Cách Thuê Nhân Viên Từ Xa: Mọi Thứ Bạn Cần Biết

Câu hỏi thường gặp

Biết người bạn đang tìm kiếm

Trang bị cho mình các công cụ tuyển dụng phù hợp

Tạo một quy trình tham gia tương tác, hấp dẫn

Cung cấp một gói lương cạnh tranh (thực sự)

Đặt ra một đánh giá kỹ năng mạnh mẽ

Điều chỉnh quy trình phỏng vấn của bạn cho nhân viên từ xa

Thiết lập một văn phòng trực tuyến hiệu quả

Thực hiện các bước đầu tiên để thuê nhân viên từ xa

Thị trường lao động đã chuyển dần sang làm việc từ xa khiến hàng loạt các văn phòng trên thế giới đang ngày một trống. Điều đó cũng buộc các nhà quản lý và bộ phận nhân sự phải chuyển sang việc tuyển dụng nhân viên từ xa. 

Đã qua rồi cái thời mà một bộ vest chỉn chu và một cái bắt tay mạnh mẽ có thể tạo nên sự khác biệt trong số mười ứng viên của bạn. Bây giờ, bạn đang vươn ra toàn thế giới - điều này có cả ưu điểm và nhược điểm. 

Khi chúng ta vẫn còn trong những ngày đầu của việc tuyển dụng trực tuyến, quá nhiều nhà tuyển dụng đang mắc sai lầm khi sao chép chiến lược nội bộ của họ và hy vọng nó sẽ hiệu quả với nhân viên trực tuyến. Tuy nhiên, bạn đang phải đối mặt với con dao hai lưỡi khi phải tìm kiếm các hồ sơ khác nhau trong khi các ứng viên của bạn đang yêu cầu một loạt các điều kiện làm việc mới.

Nhưng nếu bạn chưa quen với môi trường mới, đừng sợ vì bạn sẽ được trợ giúp. Chỉ với một vài thay đổi trong cách tiếp cận của bạn và sự trợ giúp của nhiều công cụ trực tuyến, bạn có thể nhanh chóng thích nghi và nổi bật giữa đám đông. 

Dưới đây, bạn có thể tìm thấy mọi thứ bạn cần biết về việc thuê nhân viên từ xa. Chúng tôi đề cập đến các kỹ năng cá nhân và công việc chuẩn bị, cũng như các thủ thuật công nghệ sẽ giúp quy trình diễn ra suôn sẻ cho bạn. 

Câu hỏi thường gặp

Thuê nhân viên từ xa nghĩa là gì?

Khi làm việc trực tuyến, nhóm của bạn làm việc trên đám mây mà không có văn phòng thực. Tương tự, tuyển dụng từ xa là quá trình tuyển dụng nhân viên mà không gặp mặt trực tiếp. Do đó, nó đòi hỏi phải lập kế hoạch chi tiết, giải pháp công nghệ và quảng cáo việc làm phù hợp.

Làm thế nào tôi có thể thuê một nhân viên giỏi từ xa?

Khi thuê nhân viên từ xa, bạn quảng cáo cho toàn thế giới. Do đó, để thu hút những nhân viên giỏi nhất, hãy thử các mẹo sau:

• Cung cấp đào tạo và phát triển nghề nghiệp
• Cung cấp các lợi ích liên quan đến người làm việc từ xa
• Lọc ra các hồ sơ không phù hợp với các bài kiểm tra kỹ năng
• Tạo không gian làm việc trực tuyến
• Quảng cáo công ty của bạn như một nhà tuyển dụng tốt

Phần mềm nào giúp ích cho việc thuê một nhân viên từ xa?

Các công cụ sau giúp việc tuyển dụng từ xa dễ dàng hơn nhiều:

• Một CRM với các email tích hợp
• Công cụ hội nghị truyền hình
• Một nền tảng tuyển dụng nhân sự chuyên biệt
• Tài liệu và thư mục được chia sẻ
• Quy trình công việc của dự án

Biết người bạn đang tìm kiếm

Nếu bạn chưa quen với việc thuê nhân viên từ xa, thật dễ dàng để chạy một bản sao của phương pháp tiếp cận nội bộ của bạn và hy vọng điều tốt nhất. Tuy nhiên, những người làm việc từ xa cần một bộ kỹ năng hơi khác nếu họ trở thành tài sản cho nhóm của bạn. 

Ví dụ, thật dễ dàng để quản lý những người có đầu óc đổi mới, người gặp khó khăn trong việc thực hiện nhiệm vụ của họ khi họ ngồi đối diện với bạn. Mặt khác, những nhân viên làm việc từ xa cần phải là những người tự bắt đầu mà bạn có thể tin tưởng để hoàn thành công việc trong thời gian được giao. 

Kiểm tra sơ yếu lý lịch để biết bằng chứng về công việc từ xa trước đây, các vị trí làm việc tự do hoặc nỗ lực kinh doanh. Tất cả những điều này đều chỉ ra một người sẽ tự lập và kỷ luật trong thời gian làm việc. Đồng thời, bạn không muốn một người nào đó gia nhập công ty và dường như biến mất cho đến ngày hạn chót. Lời chứng thực từ các sếp trước (đặc biệt là những người làm việc từ xa) là một cách tốt để đo lường kỹ năng giao tiếp của ứng viên.

Trang bị cho mình các công cụ tuyển dụng phù hợp

Khi bạn đang thuê nhân viên từ xa ở các quốc gia khác, bạn có khả năng nhận được nhiều đơn xin việc hơn so với tuyển dụng trong nước. Và bạn biết điều đó có nghĩa là gì - bạn cần phải tổ chức tốt.

Để theo dõi tất cả các quảng cáo và ứng dụng của bạn, hãy trang bị cho bộ phận nhân sự của bạn các công cụ chuyên về tuyển dụng. Bạn có thể tạo quy trình làm việc nội bộ để giúp bạn và nhóm của bạn sàng lọc các ứng viên, bao gồm xếp hạng hiệu suất và nhận xét bổ sung cho từng ứng viên. 

Với phần mềm hiện đại, bạn cũng đang tìm kiếm các kênh liên lạc và cơ sở dữ liệu liên kết đến việc lên lịch cuộc hẹn. Bằng cách này, bạn có thể kết nối trực tiếp hàng loạt ứng dụng với lịch của mình và không phải lo lắng khi tổ chức các cuộc phỏng vấn. 

Cuối cùng, khi bạn đã hoàn thành mục tiêu của mình, bạn có thể chuyển tất cả thông tin bạn có được vào danh bạ nhân viên của mình. Từ đó, toàn bộ nhóm của bạn sẽ có thể tìm kiếm họ theo tên, chức danh công việc hoặc phòng ban. Điều này không chỉ đơn giản hóa quy trình giới thiệu của bạn mà những người làm việc từ xa của bạn có thể tương tác trơn tru với nhau mà không cần phải tốn thời gian như trước. 

Tạo một quy trình tham gia tương tác, hấp dẫn

Không thể trực tiếp thực hiện, thuê nhân viên từ xa có nghĩa là bạn phải lên kế hoạch tỉ mỉ cho quy trình của mình để nó hoạt động. Bạn cần phải bao quát nhiều khía cạnh hơn so với đối tác tại văn phòng, nhưng điều đó không có nghĩa là không thể. 

Chúng tôi khuyên bạn nên bắt đầu với các bản ghi video - một loạt các video hướng dẫn bao gồm công ty, bộ phận và vai trò của người tuyển dụng mới của bạn. Để đảm bảo bạn bao gồm tất cả các công cụ của công ty, bạn có thể đặt các bài kiểm tra nhỏ để chứng minh sự hiểu biết. Sau đó, bạn với tư cách là người quản lý có thể vào thư mục chia sẻ nơi lưu tất cả các bài kiểm tra để kiểm tra độ chính xác và đưa ra phản hồi.

Vào đầu và cuối mỗi ngày, hãy lên lịch gặp gỡ với những nhân viên mới được tuyển dụng để giải quyết mọi vấn đề và giới thiệu các bước tiếp theo. Nếu bạn đang thuê nhân viên từ xa ở các quốc gia khác, bạn có thể phải sắp xếp lại thời gian họp tiêu chuẩn của mình để múi giờ của bạn trùng nhau, vì vậy hãy tính đến điều đó khi bắt đầu quy trình. 

Cuối cùng, đừng quên làm cho những người làm việc từ xa của bạn cảm thấy được chào đón. Đó là một ý tưởng thông minh nếu thuê nhân viên từ xa theo nhóm, ngay cả khi họ không ở cùng một bộ phận, để họ biết một vài gương mặt thân thiện trước khi bắt đầu. Những lời giới thiệu không chính thức và các trò chơi trực tuyến nhanh chóng là một cách tuyệt vời để phá vỡ lớp băng và tạo ra sự gắn kết mà thường rất khó đạt được ở các đội ở xa.

Sau quá trình giới thiệu của bạn, hãy bao gồm biểu mẫu phản hồi để những người mới tuyển dụng có thể cho bạn ý kiến ​​của họ về những gì hiệu quả và những gì không. Với cách tiếp cận này, bạn sẽ có thể tinh chỉnh quy trình trong tương lai để mọi người thuê đều có thể thành công. 

Cung cấp một gói lương cạnh tranh (thực sự)

Như chúng tôi đã nói trước đây, khi thuê nhân viên từ xa, bạn đang cạnh tranh với các doanh nghiệp trên toàn thế giới. Thị trường việc làm đã bị đảo lộn, với các công ty đang tìm kiếm những tài năng hàng đầu, chứ không phải những người lao động đang tìm kiếm một công việc một cách tuyệt vọng. 

Do đó, bạn phải cung cấp một cái gì đó nổi bật so với đám đông. Số tiền bạn tiết kiệm được bằng cách điều hành một văn phòng từ xa có thể được tái đầu tư vào các lợi ích thu hút nhân tài giỏi nhất, điều này sẽ trả lại cổ tức về lâu dài. 

Ý tưởng về các đặc quyền cho nhân viên từ xa bao gồm:

• Gói di động và internet

• Quyền chọn cổ phiếu trong công ty

• Các kế hoạch chăm sóc sức khỏe

• Trợ cấp tiền ăn

• Thành viên phòng tập thể dục

• Tất cả các đồ dùng văn phòng được cung cấp

Tương tự, khi công nhân thuộc thế hệ millennials và thế hệ Z chiếm một phần ngày càng tăng trên thị trường lao động, tầm quan trọng của việc cung cấp nhiều thứ hơn chỉ là một mức lương và một số đặc quyền hấp dẫn chưa bao giờ lớn hơn. Các cơ hội học tập và phát triển là một điểm thu hút rất lớn đối với những hồ sơ đầy tham vọng, vì vậy khi tuyển dụng nhân viên từ xa, hãy nêu bật những lộ trình phát triển nghề nghiệp thiết thực và trở thành thỏi nam châm thu hút nhân tài hàng đầu. 

Để giữ chân tài năng đó, hãy suy nghĩ trước và lập kế hoạch các lộ trình phát triển thông qua doanh nghiệp của bạn. Với những khó khăn khi thuê nhân viên từ xa, bạn sẽ muốn nắm giữ những nhân viên giỏi và cung cấp một lộ trình nội bộ là cơ hội tốt nhất để bạn đạt được điều đó.

Hãy công bằng và nhất quán trong những gì bạn cung cấp. Bạn có thể phải cung cấp các điều kiện tốt hơn cho nhân viên sống ở những khu vực đắt đỏ hơn, nhưng mặt khác, việc tạo ra một khoảng cách lớn về lương sẽ khiến bạn khó chịu. Thay vào đó, hãy đặt công thức tính lương dựa trên vị trí, vai trò để phản ánh kinh nghiệm và sự phù hợp với vai trò. 

Đặt ra một đánh giá kỹ năng mạnh mẽ

Cũng giống như bạn làm đối với bất kỳ cuộc tuyển dụng nào, việc thuê nhân viên từ xa yêu cầu bằng chứng về kỹ năng. Sự khác biệt là trong văn phòng, bạn có thể cố vấn cho những người mới tuyển dụng mà có lẽ không chính xác với tiêu chuẩn bạn yêu cầu. Khi bạn thuê nhân viên từ xa, bạn thiếu sự gần gũi giúp bạn luôn theo dõi nhóm của mình. Do đó, các văn phòng ở xa cần những nhân tài sẵn sàng làm việc ngay từ ngày đầu.

Cách tốt nhất để có được ý tưởng về bộ kỹ năng của họ là thông qua một bài kiểm tra chứng minh kiến ​​thức của họ trong lĩnh vực của bạn. Các bài kiểm tra tất nhiên là phù hợp với từng ngành, nhưng có một điểm chung của chúng là yếu tố thời gian. Nếu bạn cho ứng viên của mình một tuần để làm một bài kiểm tra kéo dài một giờ, bạn sẽ không nhận được phản ánh chân thực về cách họ làm việc dưới áp lực.

Cân nhắc bao gồm các câu hỏi hỏi những gì họ không thích về một ứng dụng nhất định. Thật dễ dàng để tra cứu các lợi ích trước khi thử nghiệm, nhưng những khó chịu và bất bình chỉ rõ ràng khi ai đó đã rất quen thuộc với phần mềm.

Điều này không có nghĩa là bạn có thể quên việc giới thiệu. Điều quan trọng vẫn là những người mới tuyển dụng của bạn phải bắt kịp với các công cụ, quy trình và văn hóa của bạn. Tuy nhiên, nếu bạn có một người nào đó đã biết về con đường của họ trong ngành, bạn sẽ có cơ hội tốt hơn nhiều để thuê một nhân viên từ xa đáng tin cậy.

Hệ thống tuyển dụng nhân sự

Loại bỏ các nút thắt trong quá trình tuyển dụng và tăng năng suất với hệ thống tuyển dụng Bitrix24

THỬ NGAY BÂY GIỜ

Điều chỉnh quy trình phỏng vấn của bạn cho nhân viên từ xa

Giai đoạn phỏng vấn thường không phải là một cách để đánh giá xem ứng viên của bạn có phù hợp hay không. Sơ yếu lý lịch của họ đánh dấu vào tất cả các ô phù hợp, họ đã vượt qua các bài kiểm tra kỹ năng khó và bạn chỉ cần biết họ sẽ phù hợp với văn hóa công ty của bạn như thế nào. 

Khi tuyển dụng nhân viên từ xa, việc kiểm tra sự phù hợp với văn hóa của ứng viên có lẽ còn quan trọng hơn so với việc tuyển dụng nội bộ. Điều này không có nghĩa là bạn phải đưa họ đi nửa vòng trái đất để có cuộc phỏng vấn cuối cùng (mặc dù với chi phí tiết kiệm trên diện tích văn phòng có thể cho phép), nhưng việc nói bằng giọng nói thay vì qua email sẽ cho bạn ý tưởng tốt hơn nhiều về con người của mình phải đối phó với.

Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên thực hiện các cuộc phỏng vấn trực tiếp trực tuyến, sử dụng phần mềm hội nghị truyền hình. Mặc dù câu trả lời được ghi lại cho các câu hỏi có vị trí của chúng, nhưng không có gì đánh bại được một cuộc trò chuyện trực tiếp. Bạn có thể thấy phản ứng ban đầu của họ đối với các câu hỏi, cách họ xử lý áp lực và tất cả những đặc điểm bản năng mà bạn không thể tái tạo thông qua một video được ghi lại. 

Cân nhắc bao gồm các câu hỏi phỏng vấn sau đây khi thuê nhân viên từ xa:

• Làm thế nào để bạn luôn tập trung khi làm việc tại nhà?

• Bạn đã học bất kỳ thủ thuật giao tiếp nào cho công việc từ xa chưa?

• Bạn thấy khó khăn nào khi làm việc từ xa?

• Thói quen hàng ngày của bạn khi làm việc ở nhà là gì?

Thiết lập một văn phòng trực tuyến hiệu quả

Để gặt hái thành quả khi thuê nhân viên làm việc từ xa, bạn cần tạo ra một môi trường để họ có thể linh hoạt cơ bắp sáng tạo của mình. Các văn phòng từ xa cần phải vượt trội so với các văn phòng thực với tất cả các công cụ bạn thường sử dụng được kết nối qua đám mây. 

Sẽ không có hướng dẫn nào về cách thiết lập văn phòng từ xa nếu không có bộ công cụ liên lạc đầy đủ và hướng dẫn về cách sử dụng chúng. Một vấn đề mà nhiều nhà quản lý phải giải quyết là giao tiếp rải rác qua tin nhắn tức thì, email và cuộc gọi video. Thay vào đó, hãy giữ tất cả các cập nhật và nhận xét liên quan đến nhiệm vụ trên thẻ liên quan trong phần mềm quản lý công việc của bạn để có hồ sơ đầy đủ và đáng tin cậy. 

Tài liệu cộng tác là một công cụ khác mang toàn bộ nhóm của bạn lại với nhau. Khi thuê nhân viên từ xa, hãy đảm bảo họ được đào tạo đầy đủ về cách làm việc đồng thời trên cùng một tài liệu và biết các thủ thuật hữu ích như sử dụng lịch sử phiên bản để lấy thông tin từ các bản nháp cũ. 

Thực hiện các bước đầu tiên để thuê nhân viên từ xa

Bây giờ bạn đã có một ý tưởng rõ ràng về cách thuê nhân viên từ xa, bạn đặt mình vào vị trí tốt nhất là luôn đi trước thị trường một bước. Tin tức truyền đi nhanh chóng khi những người làm việc từ xa tìm thấy một người chủ tốt - và thậm chí còn nhanh hơn khi họ tìm thấy một nhà tuyển dụng tồi. Do đó, nếu bạn có được danh tiếng là một doanh nghiệp từ xa tuyệt vời để làm việc, bạn có cơ hội tốt hơn để tiếp cận những ứng viên ngôi sao đó. 

Để đi đúng hướng, trước tiên bạn cần có những công cụ phù hợp. Và đó là nơi Bitrix24 xuất hiện. Bạn không chỉ có được một hệ thống tuyển dụng nhân sự năng động, mà nó còn được kết nối với tất cả các công cụ hoạt động đằng sau hậu trường để đảm bảo thuê một nhân viên từ xa dễ dàng và hiệu quả.

Với quy trình làm việc của dự án, tài liệu cộng tác, danh bạ nhân viên và phần mềm hội nghị truyền hình, bạn có một loạt các công cụ được kết nối với nhau để bạn có thể tập trung vào khía cạnh con người của mọi việc. Không chỉ vậy, bạn cũng có thể tạo trang đích cho quảng cáo của mình, hoàn chỉnh với lời chứng thực bằng văn bản và video được tùy chỉnh từ nhóm làm việc hạnh phúc của bạn. 

Vì vậy, nếu bạn đang kinh doanh việc thuê nhân viên từ xa, đừng tìm đâu xa. Đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay và xem cách bạn có thể hợp lý hóa việc tuyển dụng từ xa của mình.