Làm Thế Nào Để Ghi Chú Cuộc Họp Hiệu Quả
Các nhà quản lý của các công ty cần tổ chức các cuộc họp với nhân viên của họ, các bên liên quan và các đối tác kinh doanh. Khi thảo luận điều gì đó, bạn cần ghi chú lại ngay lập tức - nếu không, bạn có nguy cơ mất thông tin quan trọng. Trong bài viết này, chúng ta sẽ khám phá những mẹo có giá trị về việc ghi chú cuộc họp. Ngoài ra, bạn sẽ tìm ra phần mềm phù hợp cho mục đích này.
Bản chất của việc ghi chú cuộc họp
Ghi chú cuộc họp đóng vai trò là bản tóm tắt thông tin quan trọng nhất mà bạn thảo luận tại cuộc họp . Khi tất cả những người tham gia quay trở lại nơi làm việc của họ, họ có thể kiểm tra tài liệu này bất cứ lúc nào. Nó sẽ giúp họ chuẩn bị cho cuộc họp tiếp theo và nhớ lại các quyết định đã đưa ra ở cuộc họp trước.
Không có định dạng phù hợp cho tất cả để ghi chú cuộc họp. Bạn có thể áp dụng bất kỳ kỹ thuật nào mà bạn có vẻ thoải mái nhất. Một số người thích sử dụng bút và một mảnh giấy vì chúng viết nhanh hơn là đánh máy. Những người khác sử dụng điện thoại thông minh hoặc máy tính xách tay của họ. Họ có thể cài đặt các ứng dụng chuyên dụng để ghi chú cuộc họp hoặc ghi lại thông tin trong Microsoft Word, Google Docs hoặc một trình soạn thảo văn bản khác.
Việc sử dụng các ghi chú cuộc họp
Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê ba lý do quan trọng nhất để ghi chú cuộc họp.
Quyết định tài liệu
Hãy tưởng tượng rằng bạn rời một cuộc họp và ai đó gọi cho bạn. Bạn nhấc điện thoại, bạn có một cuộc trò chuyện kéo dài 5 phút… và khi bạn kết thúc, bạn không thể nhớ cuộc họp diễn ra như thế nào! Đó là tình trạng rất phổ biến của dân văn phòng. Nếu bạn đã ghi chú, bạn có thể kiểm tra chúng để nhớ lại mọi thứ.
Hoặc, đây là một tình huống phổ biến khác: bạn kiểm tra ghi chú cuộc họp của mình và phát hiện ra rằng cuộc thảo luận nhóm tiếp theo được lên lịch vào thứ Ba. Nhưng đồng nghiệp của bạn nói rằng nó được lên lịch vào thứ Năm. Trong hoàn cảnh như vậy, sẽ thật tuyệt nếu có một nguồn trung tâm của sự thật. Bạn có thể muốn chỉ định một người phụ trách ghi chép cuộc họp. Thành viên nhóm này nên cấu trúc thông tin để mọi người có thể hiểu được thông tin. Sau đó, họ nên tải nó lên một nơi mà bất kỳ nhân viên nào có quyền truy cập liên quan đều có thể tiếp cận nó.
Một số nhà quản lý đã quen với việc gửi các ghi chú cuộc họp qua email. Nhưng có thể khôn ngoan hơn nếu tải chúng lên đám mây. Nếu bạn lưu trữ tất cả các ghi chú ở cùng một nơi, chúng có thể cung cấp ngữ cảnh cho các cuộc trò chuyện trong tương lai. Thêm vào đó, cách tiếp cận như vậy thuận tiện hơn cho việc duy trì trách nhiệm giải trình.
Cung cấp sự tham gia không đồng bộ
Một số thành viên trong nhóm của bạn có thể không tham dự cuộc họp vì họ không có mặt tại văn phòng hoặc bận việc khác. Để giúp họ biết những gì đang diễn ra, bạn có thể mời họ đọc các ghi chú cuộc họp mà bạn đã tải lên một nơi tập trung.
Cải thiện thu hồi
Tại một cuộc họp, bạn có thể đưa ra các quyết định ngắn hạn. Ví dụ: bạn có thể quyết định giảm giá 10% cho một khách hàng mới nhất định. Nhưng một số quyết định khác có thể ảnh hưởng đến quy trình làm việc của bạn về lâu dài. Ví dụ: bạn có thể cần phải tuân theo các quy tắc nghi thức mới. Để ghi nhớ những quy tắc này, bạn nên đọc lại chúng thường xuyên. Nếu tâm trí con người không bắt gặp những thông tin quan trọng đủ thường xuyên, nó sẽ quên nó mà không cần lặp lại. Đó là lý do thứ ba tại sao bạn nên ghi chép cuộc họp.
9 Mẹo để Ghi chú Cuộc họp Hiệu quả
Tại đây, chúng tôi muốn chia sẻ những mẹo có giá trị về ghi chú cuộc họp rất dễ làm theo.
Chọn một phương pháp ghi chú tối ưu
Dưới đây là ba phương pháp ghi chép cuộc họp phổ biến nhất:
· Phương pháp Cornell. Bạn tạo một cột lớn bên phải và một cột nhỏ bên trái. Ở cột bên trái, bạn ghi những ý chính xuống. Trong cột bên phải, bạn đặt chi tiết cho từng ý tưởng này.
· Phương pháp lập dàn ý. Cách tiếp cận này sẽ hiệu quả nếu nhóm của bạn có thể chia sẻ trước chương trình họp. Bạn có thể ghi lại những điểm chính trước khi cuộc thảo luận bắt đầu và thêm chi tiết vào chúng khi cuộc trò chuyện tiếp tục.
· Phương pháp góc phần tư. Ghi chú cuộc họp của bạn nên bao gồm bốn góc phần tư: ghi chú chung, mục hành động cho bạn, mục hành động cho đồng nghiệp và câu hỏi của bạn.
· Phương pháp trượt. Trước khi thuyết trình, hãy yêu cầu người trình bày chia sẻ các trang trình bày với bạn. Trong cuộc họp, bạn có thể thêm nhận xét vào các trang trình bày này.
Thay vì sử dụng các phương pháp ghi chép cuộc họp này, bạn có thể tạo ra ghi chú cuộc họp của mình.
Cân nhắc phần mềm đám mây để ghi chú cuộc họp
Mặc dù việc dụng bút và giấy là cách thuận tiện nhất để ghi chú cuộc họp, bạn vẫn có thể muốn sử dụng phần mềm trong quá trình này. Một trong những giải pháp tốt nhất cho mục đích này là Bitrix24
Cân nhắc sử dụng bút và giấy
Chúng tôi đã nói rằng bạn có thể viết nhanh hơn nhiều so với việc bạn nhập. Nhưng phương pháp ghi chép cuộc họp này có một lợi thế có ý nghĩa thứ hai: nó tạo điều kiện cho việc ghi nhớ thông tin khái niệm về lâu dài. Ngoài ra, nếu bạn sử dụng máy tính xách tay, bạn có thể bị cám dỗ để chuyển sang một số tác vụ (chẳng hạn như kiểm tra email). Trong trường hợp này, bạn có nguy cơ mất thông tin quan trọng. Điều đó sẽ không xảy ra nếu bạn ghi chép cuộc họp bằng bút.
Tránh viết mọi thứ xuống nguyên văn
Tại bất kỳ cuộc họp nào, mọi người sẽ nói rất nhiều - nhưng các quyết định quan trọng sẽ chỉ chiếm một phần nhỏ trong cuộc thảo luận. Nếu bạn bỏ qua từng từ của từng người tham gia, bạn sẽ mất quá nhiều thời gian và công sức. Ghi chú cuộc họp của bạn sẽ quá dài và sẽ quá khó để đọc chúng. Bạn chỉ nên viết ra những điểm chính và kết quả của cuộc thảo luận. Ghi chú cuộc họp của bạn nên có thể hành động. Cố gắng chỉ viết ra những thông tin có thể ảnh hưởng đến quy trình làm việc của bạn.
Nếu bạn thích viết tay, hãy sử dụng tốc ký, ký hiệu, từ viết tắt hoặc chữ viết tắt. Sẽ là khôn ngoan nếu bạn tạo trước một chú giải hoặc một chìa khóa và sử dụng chúng mỗi khi bạn cần ghi chép cuộc họp.
Sử dụng Mẫu
Nếu bạn sử dụng mẫu ghi chú cuộc họp, bạn sẽ không cần phải định dạng văn bản của mình khi đang di chuyển. Thông tin bạn viết ra sẽ tuân theo một cấu trúc nhất quán. Các đồng nghiệp của bạn sẽ đánh giá cao nếu bạn luôn tuân theo cùng một khuôn mẫu.
Ngăn người ghi chú tham gia vào cuộc thảo luận
Người sẽ ghi chép cuộc họp cho cả nhóm không nên tham gia vào cuộc thảo luận. Nếu không, họ có thể dễ bị phân tâm và quên mất nhiệm vụ chính của mình. Những người cần dẫn dắt cuộc thảo luận nên tránh tự ghi chép cuộc họp vì họ nên tập trung vào việc ra quyết định. Các nhà lãnh đạo nên chắc chắn rằng một người nào đó đáng tin cậy sẽ ghi chú lại cho họ mà không bỏ sót một điểm chính nào.
Phiên âm cuộc trò chuyện bằng phần mềm ghi âm
Khuyến nghị này đặc biệt hữu ích cho các nhóm ở xa. Bạn có thể ghi lại cuộc gọi điện video hoặc hội nghị của mình và sau đó ghi lại cuộc gọi điện video hoặc hội nghị đó bằng phần mềm chuyên dụng. Xin lưu ý rằng bạn không nên gửi bản ghi đầy đủ cho bất kỳ ai hoặc tải lên trực tuyến! Để biến văn bản dài thành ghi chú cuộc họp dễ đọc, bạn nên chỉnh sửa nó. Phân tích cuộc trò chuyện thông thường, chỉ để lại các điểm chính và các mục hành động.
Tất cả những người tham gia cần lưu ý rằng cuộc trò chuyện sẽ được ghi lại để ghi chép cuộc họp. Nếu không, nó sẽ bất lịch sự để ghi lại.
Làm nổi bật các điểm liên hệ quan trọng
Đôi khi, bạn có thể thiếu thời gian để thảo luận về tất cả các điểm quan trọng. Hoặc, một số thông tin có thể chỉ liên quan đến những người tham dự được chọn. Trong trường hợp này, có thể hợp lý khi đưa vào ghi chú cuộc họp chi tiết liên lạc của người mà những người khác có thể theo dõi sau cuộc thảo luận. Người này có thể cung cấp thông tin bổ sung hoặc chia sẻ số liệu thống kê hữu ích hoặc trả lời các câu hỏi. Ngay sau khi bạn phát hiện ra rằng một người nào đó có thể giúp ích cho cả nhóm, bạn nên yêu cầu họ gửi chi tiết liên hệ của họ cho bạn.
Bên cạnh đó, hai bên liên quan có thể có quan điểm khác nhau về một vấn đề nào đó. Bạn có thể thêm các lập luận của họ vào ghi chú cuộc họp của mình và hỏi họ liệu họ có thể sẵn sàng cung cấp thêm các giải thích sau này hay không.
Chia sẻ màn hình của bạn với những người khác
Cho đồng nghiệp của bạn xem ghi chú cuộc họp của bạn. Đó là một quy tắc hữu ích cho các nhóm phân tán. Nếu ai đó bỏ sót bất cứ điều gì, những người khác có thể điền vào khoảng trống bằng thông tin liên quan.
Chia sẻ Ghi chú cuộc họp của bạn với tất cả những người tham dự
Sau khi cuộc họp kết thúc, bạn có thể gửi cho tất cả những người tham dự một email ngắn. Nó phải chứa thông tin ngắn gọn về sự kiện đã diễn ra và liên kết đến ghi chú cuộc họp. Các thành viên trong nhóm không thể tham dự cuộc thảo luận cũng sẽ nhận được email này. Nếu người phụ trách ghi chép quên nêu một số điểm chính, những người khác có thể theo dõi và bổ sung thông tin còn thiếu.
Phần mềm nào sử dụng để ghi chú cuộc họp
Mặc dù sử dụng bút và một tờ giấy là cách thuận tiện nhất để ghi chú cuộc họp, bạn vẫn có thể muốn sử dụng phần mềm trong quá trình này. Một trong những giải pháp tốt nhất cho mục đích này là Bitrix24. Nó có sẵn trên đám mây và phiên bản tại chỗ cũng như ứng dụng di động cho iOS và Android. Bạn có thể thử chức năng cơ bản của nó miễn phí cho số lượng người dùng không giới hạn.
Bitrix24 cho phép bạn thực hiện các cuộc gọi âm thanh và video cũng như tổ chức các hội nghị truyền hình . Khi tài liệu có ghi chú cuộc họp đã sẵn sàng, bạn có thể chia sẻ nó với nhóm thông qua giao diện Bitrix24. Tất cả các đồng nghiệp của bạn sẽ có thể cộng tác chỉnh sửa tài liệu.
Bằng cách sử dụng các ghi chú, bạn có thể chỉ định nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của mình từ bảng điều khiển Bitrix24. Bạn có thể tạo nhiệm vụ con, danh sách kiểm tra và các phụ thuộc nhiệm vụ, đặt KPI và theo dõi hiệu suất nhiệm vụ. Hệ thống cho phép bạn sử dụng hơn 35 công cụ quản lý thời gian, nhiệm vụ và dự án để tăng năng suất cho nhóm của bạn. Sau đó, Bitrix24 có thể tạo báo cáo để đánh giá hiệu quả nhân viên của bạn. Phần mềm này cho phép bạn biến các ghi chú thành thông tin chi tiết hữu ích và sử dụng chúng để cải thiện trình độ của bạn.
Lời kết
Hy vọng rằng bạn thấy bài viết này bổ ích và bây giờ bạn hiểu rõ hơn về cách tận dụng tối đa quá trình ghi chép cuộc họp. Thông tin bạn đưa ra trong cuộc thảo luận sẽ giúp bạn ghi nhớ tốt hơn những điểm chính. Đừng viết ra nguyên văn mọi thứ, hãy chọn một mẫu ghi chú cuộc họp và sử dụng bút thay vì máy tính xách tay. Trong bất kỳ cuộc họp nào, cần có người phụ trách ghi chép. Khi tài liệu đã sẵn sàng, họ sẽ tải nó lên một nơi trung tâm để tất cả các thành viên trong nhóm có thể truy cập. Một trong những phần mềm cao cấp và miễn phí có thể hữu ích cho bạn trong việc này chính là Bitrix24.
