Cách Chào Đón Một Nhân Viên Làm Việc Từ Xa Mới: 8 Chiến Lược Cần Thiết

Mục lục

1. Gửi tin nhắn chào mừng
2. Đặt lịch trình rõ ràng cho những ngày đầu tiên của họ
3. Giới thiệu họ với nhóm
4. Luôn cập nhật sơ đồ tổ chức công ty
5. Mối quan hệ xã hội giữa các thành viên trong nhóm
6. Tạo hướng dẫn kỹ thuật để tiếp nhận nhân viên mới
7. Nhận phản hồi về quy trình giới thiệu của bạn
8. Tập hợp mọi thứ lại với nhau trong một quy trình làm việc để chào đón một nhân viên mới từ xa

Từ khi chúng ta sống trong hang động (có lẽ vậy), chính cảm giác kết nối đã biến một nhóm người tốt thành một đội tuyệt vời. Và những đội này không được thành lập một cách tình cờ.
Bộ phận nhân sự từ lâu đã phát triển các quy trình giới thiệu phù hợp với mọi mục tiêu: nhanh chóng chuẩn bị cho các tân binh bắt đầu làm việc, loại bỏ các rào cản xã hội trong nhóm và truyền bá văn hóa công ty.
Nhưng ngay khi họ đang hoàn thiện quy trình, thì một cuộc cách mạng từ xa đã diễn ra. Giờ đây, với rất nhiều người làm việc tại nhà, chúng tôi đã phải loại bỏ một phần của cuốn sách quy tắc dựa trên sự tương tác trực tiếp và viết lại kịch bản.
Chúng tôi sẽ đề cập đến mọi thứ, từ cách hoàn thành quy trình giới thiệu mà không tốn quá nhiều thời gian cho đến việc tạo ra một nhóm thân thiện gồm những cá nhân chưa từng gặp mặt trực tiếp. Vì vậy, nếu doanh nghiệp của bạn cần cách mạng hóa cách thu hút nhân viên mới, hãy đọc tiếp!

1. Gửi tin nhắn chào mừng

Tin nhắn chào mừng là bước đầu tiên bạn thực hiện khi chào đón một nhân viên mới từ xa. Bạn không bao giờ có cơ hội thứ hai để tạo ấn tượng đầu tiên, vì vậy bạn phải làm cho nó có giá trị.
Một thông điệp chào mừng nhân viên mới tạo ra khởi đầu cho mối quan hệ của bạn với nhân viên, vì vậy đừng ngại nói bằng giọng điệu của công ty bạn - ngay cả khi đó là cách nói quá trang trọng. Điều này giúp họ hòa nhập dễ dàng hơn và xua tan mọi lo lắng khi bắt đầu một công việc mới. Về lâu dài, nó có thể tạo ra mối liên kết bền chặt hơn, điều cần thiết cho những nhân viên làm việc từ xa và cải thiện khả năng giữ chân bạn.
Nhưng chỉ vì nó quan trọng, điều đó không có nghĩa là bạn cần dành nhiều ngày để sắp xếp một tác phẩm nghệ thuật cho mỗi nhân viên mới. Một cách hiệu quả hơn nhiều là tạo một mẫu email chung bao gồm tất cả các điểm chính, sau đó bạn có thể thêm một số chi tiết cá nhân cho từng cá nhân. Mẫu tin nhắn chào mừng của bạn nên bao gồm:
Một lời giới thiệu chào đón, khẳng định sự tin tưởng mà bạn dành cho họ.
Một phác thảo ngắn gọn về vai trò của họ, để cho thấy tầm quan trọng của vai trò của họ đối với các mục tiêu chung của công ty.
Một lộ trình rõ ràng trong tuần đầu tiên của họ, bao gồm phần giới thiệu và các nhiệm vụ hành chính.
Sự nhắc lại về sự tin tưởng của bạn đối với họ và sự đảm bảo rằng họ có thể liên hệ với bạn bất cứ khi nào họ cần.
Một mẹo cuối cùng cho thư chào mừng nhân viên mới của bạn — hãy viết trước thật kỹ và tự động gửi thư vào buổi sáng đầu tiên của họ. Với rất nhiều nhiệm vụ khác cần giải quyết, bạn có thể lập danh sách việc cần làm trong ngày đầu tiên càng ngắn gọn thì càng tốt.

2. Đặt lịch trình rõ ràng cho những ngày đầu tiên của họ

Khi bạn chào đón một nhân viên mới từ xa, điều quan trọng cần nhớ là họ sẽ ngồi ở nhà mà hoàn toàn không biết ai là ai và cái gì là gì. Điều này đủ để gây lo lắng cho cả những người lao động tự tin nhất.
Do đó, khi cân nhắc cách chào đón nhân viên mới qua mạng, hãy bắt đầu trên lịch cá nhân của riêng họ và cung cấp cho họ bản trình bày trực quan về các nhiệm vụ cần hoàn thành. Các quy trình này sẽ bao gồm rất nhiều thao tác ký tài liệu, vì vậy hãy tiết kiệm cho mình cả hai đống thời gian bằng công cụ ký trực tuyến.
Mẹo lên lịch giới thiệu hàng đầu của chúng tôi là sắp xếp mọi hoạt động trong công cụ quản lý dự án của bạn. Bảng Kanban rất tuyệt vời để hiển thị lịch trình giới thiệu. Mỗi nhiệm vụ đi kèm với hướng dẫn chi tiết, thời hạn và bất kỳ người nào khác cần tham gia.
Chắc chắn, bạn có thể giám sát quá trình này, nhưng đây cũng là cơ hội tuyệt vời để nhân viên mới của bạn tìm hiểu cách các công cụ của bạn hoạt động trong một môi trường không có hậu quả. Đây là tiền thân của phần sau về hướng dẫn kỹ thuật cho vai trò mới của họ.

3. Giới thiệu họ với nhóm

Khi bạn tiếp nhận một nhân viên mới, một trong những hoạt động đầu tiên nên làm là giới thiệu họ với nhóm bằng một cuộc gọi điện video. Thân thiện và dễ dàng mà không cần chuẩn bị gì, đó là một sự kiện không căng thẳng, tạo nền tảng cho nhóm của bạn.
Hãy thử một vài hoạt động giới thiệu để cuộc trò chuyện trôi chảy. Có lẽ nhân viên hiện tại của bạn có thể tự giới thiệu và đưa ra một lời khuyên. Giữ cho nó nhẹ nhàng và hài hước, với những gợi ý như “tham gia nhóm nhiếp ảnh trực tuyến — Những bức ảnh của Minh An thật tuyệt vời” hoặc “Con mèo của Linh có tên là Mướp và sẽ xuất hiện trong mọi cuộc gọi điện video”.
Tương tự như vậy, nhân viên mới của bạn có thể cung cấp cho nhóm tóm tắt kinh nghiệm trong quá khứ của họ, những gì họ có thể mang lại cho nhóm và một hoặc hai câu chuyện ngắn về điều gì đó đã giúp họ học hỏi. Nếu nhóm của bạn đồng ý, bạn có thể chọn một người cố vấn cho nhân viên mới của mình. Người cố vấn sẽ là đầu mối liên hệ đầu tiên cho bất kỳ câu hỏi nào mà bạn không thể giải đáp trong quá trình giới thiệu của mình — một vũ khí bí mật thực sự khi bạn chào đón một nhân viên mới từ xa.
Chắc chắn, nhóm của bạn sẽ bận rộn với rất nhiều thứ nhưng những lời giới thiệu này không hề lãng phí thời gian. Học cách chào đón một nhân viên mới hầu như mở ra các kênh giao tiếp và cho thấy rằng nhóm của bạn, giống như bạn, thân thiện, cởi mở và vui vẻ.

4. Luôn cập nhật sơ đồ tổ chức công ty

Tuyệt vời, bạn đã đánh dấu vào ô đầu tiên để chào mừng một nhân viên mới từ xa đến với nhóm, nhưng trừ khi bạn là một đơn vị gắn bó chặt chẽ, còn không thì có thể có nhiều gương mặt khác cần làm quen. Rõ ràng là bạn không thể diễu hành nhân viên mới của mình đi khắp từng phòng ban một, nhưng bạn có thể hợp lý hóa quy trình ngay bây giờ và trong tương lai.
Sơ đồ tổ chức rất cần thiết cho các nhóm làm việc từ xa hiệu quả. Nếu không có những gương mặt mới xuất hiện giống như trong một văn phòng thực tế, bạn rất dễ bỏ sót những tân binh mới và điều đó có thể dẫn đến cảm giác xa lạ. Nhưng nếu bạn thu thập một khuôn mặt tươi cười, tên, mô tả công việc và một loạt các tùy chọn liên hệ cho tất cả các thành viên trong nhóm của mình, thì bạn có thể đưa toàn bộ cấu trúc công ty của mình lên đám mây.
Một phần trong lịch trình giới thiệu của bạn sẽ là cùng nhau xem qua sơ đồ tổ chức và chỉ ra tất cả những người ở các bộ phận khác mà nhân viên mới của bạn sẽ tương tác thường xuyên. Hãy chắc chắn mô tả cách chúng sẽ được kết nối. Điều này giúp tạo ra mối liên hệ rõ ràng giữa các nhiệm vụ và những người liên quan đến vai trò của họ, điều này cuối cùng khiến họ cảm thấy thoải mái hơn khi làm việc trong nhóm từ xa của bạn.

 Cải thiện quy trình giới thiệu công ty của bạn với Bitrix24

 Hoàn toàn miễn phí với số lượng người không giới hạn 

ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY

5. Mối quan hệ xã hội giữa các thành viên trong nhóm

Phóng to từ sơ đồ tổ chức của bạn, bạn có thể giới thiệu các nhóm nhỏ trong công ty của mình.
Một cách tuyệt vời để chào đón một nhân viên mới từ xa, những nhóm này có thể liên quan đến công việc hoặc xã hội (hoặc cả hai!), giúp những người làm việc từ xa tìm thấy nhóm của họ tại công ty của bạn. Ví dụ: các nhóm Scrum sẽ cần một kênh để hoạt động tốt nhất, nhưng nhiều người trong số họ có thể kết hợp với Câu lạc bộ Đố vui Đêm Thứ Ba, nơi họ làm quen với nhau ở cấp độ cá nhân.
Xem các cuộc trò chuyện hoặc nhóm tin nhắn tức thời trên mạng xã hội như một sự phân tâm là hơi thiển cận. Đặc biệt là đối với những nhân viên mới được tuyển dụng từ xa, mối quan hệ xã hội giữa nhóm của bạn là điều cần thiết cho một nhóm có hiệu suất cao. Những kết nối này phá vỡ các rào cản giao tiếp và giúp mọi người tự tin liên hệ để được trợ giúp khi họ cần hoặc đưa ra lời khuyên quan trọng trước khi các vấn đề trở thành vấn đề lớn hơn. Đồng thời, mọi người sẽ có sự hỗ trợ của nhau, vì vậy khi gặp khó khăn, họ sẽ sẵn lòng giúp đỡ vì lợi ích của đồng nghiệp.

6. Tạo hướng dẫn kỹ thuật để tiếp nhận nhân viên mới

Với việc mọi người làm việc tại nhà, bạn không thể trông chừng nhóm của mình và đảm bảo rằng họ đang sử dụng phần mềm của bạn theo cách hiệu quả nhất. Hơn nữa, nếu những người mới tuyển dụng không cảm thấy tự tin, họ có thể miễn cưỡng liên hệ để được giúp đỡ.
Đó là lý do tại sao mỗi khi chào đón một nhân viên mới từ xa, bạn cần xem lại cách các công cụ của mình hoạt động. Mặc dù phần mềm kinh doanh trực tuyến tốt nhất đi kèm với Câu hỏi thường gặp, video và trung tâm đào tạo, chúng tôi khuyên bạn nên trích xuất các chi tiết chính và tạo chúng thành một hướng dẫn thú vị hoàn toàn phù hợp với những người mới tuyển dụng của bạn.
Rõ ràng là bạn không muốn dành hàng giờ để soạn thảo hướng dẫn mới cho mỗi lần tuyển dụng mới, vì vậy hãy lưu những gì bạn có vào một thư mục dùng chung cho nhóm nhân viên sắp tới tiếp theo. Bất cứ khi nào bạn thay đổi chiến lược hoặc tìm ra các phương pháp hay hơn, hãy cập nhật tài liệu chính và nó sẽ sẵn sàng cho lần tiếp theo.
Những tài liệu chính này cũng không chỉ dành cho giới thiệu. Với tư cách là người quản lý, bạn có thể tiết kiệm cho mình rất nhiều nhiệm vụ bằng cách lưu trữ các hướng dẫn của mình trong một ổ đĩa dựa trên đám mây được dán nhãn rõ ràng để bất kỳ nhân viên nào cũng có thể tham khảo lại khi họ cần.

7. Nhận phản hồi về quy trình giới thiệu của bạn

Khi bạn tiếp nhận một nhân viên mới, thường rất khó để đánh giá chính xác cách tiếp cận của bạn. Mới bắt đầu, rất khó có khả năng một người mới sẽ đưa ra các đề xuất để cải thiện trừ khi bạn khuyến khích họ.
Nhưng điều này không có nghĩa là bắt đầu cuộc gọi điện video và khiến họ ngạc nhiên với câu hỏi về hiệu suất của bạn. Thay vào đó, hãy đợi cho đến khi kết thúc trải nghiệm giới thiệu và gửi cho họ một biểu mẫu được chuẩn bị trước về những gì họ thích và những gì họ nghĩ có thể được cải thiện. Bạn có thể cho điểm đơn giản từ 1 đến 10 về mức độ hài lòng của họ đối với từng khía cạnh, nhưng điều đó có nguy cơ khiến bạn nhận được điểm 10/10 không được cân nhắc kỹ càng cho mọi câu hỏi.
Do đó, hãy thêm vào một số hộp văn bản để cung cấp thêm chi tiết cho từng phản hồi và hiểu rõ hơn về điểm mạnh và điểm yếu của bạn.

8. Tập hợp mọi thứ lại với nhau trong một quy trình làm việc để chào đón một nhân viên mới từ xa

Không chỉ những người mới cần phải đứng đầu mọi thứ khi bạn chào đón một nhân viên mới từ xa. Với tư cách là người quản lý, bạn cần có toàn quyền kiểm soát để bao quát mọi yếu tố một cách kịp thời và để tài năng mới của bạn làm việc nhanh nhất có thể.
Có rất nhiều bộ phận chuyển động và những điều cần nhớ khi bạn chào đón một nhân viên mới từ xa và việc tung hứng tất cả những điều đó cùng với các nhiệm vụ hàng ngày của bạn là một công thức dẫn đến thảm họa.
Thay vào đó, chúng tôi khuyên bạn nên làm điều đó một cách thông minh.
Giống như việc bạn có thể chuẩn bị các mẫu cho hướng dẫn và thư chào mừng nhân viên mới, bạn cũng có thể lưu một mẫu của toàn bộ quy trình giới thiệu. Từ đầu đến cuối, nó bao gồm mọi nhiệm vụ để bạn có thể gây ấn tượng với người tuyển dụng mới của mình bằng khả năng của bạn và giảm bớt căng thẳng cho bản thân trong quá trình này.
Hơn nữa, bạn thậm chí có thể tự động hóa các phần trong quy trình làm việc của mình. Khi nhân viên mới của bạn hoàn thành một nhiệm vụ, bạn có thể nhận được thông báo tự động để xem xét, trong khi các thuật toán sẽ chỉ định nhiệm vụ tiếp theo mà bạn không cần phải nhấc ngón tay. Điều này giúp tạo nhịp điệu cho những ngày đầu tiên, giúp nhân viên mới của bạn cảm thấy được trân trọng và gắn bó.

Vì vậy, có bạn có nó! Bí quyết để có một quy trình giới thiệu liền mạch là để công nghệ thực hiện tất cả các công việc nặng nhọc để bạn có thể ở đó cho các thao tác cá nhân.
Và việc có được một nền tảng kinh doanh sẽ thực hiện nhiều công việc cho bạn đang ở gần hơn bạn nghĩ.

Bitrix24 là cơ sở tổ chức cho hơn 12.000.000 người dùng trên toàn thế giới và không có gì ngạc nhiên. Với các cuộc gọi video, nhắn tin nhanh, sơ đồ tổ chức, tự động hóa, quy trình làm việc, quản lý dự án, v.v., đây là nền tảng hoàn hảo để chào đón một nhân viên mới từ xa.
Vì vậy, nếu bạn muốn ngay lập tức khiến những tân binh từ xa của mình cảm thấy mình là một phần của gia đình, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

Hội nhập Nhân viên là gì?
Hội nhập nhân viên là quá trình tích hợp một nhân viên mới vào một tổ chức. Nó bao gồm một loạt các nhiệm vụ để tìm hiểu về quy trình làm việc, cơ cấu tổ chức, văn hóa công ty và mọi thứ liên quan.

Làm thế nào để bạn chào đón một nhân viên mới trong một email?
Bạn có thể chào mừng một nhân viên mới trong một email bằng cách:

• Sử dụng giọng điệu thân thiện, cởi mở.
• Thể hiện bạn hài lòng như thế nào khi làm việc với họ.
• Giới thiệu các thành viên khác trong nhóm.
• Phác thảo các bước tiếp theo trong hành trình giới thiệu của họ.