Làm Thế Nào Để Viết Một Kế Hoạch Dự Án Hoàn Hảo Trong Một Vài Bước Đơn Giản

Lập kế hoạch dự án hiệu quả là điều kiện tiên quyết quan trọng cho sự thành công trong quy trình làm việc của bạn. Nó cho phép nhóm của bạn hiểu được họ phải sử dụng nguồn lực nào và đạt được mục tiêu nào. Các bên liên quan của bạn có thể dựa vào tài liệu này để quyết định xem họ có muốn hỗ trợ dự án hay không. Từ bài viết này, bạn sẽ biết cách soạn một kế hoạch dự án hàng đầu và cài đặt phần mềm nào cho mục đích này.

Kế hoạch dự án là gì?

Kế hoạch dự án là một tài liệu liệt kê các nhiệm vụ cần hoàn thành và các mục tiêu cần đạt được để thực hiện một dự án cụ thể. Văn bản này cho phép bạn xác định xem bạn đã đạt được thành công hay chưa. Kế hoạch dự án của bạn cũng nên bao gồm các kế hoạch truyền thông cộng với các mốc thời gian và biểu đồ Gantt cho các mốc quan trọng nhất. Bạn nên liệt kê tất cả các tài nguyên cần thiết, chẳng hạn như tiền, dịch giả tự do, phần mềm, v.v. Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên chia nhỏ cấu trúc công việc sắp tới - điều này đặc biệt quan trọng nếu một số chuyên gia làm việc song song với nhiều nhiệm vụ khác nhau.

Tóm lại, kế hoạch dự án là văn bản mà bạn có thể tham khảo để xác định, tổ chức, ưu tiên và chỉ định các hoạt động và nguồn lực trong suốt vòng đời dự án của bạn.

Tầm quan trọng của kế hoạch dự án

Một số tổ chức bỏ qua tầm quan trọng của kế hoạch dự án. Các nhà quản lý hàng đầu của họ tin rằng họ phải dành quá nhiều thời gian và công sức vào việc soạn thảo tài liệu để rồi sau đó, mọi người sẽ nhanh chóng quên mất nó. Đó là một cách tiếp cận sai lầm.

Hơn 50% các dự án phải đối mặt với vấn đề được gọi là phạm vi leo thang. Thuật ngữ này có nghĩa là nhân viên phải xử lý nhiều công việc hơn họ mong đợi. Kế hoạch dự án cho phép các nhóm thấy trước và ngăn chặn sự chậm trễ hoặc thay đổi không mong muốn. Thêm vào đó, người quản lý có thể phát hiện tốt hơn những điểm phát sinh vấn đề và tính đến dữ liệu này khi soạn kế hoạch dự án tiếp theo.

Theo thống kê, chỉ 55% dự án đáp ứng được ngân sách và một nửa số dự án không hoàn thành đúng thời hạn. Một kế hoạch dự án được chu đáo có thể giúp các nhà quản lý sử dụng các nguồn lực của mình một cách hợp lý hơn cũng như tránh được những chi phí quá lớn và sự chậm trễ.

Tạo kế hoạch dự án của bạn trực tuyến

Bitrix24 cho phép bạn soạn kế hoạch dự án, đặt KPI, phân phối nhiệm vụ giữa các nhân viên và theo dõi hiệu suất của họ
THỬ NGAY BÂY GIỜ

Hướng dẫn 6 bước về việc soạn một kế hoạch dự án

Đây không phải là kế hoạch khả thi duy nhất để soạn một kế hoạch dự án - nhưng nó là một trong những kế hoạch hữu ích và hiệu quả nhất.

Bắt đầu với Tóm tắt Điều hành

Phần tóm tắt điều hành ở đầu văn bản nên theo đuổi ba mục tiêu sau:

• Hình thành mục đích của tài liệu
• Tập trung vào những điểm chính của kế hoạch dự án
• Liệt kê bất kỳ kết quả, kết luận hoặc khuyến nghị nào từ dự án

Một bản tóm tắt điều hành lý tưởng chỉ nên dài một trang và trình bày tổng quan ngắn gọn về:

• Mục tiêu của dự án
• Phương pháp hoặc khuôn khổ dự án mà bạn dự định gắn bó
• Sản phẩm cuối cùng và tiêu chí chấp nhận
• Rủi ro phạm vi chính và cách tránh chúng
• Tóm tắt các sự kiện quan trọng
• Tổng quan về tiến trình dự án và rủi ro quản lý thời gian
• Ước tính nguồn lực và chi tiêu

Phần này của kế hoạch dự án cho phép các bên liên quan hiểu được bản chất của công việc sắp tới ngay cả khi họ không tham gia tích cực vào dự án đó. Khoảng 30% của tất cả các dự án không đạt được các mục tiêu ban đầu. Đó là lý do tại sao người quản lý của họ nên xem xét lại kế hoạch của họ một cách có hệ thống để đi đúng hướng.

Sẽ là khôn ngoan nếu bạn soạn bản tóm tắt điều hành sau khi kế hoạch dự án của bạn được hoàn thành. Bạn sẽ có thể lấy thông tin từ phần còn lại của tài liệu.

Xác định phạm vi của dự án

Thuật ngữ "phạm vi" có nghĩa như sau:

• Ngày bắt đầu và ngày kết thúc dự án của bạn
• Kỳ vọng về sản phẩm phân phối
• Địa chỉ liên hệ của chuyên gia phê duyệt yêu cầu

Kế hoạch dự án của bạn nên phác thảo những rủi ro tiềm ẩn mà nhóm của bạn có thể gặp phải khi xử lý quy trình làm việc của họ. Tài liệu nên đề xuất các bước bạn nên thực hiện để giảm thiểu tác động của những rủi ro này. Trong kế hoạch dự án, bạn cũng nên nêu tên chuyên gia chịu trách nhiệm theo dõi những rủi ro này

Bạn xác định phạm vi càng chính xác thì các yêu cầu của dự án càng ít có khả năng tăng theo thời gian. Yêu cầu ngày càng tăng là một vấn đề chung của nhiều doanh nghiệp - tuy nhiên chỉ có chưa đến một phần ba số công ty cố gắng khắc phục vấn đề này bằng cách sử dụng một kế hoạch dự án.

Phác thảo cấu trúc của dự án

Để hướng dẫn dự án của mình, bạn có thể chọn một trong các khuôn khổ khác nhau - và bạn nên đề cập đến nó trong kế hoạch dự án của mình. Ví dụ: nếu bạn thích Waterfall, bạn sẽ cần lên kế hoạch trước tất cả các bước và phân chia phạm vi công việc đầy đủ thành các chuỗi. Nếu bạn thấy Agile hữu ích hơn, bạn nên chia nhỏ công việc thành các sprint và thực hiện đảm bảo chất lượng vào cuối mỗi sprint.

Để tăng tỷ lệ thành công của dự án, bạn nên cố gắng giảm số lượng nhiệm vụ phụ thuộc. Các nhóm phải có khả năng làm việc tự chủ để có thể dễ dàng hoàn thành thời hạn hơn. Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên nêu rõ bạn cần bao nhiêu người phê duyệt để công việc tiếp tục tiến triển và tránh tắc nghẽn.

Ngoài ra, kế hoạch dự án của bạn nên có thời gian để chia sẻ kiến ​​thức của nhóm. Các nhà quản lý nên khuyến khích sự hợp tác và trao đổi kinh nghiệm trong và giữa các nhóm.

Liệt kê các tài nguyên có sẵn

Trong kế hoạch dự án của bạn, bạn nên mô tả các đặc điểm ngắn gọn của các tài nguyên sau:

• Chuyên gia
• Thời gian
• Kinh phí
• Công nghệ
• Nguồn lực vật chất

Nếu bạn chọn được những chuyên gia có kỹ năng phù hợp cho dự án của mình, tỷ lệ thành công của bạn sẽ tăng lên 30%. Nếu bạn thiếu một số loại tài nguyên, bạn nên tinh chỉnh dòng thời gian của dự án.

Tạo dòng thời gian

Nếu kế hoạch dự án của bạn có khung thời gian, thì khả năng thành công sẽ cao hơn 52%. 43% doanh nghiệp thú nhận rằng họ hầu như không bao giờ đáp ứng được thời hạn của các dự án thành công của họ. ⅘ các dự án thiếu ngay cả khi các lịch trình cơ bản. Đó là lý do tại sao việc thêm một mốc thời gian vào kế hoạch dự án của bạn là vô cùng quan trọng.

Thiết kế của dòng thời gian có thể khác nhau tùy thuộc vào khuôn khổ nào bạn thích. Sẽ là khôn ngoan nếu bạn chỉ ra các mốc quan trọng của công việc sắp tới và cả số lượng nhiệm vụ tối đa có thể có trạng thái Công việc đang tiến hành. Số lượng sẽ phụ thuộc vào số lượng người trong nhóm của bạn và kỹ năng của họ.

Chuẩn bị cho Kiểm soát Thay đổi

Dù bạn có soạn thảo kế hoạch dự án kỹ lưỡng đến đâu, chắc chắn bạn sẽ phải đối mặt với rất nhiều tình huống bất ngờ và cần phải thích ứng với những thay đổi. Điều đó có thể trở thành một trong những thách thức lớn đối với việc quản lý hiệu quả của bạn. Trong kế hoạch dự án của mình, bạn nên phác thảo các thuật toán mà nhóm của bạn nên tuân theo khi các thay đổi xảy ra. Nhân viên của bạn nên biết họ nên tìm đến ai khi đối mặt với những thay đổi.

Phần mềm lập kế hoạch dự án tốt nhất

Để tận dụng tối đa việc lập kế hoạch dự án, bạn nên cài đặt phần mềm mạnh mẽ - chẳng hạn như Bitrix24 . Đây là một hệ thống lớn và linh hoạt cho phép bạn soạn kế hoạch dự án, đặt KPI, phân phối nhiệm vụ giữa các nhân viên và theo dõi hiệu suất của họ. Bạn có thể tạo số lượng nhiệm vụ không giới hạn cho các cá nhân và nhóm. Sau đó, bạn có thể thêm các nhiệm vụ phụ và danh sách kiểm tra cho từng nhiệm vụ để các thành viên trong nhóm của bạn có thể hoàn thành nhanh hơn và dễ dàng hơn. Bên cạnh đó, bạn có thể tạo các phụ thuộc nhiệm vụ. Đối với các tác vụ lặp đi lặp lại, bạn có thể tạo các mẫu để tự động hóa quy trình làm việc của mình.

Bitrix24 hỗ trợ biểu đồ Gantt và chế độ xem Kanban để bạn dùng cho kế hoạch dự án của mình. Bạn có thể thấy rõ ai phụ trách từng nhiệm vụ cụ thể và đánh giá tiến độ từng giai đoạn của dự án. Hệ thống có thể tạo báo cáo chi tiết cho người quản lý của bạn để giúp họ phân tích hiệu quả của nhân viên. Bạn có thể sử dụng các mẫu báo cáo tạo sẵn hoặc tùy chỉnh chúng, bạn tạo các mẫu báo cáo mới từ đầu.

Để đảm bảo nhóm của bạn luôn đáp ứng đúng thời hạn, bạn có thể dựa vào các công cụ lập kế hoạch và quản lý thời gian của Bitrix24. Nó cung cấp các công cụ xung nhịp vào và ra, theo dõi thời gian tác vụ và cài đặt ngày làm việc có thể tùy chỉnh. Bạn có thể tạo lịch trực tuyến cho các nhóm và cá nhân, sử dụng bảng lập kế hoạch hàng ngày cũng như chức năng quản lý nghỉ phép và nghỉ phép.

CRM đầy đủ tính năng cho phép bạn cung cấp ước tính dự án và lập hóa đơn cho khách hàng khi dự án kết thúc . CRM có thể lưu trữ số lượng bản ghi không giới hạn và các ô của nó có thể tùy chỉnh. Bạn có thể chấp nhận thanh toán trực tuyến ngay trên bảng điều khiển của Bitrix24.

Bản đồ tư duy có ích cho nhiều dự án. Với sự trợ giúp của Bitrix24, bạn có thể tạo sơ đồ tư duy từ đầu hoặc chọn một trong các mẫu tạo sẵn. Bạn sẽ có thể chọn từ các lược đồ trực quan khác nhau cũng như tạo các lược đồ tùy chỉnh và riêng lẻ. Ngoài tất cả các tính năng bản đồ tư duy tiêu chuẩn, bạn sẽ có thể hưởng lợi từ các tính năng nâng cao - ví dụ: bạn sẽ có thể chỉ định người dùng, tạo nhiệm vụ và sự kiện. Và tất nhiên, hệ thống sẽ cho phép bạn nhập và xuất bản đồ tư duy.

Khi làm việc trong một dự án, các thành viên trong nhóm của bạn cần phải trao đổi nhiều tài liệu. Bitrix24 cung cấp một cơ sở hạ tầng tuyệt vời để chia sẻ tài liệu và tệp trực tuyến. Bạn có thể tạo các ổ đĩa dành riêng cho nhân viên, các phòng ban và toàn bộ tổ chức của mình. Bạn có thể tinh chỉnh quyền truy cập cho các loại người dùng khác nhau, hạn chế chia sẻ bằng mật khẩu và bật đồng bộ hóa tệp trên nhiều thiết bị.

Khi nói đến chia sẻ kiến ​​thức xã hội, bạn có thể sử dụng Bitrix24 để đưa ra các thông báo cho toàn công ty, chia sẻ thông tin liên hệ và thông tin chung của doanh nghiệp cũng như truyền bá tin tức về công ty của bạn. Phần mềm này hỗ trợ chia sẻ hình ảnh và video, cuộc gọi âm thanh và video và hội nghị truyền hình với tính năng quay video trực tuyến. Bạn có thể tạo các cuộc trò chuyện riêng tư và công khai có thể tìm kiếm cũng như hồ sơ và thư mục nhân viên có thể tùy chỉnh.

Bất cứ khi nào bạn cần nói chuyện với khách hàng, đối tác, dịch giả tự do hoặc một số người dùng bên ngoài khác, bạn có thể tạo không gian an toàn để cộng tác với Bitrix24 Extranet. Nếu cần, bạn có thể tích hợp phần mềm này với Zapier, Jira, Asana và các giải pháp của bên thứ ba khác.

Bitrix24 có sẵn ở các định dạng Tại chỗ và Đám mây. Ngoài ra, nó có một ứng dụng di động cho Android và iOS. Gói miễn phí của nó cho phép bạn dùng thử chức năng cơ bản của nó miễn phí cho số lượng người dùng không giới hạn. Hạn chế chính của gói miễn phí là nó chỉ cung cấp 5 GB dung lượng lưu trữ trực tuyến. Nếu muốn nhiều hơn, bạn nên nâng cấp lên một trong ba gói trả phí (gói rẻ nhất chỉ có giá 49 đô la mỗi tháng).

Lời kết

Hy vọng rằng bạn thấy bài viết này có nhiều thông tin và bây giờ bạn hiểu rõ hơn về các chi tiết cụ thể và tầm quan trọng của một kế hoạch dự án. Bạn nên soạn tài liệu này trước khi khởi chạy dự án. Nó phải bao gồm một bản tóm tắt điều hành, phạm vi và cấu trúc của dự án, danh sách các nguồn lực sẵn có, tiến trình và thông tin về kiểm soát thay đổi. Khi chọn phần mềm lập kế hoạch dự án tốt nhất, bạn có thể muốn xem xét Bitrix24 . Hơn 10 triệu doanh nghiệp từ khắp nơi trên thế giới dựa vào đó khi họ cần soạn kế hoạch dự án. Bạn có thể dùng thử miễn phí chức năng cơ bản của Bitrix24 và sau đó nâng cấp lên một trong những tùy chọn trả phí mạnh mẽ hơn.