Cách giúp bạn làm việc hiệu quả hơn trong thời đại AI lên ngôi

Chỉ trong vòng vài năm xuất hiện, các công cụ trí tuệ nhân tạo (AI) đã hoàn toàn thay đổi cách chúng ta làm việc. AI không chỉ giúp mọi người tiết kiệm thời gian, đạt hiệu suất công việc cao hơn mà nó còn mở ra rất nhiều chân trời khám phá mới mà trước đây con người chưa từng nghĩ đến.

Theo báo cáo từ Currents năm 2023, 45% số người được hỏi cho rằng AI và các công cụ học máy giúp công việc của họ trở nên suôn sẻ, dễ dàng hơn rất nhiều. Trong thời đại của AI, nếu không muốn là người bị thụt lùi về phía sau, bạn cần biết cách tận dụng AI để hỗ trợ cho mình, giúp mọi thứ trở nên năng suất và hiệu quả.

Trong bài viết này, hãy cùng Bitrix24 khám phá cách tăng năng suất làm việc mỗi ngày với AI, cũng như một số công cụ AI phổ biến và hữu ích nhất hiện tại.

Lợi ích của các công cụ AI trong công việc

Các công cụ AI tăng năng suất sẽ đem lại những giải pháp sáng tạo để xử lý các vấn đề bạn thường gặp trong công việc hằng ngày. Bằng cách đơn giản hóa các nhiệm vụ phức tạp, hay thay thế con người thực hiện các tác vụ lặp đi lặp lại, những công cụ này sẽ giúp bạn tối ưu thời gian. Từ đó, bạn có thể dành nhiều giờ hơn cho việc sáng tạo và tư duy chiến lược khác. Những công cụ như vậy về cơ bản sẽ có các ưu điểm trí tuệ nhân tạo như sau:

Tự động hóa các nhiệm vụ lặp đi lặp lại

Các công cụ AI có thể đảm nhận các tác vụ thông thường, từ sắp xếp email đến lên lịch cuộc họp, chăm sóc khách hàng bằng cả dạng văn bản và giọng nói bằng kỹ thuật xử lý ngôn ngữ tự nhiên.

Cải thiện năng suất

Các ứng dụng tăng năng suất làm việc thực hiện bởi AI giúp con người tiết kiệm thời gian dành cho các tác vụ thủ công, đồng thời tăng tốc độ xử lý thông tin.

Hỗ trợ người quản lý ra quyết định

Ngoài tăng hiệu suất làm việc của nhân viên, các công cụ AI còn có thể sàng lọc thông qua bộ dữ liệu lớn để làm ra báo cáo, mẫu và xu hướng. Những yếu tố này chính là thông tin chi tiết có giá trị giúp nhà quản lý có những quyết định sáng suốt cho tổ chức của mình.

Sắp xếp quy trình làm việc hợp lý

AI có thể tích hợp các tác vụ và nguồn thông tin khác nhau, từ đó gợi ý cho người dùng một quy trình làm việc trơn tru và hiệu quả.

Khó khăn khi sử dụng các công cụ AI cải thiện hiệu suất làm việc

Mặc dù các công cụ AI mang lại nhiều lợi thế, nhưng chúng cũng đi kèm với những thách thức riêng có thể ảnh hưởng đến việc triển khai và tính hiệu quả. Hiểu được những thách thức này là điều rất quan trọng đối với bất kỳ ai muốn tận dụng và khai thác sức mạnh của AI nhằm tối ưu công việc cho mình.

Khó khăn khi tích hợp với các công cụ khác

Các công cụ AI phải đối mặt với những thách thức tích hợp khi được đưa vào hệ sinh thái hiện có của doanh nghiệp. Hệ sinh thái này có thể là những phần mềm phức tạp được thiết kế từ trước đó khá lâu. Do đó, việc tích hợp có thể gặp khó khăn và cần có người hiểu rõ về kỹ thuật để xử lý những xung đột nếu có.

Tính thiên vị và thiếu chính xác

AI không phải lúc nào cũng đúng. Các thông tin từ AI rất có thể sẽ gây hiểu lầm hoặc đưa ra dữ liệu sai cho người dùng. Ngoài ra, trong quá trình đào tạo AI, thành kiến từ những người đào tạo có thể khiến cho phần mềm AI đó không đưa ra được những nhận định khách quan. Vì vậy, tuy AI có một bộ dữ liệu thông tin khổng lồ, bạn vẫn cần kiểm chứng lại để đảm bảo không mắc phải những vấn đề trên.

Khó khăn khi đào tạo nhân sự về AI

Không phải ai cũng có thể sử dụng AI thành thạo trong thời gian ngắn. Trong một tổ chức, nhân sự có thể có trình độ, lứa tuổi, sự nhạy bén không đồng đều. Vì vậy doanh nghiệp luôn cần bỏ khá nhiều nguồn lực, thời gian để đào tạo nếu muốn nhân sự của mình có thể sử dụng AI một cách hiệu quả nhất cho công việc.

Xâm phạm quyền riêng tư

Việc sử dụng các công cụ AI tại môi trường công sở, nhất là đánh giá hiệu suất làm việc của nhân viên, có thể gây ra các vấn đề liên quan đến quyền riêng tư của dữ liệu cá nhân người dùng. Các ứng dụng AI thường yêu cầu truy cập vào thông tin cá nhân của nhân sự, theo dõi quá trình họ làm việc. Trong trường hợp có kẻ gian truy cập vào bộ dữ liệu AI trung tâm, tất cả thông tin cá nhân và thông tin doanh nghiệp có thể bị đánh cắp bất cứ lúc nào và sử dụng cho mục đích xấu.

Những công cụ AI giúp bạn làm việc hiệu quả gấp 3 lần

Để tối ưu hiệu quả làm việc lên đến 300%, bạn có thể tham khảo các công cụ dưới đây và chọn cho mình những giải pháp trí tuệ nhân tạo phù hợp nhất.

CoPilot của CRM Bitrix24

Đứng đầu trong số các công cụ ứng dụng AI giúp người dùng tăng năng suất làm việc là CoPilot, một công cụ AI được tích hợp sẵn trong CRM Bitrix24.

CoPilot có khả năng đưa ra những gợi ý bán hàng độc đáo chỉ trong vài giây, ghi nhớ ngữ cảnh cuộc trò chuyện, nhận xét và chỉnh sửa ý tưởng hiện có của người dùng. Ngoài ra, CoPilot còn cực kỳ hữu ích trong CRM với chức năng đưa ra hướng làm marketing khi người dùng mô tả mục tiêu và đối tượng chiến dịch, phân tích cuộc gọi telesales, trích xuất thành văn bản và tự động điền các trường của lead mà không cần nhân viên điền thủ công.

Với CoPilot của CRM Bitrix24, bạn có thể tiết kiệm nhiều giờ trong ngày mà vẫn đạt được kết quả bán hàng cực kỳ ấn tượng.

ChatGPT

ChatGPT là một chatbot được tạo ra bởi OpenAI, tham gia vào các cuộc trò chuyện tự nhiên, giống như cách mà con người nói chuyện qua lại với nhau. Nó hỗ trợ người dùng ở rất nhiều tác vụ bằng cách xử lý và tạo ra các phản hồi dựa trên ngôn ngữ đầu vào. ChatGPT có thể soạn văn bản mạch lạc theo ngữ cảnh, chẳng hạn như email, bài tiểu luận, đoạn code. Do đó, nó là một trong những công cụ linh hoạt nhất cho cả mục đích sử dụng cá nhân và chuyên nghiệp.

ChatGPT có thể truy cập công khai ở cả phiên bản miễn phí và đăng ký trả phí. Với bản trả phí ChatGPT Plus, người dùng sẽ có thể truy cập vào các mô hình ngôn ngữ mới hơn và thời gian phản hồi nhanh hơn.

Claude

Claude là phiên bản mới nhất của AI đàm thoại được phát triển bởi Anthropic. Mô hình AI này có thể tích hợp qua API, nhằm mục đích biến nó trở thành một trợ lý thân thiện và hữu ích cho nhiều tác vụ. Claude có thể được sử dụng để suy luận, hiểu ngôn ngữ và tạo nội dung cho các mẫu đàm thoại khác nhau. Vì vậy, nó được dùng nhiều trong các kịch bản hỗ trợ khách hàng, khắc phục sự cố thông thường, đánh giá hiệu suất công việc, đồng thời có thể báo cáo các vấn đề phức tạp hơn đến bộ phận kỹ thuật để xử lý.

Descript

Descript là một nền tảng chỉnh sửa âm thanh và video tích hợp AI. Công cụ này rất dễ sử dụng, có nhiều tính năng hữu ích như bắt chước giọng nói và chèn âm thanh mới vào video gốc, chỉnh sửa phần nền của video mà không cần phải quay bằng màn hình xanh vật lý, chuyển đổi ngôn ngữ nói thành văn bản để chỉnh sửa và tái sử dụng nội dung hiệu quả.

Writesonic

Writesonic là một bộ công cụ tạo nội dung được hỗ trợ bởi AI, giúp người làm marketing có thể tạo mẫu quảng cáo, bài đăng trên blog, email và nội dung web mà không tốn nhiều thời gian. Nó có nhiều mẫu nội dung đa dạng, từ các bài đăng trên mạng xã hội đến các bài viết dài với lượng kiến thức lớn. Ngoài ra nó cũng có thể tối ưu hóa SEO giúp bạn đạt được thứ hạng tìm kiếm cao hơn, trong thời gian ngắn hơn.

QuillBot

QuillBot là một công cụ nghiên cứu và viết được hỗ trợ bởi AI, giúp người dùng tinh chỉnh, tóm tắt bài viết và các chủ đề nghiên cứu. Chức năng chính của nó là diễn đạt lại bài viết gốc của người dùng để tăng tính mạch lạc, ngăn chặn đạo văn và tăng điểm SEO. Ngoài ra, QuillBot cũng giúp người viết sửa lỗi chính tả, ngữ pháp một cách hoàn hảo.

Midjourney

Midjourney là một công cụ tạo hình ảnh từ văn bản được phát triển bởi một viện nghiên cứu độc lập. Công cụ này hoạt động thông qua bot Discord, cho phép người dùng nhập lời mô tả bằng văn bản và AI sẽ diễn giải để tạo hình ảnh. Người dùng có thể điều chỉnh sản phẩm đầu ra của Midjourney bằng cách sử dụng các lệnh bổ sung đơn giản để sửa phong cách, bố cục và chi tiết cho bức ảnh. AI Midjourney có thể tạo ra hình ảnh 3D phức tạp trong vòng chưa đầy 30 giây.

Những câu hỏi thường gặp

AI có khiến con người thất nghiệp hay không?

Có rất nhiều ý kiến cho rằng AI sẽ lấy mất cơ hội việc làm và đẩy hàng triệu người rơi vào cảnh thất nghiệp. Tuy nhiên trên thực tế, đây là nhận định chưa chính xác. AI vừa là công cụ hỗ trợ, vừa là thách thức giúp con người đạt được những đỉnh cao mới trong công việc, nghiên cứu, học tập. Chính cách con người vận dụng AI và bắt AI làm việc cho mình sẽ tạo ra thêm nhiều giá trị kinh tế cho mọi tổ chức, mọi quốc gia. Từ đó, cơ hội việc làm cũng rộng mở hơn với nhiều người.

Phần mềm AI nào tạo ảnh tốt nhất?

Hiện tại, phần mềm AI tạo ảnh đang được đánh giá cao nhất đó là Midjourney. Tuy nhiên Midjourney chỉ có thể dùng khi trả phí. Nếu bạn muốn một phần mềm tạo ảnh miễn phí và đơn giản hơn, hãy tham khảo Dall E.

Vì sao AI có thể tạo ra văn bản tự nhiên như cách con người viết?

AI có khả năng ngôn ngữ gần với con người là nhờ quá trình đào tạo. Quá trình đào tạo AI gồm ba bước. Bước đầu tiên là đào tạo, liên quan đến việc đưa dữ liệu vào để tạo ra các dự đoán và đánh giá độ chính xác của chúng. Bước thứ hai là xác nhận, người ta sẽ đánh giá công cụ AI đó với những dữ liệu hoàn toàn mới mà nó chưa được dạy trước đó. Cuối cùng là thử nghiệm để tìm hiểu xem mô hình đưa ra được bao nhiêu phần trăm dự đoán chính xác với dữ liệu mới. Quá trình trên sẽ được lặp lại cho đến khi công cụ AI đó được đưa ra sử dụng những phiên bản đầu tiên.

Kết luận

Tăng năng suất và hiệu quả làm việc vừa giúp bạn có được nhiều thành quả hơn, vừa tiết kiệm thời gian để làm những việc hữu ích khác. Một trong những cách để có thể ứng dụng AI trong công việc, giảm thiểu những tác vụ thủ công đó là sử dụng CRM.

CRM Bitrix24 là phần mềm với ứng dụng AI được thiết kế riêng cho mảng bán hàng và marketing. Bitrix24 với khả năng xử lý dữ liệu, tác vụ thông minh và nhanh chóng sẽ là trợ thủ đắc lực trong các hoạt động quan trọng của doanh nghiệp, giúp tiết kiệm thời gian, nguồn lực và tối ưu năng suất cao nhất. Đăng ký tại đây để trải nghiệm được khả năng của công cụ trí tuệ nhân tạo miễn phí ngay hôm nay.