Những công cụ hữu ích giúp bạn quản trị team 100% remote

Làm việc từ xa (remote) là một xu hướng ngày càng phổ biến trên toàn thế giới. Nó giúp doanh nghiệp có thể tận dụng được nguồn nhân lực, khắc phục những hạn chế về khoảng cách địa lý, đồng thời không tốn nhiều chi phí cho văn phòng.

Tuy nhiên, để vận hành hiệu quả một team làm việc từ xa, bạn cần có kiến thức quản lý tốt và các công cụ hỗ trợ đi kèm. Khi chọn công cụ cho team làm remote, bạn cần xem xét hai yếu tố. Công cụ đó cần hỗ trợ nâng cao hiệu quả của đội nhóm trong quá trình làm việc, đồng thời, tạo ra sự kết nối giữa các thành viên trong đội nhóm.

Hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu top công cụ quản lý team làm việc từ xa, với bộ tính năng phù hợp những tiêu chí này.

Lưu ý khi chọn công cụ cho đội ngũ nhân viên làm việc 100% remote

Dưới đây là một số tính năng bạn cần lưu ý khi chọn công cụ làm việc cho team làm việc từ xa:

Các tính năng giao tiếp: Các công cụ cần có tính năng giao tiếp đa dạng, giúp các thành viên team kết nối với nhau như gọi video, tin nhắn nhanh, tin nhắn thoại. Điều này nhằm hỗ trợ tăng cường sự kết nối của các thành viên trong đội nhóm vì thông tin luôn được cập nhật nhanh chóng, kịp thời. Bộ công cụ giao tiếp này cũng rất quan trọng để duy trì sự tham gia của thành viên trong các cuộc họp khi cần.

Khả năng tích hợp: Công cụ dành cho việc làm remote cần có tính năng tích hợp liền mạch với các ứng dụng khác. Điều này giúp người dùng tránh việc phải chuyển đổi qua lại liên tục giữa các phần mềm và tập trung hoàn thành công việc tốt hơn.

Khả năng mở rộng: Bạn nên chọn các công cụ có khả năng mở rộng số lượng thành viên khi quy mô của dự án có sự thay đổi.

An toàn và bảo mật: Khi mọi người không sử dụng một mạng nội bộ chung như lúc ngồi cùng văn phòng, vấn đề bảo mật thông tin trở nên quan trọng hơn bao giờ hết. Công cụ làm việc của team remote phải đảm bảo mọi dữ liệu luôn an toàn, bảo mật tối đa và các dữ liệu được mã hóa đầu cuối tất cả các điểm kết nối.

Tính năng quản lý dự án: Một công cụ quản trị dùng để theo dõi tiến độ, đặt ra deadline và quản lý tác vụ là yếu tố quan trọng giúp nâng cao năng suất làm việc của toàn team. Trong dự án có sự tham gia của nhiều nhân sự làm việc từ xa, đòi hỏi người quản lý nhóm cần theo dõi chặt chẽ, sát sao để đảm bảo mọi việc đang vận hành đúng hướng và kịp thời gian.

Dễ sử dụng và giao diện thân thiện với người dùng: Hãy sử dụng những công cụ có giao diện dễ nhìn và không mất quá nhiều thời gian để học. Một giao diện thân thiện và dễ sử dụng sẽ mang lại hiệu quả làm việc cao và rút ngắn thời gian đào tạo tối ưu nhất.

Những công cụ tốt nhất cho team làm việc từ xa

Dưới đây là top những công cụ cho team làm việc từ xa, được đánh giá cao nhất bởi người dùng trên toàn thế giới.

Bitrix24

Trong số các công cụ phù hợp nhất với team làm remote, Bitrix24 CRM giúp bạn quản lý tất cả các dự án một cách hiệu quả.

Bitrix24 có mọi tính năng mà cả SMEs lẫn các công ty lớn cần sử dụng. Bạn có thể quản lý dự án, thu thập và tìm kiếm khách hàng tiềm năng, thiết lập sales pipeline, chuyển hóa lead, tạo kịch bản email marketing và rất nhiều thứ khác.

Ngoài ra, Bitrix24 còn được các team làm remote ưu tiên sử dụng nhờ khả năng tạo dựng kết nối giữa các thành viên. Điều này thể hiện thông qua chức năng chia sẻ tài liệu, tin nhắn, gọi video HD, giao và quản lý tác vụ, xem tiến trình làm việc của nhau (nếu được phân quyền).

Không chỉ dừng lại ở một CRM thông thường, Bitrix24 còn có các công cụ mạng xã hội, trình quản lý dự án, quản lý tài liệu, quản lý nhóm, email marketing và quản lý cuộc gọi telesales. Ngoài ra, bạn cũng có thể dùng Bitrix24 khi đang di chuyển bất cứ đâu vì đây là một trong những CRM có app di động trên cả hai hệ điều hành Android và iOS.

Tính năng:

• Quản lý dự án

• Thu thập lead

• Quản lý sales pipeline

• Hỗ trợ thao tác tự động hóa bởi AI

• Quản lý quy trình bán hàng

• Email Marketing

• Lưu trữ đám mây

• Tích hợp phần mềm bên thứ 3

• Ứng dụng di động iOS và Android

ProProfs Project

ProProfs Project là phần mềm quản lý dự án dành cho các team làm việc từ xa. ProProfs Project gồm rất nhiều tính năng trong một công cụ duy nhất, cho phép mọi người trong team chia sẻ quyền kiểm soát và theo dõi các nhiệm vụ, dự án khác nhau.

Những thành viên team đang làm việc trong cùng một dự án sẽ thao tác, trao đổi công việc với nhau trên cùng một giao diện trực quan. Đồng thời, họ cũng có thể chia sẻ tài liệu, chat, phản hồi công việc hay thảo luận tất cả các vấn đề để làm sao hoàn thành công việc một cách trọn vẹn nhất.

ProProfs Project được đánh giá là một công cụ dễ dùng. Đồng thời, tính kết nối của ProProfs Project cũng được xem là ưu điểm lớn của công cụ này, giúp mọi thành viên team dù đang làm việc tại nhà vẫn luôn cảm thấy như ngồi gần nhau.

Tính năng:

• Lịch dùng chung, bảng Kanban và biểu đồ Gantt

• Theo dõi thời gian hoàn thành tác vụ, dự án

• Chia sẻ file và đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ

• Cập nhật và thông báo theo thời gian thực

• Bảng điều khiển trực quan, thuận tiện để theo dõi tiến độ dự án, giám sát và quản lý công việc

• Lập hóa đơn tự động để thanh toán cho khách hàng một cách nhanh chóng nhất

Asana

Asana cũng khá nổi tiếng trong danh sách các công cụ quản lý dự án dành cho team làm remote. Nó giúp team phân công nhiệm vụ, xác định mức độ ưu tiên và cài đặt thời hạn hoàn thành chỉvới vài cú nhấp chuột.

Công cụ này đem đến cho những người làm remote một loạt các giải pháp để quản lý quy trình làm việc như theo dõi khối lượng công việc của team, tùy chỉnh mức độ ưu tiên để hoàn thành dự án một cách liền mạch. Đồng thời, Asana cũng được đánh giá rất cao bởi khả năng duy trì kết nối tại nơi làm việc và giúp các thành viên phản hồi, trao đổi với nhau nhanh chóng.

Tính năng:

• Bảng điều khiển dễ nhìn, dễ sử dụng, có thể điều chỉnh tăng giảm KPI dễ dàng

• Theo dõi các cột mốc để đảm bảo mọi đầu việc được hoàn thành theo đúng tiến độ

• Có nhiều chế độ xem dự án một cách tổng quan

• Tích hợp với các phần mềm của bên thứ ba

Trello

Trello là công cụ có bảng điều khiển trực quan, cho phép người dùng phân công nhiệm vụ cho toàn bộ team remote và theo dõi tiến độ, khối lượng công việc của mỗi thành viên trong team. Khi cần mở rộng quy mô nhân sự kinh doanh, bạn có thể tùy chỉnh các tính năng của Trello để phù hợp hơn với quy trình làm việc hiện tại của mình.

Các công cụ quản lý dự án remote của Trello chạy theo kiểu Kanban. Vì thế nó đặc biệt phù hợp với những team đã quen với mô hình này. Bạn có thể tạo các thẻ nhiệm vụ, đi kèm với hình ảnh, bình luận, trò chuyện nằm ngay bên trong thẻ để thấy được bức tranh tổng quát.

Với cách trình bày như vậy, bạn chỉ cần quan sát tiến độ thực hiện nhiệm vụ ở một nơi mà không cần phải bật qua lại giữa nhiều tab. Ngoài ra, Trello còn có các tùy chọn tự động hóa để giúp người dùng tiết kiệm thời gian. Bạn có thể xác định các quy tắc xử lý thẻ, ví dụ như khi nào thì chuyển cột, lưu trữ, hay xóa vĩnh viễn một thẻ nhất định. Trello sẽ dựa vào quy tắc bạn đặt ra để tự động làm điều đó.

Giống như Asana, Trello có thể tích hợp với các nền tảng phổ biến khác như Outlook và Google Drive. Tuy không có các tính năng quản lý dự án chuyên sâu giống một số công cụ chuyên CRM như Bitrix24, nhưng Trello vẫn được nhiều team remote yêu thích vì nó rất dễ sử dụng và dễ nhìn.

Tính năng:

• Chỉ số năng suất để theo dõi hiệu quả làm việc của cả team

• Sắp xếp công việc theo dạng Kanban với danh sách và thẻ

• Khả năng tự động hóa không cần người dùng phải biết code

• Thư viện với rất nhiều mẫu có sẵn cho người dùng mới

GoToMeeting

GoToMeeting là một công cụ được đánh giá cao để các team remote triển khai họp trực tuyến với trải nghiệm chất lượng video, âm thanh khá tốt. Bạn có thể nhanh chóng tham gia hoặc tổ chức một cuộc họp bất kỳ với mọi thành viên trong team remote của mình chỉ với việc mở một cửa sổ duy nhất. Đây là giải pháp đơn giản, đáng tin cậy, hoạt động mượt mà trên tất cả các thiết bị như PC, laptop, điện thoại.

GoToMeeting không yêu cầu phức tạp về cấu hình máy tính làm việc. Nó có thể chạy tốt trên cả các thiết bị cấu hình đơn giản. Ngoài ra, bạn có thể ghi âm, ghi hình lại toàn bộ cuộc họp trực tuyến để team tham khảo, xem lại về sau.

Tính năng:

• Họp trực tuyến nhanh chóng, an toàn và được bảo vệ bằng mật khẩu

• Trải nghiệm họp video với âm thanh, hình ảnh chất lượng cao

• Tất cả các thiết lập, cài đặt đều đơn giản và trực quan

Zoom

Zoom là một trong những công cụ phổ biến nhất cho các cuộc họp trực tuyến, hội thảo hay thảo luận nhóm. Công cụ này hoạt động theo mô hình “chủ - khách”. Trong đó, người tổ chức cuộc họp, tức là “chủ” sẽ tạo một sự kiện với phần mô tả rõ ràng. Nó bao gồm nội dung của cuộc họp, thời gian và chi tiết chương trình. Phần mô tả này cũng sẽ có mật khẩu và ID cuộc họp được tạo tự động.

Những người tham gia còn lại sẽ là “khách”. Khách có thể sử dụng link mà “chủ” mời để tham gia cuộc họp, hoặc nhập thủ công ID, mật khẩu để đăng nhập. Zoom cũng có phần chat với nhật ký trò chuyện để hai bên có thể đặt câu hỏi, nhận xét, trao đổi qua lại trước, trong và sau họp. Bên cạnh đó, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình, khảo sát thăm dò ý kiến các thành viên team, tắt tiếng một người bất kỳ hoặc toàn bộ “khách” trong cuộc họp.

Tính năng:

• Có thể tổ chức họp cho các team đông người

• Cuộc họp với âm thanh và video chất lượng cao

• Đăng nhập bằng link hoặc ID, mật khẩu

• Tính năng lưu trữ đám mây không giới hạn

Câu hỏi thường gặp

Yếu tố nào là quan trọng nhất khi lựa chọn công cụ cho team làm việc remote?

Yếu tố quan trọng nhất của một công cụ dành cho team remote đó là đảm bảo sự kết nối giữa các thành viên, ở cả 2 khía cạnh công việc và giao tiếp.

CRM có phải là công cụ dùng để quản lý team remote không?

CRM là một phần mềm giúp quản lý mối quan hệ khách hàng, nhưng nó cũng chính là công cụ giúp các team remote làm việc hiệu quả với nhau trong tất cả các dự án cần thiết.

Làm thế nào để đảm bảo sự kết nối cho các thành viên trong team remote?

Để có được điều này, bạn nên sử dụng các công cụ hỗ trợ team remote làm việc cùng nhau. Đồng thời, người trưởng bộ phận cũng cần phải giữ mọi kết nối thông tin trong team luôn trong trạng thái liền mạch, rõ ràng thông qua quy tắc giao tiếp cụ thể.

Kết luận

Với những công cụ hữu ích nêu trên, bạn có thể dễ dàng quản lý và vận hành một team làm việc từ xa đạt năng suất cao nhất.

Nếu bạn đang hoặc sẽ thành lập một team remote cho doanh nghiệp mình, hãy đăng ký với Bitrix24 tại đây để được tư vấn miễn phí công cụ CRM với mọi tính năng cần thiết, phù hợp nhu cầu và ngân sách của bạn.