Quản Lý Tài Liệu Trực Tuyến: 11 Mẹo Để Quản Lý Tài Liệu Trực Tuyến Một Cách Dễ Dàng

Nếu bạn đang tìm kiếm một bài viết về quản lý tài liệu trực tuyến để dọn dẹp các thư mục của mình cũng như thắt chặt bảo mật và tăng tốc cho quá trình tạo tài liệu thì bạn đã tìm đúng nơi rồi.  

Hãy đọc để biết các mẹo hàng đầu của chúng tôi và xem cách tiếp cận tài liệu của bạn có thể tạo ra những làn sóng bất ngờ trong công ty của mình hay không nhé. 

MỤC LỤC

Câu hỏi thường gặp

1. Đào tạo nhóm của bạn bằng các công cụ phù hợp
2. Lưu trữ tài liệu của bạn trên đám mây
3. Cấu trúc quy trình tạo tài liệu của bạn
4. Đặt nền tảng cho sự hợp tác
5. Gắn thẻ tài liệu và thư mục của bạn
6. Giữ mọi phiên bản của mỗi tài liệu ở một nơi
7. Giao tiếp trong hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến
8. Cấm cập nhật qua email hoặc tin nhắn nhanh
9. Sử dụng quyền truy cập để có lợi cho bạn
10. Gửi liên kết đến tệp thay vì tải xuống
11. Đặt quản trị viên để quản lý hệ thống của bạn

Câu hỏi thường gặp

Hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến là gì?

Những công cụ nào liên quan đến quản lý tài liệu trực tuyến?

• Trình soạn thảo tài liệu cộng tác
• Ổ đĩa dựa trên đám mây để lưu trữ tệp
• Một công cụ quản lý dự án để tổ chức các nhiệm vụ
• Công nghệ quy trình làm việc để hệ thống hóa cách tiếp cận của bạn

Quản lý tài liệu có thể giúp gì cho doanh nghiệp?

• Ít sai lầm hơn trong việc tạo tài liệu
• Ổ đĩa có thể tìm kiếm
• Bảo mật bổ sung
• Chỉnh sửa và đánh giá hiệu quả
• Dễ dàng truy cập cho tất cả nhóm của bạn
• Một cấu trúc rõ ràng cho các cuộc kiểm toán

1. Đào tạo nhóm của bạn bằng các công cụ phù hợp

Ưu tiên hàng đầu của bạn là có được nền tảng quản lý tài liệu trực tuyến phù hợp, nơi bạn có thể tạo tệp, lưu chúng, cấu trúc cách tiếp cận của bạn để làm việc và hơn thế nữa. Với một quy trình vững chắc và các công cụ phù hợp cho công việc, nhóm của bạn có thể tập trung vào sự sáng tạo.

Đưa hệ thống quản lý tài liệu của bạn trực tuyến với các tính năng sau:

• Một trình soạn thảo tài liệu cộng tác

• Ổ đĩa dựa trên đám mây để lưu trữ tệp

• Một công cụ quản lý dự án để tổ chức các nhiệm vụ

• Công nghệ quy trình làm việc để hệ thống hóa cách tiếp cận của bạn 

Tuy nhiên, đây chưa phải là tất cả. Rome không được xây dựng trong một ngày và bạn không thể đi từ phương pháp tiếp cận nhanh chóng sang quản lý tài liệu tập trung trong một sớm một chiều. 

Tệp đầu tiên cần tạo là tài liệu hệ thống quản lý dự án trực tuyến của bạn giúp mọi người tuân theo cùng một quy trình để duy trì các tiêu chuẩn chất lượng. Đây là một tập tin giới thiệu tuyệt vời để tham gia, nhưng cũng để đào tạo liên tục. Với tất cả mọi người đều cập nhật nhanh chóng về cách thực hiện công việc của họ, bạn có thể bắt đầu làm việc. 

2. Lưu trữ tài liệu của bạn trên đám mây

Thời kỳ lưu giữ tài liệu của bạn trên ổ cứng hoặc trên máy tính cục bộ đã qua. Ngoài việc giữ dữ liệu của bạn an toàn hơn nhiều và không phải đảm bảo rằng bạn đang ngồi đúng bàn để truy cập tệp, lợi ích của lưu trữ đám mây là rất nhiều. 

Ví dụ rõ ràng nhất là bạn không cần phải dựa vào phần cứng vật lý trong văn phòng để lưu trữ tất cả các tệp của mình. Hơn cả việc cồng kềnh và khó khăn, việc giữ cho máy chủ của bạn trực tuyến có thể đóng vai trò toàn thời gian mà bạn có thể dễ dàng tránh được.

Nhưng nó thậm chí còn hơn thế nữa. Các nhóm từ xa có quyền truy cập 24/7 để bắt đầu công việc chỉ bằng một nút bấm. Bất kể bạn đang sử dụng máy tính nào, nếu bạn có thông tin đăng nhập, bạn có thể truy cập mọi thứ bạn biết từ mọi nơi. 

Quản lý tài liệu trực tuyến cũng cho phép truy cập di động. Các công cụ tốt nhất hiện có rất dễ sử dụng để chỉnh sửa tài liệu bất cứ khi nào bạn cần nghỉ ngơi khỏi bàn làm việc. Khi các tệp của bạn đã sẵn sàng, người quản lý sẽ nhận được thông báo trên điện thoại của họ để kiểm tra tài liệu và đóng dấu phê duyệt cho tài liệu đó.

3. Cấu trúc quy trình tạo tài liệu của bạn

Một phần quan trọng của quản lý tài liệu trực tuyến là duy trì kiểm soát chất lượng và hợp lý hóa quy trình của bạn. Để làm được điều này, chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng một công cụ quản lý dự án để bạn có thể giao nhiệm vụ cho những người có liên quan và hoàn thành công việc.

Bắt đầu với quy trình công việc - một chuỗi các nhiệm vụ kết hợp với nhau cho một dự án. Quy trình tạo tài liệu điển hình của bạn có thể bao gồm:

1. Tóm tắt ban đầu

2. Tạo nội dung văn bản

3. Tạo hình ảnh

4. Đánh giá đầu tiên

5. Những thay đổi đã làm

6. Đánh giá lần thứ hai

7. Những thay đổi cuối cùng

8. Sự xác nhận cuối cùng

Trong công cụ quản lý dự án của bạn, mỗi người có liên quan nhận được thông báo khi và khi nhiệm vụ của họ đã sẵn sàng, để họ có thể bắt đầu công việc một cách kịp thời. Sau khi họ đánh dấu nhiệm vụ của mình là hoàn thành, bạn với tư cách là người quản lý có thể chỉ định nhiệm vụ tiếp theo, theo cách thủ công hoặc tự động.

Bạn có thể đã có một lượng lớn các dự án lặp đi lặp lại sẽ theo cùng một cấu trúc mọi lúc. Do đó, bạn có thể lưu các mẫu quy trình làm việc và bắt đầu dự án tiếp theo của mình chỉ bằng một nút bấm. 

Hệ thống quản lý tài liệu nâng cao

Bitrix24 với bộ cộng tác miễn phí và quản lý dự án hiệu quả, Drive mạnh mẽ với giải pháp quản lý tài liệu hoàn chỉnh cùng tự động hoá quy trình làm việc giúp tối ưu hoá hiệu quả cộng tác của nhóm bạn. 

ĐĂNG KÝ NGAY

4. Đặt nền tảng cho sự hợp tác

Sẽ không có gì ngạc nhiên khi các đội hoạt động như một cỗ máy được bôi dầu tốt hơn hẳn những đội đi vào ngõ cụt và làm việc độc lập. Tuy nhiên, nếu bạn không có các công cụ và quy trình phù hợp, việc tập hợp những tâm trí tốt nhất của bạn thường là một nhiệm vụ khó khăn. 

Với các tài liệu cộng tác, bạn đưa ra khuôn khổ để nhân viên của bạn làm việc cùng nhau. Một ví dụ cổ điển là yêu cầu nhóm các nhà văn của bạn gửi bài viết cho người quản lý nội dung, người này sau đó sẽ đề xuất một số thay đổi và gửi lại nó. Với các công cụ phù hợp, các đề xuất của người quản lý của bạn sẽ nổi bật rõ ràng, vì vậy nhóm của bạn sẽ không phải lùng sục tài liệu để tìm những gì họ cần làm. 

Điều này không chỉ khuyến khích cộng tác nhanh chóng, dễ dàng mà còn cải thiện khả năng kiểm soát chất lượng của mình bằng cách giảm các hoạt động liên quan. Việc một bài báo trên một tài liệu duy nhất, không bị trùng lặp và không chiếm nhiều dung lượng ổ đĩa là giấc mơ của các đội nhóm làm nội dung. 

5. Gắn thẻ tài liệu và thư mục của bạn

Khi bạn đang cộng tác, có tất cả các loại mẹo và thủ thuật giúp toàn bộ quá trình diễn ra suôn sẻ hơn. Một trong những cách này là gắn thẻ - chỉ cần thêm tên vào nhận xét của bạn để cảnh báo bất kỳ ai nhập bạn cần.

Gắn thẻ trong tài liệu là cách tuyệt vời để thu hút sự chú ý của những người không trực tiếp tham gia vào quá trình tạo. Nếu bạn cần xác nhận ngày, giờ, dữ kiện hoặc số liệu, bạn có thể gọi cho đồng nghiệp để xác nhận nhanh trước khi viết tiếp. Đồng nghiệp của bạn sẽ nhận được thông báo đưa họ không chỉ đến tài liệu mà còn đến dòng chính xác mà họ cần làm việc và trước khi bạn biết điều đó, vấn đề của bạn đã được giải quyết.

Tuy nhiên, nỗ lực gắn thẻ của bạn có thể kéo dài đến cách bạn cấu trúc việc quản lý tài liệu trực tuyến của mình. Giả sử bạn có một cuộc kiểm tra sắp tới và bạn cần nhóm nhiều tệp lại với nhau. Di chuyển tệp có nghĩa là bạn sẽ không tìm thấy chúng nữa, việc sao chép có thể dẫn đến việc một tệp được cập nhật mà không có tệp khác. Thay vào đó, hãy gắn thẻ mỗi tệp bằng từ “kiểm tra” và bạn có thể nhanh chóng tìm thấy tất cả chúng bằng cách tìm kiếm nhanh trong ổ đĩa của mình .

6. Giữ mọi phiên bản của mỗi tài liệu ở một nơi

Một vài lần trong danh sách của chúng tôi, chúng tôi đã đề cập đến việc chỉ lưu trữ một phiên bản của mọi tài liệu và đây là nơi chúng tôi sẽ giải thích tầm quan trọng của nó. Nếu bạn đang ở trong thế giới làm việc trước khi quản lý tài liệu trực tuyến thực sự thành công, bạn chắc chắn sẽ lãng phí ít nhất vài giờ trong các cuộc họp thảo luận về phiên bản tài liệu nào có tất cả những thay đổi bạn muốn và không phiên bản nào bạn không có. 

Thay vì các thư mục chứa đầy các tệp được đặt tên khó hiểu, một hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến tốt sẽ bao gồm lịch sử phiên bản. Mỗi khi ai đó làm việc trên một tài liệu, một phiên bản sẽ được lưu trong chính tài liệu đó. Vì vậy, nếu bạn cần quay ngược thời gian và tìm kiếm một chút thông tin từ tháng 10 năm ngoái, bạn có thể đạt được điều đó chỉ trong vài cú nhấp chuột. 

Tương tự, nếu một cú trượt ngón tay xóa toàn bộ đoạn văn trước giai đoạn xem xét, bạn biết rằng bạn luôn có thể kiểm tra phiên bản cuối cùng, sao chép đoạn văn đó và đặt nó trở lại vị trí cũ. 

7. Giao tiếp trong hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến

Khi nói đến quản lý tài liệu trực tuyến, một trong những phương pháp hay nhất mà chúng tôi có thể đề xuất là giữ tất cả thông tin liên lạc có liên quan của bạn trong chính tài liệu. Điều đó có nghĩa là gì?

Nhận xét hay bình luận là nền tảng của giao tiếp của bạn ở đây. Thay vì chạy đến bên đồng nghiệp của bạn và nói điều gì đó kiểu như “Này, chỗ này có vấn đề và bạn cần…”, bạn có thể liên kết chúng với cụm từ chính xác trong phần bình luận với hướng dẫn trực tiếp trong nhận xét của bạn. Họ chỉ cần nhấp vào liên kết và nhận tất cả thông tin họ cần để hoàn thành hay chỉnh sửa.

Biến giao tiếp bằng tài liệu trở thành một phần của văn hóa công ty của bạn, từ quá trình giới thiệu đến việc kiểm tra các nhân viên của bạn khi họ để lọt các tiêu chuẩn. Với mọi người trên cùng một trang, bạn phỏng đoán về cách các thay đổi sẽ diễn ra, vì vậy nhóm của bạn có thể tuân theo cùng một cấu trúc và gửi lại tệp càng sớm càng tốt. 

8. Cấm cập nhật qua email hoặc tin nhắn nhanh

Là một phần mở rộng của giao tiếp trong tài liệu trực tuyến của bạn, chúng tôi đặc biệt khuyên rằng khi làm việc với hệ thống quản lý tài liệu trực tuyến, bạn nên tránh các chuỗi email hoặc các cuộc thảo luận qua tin nhắn tức thời. Lý do chính là những người khác không biết các kênh riêng tư của bạn. Không có bản ghi nào có thể truy cập được về những gì đã xảy ra, điều này thường dẫn đến sự thất vọng cho những người không có trong đó.

Nhưng hơn thế nữa - đó là một cơn ác mộng để điều hướng! Phải tìm kiếm trên tất cả các kênh của bạn để tìm ra lý do tại sao bạn cần xóa câu đó là một vấn đề đau đầu mà không ai cần. Bằng cách lưu giữ tất cả các thay đổi của bạn trong tài liệu, bạn có một hồ sơ về cái gì, tại sao, khi nào và ai của mọi sự thích ứng. 

Chắc chắn, bạn có thể đang làm việc với các nhà cung cấp bên ngoài, những người không biết các quy trình của bạn, nhưng chúng tôi khuyên bạn nên đưa họ vào hệ thống hoặc ít nhất, sao chép mọi thay đổi email vào tài liệu của bạn để có tính nhất quán. 

9. Sử dụng quyền truy cập để có lợi cho bạn

Các tài liệu của bạn tốt nhất nên được giữ kín, ít nhất là trong một phần vòng đời của chúng. Cho dù đó là một thông báo thú vị hay một số kế hoạch tối mật cho doanh nghiệp của mình, việc kiểm soát ai có thể xem tệp của bạn là một phần quan trọng của quản lý tài liệu trực tuyến. 

May mắn thay, hầu hết các công cụ cộng tác tài liệu tốt nhất hiện nay sẽ cho phép bạn xác định quyền truy cập để giúp công việc của bạn tránh khỏi những con mắt tò mò. Đây là một cấp độ bảo mật bổ sung để ngay cả khi ai đó có liên kết đến tài liệu của bạn, họ sẽ không thể thấy những gì bên trong. Vì vậy, khi bạn đang làm việc với các nhà cung cấp bên ngoài, hãy đảm bảo thận trọng trước khi chia sẻ và chỉ cho phép truy cập vào các địa chỉ email cụ thể.

Nhưng quyền truy cập không chỉ để ngăn mọi người ra ngoài. Họ cũng đóng một vai trò quan trọng trong việc quản lý các tài liệu trực tuyến một cách dễ dàng, đặc biệt là khi nói đến việc cung cấp tài liệu là OK. Hầu hết mọi thứ bạn tạo sẽ cần phải trải qua quá trình xem xét và chắc rằng bạn không hề mong muốn một số chỉnh sửa được thực hiện sau khi mọi thứ đã được phê duyệt. Do đó, khi bạn đã có bản nháp cuối cùng của mình, hãy khóa ngay để người khác không thể thay đổi chúng và bạn đang trên đường đến với việc quản lý tài liệu chiến lược, hiệu quả trực tuyến.

10. Gửi liên kết đến tệp thay vì tải xuống

Giờ đây, bạn cảm thấy thoải mái với việc sử dụng các tính năng lập phiên bản trên các tài liệu cộng tác, bạn có thể vui vẻ quên việc đính kèm tệp vào công cụ quản lý tác vụ của mình theo cách truyền thống. Trước đây, chúng tôi thường gửi các tài liệu gần như bị đóng băng về thời gian. Nếu một trong nhóm của bạn đi nghỉ, khi họ trở lại, tài liệu sẽ được giữ nguyên. 

Thay vào đó, việc chèn một liên kết đến tài liệu có nghĩa là ngay cả khi họ đã đi nghỉ 10 tháng, họ sẽ quay lại và luôn mở phiên bản mới nhất của tài liệu của bạn. Đối với người dùng bên ngoài cũng vậy. Nếu bạn đã cấp cho họ quyền truy cập, họ có thể tránh lưu tệp của bạn và làm nhầm lẫn thư mục tải xuống của họ. Thay vào đó, họ được đưa ngay đến phiên bản mới sáng bóng của tài liệu của bạn.

11. Phân công quản trị viên để quản lý hệ thống của bạn

Là mẹo cuối cùng của chúng tôi, chúng tôi thực sự khuyên bạn nên phân công một người nào đó để điều hành quản trị viên. Chắc chắn, bạn đã tạo tài liệu hệ thống quản lý dự án trực tuyến, nhưng mọi người trở nên đãng trí và mọi thứ trở nên lỏng lẻo, vì vậy cần phải có người để giữ cho ngôi nhà của bạn ngăn nắp. 

Nhân viên quản trị của bạn phải xác định và hợp nhất các tệp trùng lặp, tạo và cập nhật bản đồ ổ đĩa của bạn, đồng thời là người hỗ trợ cho bất kỳ ai có câu hỏi. Họ cũng sẽ chịu trách nhiệm duy trì hướng dẫn cho những người mới được tuyển dụng để có ý tưởng về cách quản lý tài liệu trực tuyến của bạn hoạt động. Bất kỳ phương pháp hay nhất mới nào hoặc thông tin còn thiếu? Nhận nó vào đó.

Ngoài việc giữ mọi thứ dễ dàng điều hướng, bạn sẽ thực sự cảm ơn vì đã chỉ định một quản trị viên khi đến thời điểm kiểm tra. Thay vì bỏ tất cả các tác vụ bình thường của bạn và xáo trộn để sắp xếp tài liệu của bạn, bạn sẽ có một hướng dẫn sẵn sàng cho bất kỳ ai cần quyền truy cập.

Với 11 mẹo của chúng tôi để quản lý tài liệu trực tuyến dễ dàng, bạn hẳn đã có ý tưởng hay về cách loại bỏ sự nhầm lẫn và để nhóm của bạn tỏa sáng. 

Nhưng nếu không có quyền truy cập vào các công cụ quản lý dự án tốt nhất, tài liệu cộng tác và ổ đĩa, bạn sẽ sớm thấy mình gặp khó khăn. Bitrix24 cung cấp cho bạn tất cả những công cụ này và hơn thế nữa, vì vậy đừng chậm trễ - hãy đăng ký miễn phí ngay hôm nay!