Cách xây dựng team sales hiệu quả khi thành viên đến từ nhiều nền văn hoá khác nhau

Trong thời đại Internet phát triển, ngày càng có nhiều doanh nghiệp chuyển từ việc sử dụng nhân lực tại văn phòng (on-site) sang việc điều hành dựa trên các team làm từ xa (remote). Nhờ đó, họ có thể tối ưu chi phí và hiệu quả nhờ vào lực lượng lao động đa dạng về mặt địa lý, văn hóa và chuyên môn.  

Với mảng bán hàng, một đội ngũ sales đa văn hóa sẽ mang đến nhiều kinh nghiệm làm việc và quan điểm về các vấn đề chiến lược sales khác nhau, đồng thời chăm sóc khách hàng ở các khu vực địa lý khác nhau. Đó chính là thế mạnh của việc phát triển và xây dựng team sales đa văn hóa. Nhưng một team như vậy cũng đem đến nhiều thách thức với người đứng đầu - sales manager.

Khi các nhân viên có cơ hội làm việc trực tiếp tại văn phòng, theo hình thức truyền thống, việc triển khai làm việc nhóm hay giao tiếp nội bộ tương đối dễ dàng. Tuy nhiên, khi các thành viên trong team đến từ nhiều quốc gia khác nhau, và làm việc dưới hình thức từ xa, một số vấn đề trong giao tiếp sẽ nhanh chóng xuất hiện và khiến nội bộ không thể hiểu hay phối hợp nhịp nhàng. 

Quản lý team sales đa quốc gia đòi hỏi người sales manager cần có khả năng lãnh đạo và giao tiếp đặc biệt, cũng như sự hiểu biết sâu sắc về điểm khác biệt trong mỗi nhân sự team mình. 

Do sự khác biệt về văn hóa và ngôn ngữ, việc hiểu lầm, hiểu sai ý của nhau rất dễ xảy ra. Hoặc đôi khi, một câu nói hay câu đùa vô tình của người này có thể trở thành vấn đề trầm trọng với người khác. 

Việc hiểu và áp dụng kỹ năng làm việc chuyên nghiệp phù hợp với các nền văn hóa khác nhau là một điều cần thiết để xây dựng team sales đa văn hóa. Nhưng đó là một nhiệm vụ đầy thách thức với bất kỳ sales manager nào.

Dưới đây là những điều sales manager cần làm khi xây dựng một team như vậy.

Vượt qua rào cản ngôn ngữ và văn hóa

Khi làm việc trong team sales đa văn hóa, một trong những thách thức phổ biến nhất là xử lý rào cản ngôn ngữ giữa các thành viên trong nhóm. Thông thường, ngôn ngữ được chọn sẽ là tiếng Anh nếu có thành viên đến từ 3 nước trở lên trong team với 3 ngôn ngữ riêng biệt. Cho dù dùng chung tiếng Anh, thì hai người nói tiếng Anh bản xứ vẫn sẽ dễ dàng hiểu nhau hơn những người đến từ các nước còn lại.

Dưới đây là vài mẹo hữu ích để mọi người có thể hiểu nhau nhiều hơn và chính xác hơn:

• Khuyến khích thành viên team học ít nhất một vài cụm từ chính hay dùng nhất trong các đoạn giao tiếp hàng ngày, cả dạng văn bản lẫn lời nói. Ví dụ sales pipeline, sales B2B, CRM.

• Đưa ra quy tắc chung về những từ mà mỗi người hiểu theo một nghĩa khác nhau. Ví dụ, khi nhắc đến "sales partner", có thể mỗi thành viên sẽ hiểu theo một nghĩa khác nhau. Bạn cần thống nhất chúng về một nghĩa duy nhất.

• Bình thường hóa việc yêu cầu ai đó lặp lại lời vừa nói trong các cuộc họp, nếu có người nghe chưa rõ. Ngay cả khi team cùng nói tiếng Anh, mỗi thành viên có thể có cách phát âm khác nhau, hoặc tùy theo vùng miền, cách sử dụng từ ngữ cũng sẽ có phần khác biệt. Do đó, việc yêu cầu các thành viên lặp lại hoặc nói to rõ hơn là điều hoàn toàn dễ hiểu, không nên tạo không khí căng thẳng khi xảy ra tình trạng một thành viên chia sẻ không rõ một vấn đề, do rào cản về ngôn ngữ.

• Chọn ngôn ngữ mà đa số thành viên có thể thoải mái giao tiếp trong team. Đây phải là ngôn ngữ được sử dụng trong tất cả các cuộc họp và sự kiện chính thức.

• Hạn chế sử dụng phương ngữ đặc thù tại nơi làm việc để tránh hiểu lầm và tạo không khí không thoải mái giữa các thành viên.

Ngoài ra, để vượt qua các rào cản về sự khác biệt văn hóa, bạn có thể:

Tổ chức các buổi gặp mặt cho các thành viên trong team

Đây là một cách lý tưởng để tìm hiểu thêm về các nền văn hóa khác. Ví dụ, ngoài các buổi họp bàn về chiến lược, kế hoạch, báo cáo, bạn có thể tổ chức các buổi trò chuyện trực tuyến và trao đổi những vấn đề ngoài công việc. 

Nội dung có thể là tán gẫu, nói chuyện vui, tìm hiểu văn hóa đặc trưng của các quốc gia mà mỗi thành viên trong team sales đại diện.

Phân công công việc theo phong tục và văn hóa của các thành viên trong team

Hãy nhớ rằng mỗi nền văn hóa đều có lịch trình làm việc, quy tắc nghỉ phép và danh sách các ngày lễ riêng. Ví dụ, bạn không thể yêu cầu một nhân viên Việt Nam phải giải quyết công việc vào mùng 1 Tết Nguyên Đán, hay một nhân viên theo đạo phải trả lời cuộc gọi khi họ đang cầu nguyện. Điều này thực sự quan trọng nếu bạn đang quản lý nhóm sales đa quốc gia theo hình thức làm việc từ xa (remote).

Xem xét các phong cách giao tiếp văn hóa khác nhau

Mỗi nền văn hóa đều có phong cách giao tiếp riêng của mình, trong cả văn nói, văn viết và giao tiếp phi ngôn ngữ. Giao tiếp phi ngôn ngữ bao gồm mọi thứ ngoài lời nói. Đó có thể là cử chỉ, nét mặt hay ngôn ngữ cơ thể. 

Với sales team có thành viên đến từ nhiều nền văn hóa khác nhau, họ được tuyển dụng với mục đích phục vụ khách hàng tại thị trường đó. Vì vậy mỗi thành viên đều có những nét đặc trưng trong giao tiếp riêng.

Với các thành viên đến từ châu Á, việc sử dụng kính ngữ hay quý danh, chức vụ là rất phổ biến. Đôi khi, họ còn dùng các cử chỉ như cúi đầu, gật đầu để tỏ sự tôn trọng. Trong khi đó, với một thành viên team đến từ Mỹ, mọi thứ sẽ thoải mái hơn và ít cầu kỳ như vậy.

Là một sales manager, bạn phải dung hòa tất cả mọi người trong team để không ai cảm thấy lạc lõng hoặc không được tôn trọng. Ví dụ, nếu người châu Á chiếm số đông trong team, bạn có thể duy trì một số kính ngữ nhất định khi gọi tên và phổ biến điều này đến các đồng nghiệp Mỹ. Tuy nhiên, nếu người Mỹ chiếm số đông, bạn có thể để team giao tiếp tự nhiên và thoải mái nhất theo phong cách “kiểu Mỹ” mà vẫn không làm phật lòng những người còn lại.

Lập kế hoạch dự án xung quanh các múi giờ khác nhau

Việc xây team sales làm việc từ xa sẽ phải đối mặt với vấn đề về lệch múi giờ. Khi tổ chức họp, đặc biệt là các cuộc họp quan trọng như họp chiến lược, họp báo cáo, hãy sắp xếp thời gian sao cho tất cả thành viên team đều cảm thấy thoải mái bất kể họ ở đâu.

Giả sử bạn sống và làm việc tại Mỹ và các thành viên trong team đều ở London, Anh. Vào thời điểm ngày làm việc của bạn bắt đầu lúc 9 giờ sáng, thì sales team đã sắp đến giờ kết thúc ngày làm việc tức khoảng 5 giờ chiều. Một cuộc họp vào 9 giờ lúc này là không hợp lý vì mọi người rất uể oải sau ngày dài.

Để giảm thiểu đến mức thấp nhất việc họp hành liên tục với các múi giờ khác xa nhau, bạn nên sử dụng một hệ thống quản lý dữ liệu tập trung và theo dõi hoạt động sales theo thời gian thực. Một trong những công cụ nổi bật nhất cho tính năng này là Bitrix24 CRM.

Với Bitrix24 CRM, sales manager có thể theo dõi tiến độ sales của mọi thành viên trong team bất kể múi giờ nào, theo thời gian được cập nhật liên tục. Ngoài ra, vấn đề lệch múi giờ cũng được giải quyết khi mọi thành viên team đều có thể truy cập vào cơ sở dữ liệu chung trên Bitrix24, mọi lúc mọi nơi mà không cần phụ thuộc đến những người còn lại, tùy vào độ phân quyền mà sales manager đặt ra.

Chuẩn bị kỹ hơn trước mỗi cuộc họp

Chúng ta có thể dễ dàng bày tỏ suy nghĩ của mình một cách trơn tru và rõ ràng khi nói ngôn ngữ mẹ đẻ. Nhưng với ngoại ngữ, việc này cần có một sự chuẩn bị trước nhất định.  

Trước mỗi cuộc họp quan trọng, hãy yêu cầu các thành viên chuẩn bị kỹ càng phần trình bày của mình, đồng thời gửi trước tài liệu như slide, báo cáo, file thống kê đến tất cả những ai tham gia họp để mọi người có thời gian đọc, hiểu và phản biện nó một cách dễ dàng nhất.

Phản biện và trả lời phản biện là một chìa khóa quan trọng trong làm việc nhóm, giúp tất cả các thành viên rút ra được bài học, vấn đề cần giải quyết. Việc giúp mọi người chuẩn bị trước là cách sales manager có thể đưa team mình vượt qua rào cản ngôn ngữ mà vẫn đảm bảo hiệu quả trong công việc của toàn đội nhóm. 

Ngoài ra, trong cuộc họp, hãy kiên nhẫn với những người đang phải dùng ngoại ngữ để trình bày. Bạn cần cho họ thời gian và không gian để thể hiện ý tưởng, suy nghĩ của mình. Điều này không chỉ cải thiện vấn đề giao tiếp mà còn giúp các thành viên team trở nên tự tin hơn khi nói ngoại ngữ.

Tôn trọng sự khác biệt 

Cách tốt nhất để cho toàn bộ sales team cảm thấy được tôn trọng và đánh giá cao là sales manager phải cởi mở với truyền thống và nhìn nhận đúng đắn giá trị của tất cả các nền văn hóa. Điều này có nghĩa là bạn cần tránh việc chỉ chấp nhận một nền văn hóa duy nhất trong team mình và coi thường những cái còn lại. 

Ngoài đào tạo kỹ năng bán hàng, bạn có thể tổ chức thêm các buổi đào tạo kỹ năng làm việc trong môi trường đa văn hóa. Đây là hình thức hay để mọi thành viên team xích lại gần nhau hơn.

Mục đích của khóa đào tạo này là để vượt qua những thách thức văn hóa trong team. Ví dụ bạn có thể tổ chức một buổi workshop giới thiệu tín ngưỡng, tôn giáo của các thành viên trong team, hay hướng dẫn cách hòa hợp, chấp nhận một môi trường đa văn hóa cho cả team. 

Một số ý tưởng cho khóa đào tạo này bạn có thể sử dụng:

• Làm thế nào để giảm thiểu các rào cản văn hóa?

• Làm thế nào để tránh định kiến và thiên kiến?

• Làm thế nào để đánh giá đúng giá trị của các nền văn hóa khác?

• Làm thế nào để cải thiện kỹ năng xã hội?

• Làm thế nào để lắng nghe tốt hơn?

• Làm thế nào để hướng sự chú ý vào các nguyên tắc chung hơn là soi mói sự khác biệt?

Những câu hỏi thường gặp

Cách xây dựng một đội nhóm kinhh doanh hiệu quả nhất?

Cách tốt nhất để xây sales team là dựa vào chiến lược sales tùy từng thời kỳ, từng thị trường để có kế hoạch tuyển dụng sales, đào tạo phù hợp. 

Có nên tổ chức sales team theo hình thức remote không?

Sales team theo hình thức remote là phương án vô cùng hợp lý khi sản phẩm hoặc dịch vụ được cung cấp tại nhiều khu vực khác nhau.

Làm sao để xây dựng team sales đa văn hóa?

Hãy tôn trọng sự khác biệt và xóa bỏ rào cản về ngôn ngữ, đó là những mấu chốt để xây team sales đa văn hóa.

Kết luận

Xây dựng một team sales đa văn hóa là điều chưa bao giờ là dễ dàng. Tuy nhiên, với các công cụ hỗ trợ hiện đại như CRM Bitrix24 cùng nhiều tính năng như theo dõi tiến độ sales thời gian thực, trò chuyện trực tuyến, lưu trữ dữ liệu đám mây hay ứng dụng di động mượt mà, mọi khoảng cách về địa lý, thời gian, văn hóa trong team sẽ dễ dàng được xóa bỏ.

Cùng xây dựng môt sales team lớn mạnh như hàng trăm ngàn doanh nghiệp khác đang tin dùng Bitrix24, bằng cách đăng ký tại đây.