Theo Dõi Thời Gian và Phần Mềm Quản Lý Thời Gian Cho Các Nhóm Làm Việc Từ Xa

Chúng ta đang sống trong thời kỳ thực sự thú vị, nơi mỗi ngày mới xác định lại trải nghiệm trước đây của chúng ta và thách thức các tiêu chuẩn của chúng ta. Lấy dữ liệu này làm ví dụ - theo một cuộc khảo sát gần đây của States of Play (thông qua CNBC), hơn 42% lực lượng lao động Mỹ hiện đang làm việc tại nhà (WFH) trên cơ sở toàn thời gian hoặc bán thời gian, kể từ cuối tháng 4 năm 2020. Đây là một bước nhảy vọt lớn so với chỉ 9% - một số lao động làm việc từ xa trước đại dịch (xem bảng phân tích đầy đủ bên dưới).


Một thực tế đặc biệt thú vị ở đây là 19% trong số tất cả những người trả lời khảo sát thừa nhận rằng họ đã làm việc tại nhà lần đầu tiên mà không có bất kỳ kinh nghiệm làm việc từ xa nào trước đó. Điều này gây thêm áp lực cho ban quản lý vì những người này có thể không có kỷ luật hoặc kỹ năng cần thiết để làm việc hiệu quả từ xa.
Điều này đặc biệt rõ ràng từ biểu đồ hình tròn dưới đây, cho thấy rằng có tới 40% những người hiện đang làm việc tại nhà đã trở nên kém năng suất hơn so với họ ở văn phòng.


 
Các nhà quản lý phải dạy cho nhân viên từ xa của họ những điều cơ bản về theo dõi thời gian dự án và làm việc hiệu quả tại nhà, điều này là không thể nếu không có hệ thống theo dõi nhân viên phù hợp.
Trên thực tế, tất cả chúng ta có thể cần những kỹ năng này trong tương lai vì tỷ lệ lao động từ xa sẽ không trở lại như trước khi bị khóa và có thể sẽ ở mức khoảng 25-30% tổng lực lượng lao động Hoa Kỳ sau đó, theo Global Workplace Analytics.
Một trong những yếu tố chính góp phần vào năng suất là theo dõi thời gian trong ngày làm việc hợp lý. Nó giúp các thành viên trong nhóm của bạn tập trung vào nhiệm vụ của họ và tránh bị sao nhãng.
Đối với cấp quản lý, theo dõi thời gian của nhóm có nghĩa là kiểm soát chặt chẽ hơn và tăng năng suất, chưa kể đến việc đáp ứng các yêu cầu chính thức về theo dõi thời gian có thể lập hóa đơn thường đến từ bộ phận kế toán.
Như bạn có thể thấy, có rất nhiều điều để nói ở đây - hãy bắt đầu với những thách thức chính do theo dõi thời gian của nhân viên từ xa.
Những khó khăn của quản lý thời gian từ xa
Một thách thức toàn cầu mà ngay cả những nhà quản lý có kinh nghiệm cũng phải đối mặt trong tình huống như thế này là cố gắng duy trì hoạt động theo dõi thời gian cho nhân viên như ở văn phòng và duy trì hoạt động “kinh doanh như bình thường”.
Khá thường xuyên, điều đó chỉ đơn giản là không hoạt động và đây là những lý do có thể xảy ra:

1. Kỷ luật văn phòng đã biến mất

Thông thường, nhân viên văn phòng bắt đầu và kết thúc ngày làm việc của họ cùng một lúc, điều này khiến việc theo dõi công việc khá dễ dàng. Bây giờ mọi người đều ở nhà, sự cám dỗ để bắt đầu muộn hơn vẫn luôn hiện hữu trừ khi bạn có một ứng dụng để theo dõi thời gian.

2. Rất nhiều thời gian bị lãng phí do mất tập trung

Không phải chúng tôi không có bất kỳ sự phân tâm nào trong văn phòng nhưng khi làm việc ở nhà, rất ít người có thể nhanh chóng sắp xếp lại bản thân và tập trung khi họ cảm thấy thoải mái trong ngôi nhà của họ được bao quanh bởi gia đình của họ. Mọi người khác cần một số loại công cụ theo dõi thời gian để theo dõi công việc và giải trí của họ.

3. Xung đột khi lập lịch trình

Điều này đặc biệt đúng đối với các công ty có nhân viên làm việc ở các múi giờ khác nhau. Cố gắng thiết lập một cuộc họp hoặc điều hành quản lý dự án hiệu quả là khá khó khăn khi bạn không có bất kỳ phần mềm theo dõi thời gian của nhân viên.

4. Các nhóm lớn ngày càng trở nên khó quản lý hơn

Nếu bạn phải quản lý những đội như vậy, chúng tôi không ghen tị với bạn vì nó rất khó ngay cả trong văn phòng. Tuy nhiên, quản lý một vài chục người làm việc tại nhà là một việc khác - đó là một trong những tình huống khi bạn đơn giản là không thể đi mà không có một số loại tự động hóa hoặc hệ thống theo dõi thời gian của nhân viên.

5. Theo dõi số giờ làm việc và số giờ được trả lương là một cơn ác mộng

Một điểm thực sự quan trọng thường bị các nhà quản lý dự án bỏ qua. Vì làm việc tại nhà làm gián đoạn hiệu quả các quy trình và thói quen văn phòng đã thiết lập trước đó, nên việc tìm kiếm đồng hồ thời gian trực tuyến của nhân viên nên là một trong những ưu tiên hàng đầu của bạn khi chuyển sang WFH.
Bây giờ chúng ta đã nhận thức được những thách thức chính trong việc theo dõi thời gian do làm việc từ xa gây ra, hãy xem cách chúng ta có thể đối mặt với những thách thức đó và liệu việc theo dõi thời gian cho các dự án có thể được thực hiện một cách hiệu quả trên cơ sở từ xa hay không.

Cách theo dõi thời gian và sự chấm công của nhân viên từ xa

Ngoài một số loại trình theo dõi thời gian trực tuyến mà bạn rất có thể sẽ cần, có nhiều điều khác cần xem xét khi cố gắng quản lý thời gian cho nhóm từ xa của bạn. Hãy xem qua tất cả chúng bắt đầu với theo dõi thời gian cho các dự án.

Bắt đầu sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian và chi phí

Làm việc từ xa có nghĩa là bạn không thể kiểm soát vật lý thời gian và sự tham dự của mọi người trong nhóm của mình. Việc những người này trực tuyến không nhất thiết có nghĩa là họ đã sẵn sàng làm việc. Giải pháp dễ nhất cho vấn đề này là sử dụng hệ thống theo dõi thời gian di động.
Điều này sẽ giúp bạn:
theo dõi thời gian bắt đầu và kết thúc ngày làm việc;
quản lý số giờ làm thêm có thể có;
kiểm soát thời gian ăn trưa và thời gian giải lao;
theo dõi giờ làm việc và giờ được trả lương.
Điều cuối cùng được cho là điểm quan trọng nhất, đặc biệt là đối với các chủ doanh nghiệp vì nó liên quan trực tiếp đến tiền của công ty. Với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn muốn mọi đô la bạn chi tiêu được tính vào và đó là những gì một công cụ theo dõi giờ có thể cung cấp cho bạn.
Sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian cá nhân là điều bắt buộc khi bạn có freelancers - những người làm nghề tự do trong nhóm của mình. Những người làm nghề tự do được biết đến với tính kỷ luật đôi khi kém, vì vậy đó là lý do tại sao việc bắt họ sử dụng đồng hồ thời gian của nhân viên di động của bạn sẽ giúp bạn theo dõi giờ làm việc và giờ được trả lương của họ hiệu quả hơn.

Làm việc với kỷ luật nghiêm túc hơn

Mặc dù một số thành viên trong nhóm của bạn có thể đã có lịch trình linh hoạt trước khi lockdown, nhưng có lẽ bây giờ là lúc tạm thời xóa bỏ các đặc quyền đó. Hãy thử sử dụng ứng dụng theo dõi thời gian để nhóm của bạn bắt đầu ngày làm việc của họ vào cùng một thời điểm.
Mặc dù nghe có vẻ hơi độc đoán, nhưng trên thực tế, điều này sẽ mang lại cho mọi người cơ hội đồng bộ hóa nỗ lực của họ và làm việc hiệu quả hơn khi tham gia vào các cuộc họp trực tuyến và hội nghị truyền hình.
Hiệu ứng tiền thưởng - kể từ bây giờ, mọi người sẽ ít đến muộn hơn vì họ biết bạn đang theo dõi giờ làm việc của họ trên bảng theo dõi thời gian.

Tăng cường giao tiếp trực tuyến để tiết kiệm thời gian ngoại tuyến

Công cụ này không liên quan gì đến các công cụ kỹ thuật số hiện đại - tất cả đều là tương tự và kiểu cũ. Trước khi chuyển nhóm của mình sang làm việc từ xa, bạn phải thay đổi cách lập kế hoạch.
Kể từ khi các cuộc họp trực tiếp ngừng diễn ra, việc thiếu giao tiếp trực tiếp sẽ sớm bộc lộ, và đối với nhiều nhân viên, điều này có thể làm nản lòng và mất tinh thần. Do đó, điều bạn nên làm là tăng số lượng cuộc gọi video và hội nghị.
Nếu bạn nghĩ về nó, bất kỳ loại cuộc họp nào bạn từng có ở văn phòng trước đây đều có thể dễ dàng thực hiện thông qua các cuộc gọi video Zoom, Skype hoặc Bitrix24, bao gồm:

• lập kế hoạch các cuộc họp
• thảo luận
• báo cáo
• brainstorming (phương pháp động não)
• phỏng vấn xin việc
• bài thuyết trình

Có thể cho rằng, điều quan trọng nhất trong số đó là cuộc họp lập kế hoạch hàng ngày - hãy đảm bảo rằng bạn và các thành viên trong nhóm của bạn có những cuộc họp đó một cách thường xuyên. Lý do đằng sau điều này thực sự đơn giản: khi bạn rời khỏi môi trường văn phòng thông thường, nó sẽ làm rối tung sự tập trung và động lực của bạn. Không có một nhiệm vụ khẩn cấp với thời hạn sắp tới có thể dẫn đến giảm năng suất.
Trong cuộc họp lập kế hoạch hàng ngày đó, bạn cần đảm bảo rằng mỗi thành viên trong nhóm của bạn biết các mục tiêu gần nhất của họ và các công việc được giao trong dự án mà họ đang thực hiện.
Tuy nhiên, điều bạn chắc chắn không cần làm là làm gián đoạn quy trình làm việc của đồng đội bằng những cuộc gọi vô nghĩa vào những thời điểm ngẫu nhiên. Hãy trình bày ngắn gọn, đi vào trọng tâm và tốt nhất là vào sáng sớm hoặc muộn hơn vào buổi tối để bạn không phá vỡ sự tập trung và tập trung của đồng nghiệp.

Theo dõi các chỉ số năng suất để giảm lãng phí thời gian không cần thiết

Bất cứ khi nào có thể, hãy sử dụng phương pháp luận OKR (mục tiêu và kết quả chính). Mặc dù bạn có thể đã làm điều đó trước khi khóa máy, nhưng việc theo dõi các chỉ số như vậy thực sự có thể giúp công việc của bạn với tư cách là người quản lý dự án bây giờ dễ dàng hơn.
Có một mục tiêu rõ ràng dẫn đến việc đạt được kết quả có thể đo lường được là một điều tuyệt vời cho cả nhân viên và người quản lý. Ngay cả khi bạn có thể phải làm quá quan liêu ở đây với tất cả các chỉ số này, kết quả cuối cùng sẽ rất xứng đáng:

• nhóm của bạn sẽ trở nên kỷ luật hơn;
• giảm thiểu sự lãng phí thời gian;
• năng suất sẽ tăng lên.

Nói về số liệu, đừng quên theo dõi thời gian cho các nhóm mà bạn đang quản lý - rõ ràng là bạn sẽ yêu cầu một ứng dụng theo dõi thời gian của nhân viên hoặc một số loại công cụ theo dõi thời gian dựa trên web.

Theo dõi thời gian và lập kế hoạch thời gian cho nhân viên

Tất cả chúng ta đều có 24 giờ trong một ngày. Tuy nhiên, một số người dường như làm việc năng suất hơn những người khác – liệu có bí mật nào trong đó không? Chà, chúng tôi nghĩ rằng có thể có một, và nó không phải là một bí mật, thực sự - giống như theo dõi thời gian cẩn thận và cách tiếp cận tỉ mỉ để lập kế hoạch.
Dưới đây là một số mẹo lập kế hoạch thời gian cơ bản mà hầu hết chúng ta có thể hưởng lợi từ:

• Đặt lịch làm việc của bạn và tuân theo nó

Làm việc trong văn phòng thường có nghĩa là người khác đã tạo lịch trình cho bạn và có thể khiến bạn phải tuân theo nó. Khi bạn làm việc tại nhà, bạn không có điều đó - do đó, bạn cần phải thiết lập lịch trình đó từ đầu và điều quan trọng hơn, hãy tuân theo nó một cách nghiêm chỉnh.
Một điều có thể giúp bạn là ứng dụng lập kế hoạch thời gian hàng ngày mà bạn có thể sử dụng để bắt đầu / kết thúc ngày làm việc, giải lao và lập kế hoạch cho các công việc trong ngày để phân phối khối lượng công việc đồng đều hơn. Làm những việc khó trong nửa đầu của ngày trong khi để lại những công việc nhỏ hơn cho buổi chiều muộn.

• Kế hoạch, kế hoạch, kế hoạch

Lập kế hoạch rất cơ bản và phổ biến đến mức thực sự dễ dàng bỏ qua tầm quan trọng của nó. Ý chúng tôi muốn nói khi lập kế hoạch ở đây là bạn phải tạo một danh sách các công việc trong ngày (mỗi ngày!) Ưu tiên những công việc quan trọng nhất (“công việc chặn”) - nếu bạn không hoàn thành chúng, hãy coi đó là một thất bại.
Điều này sẽ giúp bạn tập trung và giảm thiểu thời gian mà nếu không có thể đã bị lãng phí vào nhiều thứ gây xao nhãng khác nhau, mà chúng ta sẽ đề cập chi tiết trong đoạn tiếp theo.
Ồ, và một điều nữa - đừng lên lịch nghỉ ngơi một cách quá cứng nhắc. Nếu bạn đã làm việc 4 giờ liên tục cho một số dự án thực sự quan trọng, thì bạn xứng đáng được nghỉ dài hơn 10 phút hoặc bất cứ điều gì được lên lịch trong kế hoạch hàng ngày của bạn. Làm việc chăm chỉ cũng có nghĩa là làm việc thông minh.

• Tìm hiểu sự lãng phí thời gian của bạn và loại bỏ chúng

Cho dù đó là các thành viên trong gia đình của bạn liên tục yêu cầu bạn dành một phút thời gian của bạn hoặc video trên YouTube hay bất kỳ thứ gì khác xứng đáng để bạn lãng phí vài phút trong đời vào đó một cách vô nghĩa, bạn cần phải:
A) thừa nhận những phiền nhiễu này tồn tại và công nhận chúng như vậy;
B) xác định những công việc chiếm quá nhiều thời gian của bạn do đó làm giảm năng suất của bạn;
C) chống lại những phiền nhiễu đó bằng cách đơn giản là không để chúng xâm nhập vào đầu bạn và lý tưởng là để chúng khuất tầm nhìn (điều này không phải lúc nào cũng có thể thực hiện được với những đứa trẻ ồn ào).

• Sử dụng đúng phần mềm quản lý thời gian

Trong trường hợp bạn vẫn chưa nhận ra, chúng tôi tiếp tục đề cập đến theo dõi thời gian khá nhiều trong bài viết này, điều này hoàn toàn hợp lý vì đó là ý nghĩa của nó. Tuy nhiên, nó không chỉ là lời nói và khuyến nghị vì có một số công cụ thực tế nhất định có thể hỗ trợ bạn trong việc theo dõi thời gian kinh doanh nhỏ.
Hầu hết chúng đều ở dạng ứng dụng theo dõi thời gian dành cho iPhone hoặc Android với phiên bản web tùy chọn. Chức năng họ cung cấp khá cơ bản:
bắt đầu / dừng / tạm dừng ngày làm việc;
theo dõi thời gian dành cho các nhiệm vụ;
tính điểm chuyên cần;
tính toán số giờ phải trả.
Một số ứng dụng nhất định cũng có thể đi vào lãnh thổ phần mềm gián điệp theo dõi hoạt động của bạn trên máy tính (chụp ảnh màn hình vào các thời điểm ngẫu nhiên, báo cáo các trang web bạn truy cập, v.v.) nhưng điều đó là quá nhiều đối với một số người quản lý dự án thường tin tưởng vào đồng đội của họ.
Nếu bạn đang tìm kiếm ứng dụng theo dõi thời gian cá nhân tốt nhất có nhiều chức năng, dễ sử dụng và tải xuống miễn phí, bạn nên thử Bitrix24. Chúng tôi là một trong những ứng dụng theo dõi thời gian miễn phí cho phép bạn bấm giờ vào / ra trực tiếp từ điện thoại di động của mình, điều này thực sự thuận tiện cho các nhóm ở xa hoặc nhóm thường xuyên phải làm việc trên đường đi.
Hãy thử ứng dụng theo dõi thời gian trên thiết bị di động Bitrix24 và xem ứng dụng này có những tính năng tuyệt vời nào khác dành cho bạn. Cảm ơn bạn đã đọc bài viết này và hãy nhớ giữ an toàn và hiệu quả.