Công Cụ Quản Lý Dự Án Năm 2023: Mọi Thứ Bạn Cần Biết

Cho dù bạn là người mới tham gia quản lý dự án hay đã làm việc này được một thời gian, thì việc tìm kiếm phần mềm phù hợp để giúp bạn luôn ngăn nắp và quản lý mọi thứ có thể là một thách thức. Theo báo cáo, 77% dự án có hiệu suất cao sử dụng phần mềm chuyên dụng làm cơ sở cho sự thành công của họ. Đó là lý do tại sao chúng tôi tập hợp hướng dẫn này để giúp bạn có cái nhìn tổng thể và tìm phần mềm quản lý dự án hoàn hảo cho nhóm của mình.

Trước tiên, chúng tôi sẽ đề cập đến các chức năng bắt buộc phải có trước khi khám phá một số tính năng cụ thể hơn. Sau đó, sẽ đến lúc xem xét những gì các ông lớn đang sử dụng để cung cấp sức mạnh cho các dự án của họ, cũng như các công cụ quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất mà các doanh nghiệp nhỏ đang sử dụng. Vì vậy, hãy ngồi lại, thưởng thức một tách cà phê (hoặc một cốc bia) và sẵn sàng tìm hiểu mọi thứ bạn cần biết về các công cụ quản lý dự án vào năm 2023!

7 chức năng phải có của các công cụ quản lý dự án

Nếu bạn hỏi 100 chuyên gia quản lý dự án một công cụ tốt cần gì, họ sẽ cho bạn 100 câu trả lời khác nhau. Tuy nhiên, bạn sẽ thấy một số mẫu rõ ràng thông qua tất cả các câu trả lời của họ. Đây là những gì chúng ta sẽ gọi là những chức năng phải có - những chức năng mà tất cả các công cụ quản lý dự án tốt nên có.

1. Khả năng sử dụng

Mọi công cụ quản lý dự án phải dễ sử dụng và điều hướng cho tất cả các thành viên trong nhóm, bất kể chuyên môn kỹ thuật của họ. Bạn không thể lãng phí thời gian và công sức khi truy cập thông tin, chuyển đổi giữa các ưu tiên hoặc giao tiếp và một công cụ quá khó sử dụng sẽ chỉ cản trở năng suất .

2. Hợp tác

Quản lý dự án là về tinh thần đồng đội, vì vậy, điều quan trọng là các công cụ bạn sử dụng cho phép cộng tác hiệu quả. Các nhóm sẽ có thể giao tiếp, chia sẻ tệp và phân công tất cả các nhiệm vụ trong nền tảng. Điều này giữ cho mọi người trên cùng một trang và đảm bảo tất cả các bạn đều biết những gì cần phải làm.

3. Tùy biến

Mỗi dự án đều có những yêu cầu khác nhau, vì vậy điều quan trọng là các công cụ của bạn, đặc biệt là phần mềm quản lý dự án, có thể được tùy chỉnh để đáp ứng những nhu cầu đó. Các nhóm cần có khả năng định cấu hình công cụ để phù hợp với các quy trình, luồng công việc và nhu cầu báo cáo của họ. Các tùy chọn tùy chỉnh cũng giúp các nhóm tận dụng tối đa giá trị từ công cụ của họ và cho phép công cụ đó phát triển theo nhu cầu của họ.

4. Tích hợp

Các nhóm làm việc hiệu quả nhất cần có một mạng lưới công cụ phức tạp để hoạt động hiệu quả, vì vậy, phần mềm quản lý dự án của bạn phải tích hợp với tất cả các ứng dụng khác như lịch, email và bộ nhớ đám mây. Nếu bạn có thể tìm thấy một nền tảng tích hợp tất cả các tính năng của nó một cách tự nhiên thì càng tốt!

5. Báo cáo và Phân tích

Các nhóm cần có khả năng theo dõi tiến trình của họ, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu. Do đó, các công cụ quản lý dự án phải cung cấp khả năng báo cáo và phân tích mạnh mẽ. Điều này giúp các nhóm hiểu rõ hơn về cách các dự án của họ đang hoạt động và xác định các lĩnh vực cần cải thiện.

6. Khả năng mở rộng

Các tổ chức có thể phát triển nhanh chóng và bạn cần sẵn sàng nắm lấy cơ hội khi nó đến. Đó là lý do tại sao các chuyên gia quản lý dự án tìm kiếm các tùy chọn có thể mở rộng nhất hiện có. Một công cụ có thể phát triển liền mạch để có thêm dung lượng lưu trữ, người dùng và danh bạ là lý tưởng.

7. Bảo mật

Một yếu tố thường bị bỏ qua, nhưng vô cùng cần thiết: các công cụ này phải cung cấp các tính năng bảo mật mạnh mẽ, chẳng hạn như mã hóa và kiểm soát truy cập. Có rất nhiều thông tin nhạy cảm trong các dự án mà bạn cần giữ bí mật và an toàn.

6 chức năng cụ thể hàng đầu của chúng tôi dành cho các chuyên gia quản lý dự án

Khi bạn đã vượt qua giai đoạn quản lý dự án của người mới bắt đầu, rõ ràng là không có hai đội nào giống nhau. Và điều đó có nghĩa là bạn có thể phải tìm phần mềm có tích hợp nhiều công cụ chuyên dụng hơn.

1. Phân bổ nguồn lực

Quản lý tài nguyên cho phép các nhóm xem ai sẵn sàng thực hiện một nhiệm vụ, họ có kỹ năng gì và khối lượng công việc của họ là bao nhiêu. Thông tin này rất quan trọng để đảm bảo rằng các dự án được bố trí nhân sự phù hợp, mọi người đều làm việc hiệu quả và chúng được hoàn thành đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.

2. Theo dõi thời gian

Theo dõi thời gian để các nhóm biết nơi họ dành nhiều thời gian nhất và xác định những lĩnh vực mà họ có thể làm việc hiệu quả hơn. Điều này cung cấp thông tin chuyên sâu có giá trị về năng suất và định mức sử dụng tài nguyên, đồng thời giúp các nhóm viết hóa đơn nhanh chóng cho cộng tác viên.

3. Quản lý tác vụ

Là chốt của quản lý dự án, các tính năng quản lý tác vụ cho phép bạn tạo, giám sát và đánh giá các nhiệm vụ. Đây là cách bạn bao gồm các hướng dẫn, chỉ định những người có liên quan và thời hạn theo dõi. Kết hợp quản lý nhiệm vụ của bạn với lời nhắc và thông báo tự động để luôn cập nhật mọi thứ dành riêng cho từng nhiệm vụ.

4. Trực quan hóa linh hoạt

Các hình ảnh trực quan hóa như bảng Kanban và biểu đồ Gantt giúp dữ liệu của bạn trở nên sống động và giúp làm việc theo nhóm hiệu quả hơn. Phương pháp Kanban cho phép bạn theo dõi tiến độ dự án trong nháy mắt hoặc đi sâu vào chi tiết tốt hơn của các nhiệm vụ cụ thể. Mặt khác, biểu đồ Gantt là cách thông minh để theo dõi chương trình làm việc của từng cá nhân, tận dụng khoảng thời gian trống biểu để tạo lợi thế cho bạn mà nhân viên của bạn không bị quá tải.

5. Quản lý ngân sách

Quản lý ngân sách xác định các lĩnh vực có chi phí vượt quá mong đợi và cho phép bạn đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu về cách duy trì trong phạm vi ngân sách. Điều này giúp bạn tránh được sự phức tạp và chắc chắn rằng bạn đang sử dụng tài nguyên của mình một cách hiệu quả.

6. Quản lý rủi ro

Quản lý rủi ro rủi ro là một phương pháp đánh giá rủi ro tiềm ẩn và phát triển các kế hoạch dự án phòng để giảm thiểu tác động của chúng đối với việc thực hiện dự án của bạn. Điều này cho phép các dự án tiếp nhận tác động của các công thức bất ngờ mà vẫn trả lời thời hạn và giới hạn về ngân sách.

Hệ thống quản lý dự án miễn phí tốt nhất

Miễn phí với số lượng người dùng không giới hạn

Đăng ký NGAY

Phần mềm quản lý dự án tốt nhất cho các công ty lớn

Danh sách phần mềm PPM vượt trội gần như vô hạn, vì vậy chúng tôi đã chọn một số phần mềm tốt nhất cho các tổ chức lớn để cung cấp cho bạn ý tưởng về những gì họ vượt trội.

1. Microsoft

Microsoft rất phù hợp với các doanh nghiệp và tổ chức thị trường tầm trung đang sử dụng các công cụ của Microsoft- tích hợp dễ dàng như ăn bánh. Nó có giao diện thân thiện với người dùng mà hầu hết mọi người đều quen thuộc, nhưng tuổi lớn đi kèm với mức giá có thể nằm ngoài ngân sách của bạn.

2. CA Technologies

Hiện thuộc sở hữu của Broadcom, CA Technologies tự hào cung cấp cho bạn tất cả các tính năng dưới ánh mặt trời. Nhưng nếu bạn nghĩ rằng đó là một quá trình dễ dàng để thiết lập bản thân, thì bạn sẽ bị sốc. Đối với công cụ quản lý dự án cấp cao này, bạn sẽ cần một chuyên gia hoặc dành những ngày cuối tuần của mình để tìm hiểu nó.

3. Planview

Planview rất dễ tùy chỉnh, vì vậy bạn có thể tinh chỉnh phần mềm PPM của mình cho từng dự án. Bạn cũng sẽ tận hưởng một số báo cáo và phân tích tuyệt vời để theo dõi hiệu suất của mình. Một lần nữa, nó không phải là rẻ nhất, nhưng đôi khi bạn phải trả nhiều tiền nhất để có được các ứng dụng chất lượng hàng đầu.

4. SAP

Sap là tất cả về đổi mới công nghệ và quản lý dự án của nó có một loạt các tính năng quản lý dự án nâng cao, bao gồm quản lý tài nguyên, theo dõi ngân sách và quản lý rủi ro. Tất nhiên, phần mềm PPM của SAP có thể tích hợp với các sản phẩm khác của họ và chúng trải rộng trên nhiều ngôn ngữ và đơn vị tiền tệ khác nhau.

5. ServiceNow

ServiceNow là một trong những công cụ dễ dàng nhất trong danh sách này để thiết lập trong công ty của bạn và tích hợp với các công cụ khác. Nó được ưa chuộng bởi các nhóm nhanh nhẹn và đi kèm với một nhóm sản phẩm mạnh, những người giúp khách hàng của họ từ khi lên tàu trở đi.

6. Oracle

Oracle sẽ cho phép bạn chia sẻ dữ liệu giữa các hệ thống và công cụ khác nhau, đồng thời có rất nhiều tích hợp tuyệt vời. Nhưng nó thực sự đi vào cuộc sống với khả năng mở rộng của nó. Cho dù bạn đang phát triển hay đã ở quy mô lớn, Oracle sẽ giúp bạn đi đúng hướng. Tuy nhiên, như bạn có thể dự đoán, nó đi kèm với một mức giá đắt đỏ và có thể bạn sẽ cần một chuyên gia để đào tạo nhóm của mình.

7. Deltek

Thường có sự đánh đổi giữa khả năng tùy biến cao và tính thân thiện với người dùng, với các sản phẩm tinh tế hơn cần nhiều thời gian để hiểu đầy đủ. Deltek phần nào bắt kịp xu hướng, với giao diện dễ sử dụng và nhiều tùy chỉnh.

Các phần mềm quản lý dự án được sử dụng nhiều nhất trên thị trường

Giống như việc bạn sẽ không mua một chiếc Lamborghini để đi học, chúng tôi thực sự khuyên các doanh nghiệp nhỏ nên tránh xa những công cụ cực kỳ đắt tiền trong phần trước. Bạn có thể bắt đầu liếm môi trước số lượng tùy chỉnh mà các tùy chọn đắt tiền mang lại, nhưng khi bạn xem xét chi phí và cân nhắc xem bạn sẽ thực sự sử dụng nó vào mục đích gì, chúng tôi nghĩ rằng bạn sẽ thay đổi quyết định.

Điều đó nói rằng, có rất nhiều công cụ quản lý dự án tuyệt vời dành cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ, như những công cụ trong danh sách của chúng tôi:

1. Asana

Asana nổi tiếng với giao diện rõ ràng giúp dễ dàng theo dõi các dự án trên một hoặc nhiều bảng Kanban. Nó mở ra cơ hội cho các công ty đang phát triển cộng tác hiệu quả thông qua phân công nhiệm vụ, nhận xét và chia sẻ tệp, nhưng nó không quá ấn tượng về mặt báo cáo và phân tích.

2. Trello

Rất giống với Asana, Trello hoạt động như một bảng Kanban tích hợp với một loạt các công cụ khác như Google Drive, Slack, v.v. Mọi người có thể thấy những người khác đang làm gì, điều này thật tuyệt, nhưng các chuyên gia quản lý dự án vẫn thấy nó bị hạn chế về tính năng.

3. Monday.com

Monday.com có giao diện hiện đại, được mã hóa bằng màu sắc để sắp xếp các tác vụ và quy trình làm việc của bạn. Để bắt đầu, bạn có thể tải các mẫu dự án và tùy chỉnh chúng ở mức độ cao. Nó cũng đi kèm với các tính năng tự động hóa tiện dụng có thể tăng tốc quy trình của bạn, nhưng giá cả thực sự khó hiểu và quá cao đối với hầu hết các nhóm.

4. Basecamp

Mặc dù không được xây dựng nhằm mục đích kỹ thuật để quản lý dự án, nhưng rất nhiều nhóm sử dụng Basecamp để tổ chức các nhiệm vụ, giao tiếp và đồng bộ hóa các nỗ lực. Với một mức giá cố định hàng tháng bất kể người dùng là gì, nó hấp dẫn đối với các nhà quản lý có kế hoạch phát triển nhưng cần theo dõi ngân sách của họ, nhưng nó thiếu các công cụ dự án hiện đại như bảng Kanban và biểu đồ Gantt.

5. Jira

Chiếm 36,57% thị trường, Jira phải làm điều gì đó đúng đắn. Nó bắt đầu tồn tại trong các nhóm phát triển phần mềm nhưng sau đó đã lan rộng ra khắp các ngành, được sử dụng như một công cụ quản lý dự án và như một hệ thống bán vé. Tuy nhiên, mặc dù hiện tại nhắm đến các nhóm tiếp thị, bán hàng, pháp lý và nhiều nhóm khác, rõ ràng nó vẫn dành cho người dùng kỹ thuật và các công cụ giao tiếp khá kém.

6. Slack

Có phần hạn chế về các chức năng quản lý dự án, Slack là tùy chọn nhắn tin tức thời dành cho các nhóm trên toàn thế giới. Nó dễ dàng tích hợp với một loạt các công cụ khác, nhưng bạn có thể chia sẻ tệp và trò chuyện trên ứng dụng gốc. Điều này làm cho nó trở thành một công cụ quản lý dự án cơ bản, nhưng điều đó không ngăn cản các nhóm kéo dài nó hết mức có thể để giữ cho chi phí của họ ở mức thấp.

7. Microsoft Teams

Microsoft Teams cung cấp rất nhiều tính năng và tích hợp như bạn mong đợi. Về khả năng sử dụng, nó có vẻ hơi lỗi thời, điều này không thực sự truyền cảm hứng cho các nhóm hiện đại, năng động. Hơn nữa, bạn chỉ có thể thực sự tận dụng tốt nhất nếu bạn đã là một công ty có trụ sở tại Microsoft.

8. Zoom

Tất nhiên, Zoom trước hết là một công cụ hội nghị truyền hình, vì vậy, nó không đi kèm với các công cụ cộng tác, phân tích, quản lý tác vụ hoặc lưu trữ đám mây. Tuy nhiên, các nhóm làm việc từ xa dành quá nhiều thời gian cho nó đến nỗi nó thường trở thành trụ sở công ty của họ. May mắn thay, bạn có thể tích hợp nó với các công cụ khác để ngăn mọi thứ rơi vào kẽ hở.

9. Bitrix24

Nếu bạn đang muốn có tất cả các phần mềm trên, Bitrix24 là một công cụ quản lý dự án chuyên dụng với các tính năng linh hoạt như bảng Kanban và biểu đồ Gantt. Lưu trữ tất cả các tệp của bạn trên đám mây, cộng tác trên các tài liệu, giao tiếp trên nhiều kênh và hợp lý hóa cách tiếp cận của bạn với các mẫu quy trình làm việc và tự động hóa. Nhưng Bitrix24 còn tiến xa hơn, cung cấp một nền tảng tất cả trong một tích hợp các công cụ quản lý dự án và nhiệm vụ của bạn một cách tự nhiên với:
• Lịch cho toàn công ty
• Quản trị quan hệ khách hàng
• Phần mềm xây dựng trang web

Như chúng ta đã thấy, các công cụ quản lý dự án đã trở nên thiết yếu trong thế giới kinh doanh phát triển nhanh ngày nay. Họ cung cấp cho các nhóm một cách để hợp lý hóa các quy trình, tăng hiệu quả và cải thiện sự hợp tác.

Với rất nhiều tùy chọn có sẵn, việc chọn một tùy chọn phù hợp cho tổ chức của bạn có thể khiến bạn choáng ngợp. Nhưng với tư cách là một nền tảng tất cả trong một, Bitrix24 cung cấp cho các chủ sở hữu và doanh nhân doanh nghiệp vừa và nhỏ một nơi duy nhất để quản lý các dự án và phát triển tổ chức của bạn.

Vậy tại sao phải chờ đợi? Truy cập Bitrix24 ngay hôm nay và xem cách bạn có thể nâng cấp quản lý dự án của mình lên một tầm cao mới!

Câu hỏi thường gặp

Sự khác biệt giữa công cụ quản lý dự án và công cụ quản lý danh mục dự án chuyên nghiệp (PPM) là gì? 

Một công cụ quản lý dự án giúp các nhóm quản lý các dự án riêng lẻ, trong khi các công cụ quản lý danh mục đầu tư dự án chuyên nghiệp (PPM) dành cho nhiều dự án trong một danh mục đầu tư. Các công cụ PPM thường cung cấp nhiều tính năng hơn, nhưng cũng có thể phức tạp và đắt tiền hơn.

Các chức năng quan trọng nhất để tìm kiếm trong một công cụ quản lý dự án là gì?

Các chức năng quan trọng nhất để tìm kiếm trong một công cụ quản lý dự án là:

• Khả năng sử dụng
• Sự hợp tác
• Tùy chỉnh
• Tích hợp
• Báo cáo và phân tích
• Khả năng mở rộng
• Bảo mật