Phần mềm quản lý dự án cá nhân cho phép một cá nhân tổ chức khối lượng công việc hàng ngày của họ, đặt thời hạn cho từng nhiệm vụ, theo dõi tiến độ của họ và đạt được mục tiêu một cách hiệu quả. Không giống như các đối tác theo định hướng kinh doanh của họ, các ứng dụng cho mục đích sử dụng riêng tư không bị quá tải với hàng tá chức năng phức tạp. Chúng tương đối đơn giản, và chúng thực sự giúp sắp xếp và cấu trúc thông tin. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ so sánh các công cụ phổ biến nhất để xử lý các dự án riêng tư - chẳng hạn như lập kế hoạch cho các kỳ nghỉ, cơ cấu ngân sách gia đình hoặc tuân theo kế hoạch dinh dưỡng giảm cân.
Dự án là gì?
Đầu tiên, chúng ta hãy hiểu sự khác biệt giữa công việc và dự án. Dự án có một bắt đầu, một kết thúc và một số giai đoạn ở giữa. Nó được hoàn thành khi bạn đạt được một mục tiêu cụ thể - ví dụ, bạn đã viết một cuốn sách. Viết sách là một quá trình dài không thể hoàn thành trong một sớm một chiều. Ngược lại, viết một chương không phải là một dự án mà là một nhiệm vụ có thể được thực hiện trong một khoảng thời gian tương đối ngắn. Đánh răng mỗi sáng cũng không phải là một dự án vì nó là một thủ tục đơn giản và lặp đi lặp lại.
Phần mềm quản lý dự án là gì?
Những người chưa bao giờ sử dụng nó có xu hướng nghĩ rằng phần mềm quản lý dự án là một tập hợp các danh sách kiểm tra, là một sự đơn giản hóa quá mức. Danh sách kiểm tra là tĩnh. Sau khi bạn biên dịch, điều duy nhất bạn có thể làm là đánh dấu nhiệm vụ là đã hủy hoặc đã hoàn thành. Danh sách kiểm tra không cho phép bạn phân chia một nhiệm vụ lớn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn, hãy nhóm chúng lại và đặt thời hạn riêng cho từng mục. Nếu bạn cần thêm các tệp bổ sung vào các điểm trong danh sách kiểm tra của mình, bạn sẽ không có công cụ nào để quản lý chúng và bạn sẽ sớm chết chìm trong lượng thông tin khổng lồ đó.
Các giải pháp cho phép người dùng quản lý các dự án mạnh mẽ hơn và nhiều chức năng hơn. Chúng cho phép bạn thực hiện các thao tác sau:
- Tạo các dự án, đưa ra các nhiệm vụ riêng biệt và theo dõi sự hoàn thành của từng người trong số chúng
-
Mời người dùng mới tham gia quy trình làm việc
-
Thêm phần bổ sung cho từng nhiệm vụ (nhận xét, tải lên tệp, liên kết đến các nhiệm vụ khác, v.v.)
-
Phân bổ nguồn lực cho từng dự án
-
Kiểm tra xem bạn sử dụng bao nhiêu tài nguyên cho một nhiệm vụ hoặc dự án cụ thể và tạo báo cáo
-
Nhận thông báo khi một nhiệm vụ sắp đến hạn chót - để bạn có thể hoàn thành, lên lịch lại hoặc hủy bỏ nó
-
Và nhiều hơn thế nữa
Ngay cả khi bạn chỉ định sử dụng một ứng dụng như vậy trước tiên, thì cuối cùng bạn cũng có thể cân nhắc mời bạn bè và người thân của mình tham gia. Nửa kia của bạn có thể thêm ưu đãi vé vào thời điểm cuối cùng vào kế hoạch kỳ nghỉ của bạn, huấn luyện viên thể dục có thể điều chỉnh lịch tập thể dục của bạn và bà của bạn có thể sửa đổi danh sách mua sắm tạp hóa hàng tuần của bạn khi bà quyết định từ bỏ sô cô la.
Đánh giá theo mô tả này, bạn có thể nghĩ rằng các ứng dụng quản lý dự án rất phức tạp. Nhưng trên thực tế, chúng có giao diện đẹp và thực sự trực quan. Bạn sẽ không cần phải thuê một gia sư để tìm hiểu cách chúng hoạt động.
Bạn có thể hỏi, tại sao bạn nên cài đặt phần mềm mà đối tượng mục tiêu là các doanh nghiệp để quản lý các công việc riêng tư của bạn? Tại sao không tải xuống một ứng dụng ban đầu được tạo cho người dùng riêng tư? Vấn đề là đăng ký kinh doanh cho phép các nhà phát triển kiếm lợi nhuận trên sản phẩm của họ và đầu tư các khoản tiền này vào các bản nâng cấp của nó. Nhà cung cấp phần mềm càng kiếm được nhiều tiền từ các giải pháp của họ, thì họ càng cung cấp các sản phẩm tiên tiến hơn - và đây là lý do tại sao chúng ta sẽ tập trung vào các công cụ cấp doanh nghiệp trong bài viết này.
TOP-6 công cụ quản lý dự án cá nhân với Ứng dụng
- Bitrix24
- Asana
- Azendoo
- Evernote
- Microsoft One Note
- Trello
Cho dù bạn thích sự đơn giản của bảng Kanban để sắp xếp công việc của mình hay sơ đồ Gantt cổ điển phù hợp hơn với con đường của bạn, bạn sẽ tìm thấy một ứng dụng lập kế hoạch dự án phù hợp với bạn trong bài viết này. Đọc tiếp để tìm hiểu xem phần mềm nào sẽ hoạt động tốt nhất cho nhu cầu của bạn, cũng như những ưu điểm và nhược điểm tiềm ẩn cần lưu ý khi chọn phần mềm phù hợp cho các dự án cá nhân của bạn.
Bitrix24
Bitrix24 cung cấp giải pháp tất cả trong một cho tất cả các nhu cầu quản lý dự án của bạn - cá nhân và các mặt khác.
Bạn có thể sử dụng các công cụ khác nhau để xem, lập kế hoạch và quản lý các công việc của mình, làm cho điều này trở thành một lựa chọn vô cùng thuận tiện cho hầu hết mọi loại dự án. Bitrix24 bao gồm gói đầy đủ khi nói đến quản lý dự án, có các công cụ chính như sau:
Những điều này làm cho Bitrix24 trở thành một lựa chọn tuyệt vời không chỉ cho việc quản lý dự án cá nhân mà còn cho tất cả các loại dự án, bao gồm các tác vụ liên quan đến công việc phức tạp hơn. Bitrix24 có tất cả - vì vậy bạn có thể sử dụng để quản lý từ hộ gia đình của mình đến điều hành một tập đoàn lớn.
Bitrix24 cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn chế độ xem cho các dự án của mình. Bảng Kanban cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan đơn giản và sắp xếp các nhiệm vụ của bạn - vì vậy bạn có thể quên đi những lưu ý phiền phức sau khi lập kế hoạch dự án. Và nếu bạn muốn hình dung tiến trình của các dự án của mình, cũng như chỉ định bất kỳ sự phụ thuộc nào giữa các nhiệm vụ trong các dự án này, bạn có thể thực hiện việc này với sự trợ giúp của biểu đồ Gantt. Việc dễ dàng chuyển đổi giữa các chế độ xem danh sách, lịch, Kanban và Gantt giúp bạn có thể sử dụng chế độ phù hợp nhất với mình.
Bitrix24 sẽ không bao giờ để bạn bỏ lỡ thời hạn và bạn có thể dựa vào đó để giúp mình luôn có tổ chức và đi đúng hướng. Bạn có thể chắc chắn rằng tất cả các dự án quan trọng của bạn sẽ được hoàn thành đúng hạn nhờ những lời nhắc nhở.
Đặc biệt hơn cả là Bitrix24 hoàn toàn miễn phí và đối với những người đang tìm kiếm phần mềm quản lý dự án cá nhân, các tính năng miễn phí cung cấp quá đủ chức năng - bạn có quyền truy cập hoàn toàn không giới hạn vào các tác vụ và dự án. Bạn có thể thêm tối đa 12 người dùng vào tài khoản của mình, nếu bạn có nhu cầu mời thêm người làm việc trong các dự án cá nhân của mình.
Dưới đây chỉ là một số tính năng tuyệt vời mà bạn sẽ nhận được với phiên bản miễn phí:
- 5GB bộ nhớ trực tuyến
-
Các chế độ xem dự án khác nhau: danh sách, Kanban, Gantt
-
Theo dõi thời gian tác vụ
Bitrix24 cũng có sẵn dưới dạng một ứng dụng trên iOS và Android, vì vậy bạn có thể giữ các dự án cá nhân của mình mọi lúc, mọi nơi mà bạn cần.
Asana
Đây không chỉ là một dự án mà còn là một giải pháp quản lý tác vụ. Đối tượng mục tiêu của nó là cả cá nhân và doanh nghiệp. Ra mắt vào năm 2011, nó đã trải qua một số nâng cấp kể từ đó cũng như xây dựng các ứng dụng tiện dụng cho Android và iOS. Uber, Dropbox và Pinterest chỉ là một vài ví dụ về những người dùng nổi bật của nó.
Rất dễ dàng để làm việc trong Asana:
- Trong thanh bên trái, bạn có thể theo dõi nhiều dự án.
-
Hãy thoải mái sắp xếp các cột mốc và mục tiêu của bạn theo định dạng danh sách kiểm tra. Sắp xếp chúng theo ngày bắt đầu hoặc thời hạn ước tính. Tạo các phụ thuộc - nghĩa là liên kết việc hoàn thành các nhiệm vụ nhất định với các nhiệm vụ con của chúng.
-
Thêm nhận xét, thẻ, liên kết và ghi chú vào nhiệm vụ hoặc các mục khác. Khi cộng tác viên của bạn thực hiện các thay đổi đối với các dự án, chúng sẽ được hiển thị trong thời gian thực.
-
Đặt thời hạn, tải tệp lên và sử dụng nhiều phím tắt để tiết kiệm thời gian và công sức.
Người dùng solo và đội có ít hơn 15 người không cần phải trả bất kỳ khoản phí nào. Họ có quyền truy cập vào các dự án, tin nhắn và nhật ký hoạt động không giới hạn, đồng thời có thể xử lý tới 1000 tác vụ đồng thời và tận hưởng hầu hết các chức năng rộng lớn của Asana.
Các gói trả phí cho phần mềm quản lý dự án này bắt đầu từ $ 10,99 cho mỗi người dùng mỗi tháng và có thể được thử nghiệm miễn phí. Họ có các đặc quyền như khả năng mời miễn phí số lượng khách không giới hạn, tạo mục tiêu và danh mục đầu tư hoặc sử dụng hỗ trợ ưu tiên.
Azendoo
Cũng giống như Asana, Azendoo cũng là phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ kết hợp. Azendoo tập trung vào làm việc theo nhóm nhưng bạn cũng có thể sử dụng nó để đối phó với khối lượng công việc cá nhân của mình. Ban đầu, nó được xây dựng như một dịch vụ web, nhưng bây giờ bạn cũng có thể tải xuống ứng dụng iOS hoặc Android.
Azendoo cho phép bạn thực hiện các thao tác sau:
- Giám sát tiến độ của một dự án từ góc độ hạ nguồn
-
Tải tệp lên các dự án
-
Giao nhiệm vụ cho người dùng khác, kiểm soát trạng thái thành tích của họ và để lại nhận xét
Evernote
Đây là một phần mềm quản lý dự án đặc biệt mạnh mẽ và linh hoạt. Nó dựa trên một hệ sinh thái rộng lớn của các ứng dụng bao gồm các phiên bản Android và iOS. Sau đây chỉ là một số lợi thế cạnh tranh của sản phẩm này:
- Bạn có thể dễ dàng chuyển đổi các ghi chú viết tay của mình sang định dạng kỹ thuật số và kết hợp chúng với các tệp và tài liệu khác trong một dự án duy nhất
-
Thêm ghi chú cơ bản trong một vài cú nhấp chuột
-
Đối với nhiều dự án, hãy tạo sổ ghi chép
-
Tìm kiếm nhanh trên nội dung bạn đã tạo
Nhờ chức năng tìm kiếm tiên tiến, bạn có thể ngừng lo lắng về việc lộn xộn. Trong Evernote, bạn có thể tạo bao nhiêu ghi chú tùy thích, chắc chắn rằng bạn sẽ không bao giờ bị lạc trong đó.
Gói miễn phí cho phép bạn đồng bộ hóa tối đa 2 thiết bị, cắt các trang web, sử dụng tùy chọn tìm kiếm tiện dụng và định dạng ghi chú của bạn. Kích thước tối đa của ghi chú sẽ được giới hạn ở 25 MB và giới hạn tải lên hàng tháng - là 60 MB. Sau khi chuyển sang gói trả phí bắt đầu từ $ 7,99 cho mỗi người dùng mỗi tháng, bạn sẽ có thể truy cập các ghi chú ngoại tuyến, đồng bộ hóa số lượng thiết bị không giới hạn, tùy chỉnh giao diện màn hình chính của bạn, tạo các mẫu tùy chỉnh, tăng giới hạn tải lên và tận hưởng nhiều các đặc quyền khác.
Microsoft One Note
Phần mềm này ban đầu không được xây dựng như một phần mềm quản lý dự án. Như tên gọi của nó, nó được thiết kế để làm việc với các ghi chú và không cung cấp một góc nhìn thuận tiện về các tác vụ mà bạn thêm vào. Tuy nhiên, bạn cũng có thể sử dụng chức năng của nó để xử lý các dự án. Bạn nên xem xét việc liên kết nó với SkyDrive, nơi bạn có thể giữ các tệp của mình hoặc plugin OneTastic.
OneNote có thể được tải xuống dưới dạng một thành phần của Microsoft 365 hoặc Office 2019. Nếu bạn cài đặt nó dưới dạng ứng dụng độc lập, chức năng của nó sẽ bị hạn chế. Với phiên bản đầy đủ của nó, bạn sẽ có quyền truy cập vào các bản cập nhật hữu ích hàng tháng.
Trello
Phần mềm quản lý dự án này được tổ chức như một bàn Kanban riêng lẻ. Nó nhanh chóng và linh hoạt, đó là lý do tại sao các nhóm của Tumblr, The New York Times và The Verge yêu thích nó đến vậy.
Bạn sẽ chỉ mất vài phút để sắp xếp dự án của mình dưới dạng thẻ và ghi chú post-it dễ dàng để kéo xung quanh. Sau đó, bạn sẽ có thể thực hiện các tác vụ sau:
- Tạo bảng riêng biệt cho các dự án đa dạng
-
Đặt thời hạn (thời gian và ngày) cho từng thẻ hoặc bộ thẻ
-
Nhận xét về các nhiệm vụ và thêm các vật phẩm bổ trợ cho chúng
-
Gán một nhiệm vụ từ người dùng sang người dùng
Cũng giống như các dịch vụ khác được mô tả trong bài viết này, Trello có sẵn ở cả phiên bản web và ứng dụng dành cho thiết bị di động Android và iOS. Bạn có thể tham gia miễn phí - trong trường hợp này, kích thước tối đa của tệp đính kèm sẽ bị giới hạn ở 10 MB và bạn sẽ có thể sử dụng tối đa 10 bảng cho mỗi nhóm. Sau khi nâng cấp cho gói trả phí bắt đầu từ $ 9,99 cho mỗi người dùng mỗi tháng, kích thước tối đa của tệp đính kèm sẽ tăng lên 250 MB và sẽ không có giới hạn về số lượng bo mạch. Số lượng thẻ hoặc danh sách là không giới hạn cho tất cả các gói.
Kết luận
Hy vọng rằng tổng quan về phần mềm quản lý dự án đáng tin cậy và có tư duy tương lai này sẽ hữu ích. Tất cả các giải pháp được đề cập trong bài viết có thể tự hào về giao diện đẹp mắt và điều hướng trực quan. Bạn có thể dùng thử tất cả chúng miễn phí, hãy bắt đầu ngay bây giờ. Sau khi bạn chọn một trong những bạn thích nhất, bạn sẽ nhanh chóng làm quen với nó. Nó sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý quy trình làm việc của bạn và sẽ cho phép bạn luôn duy trì hiệu quả, không bao giờ bỏ lỡ thời hạn và đạt được sự hài lòng hơn trong cuộc sống.
