Các bước để tạo và tối ưu sales pipeline trên CRM từ cơ bản đến nâng cao

Quy trình bán hàng mỗi công ty đều khác nhau.  Ngay cả đối với các sản phẩm khác nhau trong cùng một công ty, chúng đều có một quy trình riêng biệt. 

Lượng khách hàng tiềm năng đi qua từng bước của sales pipeline (đường ống bán hàng) sẽ thể hiện con số tỷ lệ khác nhau dựa trên mức độ quan tâm và hiểu biết của họ về một sản phẩm hoặc dịch vụ. Hãy cùng tìm hiểu sâu hơn về sales pipeline và tất cả các tính năng, lợi ích vượt trội của nó.

Sales pipeline là gì?

Sales pipeline hay còn gọi là quy trình bán hàng, một tính năng cực kỳ quan trọng và phổ biến trong CRM. Sales pipeline thể hiện cách mà khách hàng tiềm năng đi qua mọi giai đoạn trong quy trình bán hàng của bạn. Khách hàng sẽ hoàn thành các hành động cụ thể được mô tả trực quan trong CRM thông qua tính năng sales pipeline.

Nó sẽ giúp đội ngũ sales nhanh chóng nắm bắt được những cơ hội chốt đơn, ra đơn, hiện diện ở mỗi giai đoạn và biết được trọng tâm việc bán hàng nên đặt ở đâu trong ngày, tuần và tháng sắp tới.

Sales pipeline giúp bạn:

• Thu thập thông tin chi tiết về các cơ hội chốt đơn hiện tại

• Đo lường hiệu suất của các thành viên đội sales và theo dõi mục tiêu bán hàng

• Dự đoán doanh thu sắp tới

• Xác định các nút thắt của quy trình và những điều cần cải thiện

Một số khách hàng tiềm năng thậm chí có thể bỏ qua các giai đoạn. Ví dụ như bạn tìm được một lead (đầu mối kinh doanh/khách hàng tiềm năng) và người đó đã biết về sản phẩm công ty bạn trước đây và đồng ý ký hợp đồng luôn. Khi đó quy trình sales pipeline sẽ chuyển lead đó từ trạng thái "kết nối ban đầu" sang "chốt đơn" mà không đi qua các bước ở giữa.

Để dự báo doanh thu, người quản lý sales pipeline có thể xác định các giai đoạn của quy trình bán hàng và dự đoán có bao nhiêu trong số lead ban đầu chuyển hóa đến bước cuối cùng. Sau đó, kết hợp với trị giá đơn hàng trung bình cho mỗi ngành hàng hoặc loại sản phẩm, để ra được doanh thu cuối.

Lợi ích của việc thiết lập sales pipeline

Dưới đây là một vài lợi ích của việc triển khai sales pipeline trong doanh nghiệp:

Tổng quan hóa quy trình bán hàng

Chức năng sales pipeline trong phần mềm CRM thường phản ánh quy trình bán hàng cụ thể cho từng nhóm mặt hàng khác nhau. Vì vậy, khi thiết lập sales pipeline, bạn đang tạo một sơ đồ hướng dẫn tiêu chuẩn để các nhân viên sales đi theo.

Nhân viên sales hoặc trưởng phòng sales có thể dựa vào hệ thống sales pipeline để quản lý, theo dõi và giám sát tiến trình từng giao dịch với khách, đi qua từng giai đoạn, điểm chạm mà không phải lo lắng về việc bỏ lỡ bất kỳ giai đoạn nào.

Chốt đơn nhanh hơn

Phần mềm CRM sales pipeline cho phép các doanh nghiệp lưu trữ thông tin của họ trên hệ thống đám mây. Bằng cách lưu trữ dữ liệu kinh doanh như vậy, một doanh nghiệp có thể cắt giảm quy trình làm việc thủ công của mình và hạn chế sai sót, mất mát dữ liệu. Điều này giúp cải thiện năng suất và hiệu quả cho mỗi nhân viên sales, đồng nghĩa với việc họ có thể chốt đơn nhanh hơn tăng doanh thu bán hàng tổng thể của công ty.

Hiện nay, một trong những CRM được đánh giá có tính năng sales pipeline vượt trội nhất là Bitrix24. Với sales pipeline của Bitrix24, bạn sẽ dễ dàng kiểm soát mọi giai đoạn bán hàng của doanh nghiệp mình nhờ sự trực quan, dễ sử dụng và hệ thống lưu trữ dữ liệu cực lớn.

Theo dõi tiến độ làm việc của phòng sales

Để các giao dịch chuyển sang giai đoạn tiếp theo, tức đưa lead tiến thêm một bước, sẽ có một danh sách các việc bắt buộc nhân viên sales phải thực hiện. Và sau mỗi việc, họ sẽ ghi chú rõ ràng vào sales pipeline của khách hàng đó.

Sales pipeline có sự minh bạch và khả năng hiển thị rất trực quan cho người quản lý và chủ doanh nghiệp. Do đó, họ có thể đặt mục tiêu bán hàng dựa trên thực tế và đảm bảo rằng các nhân viên sales đang làm việc đúng để tiến tới việc chốt đơn nhanh nhất.

Khắc phục hạn chế trong quy trình bán hàng

Một vấn đề nhiều phòng sales phải đối mặt là nhân viên sales luôn đưa ra hàng loạt các lý do chung chung cho việc không chốt được đơn hay từ bỏ một khách.

Trong khi đó, rất có thể họ chưa thực hiện đủ các bước tối thiểu cần thiết để đưa lead đến được giai đoạn tiếp theo. Nếu không có sales pipeline rõ ràng, người quản lý sẽ rất khó để có thể xác định vấn đề trong nhóm và có cách khắc phục, đào tạo về sau.

Sự khác nhau giữa sales pipeline và sales funnel

Sales funnel hay còn gọi là phễu bán hàng, là một khái niệm marketing phổ biến đặc biệt là khi bán các sản phẩm thuộc nhóm ngành cần tư vấn chuyên sâu. 

Đôi khi, trong một số doanh nghiệp, 2 thuật ngữ này được dùng lẫn với nhau. Tuy nhiên chúng có một chút khác biệt. Sự khác biệt này rất nhỏ, nhưng quan trọng.

• Sales funnel - Phễu bán hàng, đề cập đến các giai đoạn của việc mua hàng.

• Sales pipeline - Quy trình bán hàng, đề cập đến các giai đoạn của việc bán hàng

Phễu bán hàng tập trung vào hành trình của khách hàng như mô hình "nhận thức, quan tâm, cân nhắc, quyết định". Trong khi đó, sales pipeline sẽ phản ánh quy trình mà một khách hàng tiềm năng có thể sẽ đi qua và các việc nhân viên sales phải hoàn thành ở mỗi bước.

Phễu bán hàng thường phản ánh một tỷ lệ giảm đồng đều. Ví dụ nếu bạn có 1000 khách ở giai đoạn 1, số lượng này sẽ giảm dần đều khi đi qua các giai đoạn 2, 3, 4 từ 1000 xuống 750, rồi 500, và sau đó là 250.

Tuy nhiên quy trình bán hàng sẽ không giảm đều như vậy. 1000 khách ở đầu quy trình, sau bước đầu tiên có thể giảm còn 300 khách, và tất cả các bước tiếp theo sẽ chỉ để giúp 300 khách này chuyển thành 250 người chốt đơn cuối cùng. 

Tuy cả 2 đều hướng đến con số 250 khách mới, nhưng sales funnel và sales pipeline thể hiện 2 khía cạnh khác nhau.

Các bước để tạo nên sales pipeline

Mỗi doanh nghiệp sẽ xây dựng cấu trúc kịch bản sales crm khác nhau, tùy thuộc vào ngành, quy mô kinh doanh và quy trình bán phù hợp.

Thông thường doanh nghiệp sẽ tạo sales pipeline theo các bước cơ bản như sau:

Tìm kiếm leads

Sales pipeline bắt đầu bằng việc tìm kiếm leads, được thực hiện bởi đội ngũ marketing hoặc chính các hoạt động marketing của phòng sales. Bước này cũng có thể được gọi là tìm kiếm khách hàng tiềm năng hoặc tìm kiếm người mua tiềm năng cho mặt hàng bạn đang bán.

Khách hàng tiềm năng có thể được tạo thông qua quảng cáo trên MXH, landing page. bài đăng trên blog, email marketing, quảng cáo trả phí hoặc bất kỳ chiến lược marketing nào khác. Khách hàng cũng có thể đến dưới dạng giới thiệu từ các khách hàng cũ hoặc từ việc xem lại khả năng mua hàng mà họ từng từ chối trước đó. 

Dù trường hợp nào, công việc của một nhân viên sales là nắm bắt những khách hàng tiềm năng này và phân loại họ theo từng nhóm tùy vào điểm mà họ biết đến sản phẩm của bạn.  

Liên hệ

Khi bạn nhận được dữ liệu leads, bước tiếp theo là thực hiện bước liên lạc với khách đầu tiên. Mục tiêu của cuộc tiếp xúc này là chốt được một cuộc họp với người ra quyết định trong tương lai gần.

Bạn có thể được thực hiện thông qua nhiều kênh khác nhau: email, điện thoại, tin nhắn. Tất cả phụ thuộc vào vị trí của lead đó trong sales pipeline.

Nếu khách hàng tiềm năng yêu cầu bản demo, gửi thông tin, câu hỏi hoặc đăng ký dùng thử miễn phí, có thể bạn nên gọi điện cho họ.. Nhưng nếu khách hàng tiềm năng vẫn chỉ dừng ở bước truy cập website và xem xét sản phẩm, giá cả, thì hình thức gửi email sẽ phù hợp hơn. 

Kiểm tra mức độ phù hợp

Sau khi bạn đã thực hiện bước liên hệ ban đầu và có thêm một số thông tin về khách hàng tiềm năng, đã đến lúc thực hiện bước tiếp theo, đó là xác định xem người khách đó và sản phẩm họ quan tâm có phù hợp với nhau hay không.

Bạn sẽ cần kiểm tra xem các sản phẩm và dịch vụ bạn cung cấp có phù hợp với nhu cầu của khách hàng hay không, nếu họ có thẩm quyền mua, liệu ngân sách của họ có đủ với mức giá công ty đưa ra hay không, và cuối cùng là đánh giá mức độ mong muốn mua của sản phẩm của khách.

Liên hệ trực tiếp

Bước tiếp theo trong sales pipeline là hẹn gặp khách hàng. Trong cuộc gặp này, bạn phải trình bày cho khách thấy càng nhiều thông tin có giá trị càng tốt về sản phẩm và thuyết phục họ mua hàng.

Ở bước này, có thể bạn sẽ gặp một số băn khoăn, phản đối. Ví dụ, họ có thể không thích mức giá mà bạn đưa ra, họ có thể chỉ ra một số khiếm khuyết trong sản phẩm, hoặc tỏ ý lo ngại về hiệu quả của hàng hóa hoặc chất lượng dịch vụ.

Trong trường hợp này, hãy luôn giữ cho cuộc trò chuyện trong trạng thái vui vẻ, thân thiện, lắng nghe khách trong suốt quá trình và chuẩn bị trước những câu trả lời cho mọi câu hỏi từ khách, kể cả lời chê bai hay có ý định từ chối.

Chốt đơn

Nếu mọi thứ được thực hiện đúng cách, việc chốt đơn sẽ đến một cách tự nhiên. Khách hàng sẽ gửi tín hiệu mua, chẳng hạn như đặt câu hỏi về các điều khoản thanh toán, yêu cầu mẫu đơn đặt hàng hoặc nói thẳng rằng họ muốn mua.

Nếu điều đó không xảy ra, bạn sẽ cần phải có một số kỹ năng trả lời và phản ứng, tùy thuộc vào tình huống. Cần tìm hiểu xem vì sao khách đến bước này nhưng vẫn không chốt đơn thành công.

Lưu trữ thông tin và chăm sóc hậu bán hàng

Sales pipeline không kết thúc bằng việc chốt đơn. Bạn vẫn cần theo dõi khách hàng của mình và đảm bảo rằng họ hài lòng với sản phẩm và tiếp tục mua hàng. Một số cách bạn có thể giữ khách hàng là cung cấp dịch vụ chăm sóc tốt, lắng nghe khiếu nại của họ, đưa ra điểm thưởng, quà tặng, chương trình khách hàng thân thiết và nhiều ưu đãi khác.

Trên đây chỉ là một quy trình cơ bản nhất. Mỗi doanh nghiệp sẽ phải tùy chỉnh các bước sao cho phù hợp với sản phẩm và nguồn nhân lực của mình.

Những câu hỏi thường gặp

Sales pipeline có lợi ích gì?

Sales pipeline giúp phòng sales có được bức tranh cụ thể về từng bước bán hàng và những việc phải thực hiên.

Sales pipeline gồm các bước nào?

Tùy từng doanh nghiệp mà sales pipeline sẽ khác nhau, nhưng cơ bản nó sẽ gồm: tìm kiếm leads, liên hệ, gặp gỡ, chốt đơn và chăm sóc sau bán.

Làm sao để tối ưu sales pipeline cho tỷ lệ chốt đơn cao nhất?

Để tăng tỷ lệ chốt đơn bạn cần xem lại một lượt sau mỗi đợt bán toàn bộ quy trình sales pipeline để tìm ra điểm mạnh, điểm yếu của từng bước và có kế hoạch điều chỉnh phù hợp. Đồng thời bạn cần phổ biến hướng dẫn sử dụng CRM đến mọi nhân viên sales.

Kết luận

Nếu muốn tạo và tùy chỉnh sales pipeline lý tưởng cho sản phẩm của mình chỉ với một vài cú click chuột, bạn có thể bắt đầu ngay hôm nay với Bitrix24.

Bitrix24 là một phần mềm CRM giúp các doanh nghiệp vừa và nhỏ xây dựng sales pipeline phù hợp với nhu cầu kinh doanh. Ngoài ra, với Bitrix24, bạn cũng có thể tạo nhiều quy trình cho các nhóm sales khác nhau trong cùng công ty.

Với sự tin tưởng từ hàng trăm ngàn khách hàng trên khắp thế giới, CRM Bitrix24 là khởi đầu hoàn hảo để bạn gia tăng tối đa lợi nhuận cho doanh nghiệp mình.

Đăng ký Bitrix24 tại đây.