thời, không chính xác. Vì vậy, doanh nghiệp cần luôn có lịch kiểm tra dữ liệu định kỳ dành cho nhân viên sales để họ chú ý việc cập nhật thông tin khách hàng. Tần suất cập nhật tốt nhất nên thực hiện mỗi 6 tháng và không quá 1 năm. 

Thiết lập quy trình quản lý dữ liệu CRM nhất quán

Bạn cần có một quy trình quản lý dữ liệu chuẩn hóa cho mọi phòng ban trong công ty. Điều này sẽ tránh việc phòng sales nhập dữ liệu theo một kiểu, và phòng marketing nhập theo kiểu khác. Ngoài ra, quy trình này còn giúp các nhân viên mới dễ dàng làm quen với việc quản trị dữ liệu trên CRM, điều vô cùng quan trọng trong suốt quá trình bán hàng, tư vấn của họ. 

Tự động hóa các công việc lặp lại

Bạn nên cài đặt cơ chế tự động hóa cho các tác vụ như nhập dữ liệu CRM, xóa dữ liệu trùng lặp, thêm thông tin mới vào cở sở dữ liệu hiện có. Nó không chỉ tiết kiệm thời gian cho nhân viên sales mà còn tăng tính chính xác của dữ liệu, loại bỏ thông tin bị thiếu và giảm lỗi.

Khi được “giải phóng” khỏi các tác vụ mà CRM có thể tự động làm, nhân viên sales sẽ có nhiều thời gian hơn để làm các việc quan trọng như chăm sóc, chuyển đổi khách hàng, chốt đơn, duy trì mối quan hệ với khách hàng tiềm năng. 

Hiện nay, một trong những CRM Việt Nam được đánh giá là có khả năng tự động hóa tốt nhất đó chính là Bitrix24. Ngoài ra, Bitrix24 còn là CRM nổi bật với tính năng trợ lý AI thông minh, dữ liệu đám mây, giúp người dùng tiết kiệm rất nhiều thời gian, công sức trong quá trình sử dụng.

Những câu hỏi thường gặp

CRM dành cho B2B khác với CRM dành cho B2C như thế nào?

Các công ty B2B sẽ có số lượng khách hàng trong cơ sở dữ liệu ít hơn so với B2C nhưng chu kỳ bán hàng sẽ dài hơn đáng kể.  

CRM B2C phải đủ linh hoạt để xác định kênh bán hàng nào đang tạo ra doanh thu lớn nhất để người dùng có thể tối ưu hóa chúng. CRM của doanh nghiệp B2C sẽ có khối lượng dữ liệu khổng lồ cần xử lý. Vì vậy công cụ tìm kiếm nội bộ phải mạnh mẽ và dữ liệu phải được tổ chức hợp lý.

Ngược lại, một khách hàng của B2B sẽ cần tốn nhiều công sức và thời gian hơn để chuyển đổi. Thông tin của khách hàng B2B cũng cần phải chi tiết hơn rất nhiều so với 1 khách hàng B2C. Vì vậy CRM sales B2B cần có công cụ tạo dựng kịch bản chuyển đổi tốt để có thể biến một lead trở thành khách hàng sau khi đi qua nhiều bước chăm sóc.

Những điều cần chú ý khi chọn CRM cho doanh nghiệp B2B?

Xem xét các tính năng: Khi chọn tính năng CRM, bạn cần xác định nhu cầu kinh doanh, thách thức và mục tiêu riêng để đánh giá tính năng nào cần thiết, tính năng nào không, tránh việc chi một gói CRM quá lớn với các tính năng không cần thiết.

Tìm CRM có thể tùy chỉnh linh hoạt: CRM B2B lý tưởng nên bao gồm các tính năng tùy chỉnh mở rộng để phù hợp với sự phức tạp của chu kỳ bán hàng dài. Bạn nên chọn một CRM có khả năng tùy chỉnh cao để thích ứng với các yêu cầu riêng của doanh nghiệp.

Kiểm tra khả năng tích hợp: CRM B2B nên tích hợp liền mạch với các công cụ và hệ thống quan trọng khác mà doanh nghiệp đang sử dụng. Việc tích hợp này giúp luồng thông tin trong toàn bộ các phòng ban luôn liền mạch.  

Có công cụ phân tích và báo cáo nâng cao: CRM B2B cần có khả năng phân tích và báo cáo để bộ phận sales có được những góc nhìn đúng nhằm lên kế hoạch bán hàng phù hợp. 

Thông tin nào là quan trọng nhất trong dữ liệu khách hàng B2B?

2 thông tin quan trọng nhất của khách hàng B2B đó là nhân khẩu học của người ra quyết định và thông tin về quy mô, ngành nghề, ngân sách sẵn sàng chi tiêu của doanh nghiệp.

Kết luận

Quản lý cơ sở dữ liệu khách hàng trong CRM tốt là chìa khóa để mở ra các cơ hội gia tăng doanh thu cực lớn cho doanh nghiệp B2B. Với việc áp dụng các phương pháp trong bài, bạn sẽ có được cơ sở dữ liệu CRM hoàn chỉnh để chuyển hóa khách hàng tiềm năng trong tương lai, đồng thời giúp nhân viên sales hiểu được tầm quan trọng của dữ liệu khách hàng.

Hãy cùng hàng triệu doanh nghiệp khám phá Bitrix24 - CRM được thiết kế riêng cho doanh nghiệp B2B bằng cách đăng ký tại đây.