Những công cụ số giúp bạn sắp xếp lịch trình làm việc khoa học và hiệu quả

Khối lượng công việc của một cá nhân hoặc một phòng ban luôn có xu hướng ngày một nhiều lên và dày đặc tác vụ. Nhưng đó chưa phải là vấn đề lớn nhất. Điều tồi tệ hơn là nó sẽ đem lại cảm giác sợ hãi, lo lắng khi người thực hiện có một loạt đầu việc không được giám sát hay thi hành.

Sau đó, việc này dần dần dẫn đến tâm lý rối bời và thiếu động lực. Trên thực tế, nghiên cứu gần đây chỉ ra 41% người lao động cho rằng khối lượng công việc nặng nề là nguyên nhân chính gây căng thẳng tại nơi làm việc. 

Nhưng sự thật là, không phải khối lượng công việc là thứ khiến bạn hoặc nhân viên của bạn cảm thấy quá tải, mà là do khả năng quản lý công việc thiếu hiệu quả. Ví dụ, nếu bạn là trưởng phòng và đặt ra deadline không hợp lý, hoặc bạn giao nhiệm vụ cho cấp dưới mà không xem xét khả năng và thời gian của họ, các đầu việc sẽ dễ bị đi vào bế tắc vì mọi người không thể nắm bắt và thực thi được. 

Nếu muốn chấm dứt vòng lặp đó, bạn cần sử dụng phần mềm quản lý tác vụ phù hợp. Phần mềm quản lý tác vụ nếu được tận dụng đúng cách, nó sẽ như cánh tay phải, người trợ lý mẫn cán giúp bạn xử lý mọi đầu việc trôi chảy nhất có thể, tránh sai sót và chậm trễ không đáng có. Với quy mô phòng ban, những công cụ này giúp mọi người có sự kết nối chặt chẽ với nhau ngay cả khi phải làm việc theo cá nhân hay theo nhóm.  

Ưu điểm của phần mềm xếp lịch làm việc

Phần mềm xếp lịch hay quản lý công việc giúp xác định, giám sát và quản lý công việc một cách hiệu quả. Nó vượt xa quy trình làm thủ công ngày trước vì cho phép bạn thao tác trên các công việc phức tạp để hoàn thành mục tiêu nhanh chóng.

Tính linh hoạt: App lịch làm việc thường có giao diện thân thiện với người dùng và chạy mượt mà trên tất cả các hệ điều hành và các thiết bị. Điều này cho phép bạn kiểm soát công việc của mình mọi lúc mọi nơi.

Theo dõi thời gian: Phần mềm quản lý tác vụ cho phép bạn cải thiện việc quản lý thời gian của mình thông qua tính năng theo dõi thời gian liên tục.

Tự động hóa tác vụ: Phần mềm quản lý tác vụ sẽ tự động hóa các tác vụ lặp lại, giúp bạn có nhiều thời gian hơn để tập trung vào các tác vụ cấp cao, đòi hỏi công việc phức tạp.

Hỗ trợ giao tiếp: Nếu bạn đang điều hành một nhóm, hãy tìm một công cụ có hỗ trợ chat nhóm, chia sẻ file, và nhận thông báo tức thời liên quan đến hiệu quả của tác vụ.

Báo cáo và phân tích: Phần mềm quản lý tác vụ cung cấp các tính năng báo cáo để ghi lại và phân tích thông tin, sau đó bạn có thể làm các việc tổng kết như lập hóa đơn và quản lý bảng lương.

Top công cụ xếp lịch làm việc tốt nhất hiện nay

Cùng điểm qua những công cụ xếp lịch làm việc tốt nhất được chọn lọc và đánh giá bởi nhiều chuyên gia.

Bitrix24 Quản lý Tác vụ

Đứng đầu và cũng là phần mềm quản lý tác vụ được yêu thích, đánh giá cao nhất chính là công cụ quản lý Tác vụ - Task Management của CRM Bitrix24.

Phần mềm CRM là một công cụ quan trọng cho bất kỳ doanh nghiệp nào muốn duy trì và quản lý thông tin quan trọng về khách hàng và khách hàng tiềm năng. Bitrix24 là gói phần mềm CRM (quản lý quan hệ khách hàng) nổi tiếng. Nó giúp các công ty quản lý khách hàng bằng cách tự động hóa nhiều tính năng.

Bitrix24 cung cấp các công cụ giúp bạn hỗ trợ khách hàng, liên lạc nội bộ và quản lý dự án. Ngoài ra Bitrix24 còn có trình tạo website giúp bạn xây dựng trang web hoặc shop online, tối ưu hóa lượng truy cập.

Những tính năng nổi bật của công cụ Quản lý Tác vụ từ Bitrix24:

Dễ dàng tổ chức và quản lý

Bao gồm 4 vai trò tác vụ trong Bitrix24: người giao nhiệm vụ, người được giao nhiệm vụ, người giúp đỡ và người quan sát. Với 4 vai trò này, bạn sẽ dễ dàng phân công, ấn định từng người phù hợp với vị trí của họ trong suốt dự án hoặc một tác vụ nhất định.

Đa dạng mẫu tác vụ và dự án

Nếu bạn đang làm đi làm lại cùng một nhiệm vụ và dự án, bạn có thể lưu nhiệm vụ hoặc dự án dưới dạng mẫu để tiết kiệm thời gian. Ngoài ra công cụ Quản lý Tác vụ của Bitrix24 cũng cho bạn rất nhiều mẫu có sẵn để bắt tay vào tạo tác vụ mới mà không cần phải nghĩ cấu trúc phức tạp.

Chế độ tập trung vào tác vụ

Các tác vụ có hoạt động đang diễn ra gần đây sẽ được đưa lên đầu danh sách để giúp bạn tập trung vào điều quan trọng. Tính năng này rất hữu ích với  người có rất nhiều tác vụ cần theo dõi.

Các giai đoạn Kanban có thể tùy chỉnh

Các giai đoạn trong bảng Kanban của Bitrix24 hoàn toàn có thể tùy chỉnh (tên, màu sắc) và có thể được đặt riêng bởi từng người dùng.

Dễ dàng quản lý

Di chuyển tác vụ từ giai đoạn này sang giai đoạn khác bằng cách kéo thả là cách mà bảng Kanban của Bitrix24 đang thực hiện. Bạn có thể tạo tác vụ mới chỉ bằng một cú nhấp chuột và nhận thông báo về hoạt động liên quan đến tác vụ.

Chế độ Hạn chót

Chế độ hạn chót trong Bitrix24 là sự thể hiện trực quan các tác vụ của bạn trong bảng Kanban, tại vị trí được sắp xếp theo thời hạn. Đây là một cách rất tốt để bạn có thể ưu tiên cho những tác vụ có thời hạn ngắn và cần ưu tiên hoàn thành.

Monday.com

Đúng như cái tên Monday - thứ hai, tức nỗi ám ảnh của không ít nhân viên ở bất kỳ công ty nào, đây là phần mềm được kỳ vọng giúp cho người dùng cảm thấy ngày thứ hai bớt khủng khiếp hơn. Phần mềm quản lý tác vụ đơn giản này cung cấp tất cả các tính năng, từ nhiều chế độ xem tác vụ, đến mẫu tác vụ mà ở đó bạn có thể tìm thấy phiên bản phù hợp với mình.

Monday.com nổi bật với giao diện mượt mà. Tính năng Quản lý công việc của nó cho phép bạn tạo quy trình làm việc không cần phải biết code cầu kỳ. Đặc biệt, những người quản lý hay lãnh đạo cấp cao sẽ thích một công cụ có hình thức, bố cục trực quan. Nó cho phép họ đưa ra quyết định quan trọng một cách sáng suốt bằng cách truy cập phần tổng quan nhanh về tiến độ các nhiệm vụ được thực thi theo thứ tự thời gian. 

Monday.com cũng giúp bạn sắp xếp không gian làm việc thành các dự án với nhiệm vụ chính và nhiệm vụ phụ riêng lẻ, theo dõi mức độ hoàn thành của chúng với các tùy chọn mã hóa theo màu sắc. 

Các tính năng nổi bật của Monday.com:

• Bao gồm hơn 200 tùy chọn tự động hóa

• Trạng thái nhiệm vụ được mã hóa theo màu và mức độ ưu tiên

• Thân thiện với người dùng

• Thiết lập quy trình làm việc không cần viết code

• Có ứng dụng di động cho iOS và Android

• Tích hợp với hơn ứng dụng khác

Trello

Nếu là người quen với cấu trúc dạng bảng Kanban, chắc chắn bạn sẽ thích sử dụng Trello. Phần mềm lên kế hoạch và quản lý tác vụ này tập trung vào việc di chuyển các tác vụ theo cách gần gũi nhất với mọi người, đó là kéo thả.  

Dưới dạng cá nhân, bạn có thể sử dụng Trello để tạo danh sách nhiệm vụ được cá nhân hóa cho chính mình. Còn đối với nhóm, thành viên trong nhóm hay trưởng nhóm có thể bổ sung thêm các yếu tố cho tác vụ như thêm ngày đến hạn và người được giao.

Phần mềm này hỗ trợ ưu tiên tác vụ thông qua các nhãn như mức độ ưu tiên cao, trung bình hoặc thấp. Bạn có thể lọc nhãn để truy cập vào một nhóm nhiệm vụ với mức độ ưu tiên cụ thể. Nó cũng có một công cụ tự động hóa không cần mã có tên Butler, cho phép bạn tạo các quy tắc, nút và lệnh để tự động hóa các tác vụ định kỳ được chọn.

Các tính năng nổi bật của Trello:

• Butler - một công cụ tự động hóa không cần code

• Hình thức trực quan, dựa trên dạng bản Kanban

• Có danh sách kiểm tra, lịch và mốc thời gian

• Có chế độ mã màu để phân biệt độ ưu tiên các tác vụ

• Có ứng dụng di động Android và iOS

Clickup

ClickUp là một công cụ quản lý dự án dựa trên đám mây. Nó được thiết kế để giúp các cá nhân, nhóm nhỏ và công ty lập kế hoạch dự án, phân bổ và theo dõi tác vụ. Nền tảng này được thiết kế như một trung tâm, nơi các nhóm cùng nhau lập kế hoạch thực hiện các dự án từ một nơi. 

ClickUp kết hợp các công cụ cộng tác, công cụ theo dõi dự án, bảng thông tin báo cáo, trình tạo quy trình làm việc và sắp xếp tài liệu để tạo ra một nền tảng năng suất “all-in-one”.

Phần mềm cho phép người dùng chọn nhiều chế độ xem để theo dõi dự án, chẳng hạn như chế độ xem danh sách cho việc cần làm, chế độ xem bảng cho quy trình công việc hoặc chế độ xem Gantt cho lịch trình dự án. Clickup cũng cho phép người dùng điều chỉnh màu sắc, chủ đề theo không gian làm việc mà họ thích.

Tính năng nổi bật của Clickup

• Đa dạng mẫu sẵn có để người mới quản lý tác vụ

• Bảng điều khiển theo dõi nhiệm vụ theo thời gian thực và số liệu năng suất

• Tính năng ClickUp Goals dùng để đặt KPI cho những nhiệm vụ có thể đo lường được

• Tạo danh sách việc cần làm dễ dàng

• Nhiều chế độ xem dự án như xem theo danh sách, theo bảng và theo dòng thời gian

• Bao gồm công cụ thực hiện hành động hàng loạt để tiết kiệm thời gian khi chỉnh sửa nhiều tác vụ cùng một lúc

Airtable

Airtable là một công cụ quản lý dữ liệu và tạo cơ sở dữ liệu dựa trên đám mây. Airtable có giao diện trực quan, trông rất giống bảng tính excel hay Google Spreadsheet. Điều này cho phép người dùng dễ dàng tạo cơ sở dữ liệu và tùy chỉnh ứng dụng mà không cần bất kỳ kiến ​​thức code nào.

Tính linh hoạt của công cụ này đã khiến nó trở thành một lựa chọn phù hợp cho nhiều nhóm và ngành khác nhau, từ nhóm phát triển phần mềm đến các marketing agency hay công ty thương mại điện tử. 

Tính năng nổi bật của Airtable:

• Đa dạng mẫu sẵn có từ quản lý dự án đến quản lý nội dung và marketing 

• Trường tùy chỉnh phong phú hỗ trợ việc tổ chức và phân loại nội dung

• Tùy chọn chế độ xem và lọc

• Liên kết bản ghi cho phép bạn xem dữ liệu toàn diện hơn

• Tích hợp liền mạch với các ứng dụng phổ biến như Google Drive, Slack và Trello, cho phép giao tiếp và cộng tác hiệu quả

Những câu hỏi thường gặp

Phần mềm quản lý tác vụ nào tốt nhất 2024?

Hiện tại Task Management của Bitrix24 đang được đánh giá là một trong những phần mềm quản lý tác vụ hiệu quả và được đánh giá cao.

Làm sao để sử dụng công cụ xếp lịch hiệu quả?

Bạn cần đọc kỹ tài liệu, video hướng dẫn của từng công cụ và thao tác nhiều lần để dễ dàng sử dụng về sau.

Công cụ xếp lịch làm việc có nhược điểm gì?

Công cụ xếp lịch làm việc có nhược điểm là một số tính năng hơi khó thao tác với người mới bắt đầu.

Kết luận

Công việc càng nhiều, dự án càng lớn, bạn càng cần một công cụ xếp lịch hiệu quả. Với Task Management của Bitrix24, các đầu việc phức tạp giờ đây không còn là nỗi ám ảnh của bạn cũng như mọi người trong phòng ban.

Đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay để cùng hàng trăm ngàn doanh nghiệp tối ưu quy trình, sắp xếp lịch làm việc khoa học và hiệu quả nhất.