Mô Hình RACI Là Gì?
Mục lục
RACI theo thuật ngữ đơn giản là gì?RACI trong quản lý dự án: Nó có hữu ích không?
Thời điểm thích hợp để sử dụng ma trận RACI
Ai sử dụng ma trận RACI?
Nguyên tắc mô hình RACI
Lời kết
Quản lý dự án liên tục phát triển về mặt công nghệ và xu hướng với các khái niệm như biểu đồ RACI và Gantt đang được sử dụng. Không có gì ngạc nhiên khi đôi khi nó có thể khiến bạn cảm thấy choáng ngợp giống như một chiếc hộp Pandora chứa đầy vai trò và trách nhiệm trong dự án của những người ra quyết định. Điều này đặc biệt đúng khi không có kế hoạch dự án xác định hoặc cơ cấu được thiết lập sẵn để đảm bảo tiến độ từ đầu đến cuối trong khi vẫn quản lý hiệu quả tất cả các bên liên quan.
Nếu không có những yếu tố này, một tay sẽ dễ dàng không biết tay kia đang làm gì. Rất may có một cách tiếp cận gọi là biểu đồ RACI có thể giúp giải quyết vấn đề này.
Trong bài viết này, chúng ta sẽ đi sâu vào tầm quan trọng của mô hình biểu đồ RACI trong quản lý chiến lược. Chúng ta sẽ khám phá cách sử dụng mô hình RACI này có thể góp phần vào sự thành công và thịnh vượng của dự án. Ngoài ra, chúng tôi sẽ cung cấp thông tin chi tiết về cách triển khai mô hình RACI của biểu đồ để đạt được kết quả. Hãy đi thẳng vào chủ đề và tìm hiểu chính xác ưu đãi này sẽ hữu ích như thế nào đối với công ty của bạn. Hãy chú ý đến khoảng cách!
RACI theo thuật ngữ đơn giản là gì?
Trong lĩnh vực quản lý dự án, có một công cụ gọi là ma trận RACI. Các biểu đồ RACI này hoạt động như một ma trận phân công trách nhiệm (responsibility assignment matrix - RAM). Được tạo ra để phác thảo mức độ tham gia của các bên liên quan trong một chiến lược. Nó có thể được trình bày dưới dạng bảng tính hoặc bảng trong đó các cá nhân được phân loại bằng các chữ cái thể hiện vai trò của họ:
- R - Responsible: trách nhiệm thực thi
- A - Accountable: trách nhiệm giải trình.
- C - Consult: tham vấn.
- I - Inform: thông báo.
Trách nhiệm thực thi
Nhãn "Trách nhiệm thực thi" cho biết rằng một cá nhân hoặc nhóm cụ thể được giao trực tiếp cho một nhiệm vụ trên RACI. Người hoặc nhóm này chịu trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ và đạt được kết quả mong muốn. Lý tưởg nhất là mỗi nhiệm vụ nên có một người được chỉ định phụ trách mặc dù có thể có những tình huống mà nhiều bên cùng chia sẻ trách nhiệm này. những người hoàn thành vai trò này là thành viên của nhóm chiến lược, bao gồm các nhà phát triển và các cá nhân khác thường tham gia vào việc tạo ra kết quả.
Trách nhiệm giải trình
Các chuyên gia vạch ra một cách chính xác rằng Trong phương trình RACI, cá nhân được chỉ định là "Trách nhiệm giải trình" chịu trách nhiệm phân công và giám sát các nhiệm vụ. Trách nhiệm của vai trò này bao gồm đảm bảo rằng người chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ biết những gì cần phải làm và hoàn thành nhiệm vụ của họ trong khung thời gian nhất định. Thông thường, cần có một người được chỉ định chịu trách nhiệm cho từng nhiệm vụ, một người nào đó giữ vai trò lãnh đạo hoặc quản lý trong nhóm.
Tham vấn
Những người được coi là “Tham vấn” đóng vai trò trong việc đưa ra những suy nghĩ, ý kiến của mình về công việc của dự án. Trong khi một số nhóm tin rằng ngân sách dự án khổng lồ là liều thuốc chữa bách bệnh thì thực tế lại cho thấy điều ngược lại. Kỹ năng và tài năng của bạn trong việc kiểm soát hiệu suất của mọi người tham gia vào các quy trình kinh doanh như vậy là rất quan trọng và có thể thay đổi cuộc sống. Sự dồi dào của các nguồn lực sẵn có không dẫn đến kết quả tuyệt vời và ngược lại.
Khi bạn cần bắt đầu một dự án, cần lưu ý rằng người quản lý dự án và nhóm của họ phải làm một điều quan trọng…Tham khảo ý kiến của tất cả những người quan tâm hoặc quan tâm đến dự án. Vì vậy, bạn cần phải nói chuyện với các bên liên quan! Nó thực sự giúp tạo ra sự hiểu biết tích cực nói chung. Nó không phải là một thuật ngữ chung mà với sự tham gia của các bên liên quan, bạn có thể tạo ra các mối quan hệ hiệu quả lâu dài với các nhóm và đội chủ chốt. Trong mỗi thứ tự, đừng quay lại nó! Chiến lược gắn kết các bên liên quan xác định nhu cầu của các nhóm chủ chốt và nhà tài trợ đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo đáp ứng các nhu cầu kinh doanh đó. Nó sẽ là cơ hội cho một dự án thành công của bạn.
Thông báo
Quản lý dự án là một trong những ngành hoan nghênh quá trình toàn cầu hóa và minh họa cách các quyết định đổi mới trở thành nhu cầu được hàng triệu người trên toàn cầu săn đón.
Tuy nhiên, khi nói đến những nhiệm vụ như vậy, bạn không nên đánh giá thấp mức độ khắt khe của quá trình này. Nếu bạn không sử dụng một giải pháp đáng tin cậy, bạn sẽ lãng phí thời gian của mình. Hãy theo dõi để xem những cân nhắc nào sẽ giúp bạn tránh được hậu quả tiêu cực của các sự kiện.
Những cá nhân được thông báo về tiến độ sẽ không tích cực tham gia vào việc ra quyết định. Cung cấp đầu vào về các nhiệm vụ RACI cụ thể. Nhu cầu cập nhật của họ được thúc đẩy bởi tác động mà những phát triển này có thể có đối với công việc của họ. Tuy nhiên, họ không trực tiếp là thành viên của nhóm chiến lược. Các bên được thông báo thường thuộc về các phòng ban. Giữ các vị trí cấp cao trong công ty như trưởng bộ phận hoặc giám đốc của các nhóm bị ảnh hưởng.
Nó cung cấp một cách có tổ chức và có phương pháp để xác định vai trò và trách nhiệm thúc đẩy giao tiếp và hợp tác giữa tất cả các bên liên quan tham gia vào dự án từ đầu đến cuối.
RACI trong quản lý dự án: Nó có hữu ích không?
Trong lĩnh vực quản lý dự án có một công cụ gọi là with hay còn gọi là ma trận RACI. Các biểu đồ RACI này giúp chúng tôi xác định vai trò của các bên liên quan liên quan đến kết quả thực hiện nhiệm vụ. Chúng tôi sử dụng các chữ cái R, A, C và I để thể hiện mức độ trách nhiệm.
Thực sự rất dễ dàng để tạo ra ma trận này. Bạn sẽ cần phải chọn và thiết lập màu sắc. Hơn nữa, bạn cần chỉ định chúng theo các cấp độ trách nhiệm RACI. Khi đó màu sắc sẽ được sắp xếp theo dạng bảng. Khi bạn nhìn thấy sơ đồ, bạn sẽ bị ấn tượng bởi vẻ ngoài của nó.
Nó có phù hợp với dự án của bạn không?
Tất nhiên rồi! Với đặc điểm của RACI, bạn sẽ dễ dàng đáp ứng được nhu cầu của mình. Mô hình RACI đóng vai trò thiết lập khuôn khổ và hiểu biết về trách nhiệm của các bên liên quan đến chiến lược. Mục tiêu chính của RACI là đảm bảo rằng tất cả những người tham gia đều biết nhiệm vụ và nghĩa vụ của mình, thúc đẩy sự tự tin giữa họ mà không gặp trở ngại nào.
Đó là một thuật ngữ chung có nghĩa là bằng cách sử dụng ma trận phân công trách nhiệm RACI, chúng tôi tạo ra nền tảng để quản lý tất cả các mối quan hệ trong suốt vòng đời của dự án.
Trong các tình huống có liên quan đến các chương trình quy mô lớn, có thể có nhiều bên liên quan đến RACI, chẳng hạn như cơ quan quản lý chính phủ, khách hàng quan trọng, nhà tài trợ chiến lược, giám đốc điều hành công ty, nhà phân tích kinh doanh, người dùng sản phẩm nội bộ, khách hàng, nhà cung cấp và nhà đầu tư. Điều quan trọng là phải vạch ra trách nhiệm của từng bên liên quan ngay từ đầu chiến lược RACI và chia sẻ thông tin này để ngăn chặn mọi sai lầm hoặc tính toán sai lầm có thể dẫn đến những thất bại về thời gian và tài chính. Ngoài ra, cách tiếp cận này đóng vai trò cải thiện nỗ lực gắn kết các bên liên quan bằng cách thúc đẩy sự hợp tác và liên kết giữa tất cả các bên liên quan.
Bạn đang tìm kiếm một nền tảng Quản lý dự án vững chắc?
Hãy xem xét Bitrix24! Hơn 35 công cụ miễn phí
Thời điểm thích hợp để sử dụng ma trận RACI
Tính hữu ích của một khung áp dụng cho mọi dự án mặc dù mức độ hiệu quả của nó có thể phụ thuộc vào nhóm và dự án. Trong trường hợp này, đối với bài viết được viết, người kể câu chuyện sẽ đóng vai trò chịu trách nhiệm vì họ tích cực tham gia viết nội dung. Mặt khác, các chuyên gia chỉ ra một cách chính xác rằng người biên tập phải chịu trách nhiệm về việc phân công và đánh giá các nhiệm vụ. Quá trình thực hiện nhiệm vụ này cũng có thể liên quan đến việc cộng tác và chia sẻ thông tin với các cá nhân, như biên tập viên quản lý hoặc chuyên gia SEO.
Tuy nhiên, rõ ràng là dự án cụ thể này khá đơn giản, chỉ có một vài bước và một nhóm nhỏ người tham gia. Trong các nhiệm vụ có RACI chính thức có thể không quan trọng bằng. Lợi ích thực sự của việc sử dụng RACI trở nên rõ ràng khi giải quyết các công việc dài hạn có sự tham gia của các bên liên quan, nhiều nhiệm vụ được giao và các cột mốc quan trọng, đặc biệt khi các nhiệm vụ này trùng lặp.
Ví dụ: hãy xem xét chiến lược có thể thực hiện RACI để thiết kế lại trang web của công ty. Cam kết này liên quan đến sự hợp tác giữa các nhóm thiết kế, viết quảng cáo và phát triển. Nhiệm vụ mà các nhóm này hoàn thành có tác động đến các bộ phận như bán hàng, tiếp thị, tài chính và phát triển kinh doanh. Ngoài ra, thực hiện các thay đổi đáp ứng thời hạn và quản lý chi phí đầu vào và phê duyệt từ quản lý cấp cao.
Để tránh nguy cơ bỏ qua hoặc bỏ qua các nhu cầu và yêu cầu trong nhiệm vụ, điều cần thiết là phải có sự phối hợp RACI phù hợp. Người quản lý dự án thường tạo ra một giải pháp để giải quyết vấn đề này và đảm bảo liên lạc trong suốt nhiệm vụ được giao. Biểu đồ này chứng tỏ là một nguồn lực để xác định trách nhiệm, phân công trách nhiệm giải trình và duy trì cách tiếp cận. Cuối cùng, nó góp phần hoàn thành chiến lược.
Ai sử dụng ma trận RACI?
Mô hình RACI của biểu đồ là công cụ để người quản lý dự án xử lý các bên liên quan. Tuy nhiên, điều cần thiết là phải xem xét phạm vi nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của công ty trước khi sử dụng nó.
Các dự án phù hợp để sử dụng ma trận RACI có các đặc điểm sau:
- Chúng là những dự án quy mô lớn, với các sản phẩm hoặc nhóm làm việc được xác định rõ ràng và yêu cầu phân công vai trò.
- Tổ chức có vai trò và trách nhiệm cố định để đảm bảo mọi người hiểu được nhiệm vụ của mình.
- Các nhiệm vụ liên quan đến các bên liên quan đóng góp vào các khía cạnh của nỗ lực.
- Các sáng kiến này trải rộng khắp các phòng ban đòi hỏi sự hợp tác và trách nhiệm giải trình giữa các nhóm khác nhau.
- Những cam kết này thuộc về các ngành được quản lý, nơi các quy trình nghiêm ngặt và trách nhiệm giải trình là rất quan trọng.
Các dự án không phù hợp với Ma trận RACI
Tuy nhiên, có những tình huống sử dụng ma trận RACI có thể không mang lại lợi ích gì. Bao gồm các:- Các dự án nhỏ trong một bộ phận, trong đó các nhiệm vụ không quá phức tạp hoặc nhiều và do đó không yêu cầu mức độ chi tiết được cung cấp bởi biểu đồ RACI mẫu.
- Các dự án hoạt động trong một khuôn khổ, chẳng hạn như Scrum, trong đó cấu trúc nhóm được thiết kế theo chức năng chéo và sự cộng tác đã ăn sâu vào văn hóa.
- Các tổ chức linh hoạt thúc đẩy khả năng tự tổ chức giữa các nhóm của họ khuyến khích nhân viên chủ động và chịu trách nhiệm về các nhiệm vụ. Trong một số trường hợp, cách tiếp cận biểu đồ RACI cứng nhắc trở nên không cần thiết.
Nguyên tắc mô hình RACI
Duy trì liên lạc với các nhà tư vấn là vô cùng quan trọng. Các chuyên gia lập bản đồ chính xác các bản cập nhật thường xuyên và thúc đẩy các cuộc trò chuyện giúp tích hợp hiểu biết sâu sắc và kiến thức chuyên môn của họ một cách hiệu quả.
Đảm bảo liên lạc với tất cả các bên liên quan bất kể cấp độ của họ là rất quan trọng. Thông báo cho mọi người về mọi cập nhật hoặc thay đổi trong suốt quá trình thực hiện dự án sẽ thúc đẩy tính minh bạch và cộng tác.
Bằng cách tuân theo các nguyên tắc này, người kiểm soát dự án có thể tận dụng tối đa mô hình RACI cải thiện sự hợp tác với các bên liên quan và cuối cùng đạt được thành công trong nhiệm vụ. Ma trận RACI trở thành nguồn lực để đơn giản hóa trách nhiệm, khuyến khích việc ra quyết định và nuôi dưỡng môi trường giao tiếp cởi mở trong dự án.
Như bạn đã biết… ma trận RACI là một tài liệu làm rõ ai chịu trách nhiệm hoàn thành thành công dự án. Và vai trò của cá nhân hoặc cá nhân sẽ được thêm vào công cụ bảng. Mỗi người trong số họ sẽ chơi trong suốt dự án. Vì vậy, khía cạnh quan trọng nhất! Không khó để nói rằng việc quản lý dự án thành công phụ thuộc vào sự hiểu biết của toàn nhóm về vai trò và trách nhiệm. Đừng bỏ lỡ cơ hội sửa đổi hoạt động quản lý của bạn và thiết lập các tiêu chuẩn thực hiện tốt hơn. Và ngay cả khi phương pháp này không được sử dụng đúng mức, bạn vẫn cần phải thử để nó được áp dụng!
Lời kết
Trong thế giới quản lý dự án, các dự án thường mang đến những thách thức khó lường. Để vượt qua những rào cản này, các nhóm dựa vào những người kiểm soát nhiệm vụ, những người có thể điều phối tất cả các khía cạnh của dự án và giữ cho tổ chức đi đúng hướng khi dự án tiến triển.
Bằng cách thúc đẩy sự hợp tác và nuôi dưỡng mối quan hệ với các bên liên quan, Lập bản đồ các bên liên quan sẽ nâng cao cơ hội thành công của dự án. Về cơ bản, nó trang bị cho người kiểm soát nhiệm vụ những hiểu biết sâu sắc và chiến lược để hướng dẫn các dự án theo hướng đồng thời thu hút được sự hỗ trợ từ các bên liên quan chính. Sự nhấn mạnh nằm ở giao tiếp, hợp tác và tham gia tích cực vào quản lý dự án.
Bạn có thể sử dụng ma trận RACI và ngoài các tùy chỉnh về cột, trạng thái, v.v., bạn có thể dễ dàng gán vai trò cho người dùng nội bộ hoặc người dùng khách được tạo cho các bên liên quan bên ngoài. Tất cả các vai trò được chỉ định sẽ tự động nhận được thông báo về các thay đổi trạng thái đối với mục công việc:
- Lập bản đồ các bên liên quan là một công cụ trong quản lý dự án giúp các nhà quản lý luôn kiểm soát và đi đúng hướng. Nó được công nhận là một kỹ thuật để hiểu các cá nhân hoặc nhóm có quan tâm hoặc có ảnh hưởng đến dự án. Bằng cách xác định các bên liên quan này, người quản lý dự án có thể giao cho họ mức độ trách nhiệm đối với từng nhiệm vụ, đảm bảo trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu trong toàn bộ vòng đời của dự án.
- Các chuyên gia nhận định chính xác rằng đây là một công cụ trong quản lý dự án giúp người quản lý dự án duy trì dự án đi đúng hướng. Nó đóng một vai trò bằng cách xác định tất cả các bên liên quan tham gia vào nhiệm vụ và phân công cho họ mức độ trách nhiệm đối với từng nhiệm vụ. Sử dụng phương pháp này sẽ thúc đẩy giao tiếp giữa các thành viên trong nhóm, đảm bảo rằng mọi người đều được thông báo và tham gia tích cực trong suốt thời gian thực hiện nhiệm vụ.
- Lập bản đồ các bên liên quan là một công cụ trong quản lý dự án giúp các nhà quản lý luôn kiểm soát và đi đúng hướng. Nó được công nhận là một kỹ thuật để hiểu các cá nhân hoặc nhóm có quan tâm hoặc có ảnh hưởng đến dự án. Bằng cách xác định các bên liên quan này, người quản lý dự án có thể giao cho họ mức độ trách nhiệm đối với từng nhiệm vụ, đảm bảo trách nhiệm giải trình và quyền sở hữu trong toàn bộ vòng đời của dự án.
- Với Bản đồ các bên liên quan, người quản lý tạo ra cái nhìn tổng quan về bối cảnh tương tác của các bên liên quan nhằm thúc đẩy giao tiếp và cộng tác trong nhóm. Cách tiếp cận này đảm bảo rằng tất cả những người liên quan đều được cập nhật thông tin và tham gia tích cực trong toàn bộ nhiệm vụ.
- Bản đồ các bên liên quan còn giúp ích cho việc giao tiếp. Nó đóng một vai trò quan trọng trong việc xác định các rủi ro và cơ hội tiềm ẩn liên quan đến các bên liên quan khác nhau. Bằng cách hiểu nhu cầu, mong đợi và mối quan tâm của họ, người kiểm soát dự án có thể đưa ra các chiến lược để xử lý rủi ro và tận dụng các cơ hội. Điều này dẫn đến thành công trong dự án.
