Làm sao để cải thiện việc giao tiếp nội bộ giữa ban lãnh đạo và các nhân sự còn lại trong công ty?

Trong bất kỳ một tổ chức hay doanh nghiệp nào, bộ phận lãnh đạo, quản lý luôn đóng một vai trò hết sức quan trọng trong việc dẫn dắt hoạt động của toàn bộ đội ngũ. Thông thường, các chức năng giám đốc sẽ được chia thành nhiều loại khác nhau, chẳng hạn như bên tổ chức, nhân sự, lập kế hoạch, bán hàng, marketing hay thanh tra kiểm soát. Mặc dù mỗi người lãnh đạo này đều có những vai trò riêng, nhưng họ đều cần có kĩ năng giao tiếp hiệu quả với tất cả các nhân viên cấp dưới.

Một người lãnh đạo biết chủ động xem xét, điều chỉnh việc giao tiếp trong kinh doanh của chính mình, dù với nhân viên hay khách hàng, sẽ đem đến hiệu quả không chỉ cho bản thân công việc của người đó, mà còn là sự phát triển của toàn bộ tổ chức. Ngược lại, việc bế tắc trong giao tiếp giữa lãnh đạo và nhân viên không chỉ mang đến sự bức bối, khó chịu, cảm giác bị “bắt nạt” trong nội bộ mà nó còn kéo hiệu quả làm việc của mọi người xuống mức rất tệ.

Trong bài viết này, hãy cũng Bitrix24 tìm hiểu những tip hay nhất giúp cải thiện việc giao tiếp nội bộ trong doanh nghiệp giữa cấp lãnh đạo, ban giám đốc và tất cả nhân viên còn lại của công ty.

Tại sao lãnh đạo cần phải là người giao tiếp tốt?

Giao tiếp nhân sự hiệu quả là chìa khóa quan trọng để bất kỳ người lãnh đạo nào thành công trong vị trí của họ. Dưới đây là một số vai trò của giao tiếp nội bộ mà người lãnh đạo cần biết:

Xây dựng lòng tin

Khi ban giám đốc giao tiếp rõ ràng và cởi mở với nhân viên, điều đó sẽ xây dựng một lòng tin rất lớn nơi nhân sự. Nhân viên sẽ cảm thấy có giá trị và được tôn trọng khi người quản lý dành thời gian lắng nghe ý kiến và mối quan tâm của họ. Sự tin tưởng này giúp đội ngũ gắn kết hơn và đi cùng nhau lâu dài hơn.

Cải thiện hiệu suất

Khi người lãnh đạo có khả năng truyền đạt kỳ vọng của họ một cách rõ ràng, nhân viên sẽ tránh được sự hiểu lầm trong vấn đề thực thi công việc. Điều này dẫn đến khả năng cải thiện hiệu suất làm việc rất dễ dàng ngay cả khi chưa cần ứng dụng các phương pháp cao siêu, phức tạp khác.

Tương tự, khi người quản lý đưa ra phản hồi và hướng dẫn sau mỗi công việc được hoàn thành, nhân viên có thể học hỏi và cải thiện kỹ năng của họ, từ đó đưa hiệu suất làm việc của cả đội ngũ lên cao hơn.

Thúc đẩy sự hợp tác

Giao tiếp hiệu quả giữa ban giám đốc và nhân viên sẽ khiến mọi người đều cảm thấy mình đang cùng đi vì một mục tiêu chung, từ đó dễ dàng đạt được những thành tựu đã đặt ra trước đó. Việc hợp tác tốt giữa lãnh đạo và đội ngũ bên dưới còn giúp sáng tạo ra các giải pháp hiệu quả hơn cho công việc mà trước đó ít ai có thể nghĩ tới.

Giúp đưa ra quyết định sáng suốt

Khi ban lãnh đạo giao tiếp với nhân viên của mình, họ sẽ có được những hiểu biết, góc nhìn vô cùng giá trị về việc vận hành của doanh nghiệp. Điều này giúp người lãnh đạo đưa ra quyết định sáng suốt hơn, tất cả vì lợi ích tốt nhất cho công ty và nhân viên.

Cách để cải thiện giao tiếp giữa ban giám đốc và nhân viên

Dưới đây là những cách để cải thiện việc giao tiếp giữa ban giám đốc và các nhân viên còn lại trong công ty.

Tham gia ngẫu niên các cuộc họp phòng ban hàng tuần

Thông thường, các công ty sẽ tiến hành họp theo 2 dạng, một là cuộc họp giữa ban giám đốc và các trưởng phòng cấp quản lý, hai là cuộc họp nội bộ phòng ban. Điều này là một sự lựa chọn phổ biến, tuy nhiên nó sẽ tạo ra một khoảng cách giữa ban giám đốc và các nhân viên cấp thấp.

Để khắc phục vấn đề trên trong tình huống giao tiếp giữa cấp trên và cấp dưới, ban giám đốc có thể tham gia ngẫu nhiên một cuộc họp bất kỳ với một phòng ban mà không cần chỉ định trước. Trong buổi họp đó, người lãnh đạo cần phải khuyến khích tất cả các thành viên giao tiếp thoải mái với nhau để họ có cơ hội được lắng nghe bởi cấp trên. Hãy trao cho mọi nhân viên cơ hội nói chuyện cởi mở về một số chủ đề sau:

• Các dự án họ đang thực hiện

• Những thách thức mà họ đang phải đối mặt

• Những thắc mắc họ đang có

• Nguyện vọng mà họ mong muốn đạt được

Trong các buổi họp để cải thiện quy trình giao tiếp nội bộ như vậy, ban giám đốc cần xem mình như một phần bình đẳng của phòng ban, thay vì tâm lý “bề trên” hay lãnh đạo như trong các cuộc họp với cấp quản lý.

Tổ chức trò chuyện 1:1 thường xuyên

Đôi khi, việc trình bày, giao tiếp trong các cuộc họp đông người có thể là việc khó khăn đối với một số nhân sự. Do đó, việc tổ chức trò chuyện 1:1 thường xuyên sẽ tạo ra các con đường giao tiếp bổ sung giữa cấp lãnh đạo doanh nghiệp và nhân viên của họ.

Tùy thuộc vào nơi làm việc, các cuộc trò chuyện 1:1 có thể dưới dạng trò chuyện nhanh tại phòng họp riêng, video call, hay một không gian mở như căng-tin, quán cafe. Dù hình thức là gì, hãy nhớ rằng đây là cơ hội để người lãnh đạo kết nối sâu rộng nhất với từng nhân viên của mình. Về chủ đề, đó có thể là cơ hội để trút bỏ mối băn khoăn, lo lắng mà người nhân viên đang có, tìm ra giải pháp cho vấn đề cấp bách hay một cuộc trò chuyện thẳng thắn về công việc.

Kết nối với nhân viên ngoài giờ làm việc

Giữa sếp và nhân viên không chỉ có công việc khô khan và đầy cứng nhắc, mà còn là sự giao tiếp giữa 2 con người bình thường với nhau. Ngoài các cuộc họp nghiêm túc về công việc, ban lãnh đạo có thể tạo ra hình ảnh cởi mở, gần gũi với nhân viên thông qua các buổi họp mặt, ăn uống tại tư gia, hàng quán hay cùng đội ngũ của mình đi du lịch, dã ngoại cuối tuần.

Việc giao tiếp trong các dịp như vậy giúp tạo nên không khí vui vẻ, thân thiện, mở rộng chủ đề giao tiếp về nhiều khía cạnh của cuộc sống chứ không chỉ gói gọn trong việc công ty.

Tận dụng các công cụ giúp cải thiện giao tiếp nội bộ

Thời đại công nghệ số và AI lên ngôi, có hàng trăm ngàn công cụ, phần mềm nhân sự hữu ích ra đời giúp người lãnh đạo cải thiện việc quy trình giao tiếp tại doanh nghiệp với các cấp nhân viên của mình. Cho dù đó là ứng dụng trò chuyện, phần mềm giao tiếp nội bộ, CRM, phần mềm quản lý công việc hay bất kỳ loại công cụ nào khác, mục tiêu cuối cùng và cao nhất chính là nâng cao hiệu suất làm việc và tăng cường sự kết nối giữa nhân sự với nhau.

Và Bitrix24 là một hệ thống sinh ra với thế mạnh đó. Với Bitrix24, người dùng ở tùy từng cấp phân quyền sẽ có thể:

• Duy trì kết nối với nhiều tùy chọn về phần mềm giao tiếp.

• Chia sẻ ngay lập tức cảm xúc, tin nhắn và cập nhật trạng thái trong hệ thống nhắn tin nội bộ.

• Tránh việc đưa thông tin sai lệch, hiểu nhầm lẫn nhau trong quá trình làm việc nhóm bằng cách tích hợp người dùng vào cùng một trang trong cuộc trò chuyện hoặc trên bảng tin.

• Sử dụng cuộc gọi thoại và video theo thời gian thực để xây dựng kết nối sâu hơn khi teamwork.

• Sử dụng tính năng điện thoại tích hợp giúp gọi điện mọi lúc mọi nơi.

Yêu cầu nhân viên đưa ra phản hồi

Phần lớn nhân viên đều e ngại trong việc nhận xét, phản hồi về đồng nghiệp hay cấp trên của mình. Lý do là vì đa số chúng ta đều có xu hướng ngại động chạm đến người khác, ngay cả đồng nghiệp ngang hàng hay cấp trên.

Một giải pháp tiềm năng cho vấn đề này là thường xuyên yêu cầu nhân viên đưa ra phản hồi về nhân sự khác và luôn đảm bảo việc bảo mật thông tin trong hoạt động này. Một số câu hỏi gợi ý giúp nhân viên đưa ra phản hồi tốt hơn như: Người quản lý có giúp bạn giải quyết một vấn đề đang tồn đọng không? Người quản lý có cư xử thiếu chừng mực trong các cuộc họp khi kết quả không như kỳ vọng hay không? Bạn có đề xuất gì để cải thiện hiệu suất công việc hay không?

Và nếu đây chưa phải là một thông lệ phổ biến trong văn hóa doanh nghiệp tại nơi làm việc của bạn, hãy bắt đầu điều đó ngay hôm nay.

Những câu hỏi thường gặp

Những phẩm chất cần thiết của một người lãnh đạo giao tiếp giỏi là gì?

Một người lãnh đạo giao tiếp tốt sẽ có những kỹ năng và phẩm chất quan trọng.

Đầu tiên chính là sự trung thực. Một người giao tiếp tốt thường phải trung thực vì họ sẽ không bị vấp lỗi và nhầm lẫn giữa những lần nói khác nhau khi phải che giấu một điều gì đó. Ngoài ra, họ cũng không chỉ tập trung vào việc nói mà quên đi vai trò lắng nghe. Họ thường đặt những câu hỏi để người đối diện có cơ hội trình bày thay vì giao tiếp theo một chiều. Cuối cùng, người lãnh đạo giao tiếp giỏi sẽ có khả năng đồng cảm với những vấn đề của nhân viên và đặt mình vào vị trí người khác.

Nhà quản lý nên nói chuyện với nhân viên như thế nào?

Tuy cấp quản lý, lãnh đạo và nhân viên thoạt nhìn có vẻ rất xa nhau, nhưng nhìn chung, mục tiêu của toàn bộ đội ngũ sẽ luôn là sự phát triển của cả doanh nghiệp. Vì vậy, nhà quản lý nên cởi mở, trung thực và tôn trọng khi nói chuyện với bất kỳ nhân viên nào cho dù họ ở các vị trí nhỏ và đơn giản nhất. Bên cạnh đó, việc thấu hiểu nhân viên sẽ giúp người lãnh đạo có thêm được nhiều thông tin chi tiết về tình hình hoạt động của doanh nghiệp mà không có một loại công cụ truyền thông nội bộ hay báo cáo nào có thể thay thế được.

Làm thế nào để cải thiện một người lãnh đạo có khả năng giao tiếp kém?

Thông thường, một người ở cấp lãnh đạo sẽ có khả năng giao tiếp từ khá đến tốt. Tuy nhiên nếu kỹ năng giao tiếp của một người lãnh đạo cần được cải thiện, họ nên bắt đầu với việc trò chuyện nhiều hơn bằng tinh thần cởi mở. Đồng thời, người lãnh đạo có thể tổ chức những buổi chia sẻ tập thể hoặc 1:1 giữa lãnh đạo và nhân viên cấp dưới, kết nối phòng ban, nơi mọi người có thể trình bày suy nghĩ, nguyện vọng của mình mà không cần lo lắng việc bị chèn ép, trù dập.

Kết luận

Giao tiếp nội bộ tại nơi làm việc, nhất là giữa ban giám đốc và nhân viên là điều cần thiết để xây dựng đội ngũ mạnh và nâng cao năng suất. Văn hóa giao tiếp chân thành, cởi mở kết hợp với việc ứng dụng các công cụ hiện đại là điều giúp ban lãnh đạo có thể đưa doanh nghiệp lên những bước tiến cao hơn.

Với công cụ Bitrix24, doanh nghiệp sẽ có một hệ thống giao tiếp nội bộ trong một nền tảng vượt trội cùng nhiều tính năng hữu ích với khả năng xử lý mượt mà, nhanh gọn. Từ đó, năng suất, hiệu quả và cả mức độ gắn kết, trung thành của nhân sự trong công ty sẽ luôn được giữ ở mức tốt nhất.