Câu hỏi thường gặp
Tại sao tôi nên sử dụng công cụ quản lý dự án?
Các công cụ quản lý dự án hỗ trợ và quản lý phần lớn các thành viên dự án của bạn, cho phép bạn dành nhiều thời gian hơn để khắc phục các vấn đề khác và lập kế hoạch cho tương lai. Bạn có thể thiết lập quy trình làm việc nhóm liền mạch với các tác vụ một cách hoàn hảo để dự án có thể vận hành trơn tru.
Các tính năng chung của các công cụ quản lý dự án là gì?
-
Lập kế hoạch dự án
-
Phần mềm quản lý công việc
-
Lịch và biểu đồ Gantt
-
Phần mềm theo dõi thời gian
-
Các công cụ cộng tác và giao tiếp
-
Lưu trữ dựa trên đám mây
-
Báo cáo và phân tích
Tại sao tôi nên sử dụng phần mềm theo dõi thời gian trong quản lý dự án của mình?
Phần mềm theo dõi thời gian là một bổ sung tuyệt vời cho chiến lược quản lý dự án của bạn vì những lý do sau:
-
Phân bổ nguồn lực và thời gian của bạn hiệu quả hơn
-
Lập hóa đơn dễ dàng cho các nhà cung cấp và dịch giả tự do (freelancer)
-
Báo cáo chính xác cho các bên liên quan
-
Cải thiện ước tính dự án trong tương lai
Làm thế nào để một công cụ quản lý dự án tốt cải thiện hiệu suất nhóm của tôi?
Phần mềm quản lý dự án có nhiều mức giá khác nhau. Hầu như tất cả đều có phiên bản miễn phí, trong khi các tùy chọn trả phí sẽ tăng giá khi bạn nhận được nhiều tính năng và công cụ hơn. Để sử dụng ngân sách của bạn một cách khôn ngoan, hãy tìm các công cụ quản lý dự án bao gồm phần mềm cộng tác, quản lý tài liệu, công cụ giao tiếp và hơn thế nữa.
Bitrix24
Bitrix24 đã nhanh chóng đạt được danh tiếng mạnh mẽ như một trong những giải pháp quản lý dự án tốt nhất hiện có. Không ở đâu trong danh sách các lựa chọn thay thế Asana này, bạn tìm thấy sản phẩm cung cấp nhiều giải pháp như Bitrix24. Từ quản lý dự án và theo dõi thời gian đến giao tiếp, xây dựng trang web và các tài liệu cộng tác, bạn có tất cả mọi thứ bạn cần ở một nơi.
Lấy ví dụ về các tính năng của quy trình làm việc. Nói tóm lại, bạn có thể thiết lập một danh sách các nhiệm vụ và lưu nó dưới dạng mẫu, vì vậy bất cứ khi nào bạn lặp lại một dự án, bạn sẽ sẵn sàng thực hiện chỉ với một nút bấm. Với các phụ thuộc, tất cả các nhiệm vụ này được tự động gán theo thứ tự bạn đặt.
Bạn sẽ nghĩ rằng tất cả các tính năng này sẽ phá vỡ ngân sách của bạn, nhưng không, bạn có thể đăng ký và sử dụng bản miễn phí (hạn chế một số chức năng) và các gói nâng cao hơn rất thân thiện với ngân sách nếu xét đến sự phong phú của các công cụ bạn nhận được.
Redbooth
Redbooth là một trong những lựa chọn thay thế Asana tốt nhất với bảng điều khiển chế độ xem nhanh tuyệt vời và tiến trình dự án trực quan.
Hướng đến việc giao tiếp dễ dàng, Redbooth đi kèm với ứng dụng Trò chuyện công việc cho phép bạn nhanh chóng ping tin nhắn qua lại trong suốt dự án của mình. Nó cũng đi kèm với chức năng trò chuyện video thực sự ấn tượng theo tiêu chuẩn, đây là một điểm nhấn tuyệt vời cho các nhóm làm việc từ xa. Đối với các công cụ giao tiếp đa dạng hơn nữa, có rất nhiều tích hợp với các nền tảng như Slack. Gmail và Dropbox.
Redbooth là một nền tảng đa năng mà bạn có thể sử dụng trên máy tính để bàn cũng như trên Apple và Android, vì vậy bạn có thể nhận được thông báo và lời nhắc từ bất cứ đâu. Để bạn yên tâm, bạn cũng có thể lưu trữ nền tảng của mình trên các máy chủ của riêng bạn với Redbooth Private Cloud phía sau tường lửa tại chỗ của bạn.
Workzone
Workzone là một công cụ quản lý dự án chuyên dụng có thể dễ dàng cạnh tranh với các lựa chọn thay thế Asana nổi tiếng hơn trong danh sách này.
Bạn có thể thiết lập các nhiệm vụ và công việc phụ của mình chi tiết từng phút với những người có trách nhiệm và thời hạn. Giống như Bitrix24, bạn cũng có thể sử dụng các phụ thuộc để việc hoàn thành một nhiệm vụ sẽ kích hoạt việc phân công nhiệm vụ tiếp theo.
Mọi người liên quan đều nhận được thông báo tự động khi cập nhật được thực hiện cũng như cảnh báo khi nhiệm vụ sắp đến thời hạn của họ. Điều này rất tốt cho các nhà quản lý, những người có thể có được ý tưởng tổng thể về mọi thứ đang diễn ra như thế nào mà không cần phải sàng lọc các nhiệm vụ riêng lẻ.
Nếu bạn có nhiều dự án đang chạy cùng một lúc, bạn có thể sử dụng các mẫu dự án để tránh tạo mọi tác vụ lặp đi lặp lại. Bạn cũng có thể tạo nhiều không gian làm việc cho các nhóm khác nhau và hạn chế quyền truy cập đối với một số cá nhân nhất định để bảo mật cao hơn.
Basecamp
Basecamp đã xuất hiện từ năm 1999 và vẫn là một trong những công cụ phổ biến nhất cho các công ty. Không giống như các lựa chọn thay thế Asana khác của chúng tôi, nó không tập trung 100% vào quản lý dự án, với hầu hết người dùng coi nó như một công cụ cộng tác. Điều này có nghĩa là nó thiếu các tính năng như biểu đồ Gantt và thông báo thời hạn mà hầu hết ban quản lý dự án coi là ưu tiên cao.
Tuy nhiên, nếu bạn là một doanh nghiệp kinh doanh dịch vụ đang muốn giao tiếp tự do với khách hàng của mình, thì vẫn còn một số công cụ tốt hơn so với Basecamp. Ngoài ra, với tỷ lệ cố định là 99 đô la mỗi tháng, bạn có thể dễ dàng đặt ngân sách trong năm mà không tăng chi phí khi nhóm của bạn phát triển. Chắc chắn, đây có thể là một nhược điểm đối với các doanh nghiệp nhỏ, những người không thể chi trả mức phí hàng tháng đó, tuy nhiên các đội nhóm lớn chắc chắn sẽ đánh giá cao chức năng và chi phí.
Adobe Workfront
Đến từ thương hiệu Adobe nổi tiếng thế giới, Workfront là một trong những lựa chọn thay thế Asana hoàn chỉnh nhất mà bạn có thể tìm thấy. Bạn sẽ nhận được một loạt các chức năng như tạo quy trình làm việc tùy chỉnh để bạn có thể thiết lập các dự án của mình thành chuyển động và tập trung vào những thứ như phân tích, thay vì quản lý vi mô mọi tác vụ.
Các nhà quản lý dự án yêu thích sự kết nối giữa các nhiệm vụ và các công cụ báo cáo. Điều này có nghĩa là thật dễ dàng để xem hiệu suất của bạn và của nhóm của bạn, xác định các vấn đề càng sớm càng tốt và giải quyết chúng.
Bạn có thể tuân theo các phương pháp làm việc khác nhau để phù hợp với sở thích của nhóm và khi bạn phát triển, Workfront sẽ phát triển cùng bạn.
Như bạn đã hiểu là Workfront đến từ Adobe nên chắc chắn không rẻ. Với gói định giá tùy chỉnh được thực hiện cho công ty của bạn, bạn không thể mong đợi có được một giải pháp quản lý dự án giá rẻ (hoặc miễn phí!), nhanh chóng sẵn sàng sử dụng. Do đó, Adobe Workfront là tốt nhất cho các nhóm làm việc trên các dự án lớn, những người có đủ nguồn lực tài chính để đầu tư nghiêm túc.
Quản lý dự án nâng cao & Theo dõi thời gian
Đối với mọi thứ bạn phải xác định cấu trúc và gán, Bitrix24 luôn sẵn sàng trợ giúp. Hãy tận hưởng những gì bạn yêu thích nhất trong công việc của mình và đặt phần còn lại vào chế độ lái tự động.
THỬ NGAY BÂY GIỜ
Wrike
Wrike là một trong những lựa chọn thay thế Asana khác mà bạn có thể sử dụng miễn phí. Trong trường hợp này, chỉ cần bạn có dưới năm người dùng, bạn có thể bắt đầu làm việc mà không tốn một xu nào. Nó chắc chắn không phải là một công cụ phá vỡ thỏa thuận khi bạn bắt đầu phát triển: bạn có thể nâng cấp lên tài khoản Professional với giá 9,80 đô la cho mỗi người dùng mỗi tháng.
Wrike có nhiều công cụ quản lý dự án hơn Asana, chẳng hạn như biểu đồ Gantt với các phụ thuộc nhiệm vụ, cũng như lưu trữ tệp dựa trên đám mây. Đẩy con thuyền ra xa hơn nữa, bạn sẽ có được danh sách việc cần làm cổ điển, báo cáo tương tác thời gian thực và đối với bất kỳ tính năng nào còn thiếu, Wrike có rất nhiều tích hợp với các công cụ khác.
Giống như tất cả các công cụ quản lý công việc tốt nhất, Wrike hoàn toàn tương thích với tất cả các nền tảng, từ máy tính để bàn của bạn đến Android và iOS. Cũng giống như Asana, bạn sẽ có được một giao diện gọn gàng, thân thiện với người dùng ở bất cứ đâu bạn sử dụng.
Trello
Là một trong những lựa chọn thay thế Asana phổ biến nhất hiện có, Trello có nhiều điểm chung với đối thủ của nó, với hình ảnh Kanban dễ sử dụng mà bạn có thể tùy chỉnh theo cách bạn muốn. Chỉ định các thành viên trong nhóm cho từng nhiệm vụ, đặt thời hạn và nhận thông báo cũng như lời nhắc để mọi người luôn đi đúng hướng.
Bố cục đơn giản khiến Trello trở thành lựa chọn tuyệt vời cho các nhóm không chuyên về kỹ thuật vì mọi người có thể chọn nó rất nhanh. Tương tự, nếu bạn thường xuyên làm việc với các nhà cung cấp và dịch giả tự do, bạn sẽ dễ dàng đi đúng hướng. Phiên bản miễn phí cung cấp cho bạn nhiều khả năng quản lý dự án để bắt đầu, với nhật ký hoạt động và thẻ không giới hạn.
Tuy nhiên, nó vẫn không phải là công cụ chuyên dụng nhất và thiếu một số quan điểm và phân tích nâng cao hơn so với các công cụ như Bitrix24. Điều này có nghĩa là bạn phải kết nối tất cả các tài liệu của mình từ một bên thứ ba, đấy là nguyên nhân của sự tăng chi phí hàng tháng của bạn.
Zoho Projects
Là một phần của loạt ứng dụng Zoho, Zoho Projects tuân theo kế hoạch trò chơi của nhiều nền tảng khác trong danh sách này với tính năng quản lý tác vụ, một bộ công cụ liên lạc nội bộ và bên ngoài tốt. Nó có các tính năng bổ sung mà không phải ứng dụng nào khác cũng có, chẳng hạn như theo dõi thời gian và biểu đồ Gantt, cũng như tự động hóa quy trình làm việc tốt và nguồn cấp dữ liệu truyền thông xã hội nội bộ để giúp nhóm của bạn luôn cập nhật.
Zoho Project có khả năng phân tích chi tiết về tiến độ của bạn để bạn có thể giải quyết các vấn đề ngay từ đầu mà không cần đợi cho đến khi dự án kết thúc. Hoàn hảo cho các nhóm phần mềm, Zoho Projects đi kèm với tính năng theo dõi lỗi mà bạn có thể chạy định kỳ để đảm bảo chất lượng.Mặc dù nó không có khả năng tiếp cận sâu rộng của các công cụ kinh doanh tất cả trong một như Bitrix24, nhưng bạn có thể tích hợp nó với các sản phẩm Zoho chuyên dụng khác, như Zoho CRM.
Jira
Jira tập trung vào các phương pháp làm việc nhanh nhẹn, điều này khiến nó trở thành một phương pháp yêu thích của các lập trình viên. Điều này có nghĩa là bạn nhận được bảng Scrum, bảng Kanban và lộ trình làm tiêu chuẩn - nâng cao hơn nhiều so với các lựa chọn thay thế Asana khác trong danh sách này. Tương tự, bạn nhận được một loạt các công cụ phân tích và báo cáo tuyệt vời vượt trội hơn những gì bạn có thể mong đợi từ Asana.
Mặc dù rất phổ biến trong các nhóm công nghệ, Jira thiếu một vài tính năng bổ sung hợp lý mà những người khác trong danh sách này bao gồm. Ví dụ: bạn không thể khởi chạy cuộc gọi điện video hoặc cuộc gọi điện thoại từ chính ứng dụng và càng sử dụng nhiều ứng dụng, ngân sách hàng tháng của bạn càng tốn kém.
Về vấn đề chi phí, Jira có giá rẻ hơn và luôn có phiên bản miễn phí cho các đội mới bắt đầu. Vì vậy, nếu bạn đang tìm cách tham gia vào phương pháp Agile, bạn có thể khởi chạy các dự án của mình một cách tốt đẹp và nhanh chóng.
MindManager
MindManager là một trong những ứng dụng phức tạp hơn trên thị trường và nó có giá phù hợp khi bạn kết thúc 30 ngày dùng thử.
Nó nổi bật so với các lựa chọn thay thế Asana khác do tập trung vào việc lập bản đồ tư duy. Nó có khả năng tùy biến cực kỳ cao và bạn có thể tạo sơ đồ, quy trình làm việc, sơ đồ tổ chức và tất cả các loại ứng dụng khác. Nó đi kèm với một loạt các tính năng và một loạt các tiện ích bổ sung và tích hợp nếu bạn thấy mình còn thiếu bất cứ thứ gì.
Tập trung đặc biệt vào quản lý dự án, bạn có thể tạo lịch trình và thời hạn, cũng như biểu đồ Gantt để dễ hình dung. “Các quy tắc thông minh” đưa mọi thứ đi xa hơn, cho phép bạn nhập định dạng có điều kiện để có được các biểu đồ thông minh thích ứng với dữ liệu bên trong chúng.
Một trong những hạn chế là phiên bản Microsoft tốt hơn đáng kể so với phiên bản Mac và bạn không thể chỉ lướt nhẹ giữa các thiết bị như với hầu hết các ứng dụng khác trong danh sách này.
Chúng tôi hy vọng bạn đã có một bức tranh rõ ràng về những lựa chọn thay thế Asana hiện có và cách tốt nhất cho bạn có thể không phải là lựa chọn hoàn chỉnh và mạnh mẽ nhất. Mỗi sản phẩm đều hướng đến đối tượng riêng của nó, ví dụ, Jira dành cho các nhà phát triển phần mềm, Wrike dành cho các nhóm nhỏ và Basecamp hướng đến sự cộng tác nhiều hơn là quản lý dự án.
Có vô số yếu tố cần cân nhắc khi lựa chọn cái nào là tốt nhất cho bạn, nhưng một trong những yếu tố chắc chắn sẽ tăng lên là chi phí. Một số công cụ hàng đầu rất đắt tiền và trên thực tế, hầu hết các công ty không cần các sản phẩm với quá nhiều tính năng.
Bạn có thể đăng ký Bitrix24 miễn phí và bắt đầu với một loạt các giải pháp quản lý dự án và trực quan hóa mà hầu như không thể tìm thấy ở các đối thủ cạnh tranh của nó.
Nơi nó thực sự nổi bật là trong vô số các công cụ chất lượng mà bạn nhận được từ ngày đầu tiên. Với tất cả các công cụ giao tiếp và cộng tác gắn liền với quản lý dự án và nhiệm vụ của bạn, bạn không phải lo lắng về việc trả tiền cho một số tài khoản chỉ để có thể bao gồm tất cả các lĩnh vực trong dự án của mình.
