Các Loại Dữ Liệu Cần Có Trong Phần Mềm CRM Của Bạn

Tất cả các quyết định kinh doanh mà các doanh nhân và nhà quản lý đưa ra phải được sao lưu bằng dữ liệu. Tư duy chiến lược nên dựa trên sự kiện và con số. CRM của công ty bạn có thể đóng vai trò như một nguồn thông tin chi tiết hữu ích có giá trị. Trong bài viết này, chúng tôi sẽ cố gắng giải thích loại dữ liệu CRM nào bạn có thể muốn dựa vào và cách tận dụng nó.

Tại sao lưu trữ dữ liệu ở định dạng có cấu trúc tốt lại quan trọng

Có ít nhất ba lý do tại sao bạn nên tổ chức và quản lý dữ liệu trong CRM của mình thật tốt. 

Bạn sẽ có thể tăng ROI của mình

Thông tin từ CRM của bạn sẽ giúp bạn nhắm mục tiêu tốt hơn các nỗ lực bán hàng và tiếp thị của mình. Bạn sẽ có thể tự động hóa và tăng tốc quy trình làm việc của mình. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ tập trung sự chú ý của họ vào những khách hàng tiềm năng có nhiều khả năng chuyển đổi nhất.

Nếu bạn không biết cách sử dụng CRM đúng cách, nó có thể mang lại cho bạn những tổn thất. Chức năng cơ bản của phần mềm được chọn thuộc loại này có thể được cung cấp miễn phí - nhưng để có thể truy cập đầy đủ chức năng của nó, bạn cần nâng cấp lên gói trả phí. Nếu dữ liệu bên trong CRM của bạn đã lỗi thời hoặc được tổ chức kém, số tiền bạn trả để sử dụng sản phẩm này sẽ giảm xuống.

Bạn sẽ tránh được những biến động không cần thiết

Để tăng lợi nhuận, bạn nên chọn một chiến lược bán hàng hiệu quả và kiên định với nó. Bạn nên tránh chuyển từ chiến lược này sang chiến lược khác quá thường xuyên. Tính nhất quán là chìa khóa thành công - và nó cần được sao lưu bằng dữ liệu vững chắc.

Nếu nội dung trong CRM của bạn bị lộn xộn, bạn có thể sẽ gửi email đến sai địa chỉ hoặc cung cấp các giao dịch được cá nhân hóa cho những khách hàng không có khả năng sử dụng chúng. Bạn sẽ có nguy cơ lãng phí quá nhiều nỗ lực vào các quyết định kinh doanh không mang lại ROI cho bạn.

Năng suất Nhóm của bạn sẽ tăng lên

Nếu dữ liệu bên trong CRM của bạn được cấu trúc tốt, các thành viên trong nhóm của bạn sẽ không cần lãng phí quá nhiều thời gian để tìm kiếm tên và con số. Họ sẽ làm việc nhanh chóng và ít mắc lỗi hơn. Sẽ dễ dàng hơn nhiều cho họ trong việc tiếp nhận nhân viên mới và thay thế những người đang trong kỳ nghỉ hoặc nghỉ ốm.

Thống kê cung cấp thông tin về dữ liệu CRM không hợp lệ

Bằng cách mô tả dữ liệu CRM là "xấu", chúng tôi thường ngụ ý rằng nó là:

• Còn thiếu

• Không chính xác

• Đã nhập sai trường

• Không phù hợp

• Trùng lặp

Để nhận ra tầm quan trọng của việc tổ chức thông tin đúng cách, bạn có thể cần nhớ những điều sau:

• Mỗi năm, danh sách liên hệ có xu hướng giảm từ 22% đến 30%

• Cứ sau 30 phút thì có khoảng 120 địa chỉ doanh nghiệp và 75 số điện thoại đã thay đổi

• Dữ liệu xấu khiến các công ty Mỹ tiêu tốn 3 nghìn tỷ đô la mỗi năm

Chi phí sửa lỗi dữ liệu tăng theo cấp số nhân theo thời gian. Mỗi khi bạn khởi động một chiến dịch tiếp thị, bạn cần phải bỏ công sức và tiền bạc vào nó. Để đảm bảo khoản đầu tư này thành công, bạn nên xây dựng chiến dịch của mình dựa trên thông tin cập nhật và có liên quan.

Dữ liệu CRM bao gồm những gì?

Dưới đây, chúng tôi sẽ liệt kê các loại dữ liệu phổ biến nhất mà các doanh nghiệp có trong CRM của họ.

Dữ liệu nhận dạng

Thuật ngữ "dữ liệu nhận dạng" biểu thị các loại thông tin sau:

• Tên - Họ và tên của khách hàng của bạn

• Ngày sinh - Bạn có thể muốn sử dụng dữ liệu này để tặng quà hoặc giảm giá được cá nhân hóa cho khách hàng

• Thông tin gửi thư - Địa chỉ thực nơi bạn sẽ gửi sản phẩm của mình sau khi khách hàng hoàn tất việc mua hàng

• Địa chỉ email và số điện thoại - Sẽ là khôn ngoan khi lưu ý xem mỗi khách hàng thích kênh liên lạc nào hơn

• Truyền thông xã hội - Liên kết đến hồ sơ mạng xã hội của khách hàng

• Thông tin bổ sung - Sở thích cá nhân

Dữ liệu nhận dạng cho phép bạn tận dụng tối đa khả năng tiếp cận được nhắm mục tiêu của mình. Người tiêu dùng có xu hướng phản hồi các đề nghị được cá nhân hóa tích cực hơn nhiều so với các đối tác chung chung của họ.

Dữ liệu mô tả

Loại dữ liệu CRM này mở rộng hiểu biết của bạn về tính cách của khách hàng. Đây chỉ là một vài ví dụ mô tả:

• Trình độ học vấn - Yêu cầu về trí tuệ của khách hàng như thế nào và họ có năng lực tốt nhất trong lĩnh vực kiến ​​thức nào

• Chi tiết nghề nghiệp - Tên công ty và chức vụ

• Mức thu nhập - Số tiền mà người này có thể chi tiêu cho các sản phẩm của bạn

• Thông tin chi tiết về gia đình - Khách hàng của bạn đã kết hôn chưa và họ có bao nhiêu con

• Thông tin về lối sống - Khách hàng có nhà và xe hơi không (nếu có, họ có đặc điểm gì)

Thông tin mà bạn có thể muốn biết về khách hàng của mình có thể khác nhau tùy thuộc vào ngành của bạn và các chi tiết cụ thể của sản phẩm của bạn. Dữ liệu này cho phép bạn hiểu rõ hơn những gì khách hàng của bạn muốn và cần cũng như những gì bạn có thể cung cấp cho họ để truyền cảm hứng cho họ mua hàng.

Dữ liệu định lượng

Loại dữ liệu CRM này bao gồm các chỉ số có thể đo lường, chẳng hạn như:

• Số lượng phiếu dịch vụ được nộp trong một khoảng thời gian cụ thể

• Số lần mua hàng mà khách hàng đã thực hiện từ trang web của bạn

• Giá trị đặt hàng trung bình

• Tần suất truy cập trang web của bạn

• Tần suất tương tác với doanh nghiệp của bạn trên mạng xã hội

Những thống kê này sẽ cho phép bạn diễn giải lịch sử tương tác của người tiêu dùng với doanh nghiệp của bạn.

Dữ liệu định tính

Một số thông tin không thể được biểu thị bằng số. Dưới đây là ví dụ về các câu hỏi mà khách hàng của bạn chỉ có thể trả lời bằng các từ:

• Tại sao bạn chọn sản phẩm này?

• Bạn đã mua nó cho chính mình hoặc để sử dụng nó như một món quà?

• Bạn có hài lòng với mặt hàng này?

• Bạn muốn cải thiện điều gì trong dịch vụ khách hàng của công ty chúng tôi?

Để thu thập loại dữ liệu này, bạn có thể tiến hành khảo sát và yêu cầu mọi người trực tiếp cung cấp phản hồi trung thực của họ. Câu trả lời của khách hàng sẽ cho bạn hiểu rõ hơn về hành vi, động cơ và thái độ của họ.

Tải xuống CRM mạnh mẽ miễn phí

Hệ thống hoá dữ liệu khách hàng trong Bitrix24 CRM phiên bản đám mây để tối đa nỗ lực bán hàng và tiếp thị của bạn

THỬ NGAY BÂY GIỜ 

Cách cấu trúc dữ liệu trong CRM của bạn

Cách bạn cấu trúc thông tin bên trong CRM của mình sẽ phụ thuộc vào phần mềm bạn sử dụng, quy mô doanh nghiệp của bạn như thế nào và nó thuộc về ngành nào. Dưới đây, chúng tôi sẽ đưa ra một ví dụ về cách bạn có thể cấu trúc dữ liệu. Bạn có thể sử dụng lược đồ này làm nền tảng cho cách tiếp cận của riêng mình.

Vòng đời

Các đại diện bán hàng của bạn nên biết mỗi khách hàng hiện đang ở giai đoạn nào của chu kỳ bán hàng để nhắm mục tiêu tốt hơn những nỗ lực của họ. Dưới đây là các giai đoạn chính trong vòng đời của khách hàng:

• Người đăng ký - người đã đồng ý nhận cập nhật nội dung từ doanh nghiệp của bạn

• Khách hàng tiềm năng - khách hàng đã dành thời gian khám phá các sản phẩm của bạn và có vẻ quan tâm đến việc mua chúng

• Khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn tiếp thị - bộ phận tiếp thị của bạn mô tả người này là một khách hàng tiềm năng đủ tiêu chuẩn, đánh giá dựa trên các hoạt động trước đây của họ

• Khách hàng tiềm năng đủ điều kiện bán hàng - bộ phận bán hàng của bạn mô tả người này là một khách hàng tiềm năng đủ điều kiện

• Khách hàng mở - một người có liên quan đến một giao dịch mở với doanh nghiệp của bạn

• Khách hàng - một cá nhân đã mua hàng hóa hoặc dịch vụ của bạn

• Khách hàng trung thành - khách hàng không chỉ mua sản phẩm của bạn mà còn giới thiệu chúng cho những người khác

• Khác - bạn có thể muốn phân loại một người là "người khác" nếu họ không phù hợp với bất kỳ danh mục nào được liệt kê ở trên nhưng bạn cần thêm họ vào CRM của mình.

Khi bạn đạt được tiến bộ với khách hàng, trạng thái của họ trong CRM của bạn sẽ được cập nhật tự động. Khi cần, bạn có thể chỉnh sửa thủ công. Bộ phận bán hàng của bạn sẽ xác định những cá nhân có nhiều khả năng hoàn tất việc mua hàng nhất và tập trung nỗ lực vào họ.

Trạng thái khách hàng tiềm năng

Sự phân loại này một phần trùng lặp với vòng đời của khách hàng nhưng không đồng nhất với nó. Dưới đây là danh sách các trạng thái khách hàng có thể có:

• Mới

• Mở

• Trong tiến trình

• Mở giao dịch

• Không đủ tiêu chuẩn

• Đã cố gắng liên hệ

• Đã kết nối

• Không đúng lúc

Cách tổ chức dữ liệu này đặc biệt hữu ích cho các nhóm mà một số đại diện có thể làm việc với cùng một khách hàng. Ví dụ: một chuyên gia đã cố gắng liên hệ với khách hàng nhưng không thành công. Ngày hôm sau, đồng nghiệp của họ sẽ liên lạc với cùng một người - và họ sẽ có quyền truy cập vào cùng dữ liệu về cá nhân này. Dữ liệu khách hàng trong CRM được tổ chức cùng với phương pháp này có thể được cập nhật theo cách thủ công hoặc tự động.

Đối tượng tùy chỉnh

Tùy thuộc vào các chi tiết cụ thể của doanh nghiệp của bạn, bạn có thể không tìm ra cách tổ chức dữ liệu CRM phù hợp 100% với mình. Trong trường hợp này, bạn nên tìm phần mềm cho phép bạn tùy chỉnh các ô CRM một cách linh hoạt. Bạn sẽ có thể đăng nhập và phân loại thông tin không thể phù hợp với các tùy chọn được xác định trước. Các thành viên trong nhóm của bạn sẽ đánh giá cao cơ hội sắp xếp quy trình làm việc của họ theo cách thuận tiện nhất.

Chọn CRM nào

Có hàng tá CRM xứng đáng trên thị trường - nhưng chúng tôi khuyên bạn nên dùng thử Bitrix24. Chức năng cơ bản của nó có sẵn miễn phí và các gói trả phí của nó có giá cả phải chăng. Bạn có thể sử dụng phần mềm này như một giải pháp Tại chỗ hoặc Đám mây cũng như một ứng dụng di động cho iOS và Android. CRM của nó có thể lưu trữ lượng dữ liệu không giới hạn và bạn sẽ có thể tùy chỉnh các ô của nó một cách linh hoạt.

Lời kết

Hy vọng rằng bạn thấy bài viết này có nhiều thông tin và bây giờ bạn đã hiểu rõ hơn về loại dữ liệu nào bạn nên có trong CRM của mình. Bạn nên có danh tính, dữ liệu mô tả, định lượng và định tính. Thông tin được tổ chức càng tốt, nhóm của bạn sẽ càng làm việc hiệu quả hơn. Trong số tất cả các CRM hiện có trên thị trường, bạn có thể muốn chọn Bitrix24 miễn phí với số lượng người dùng không giới hạn và được hơn 10.000.000 doanh nghiệp và tổ chức trên toàn cầu tin dùng.