Quản Lý Nhóm Hỗn Hợp Một Cách Hiệu Quả: 6 Lời Khuyên

Câu hỏi thường gặp
Đội nhóm hỗn hợp là gì?
Cách quản lý các nhóm hỗn hợp
Những thách thức khi quản lý các nhóm hỗn hợp là gì?
1. Đặt ra các tiêu chuẩn và kỳ vọng
2. Đưa mọi người vào một sân chơi bình đẳng: Cung cấp các công cụ phù hợp
3. Tập trung vào việc tạo ra một tinh thần và văn hóa đồng đội gắn bó
4. Cung cấp cơ hội bình đẳng cho nhóm của bạn
5. Nâng cao giao tiếp của bạn
6. Thực hiện phương pháp kaizen để quản lý các nhóm hỗn hợp
Lời kết

Thực tế là việc quản lý đội nhóm khi tất cả các thành viên làm việc hoàn toàn tại văn phòng hoặc tại nhà (từ xa) thì sẽ dễ dàng hơn là quản lý đội nhóm hỗn hợp. Với các đội nhóm hỗn hợp, các nhà quản lý phải thực sự linh động và nhận thức đúng về nhu cầu của từng nhóm. Không còn những cuộc họp tự phát, nơi bạn tập hợp mọi người trong phòng họp, từ nay, người quản lý đội nhóm hỗn hợp phải có phương án trước để tập hợp tất cả mọi người mọi lúc.

Rõ ràng, đây không phải là công việc đơn giản, nhưng không phải là không thể. Với các công cụ và kỹ thuật phù hợp (và một vài sai lầm không thể tránh khỏi), bạn có thể gặt hái được những lợi ích to lớn từ một nhóm hỗn hợp - cụ thể là một lực lượng lao động vui vẻ và năng suất. 

Vì vậy, không cần phải lo lắng gì thêm, chúng ta hãy đi thẳng vào sáu lời khuyên để quản lý các nhóm hỗn hợp một cách hiệu quả.

Câu hỏi thường gặp

Đội nhóm hỗn hợp là gì?

Một nhóm hỗn hợp là sự kết hợp của những người làm việc tại văn phòng và những người làm việc từ xa. Nếu có thể, các công ty thường cho nhân viên lựa chọn giữa làm việc tại văn phòng hoặc làm việc tại nhà và nhân viên có thể luân phiên làm việc.

Cách quản lý các nhóm hỗn hợp

Các phương pháp quản lý nhóm hỗn hợp hàng đầu là:

• Đặt kỳ vọng ngay từ đầu
• Duy trì tính đồng nhất trong các công cụ bạn sử dụng
• Tạo ra một văn hóa đồng đội vững chắc
• Đối xử với nhân viên từ xa giống như nhân viên tại văn phòng
• Thực hiện một chiến lược truyền thông hiệu quả
• Không ngừng cải thiện cách tiếp cận của bạn

Những thách thức khi quản lý các nhóm hỗn hợp là gì?

Có một loạt thách thức mà người quản lý của các nhóm hỗn hợp phải đối mặt, bao gồm:

• Điều phối thời gian biểu
• Theo dõi tiến độ
• Mang đến cho mỗi nhân viên cơ hội đóng góp như nhau
• Hợp nhất nhóm của bạn và tạo ra một nền văn hóa thống nhất
• Chi phí thuê văn phòng có thể tốn kém

1. Đặt ra các tiêu chuẩn và kỳ vọng

Nhân viên của bạn làm việc tại nhà không thể bị cắt rời khỏi phần còn lại và phó mặc cho các thiết bị của riêng họ. Quản lý các nhóm hỗn hợp trước hết đòi hỏi phải tạo ra khuôn khổ cho tất cả nhóm của bạn làm việc - cho dù họ đang ở văn phòng hay từ xa.

Rất nhiều nhà quản lý kêu gọi một cuộc họp giao ban buổi sáng để bắt đầu một ngày. Nó chỉ mất không quá 10 phút và là một cách tuyệt vời để làm cho các nhóm ở xa của bạn cảm thấy mình là một phần của bức tranh lớn hơn. 

Tuy nhiên, bạn cũng có thể muốn tin tưởng nhân viên của mình bằng cách cho phép họ tự do lựa chọn giờ làm việc. Đó là một cách chắc chắn để giữ tinh thần cao, nhưng không hiệu quả với các nhóm phải làm việc đồng thời, chẳng hạn như các bộ phận của trung tâm cuộc gọi. 

Dù bạn đưa ra các quy tắc nào đi chăng nữa, thì một cấu trúc vững chắc sẽ làm cho các kỳ vọng trở nên rõ ràng và đưa nhóm của bạn vào con đường đạt được năng suất. Nó có nghĩa là các quyết định được đưa ra trong các quy tắc không thể bị coi là không công bằng. Thay vào đó, họ cho phép nhân viên của bạn tập trung vào công việc trước mắt, thay vì đoán già đoán non từng bước.

Và nói về sự công bằng, hãy nhớ quy tắc của bạn không thể đơn phương. Một trong những chìa khóa cho cách quản lý một nhóm hỗn hợp là thiết lập các tiêu chuẩn trong giao tiếp chặt chẽ với những người sẽ phải tuân theo chúng. 

Điều này không có nghĩa là đáp ứng mọi yêu cầu - bạn vẫn cần làm những gì tốt nhất cho nhóm. Thay vào đó, hãy thực hiện các kế hoạch lý tưởng của mọi người và cố gắng hết sức để đáp ứng chúng. Đưa trẻ đi học vào buổi sáng và làm việc đến muộn hơn là cách phổ biến đối với cả những người làm việc tại văn phòng và những người làm việc ở xa. Tuy nhiên, những người khác đánh giá cao việc tuân thủ giờ hành chính.

2. Đưa mọi người vào một sân chơi bình đẳng: Cung cấp các công cụ phù hợp

Quản lý các nhóm hỗn hợp đang làm việc trên các hệ thống và nền tảng khác nhau chỉ đang kêu gào thông tin bị mất và căng thẳng gia tăng. Ở mức tồi tệ nhất, bạn cũng có thể tự mình đối mặt với các vi phạm bảo mật. Do đó, hãy tự thiết lập một hệ thống dựa trên đám mây mà mọi người có thể sử dụng mọi lúc mọi nơi.

Khi nghĩ về cách quản lý một nhóm hỗn hợp, các công cụ hàng đầu bạn sẽ cần là:

• Email

• Tin nhắn tức thì

• Công cụ hội nghị truyền hình

• Quản lý công việc

• Ổ đĩa chung dựa trên đám mây

• Tài liệu cộng tác

• Phân tích hiệu suất

Trong khi công việc thực sự được thực hiện ở phía phần mềm, bạn cũng có thể cung cấp các tính năng bổ sung.

Giữ chân một nhân viên rẻ hơn nhiều so với tuyển một nhân viên mới. Do đó, hãy đảm bảo rằng bạn đang đánh bại đối thủ cạnh tranh về những gì bạn cung cấp. Nếu một trong những công việc của bạn ở nhà cần một chiếc ghế văn phòng, việc bỏ ra 200 đô la và giữ tinh thần cho họ sẽ dễ dàng hơn nhiều so với việc mất đi một thành viên có giá trị trong nhóm và phải tìm và đào tạo một người mới. Vì vậy, trong khi bạn không muốn trả tiền tân trang nhà cho nhân viên của mình, thì một danh sách các khoản bổ sung tùy chọn là một lựa chọn an toàn. 

Quản lý các đội nhóm hỗn hợp với phần mềm Bitrix24 

Các công cụ trực tuyến tốt nhất để quản lý nhóm từ xa và nhóm hỗn hợp của bạn một cách hiệu quả. Bộ cộng tác miễn phí, dự án nâng cao và quản lý tài nguyên.

THỬ NGAY BÂY GIỜ 

3. Tập trung vào việc tạo ra một tinh thần và văn hóa đồng đội gắn bó

Chúng tôi chắc chắn rằng bạn đã đọc hàng triệu lời khuyên ngớ ngẩn về tinh thần đồng đội và văn hóa công ty, nhưng thực sự rất ít khi đi sâu vào chi tiết ý nghĩa của chúng.

Với ý nghĩ đó, đây là một số lĩnh vực cần giải quyết sẽ giúp gắn kết nhóm của bạn lại với nhau:

Tạo cho nhóm của bạn một mục đích

Ngay cả nhân viên lạc quan nhất cũng sẽ bắt đầu kém hiệu quả nếu họ cảm thấy công việc của mình không có mục đích. Do đó, khi bạn bắt đầu một dự án, hãy tập trung vào lý do tại sao. Nó sẽ cải thiện khả năng tiếp cận cho người cao tuổi? Nó sẽ cải thiện hành trình khách hàng của bạn? Hay đơn giản là nó sẽ mang lại nhiều doanh thu hơn? Sau đó, khi bạn giao mỗi nhiệm vụ, hãy chỉ ra tầm quan trọng của nó và nó sẽ đóng góp như thế nào vào bức tranh tổng thể.

Thiết lập nền tảng truyền thông xã hội nội bộ

Một cách tuyệt vời để tích hợp tinh thần đồng đội trong việc quản lý nhóm hỗn hợp của bạn là sử dụng mạng nội bộ của bạn cho nhiều mục đích hơn là chỉ thảo luận liên quan đến công việc. Chắc chắn, điều này cũng rất tốt cho năng suất, nhưng với các công cụ nhóm tốt nhất, bạn có thể tạo các nhóm nhỏ cho khía cạnh xã hội của mình. Dựa trên sở thích hoặc chủ đề chung, chẳng hạn như nhóm của một người đi bộ đường dài hoặc những câu chuyện cười cho các lập trình viên của bạn. 

Rõ ràng, bạn không thể để văn phòng của mình biến thành một câu lạc bộ xã hội, nhưng những cửa hàng nhỏ này là cách hoàn hảo để hợp nhất các nhóm tại văn phòng và tại nhà của bạn.

Uống nước, tán chuyện cùng nhau

Việc giải lao, tán chuyện với nhau vào thứ Hai đang nhanh chóng trở thành một phần trong lịch trình hàng tuần của các nhóm hỗn hợp hàng đầu. Hãy thực hiện một cuộc gọi video thân mật để cập nhật về những gì đang diễn ra hoặc bất kỳ câu chuyện vui nhộn nào đã diễn ra vào cuối tuần. Nếu thấy vẫn ít, bạn có thể dùng buổi chiều thứ Sáu để cùng chơi một vài trò chơi giúp thúc đẩy tinh thần đồng đội trong nhóm mình. 

4. Cung cấp cơ hội bình đẳng cho nhóm của bạn

Khi quản lý các nhóm hỗn hợp, thật dễ dàng tập trung vào những người ngồi trước mặt bạn hơn là những người làm việc tại nhà. Tuy nhiên, việc không chia sẻ các nhiệm vụ và cơ hội trong toàn bộ nhóm của bạn có thể dẫn đến sự ghen tị giữa những người bỏ lỡ - và kiệt sức giữa những người chịu mọi trách nhiệm. Do đó, việc áp dụng cách tiếp cận toàn cầu hơn về cách bạn dàn trải công việc là rất quan trọng đối với việc quản lý nhóm hỗn hợp. 

Nhưng bạn không cần phải dành mỗi giờ thức dậy để đảm bảo sự công bằng của mình. Với các công cụ phù hợp, bạn có thể phân bổ đồng đều các công việc.

Ví dụ: bạn có thể tự động hóa việc phân công nhiệm vụ và tránh giao mọi trách nhiệm cho thành viên nhóm ngồi cạnh bạn trong văn phòng. Bằng cách này, bạn sẽ không gặp phải tình huống “con cưng của thầy giáo” giành lấy mọi vinh quang trong khi những người còn lại đang kêu trời tìm cơ hội. 

Hơn nữa, bạn có thể chạy số liệu phân tích về hiệu suất (KPI) của nhóm theo một cách chiến lược. Thay vì làm việc dựa trên linh cảm về những người lao động hàng đầu của bạn là ai, bạn có thể đặt các chỉ số tùy chỉnh để cung cấp cho bạn thông tin trung thực về việc nhóm của bạn đang hoạt động tốt như thế nào ở cấp độ cá nhân.

Bắt đầu bằng việc chấm công ra và vào làm việc, nhưng điều này không có nghĩa là bạn cần áp đặt thời gian bắt đầu và kết thúc nghiêm ngặt. Một công cụ quản lý tác vụ nâng cao sẽ cho phép bạn xem liệu có bất kỳ giờ chết nào trong ngày hay không bằng cách lưu giữ hồ sơ thời gian cho mọi tác vụ đã hoàn thành, cập nhật hoặc nhận xét. Sau đó, bạn có thể đi sâu vào các số liệu cụ thể hơn với báo cáo hiệu quả, nơi bạn có thể tạo báo cáo về khối lượng công việc, nhiệm vụ đã hoàn thành, thời hạn bị bỏ lỡ và đánh giá công việc.

5. Nâng cao giao tiếp của bạn

Giao tiếp rõ ràng, trôi chảy là điều quan trọng đối với bất kỳ nhóm nào, nhưng khi nói đến quản lý các nhóm hỗn hợp, điều đó hoàn toàn cần thiết. Chỉ một số lợi ích của một chiến lược truyền thông tuyệt vời bao gồm:

• Bao gồm tất cả các thành viên trong nhóm của bạn

• Tạo ra một văn hóa công ty tốt

• Luôn đồng bộ trong bộ phận của bạn

• Giám sát sự tiến bộ của nhóm và cá nhân

Mặc dù tất cả những lợi ích đó đều hữu ích, nhưng chúng tôi sẽ tập trung vào một số cách ít được biết đến hơn mà bạn có thể hưởng lợi từ giao tiếp thông minh. 

Cuộc họp không đồng bộ

Trong một số trường hợp, các bạn có thể ghi lại các cuộc họp và cho phép nhóm của bạn xem lại khi họ có thời gian. Điều này giúp ích cho những người có lịch trình bận rộn và cần tập trung vào công việc của mình, cũng như cho những người có thời gian biểu linh hoạt để cân bằng giữa công việc và gia đình.

Nhận biết các dấu hiệu căng thẳng và kiệt sức

Với nhóm làm việc tại văn phòng của bạn, bạn có thể dễ dàng nhận ra nếu ai đó đang bất ổn. Nhưng đối với nhóm làm việc từ xa thì việc này trở nên khó khăn hơn nhiều. Các thành viên trong nhóm từ xa có thể đang phải đối mặt và cảm thấy không theo kịp hoặc không có động lưc làm việc. Là một người quản lý, nhiệm vụ của bạn là quan tâm đến phúc lợi của nhân viên. Lên lịch cho các cuộc gọi không chính thức 1-1 trên các công cụ hội nghị truyền hình (có bật camera) và có một không gian an toàn để thảo luận về khối lượng công việc, áp lực bên ngoài cũng như quá trình hoà nhập với nhóm. 

Tuy nhiên, bạn đừng bỏ bê những thành viên làm việc tại văn phòng. Các cuộc trò chuyện 1-1 của bạn có thể diễn ra trong phòng họp kín để giải quyết các vấn đề tương tự. 

6. Thực hiện phương pháp kaizen để quản lý các nhóm hỗn hợp

Mặc dù chúng tôi đã xem xét các phương pháp hay nhất để quản lý các nhóm hỗn hợp vào năm 2022, nhưng thời gian và công nghệ thay đổi với tốc độ chóng mặt. Chúng tôi không nói rằng bạn cần phải đại tu chiến lược của mình hàng năm. Nếu việc dẫn dắt các nhóm hỗn hợp là một chuyện, thì đó là một quá trình đang diễn ra để cung cấp khuôn khổ tốt nhất cho bạn và nhóm của bạn làm việc trong đó. Nó không chỉ là về những tiến bộ trong công nghệ. Khi nhóm của bạn phát triển, nhu cầu của họ có thể thay đổi, vì vậy bạn cần phải linh hoạt trong những gì bạn cung cấp. 

Trong bối cảnh đó, chúng tôi khuyên bạn nên áp dụng tư duy kaizen - những thay đổi nhỏ, thường xuyên hơn là những thay đổi lớn hàng quý. Lợi ích của cách tiếp tục này là bạn không làm mất ổn định nhóm của mình khi họ đã quen với một quy trình. 

Phương pháp kaizen giúp việc quản lý các nhóm hỗn hợp trở nên dễ dàng vì các đề xuất có thể đến từ bất cứ đâu. Bạn có thể nhận được phản hồi từ nhóm của mình nếu mọi thứ không suôn sẻ, nhưng bạn cũng có thể xem trang tổng quan phân tích của mình để xem các con số nói lên điều gì.

Hãy lấy ví dụ về một nhân viên từ xa cảm thấy họ không thể tham gia đầy đủ vào các cuộc họp qua các công cụ hội nghị truyền hình của bạn. Trong cuộc họp tiếp theo, hãy thử chiến thuật “giơ tay lên nếu bạn muốn nói”. Với tư cách là người hòa giải, bạn cũng có thể kiểm soát bằng cách đưa ra các câu hỏi cho nhóm từ xa của mình theo các bước hợp lý. Tương tự, bạn có thể yêu cầu những người tham gia trực tuyến viết đề xuất của họ trong cuộc trò chuyện và tự mình nêu ra trong phòng. 

Thử nghiệm từng điều chỉnh nhỏ này và kiểm tra hiệu quả của chúng trước khi đưa chúng vào chiến lược quản lý nhóm hỗn hợp của bạn. 

Lời kết

Bây giờ bạn đã nắm được các phương pháp hay nhất của chúng tôi để quản lý các nhóm hỗn hợp vào năm 2022, bạn đang tiến gần hơn một bước nữa để có được quyền năng động đó. 

Một số mẹo này sẽ mất một khoảng thời gian để thực hiện - đồng ý về lịch trình với toàn bộ nhóm của bạn không phải là công việc chính xác trong 5 phút - nhưng có một số việc bạn có thể làm ngay bây giờ sẽ giúp bạn hoàn thành rất nhiều công việc ngay lập tức.

Khi đăng ký với Bitrix24, bạn sẽ nhận được tất cả các công cụ cần thiết để quản lý các nhóm hỗn hợp, từ ổ đĩa dựa trên đám mây và các công cụ quản lý dự án đến phân tích hiệu suất phức tạp và tất cả các kênh giao tiếp mà bạn có thể yêu cầu.

Ồ vâng, và bắt đầu hoàn toàn miễn phí.

Bạn đang chờ đợi điều gì? Hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay!