Tự Động Hóa Quy Trình Bằng Rô Bốt (RPA) Là Gì Và Làm Thế Nào Để Sử Dụng Nó Hiệu Quả?
RPA là viết tắt của tự động hóa quy trình bằng rô bốt. Những tiến bộ công nghệ thuộc loại này đã và đang cách mạng hóa các doanh nghiệp và có thể công ty của bạn cũng muốn thử chúng.
Tự động hóa quy trình bằng rô bốt (RPA) là gì?
Tự động hóa quy trình bằng rô bốt là công nghệ cho phép các doanh nghiệp sử dụng rô bốt phần mềm bắt chước hành động của con người. Những rô bốt như vậy có thể hoạt động với các ứng dụng và hệ thống hiệu quả như con người nhưng nhanh hơn nhiều. Không giống như người thực, các giải pháp kiểu này không bao giờ mệt mỏi và hầu như không mắc bất kỳ sai lầm nào. Để tích hợp RPA vào quy trình làm việc của mình, các công ty không cần yêu cầu nhóm CNTT hỗ trợ, cũng không cần yêu cầu nhân viên của họ học các kỹ năng mới hoặc cập nhật cơ sở hạ tầng CNTT.
RPA có đồng nghĩa với AI không?
Tự động hóa quy trình bằng rô bốt không giống như trí tuệ nhân tạo. Chúng khác nhau và chúng bổ sung cho nhau. Các công cụ RPA có thể được tăng cường với các khả năng AI sau:
- Mô hình học máy
- Xử lý ngôn ngữ tự nhiên
- Biểu tượng và nhận dạng hình ảnh
- Ngoài ra, AI có thể khám phá và dự đoán các phạm vi cơ hội RPA mới.
Làm thế nào để các nhà phát triển phần mềm chấp nhận RPA?
Các nhà phát triển của nhiều sản phẩm phần mềm phổ biến giới thiệu các giải pháp RPA dưới dạng tiện ích bổ sung hoặc các công cụ độc lập. Ví dụ, Bitrix24 đã thông báo về việc bổ sung tự động hóa quy trình bằng rô bốt vào năm 2020. Bitrix24 là một hệ thống mạnh mẽ và linh hoạt mà hơn 10 triệu công ty từ khắp nơi trên thế giới tin dùng. Nó có những tính năng sau:
- CRM
- Công cụ quản lý thời gian
- Công cụ quản lý dự án và tác vụ
- Trung tâm liên hệ
- Tạo website và trang đích landpage
- Báo cáo phân tích
- Nhiều tính năng hữu ích khác
Tự động hoá quy trình bằng rô bốt chưa bao giờ đơn giản đến thế!
Bitrix24 đã thông báo về việc bổ sung tự động hóa quy trình bằng rô bốt vào năm 2020. Bitrix24 là một hệ thống mạnh mẽ và linh hoạt mà hơn 10 triệu công ty từ khắp nơi trên thế giới tin dùng.
Bitrix24 rất hữu ích cho các công ty thuộc gần như mọi quy mô và ngành nghề. Nó cho phép họ đẩy nhanh quy trình làm việc, tự động hóa các nhiệm vụ, đáp ứng thời hạn và nâng cao năng suất của tất cả các phòng ban. Các nhà phát triển của nó liên tục nâng cấp và cải tiến hệ thống để làm cho nó thân thiện hơn với người dùng và hiệu suất cao hơn.
RPA trong Bitrix24 được trình bày dưới dạng xem Kanban. Người dùng của hệ thống này đã quen với giao diện Kanban: họ làm việc với nó khi quản lý các nhiệm vụ, dự án và CRM.
Bitrix24 có công cụ Quy trình công việc thông thường cho phép các công ty tự động hóa các quy trình. Giờ đây, bạn có thể tạo và quản lý quy trình công việc với sự trợ giúp của RPA. Quy trình này rất giống với làm việc với các quy tắc tự động hóa trong các tác vụ hoặc CRM và bao gồm hai bước đơn giản:
- Thêm các giai đoạn của quy trình làm việc
- Thêm các hành động sẽ được thực hiện ở mỗi giai đoạn
Thêm hai giai đoạn: "Được cấp trên duyệt" và "Chuyển tiền để thanh toán tiền ăn"
Yêu cầu người giám sát chấp thuận hoặc từ chối đề nghị ở giai đoạn đầu tiên. Yêu cầu bộ phận tài chính của bạn chuyển tiền hoặc từ chối thực hiện thanh toán ở giai đoạn thứ hai.
Bạn sẽ khám phá một loạt các mẫu mà bạn có thể sử dụng cho quy trình làm việc tự động của mình. Nếu cần, bạn có thể định cấu hình cài đặt của các mẫu này.
Để khởi chạy quy trình làm việc mới, bạn tạo một phần tử mới ở giai đoạn đầu của Kanban. Trong giao diện Bitrix24 trực quan, bạn có thể giao nhiệm vụ và theo dõi tiến trình của chúng. Bạn có thể giám sát các nhiệm vụ của chính mình hoặc các nhiệm vụ do cấp dưới của bạn tạo ra.
Bitrix24 có sẵn dưới dạng giải pháp Đám mây hoặc Tại chỗ. Nếu bạn dùng phiên bản Tại chỗ, bạn nên cài đặt mô-đun RPA theo các bước sau:
- Đi tới phần Cài đặt
- Nhấp vào Cài đặt hệ thống
- Nhấp vào Mô-đun
- Tìm Mô-đun
- Nhấp vào Cài đặt
- Nếu bạn sử dụng phiên bản đám mây của Bitrix24, bạn không cần phải làm điều đó.
Mỗi khi bạn tạo một quy trình làm việc mới, hãy nghĩ đến cách bạn có thể muốn tinh chỉnh cài đặt của quy trình đó. Bạn có quyền quyết định ai trong số các thành viên trong nhóm của bạn có thể bắt đầu và sửa đổi quy trình làm việc, những hành động nào có thể được thực hiện trên mỗi bước, v.v.
Quy trình công việc RPA có sẵn cho người đăng ký của tất cả các gói Bitrix24, bao gồm cả gói miễn phí. Bạn có thể muốn sử dụng cơ hội này để đánh giá cao những lợi ích của việc tự động hóa bằng rô bốt đối với doanh nghiệp của mình mà không phải trả quá nhiều chi phí.
Ai cần RPA?
Ngày nay, nhu cầu lớn nhất về tự động hóa quy trình bằng rô bốt đến từ các ngành sau:
Tài chính và bảo hiểm - để tự động hóa quản trị, điều chỉnh tài khoản và xử lý hóa đơn
Chuỗi cung ứng - để tự động hóa việc nhập dữ liệu, bảo trì dự đoán và hỗ trợ dịch vụ sau bán hàng
Viễn thông - các tổ chức dựa vào RPA để định cấu hình các dịch vụ mới và hệ thống thanh toán liên quan cho các tài khoản mới cũng như lấy dữ liệu từ nhiều hệ thống khi báo lỗi thiết bị hoặc dự đoán sự cố
Các nhà tích hợp hệ thống - họ cần RPA để tạo các ứng dụng dọc cho phép các doanh nghiệp áp dụng các phương pháp hay nhất về lĩnh vực của họ
Chăm sóc sức khỏe - các doanh nghiệp có thể xử lý tốt hơn hồ sơ, yêu cầu của bệnh nhân, hỗ trợ khách hàng, quản lý tài khoản, thanh toán, báo cáo và phân tích
Nguồn nhân lực - RPA tự động hóa việc giới thiệu và giới thiệu, cập nhật thông tin nhân viên và quy trình gửi bảng chấm công
Dịch vụ khách hàng - giải pháp rô bốt tự động hóa các tác vụ của trung tâm liên hệ, chẳng hạn như xác minh chữ ký điện tử, tải lên tài liệu đã quét, xác minh thông tin và phê duyệt hoặc từ chối ứng dụng
Nhiều ngành công nghiệp khác có thể sử dụng các công cụ RPA để nâng cao năng suất của các quy trình kinh doanh và tối đa hóa doanh thu của họ.
Ưu điểm chính của RPA
Các công ty coi trọng quá trình tự động hóa bằng rô bốt vì nó cho phép họ đạt được các mục tiêu sau:
- Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng của họ
- Đảm bảo tuân thủ các tiêu chuẩn khác nhau
- Đẩy nhanh quy trình kinh doanh
- Số hóa và kiểm tra dữ liệu quy trình, nâng cao hiệu quả kinh doanh tổng thể
- Giảm các công việc thủ công và lặp đi lặp lại
- Tối đa hóa năng suất của nhân viên
- Cắt giảm chi phí
Nhược điểm chính của RPA
- Tự động hóa quy trình bằng rô bốt có một số thiếu sót sau:
- Khả năng mở rộng. Việc mở rộng các giải pháp RPA có thể là một thách thức vì cần một nỗ lực nhất định để kiểm soát các bot RPA và tinh chỉnh cài đặt của chúng.
- Khả năng hạn chế. Các chuyên gia đã nhận thấy rằng các bot RPA vẫn hoạt động hiệu quả miễn là chúng cần thực hiện không quá 500 lần nhấp, thao tác tối đa 5 ứng dụng và đưa ra 5 quyết định trở xuống. Nguyên tắc này được gọi là "quy tắc năm".
- Bảo vệ. Các công cụ RPA có thể cần xử lý dữ liệu nhạy cảm. Các công ty có thể gặp rủi ro nếu dữ liệu này có thể bị xâm phạm.
- Khả năng phục hồi hạn chế. Các bot RPA có thể thay đổi theo những cách mà các nhà phát triển của chúng không lường trước được.
- Yêu cầu QA mới. Để kiểm soát chất lượng của các giải pháp RPA, các nhà phát triển cần thiết lập các tiêu chuẩn QA mới.
- Sự riêng tư. Các bot RPA có thể cần xử lý thông tin nhận dạng cá nhân. Các doanh nghiệp cần đảm bảo rằng họ tuân thủ luật bảo vệ dữ liệu quốc gia.
- Hiệu quả. Các công cụ RPA có thể cần nhiều thời gian hơn để hoàn thành các tác vụ so với các giải pháp được hỗ trợ bởi AI.
Công dụng của RPA
Các giải pháp RPA rất hữu ích cho các doanh nghiệp cố gắng đạt được các mục tiêu sau:
- Tăng tốc độ chuyển đổi. 63% giám đốc điều hành toàn cầu thừa nhận rằng RPA là một thành phần chính trong chuyển đổi kỹ thuật số.
- Cắt giảm đáng kể chi phí. Nhờ RPA, các công ty cải thiện KPI và giảm thiểu chi phí của họ.
- Có khả năng phục hồi cao hơn. Các giải pháp rô bốt có thể đáp ứng kịp thời nhu cầu tăng đột biến và đối phó với khối lượng công việc cao.
- Cải thiện độ chính xác của chúng. Các công cụ RPA giúp các công ty loại bỏ yếu tố con người và các lỗi thủ công.
- Tăng cường sự tuân thủ. RPA giúp các doanh nghiệp tuân thủ các quy định.
- Tăng năng suất. RPA làm tăng năng suất của cả công nhân viên và công ty.
- Để nhân viên con người tập trung vào các nhiệm vụ ưu tiên cao.
Các nhà cung cấp RPA nổi tiếng nhất
Dưới đây là các nhà cung cấp nổi tiếng nhất trong lĩnh vực tự động hóa quy trình bằng rô bốt:
ABBYY. ABBYY có lẽ là thương hiệu hàng đầu trong phân khúc OCR. Các sản phẩm của nó hợp lý hóa các ứng dụng văn phòng và mở rộng cơ hội tự động hóa cho nhiều lĩnh vực kinh doanh.
Automation Anywhere. Họ đã phát triển một nền tảng lực lượng lao động kỹ thuật số doanh nghiệp tạo điều kiện thuận lợi cho việc mua hàng, thanh toán, chuyển giá thành tiền mặt, nguồn nhân lực, xử lý yêu cầu và các quy trình hỗ trợ khác.
Blue Prism. Blue Prism giúp các công ty được tự động hóa quản lý các quy trình với sự trợ giúp của các rô bốt phù hợp với máy tính để bàn được xác định và quản lý tập trung.
Kryon. Nó cung cấp khả năng tự động hóa toàn chu kỳ để mở rộng tiềm năng RPA (chẳng hạn như khai thác quy trình, quản trị và mô-đun AI)
NICE. Nó đã tạo dựng được tên tuổi của mình nhờ vào việc nâng cao dịch vụ khách hàng cho các công ty. Giờ đây, nó sử dụng hiệu quả quá trình tự động hóa bằng rô bốt trong lĩnh vực này.
Pegasystems. Công cụ này từng chuyên về quản lý quy trình kinh doanh nhưng gần đây cũng đã áp dụng RPA.
UiPath. Các doanh nghiệp dựa vào nền tảng mở của nó để tự động hóa các quy trình của họ.
Nhiều công ty ít tên tuổi hơn cũng phát triển các giải pháp RPA tuyệt vời.
Các tính năng cơ bản của phần mềm RPA
Khi chọn các công cụ RPA, bạn nên chú ý đến các thông số sau của chúng:
- Khả năng mở rộng. Bạn sẽ có thể quản lý và mở rộng quy mô các giải pháp mà bạn tích hợp vào quy trình làm việc của mình từ bảng điều khiển trung tâm.
- Tốc độ. Bạn sẽ mất không quá vài giờ để thiết kế và thử nghiệm các quy trình rô bốt.
- Độ tin cậy. Bạn nên cài đặt các hệ thống giám sát và phân tích cho phép bạn giám sát hoạt động của các công cụ rô bốt của mình.
- Sự đơn giản. Các giải pháp bạn định sử dụng không cần phải phức tạp để có hiệu quả. Họ càng thân thiện với người dùng, thì nhân viên của bạn sẽ càng mất ít thời gian và công sức để làm quen với chúng.
- Sự thông minh. Chức năng của các công cụ hàng đầu không giới hạn trong việc thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại đơn giản. Họ có thể giao tiếp với các nguồn dữ liệu và học cách tăng hiệu quả của chúng.
- Cấp doanh nghiệp. Thuật ngữ này có nghĩa là các giải pháp bạn sử dụng phải có độ tin cậy cao, dễ quản lý và sẵn sàng để mở rộng.
- Quản trị. Bạn nên sử dụng các giải pháp cho phép bạn quản lý thông tin đăng nhập bảo mật của bot, đánh giá các vấn đề về quyền riêng tư và phát hiện lỗi hoặc các hoạt động đáng ngờ.
- Lập kế hoạch tài chính. Bạn nên có các công cụ cho phép bạn phân tích việc sử dụng bot, đánh giá ROI của các giải pháp rô bốt của bạn và tính toán khả năng tồn tại của bất kỳ công cụ nào khác mà bạn có thể muốn tích hợp trong tương lai.
RPA cho Người ra quyết định cấp C
Quá trình tự động hóa bằng rô bốt có thể khiến nhiều công việc hiện đại trở nên dư thừa. Nhưng đồng thời, các doanh nghiệp sẽ cần nhiều chuyên gia về con người hơn để giám sát các giải pháp RPA. Các giám đốc điều hành cấp C nên sẵn sàng đối mặt với những thách thức sau:
- Đảm bảo rằng các kết quả kinh doanh đạt được và các chính sách quản trị được đáp ứng
- Đảm nhận trách nhiệm giải trình nhiều hơn và sửa đổi hiểu biết của họ về vai trò lãnh đạo của họ
- Thừa nhận những rủi ro khi sử dụng các giải pháp RPA và nghĩ cách giảm thiểu chúng
Tóm tắt bối cảnh lịch sử của RPA
Vào những năm 1980, các công nghệ vĩ mô để tự động hóa các tác vụ thủ công đã xuất hiện. Nhiều công ty đã áp dụng chúng và xây dựng các ứng dụng thu thập dữ liệu tùy chỉnh để nâng cao năng suất của họ. Điều đó đã đặt nền móng cho quá trình tự động hóa bằng rô bốt. Khoảng năm 2000, nhiều nhà phát triển các công cụ kiểm tra bắt đầu coi tự động hóa là ưu tiên hàng đầu của họ.
Từ viết tắt RPA được đặt ra vào năm 2012. Vào năm 2018, nó đã trở thành một từ thông dụng trong nhiều ngành nhờ vào bước đột phá về chuyển đổi kỹ thuật số. Giờ đây, RPA là một trong những loại tự động hóa ứng dụng doanh nghiệp phát triển nhanh nhất. Nhu cầu lớn nhất về nó đến từ các doanh nghiệp có nhiều hệ thống phức tạp khác nhau cần phải tương tác thông suốt với nhau.
Hyperautomation là tương lai của thị trường RPA
Đến năm 2024, thị trường RPA dự kiến sẽ đạt 5 tỷ đô la. Thách thức quan trọng nhất mà các công ty cần vượt qua là việc mở rộng quy mô của RPA. Một trong những giải pháp khả thi cho vấn đề này là hyperautomation.
Hyperautomation cho phép các doanh nghiệp kết hợp RPA với các loại công cụ tự động hóa khác, chẳng hạn như:
- Các giải pháp phát triển mã thấp và không mã
- Giải pháp BPM
- Động cơ quyết định
