Người đảm nhận vị trí quản lý dự án - Project Manager sẽ cần phải trải qua các bước như chuẩn bị, lập kế hoạch, thực hiện và kết thúc nghiệm thu dự án. Chu kỳ bắt đầu, xây dựng và kết thúc của một dự án được gọi là vòng đời dự án hoặc vòng đời quản lý dự án.
Trong bài viết này, hãy cùng Bitrix24 khám phá những giai đoạn quan trọng trong vòng đời của một dự án và cách tối ưu từng bước để có kết quả cuối cùng tốt nhất. Đây là những kỹ năng quản lý dự án mà bất kỳ người làm Project Manager nào cũng đều phải nắm rõ.
Quản lý dự án siêu hiệu quả cùng Bitrix24!
Trải nghiệm những công cụ tự động hoá đã được thiết kế để tối ưu hoá việc quản lý tác vụ và dự án kinh doanh và nhanh chóng trở thành Project Manager siêng năng và thành công.
BẮT ĐẦU NGAY!
Các giai đoạn dự án là gì?
Các giai đoạn của dự án đại diện cho các mục tiêu hoặc cột mốc riêng biệt trong một vòng đời dự án lớn. Theo định nghĩa về cách quản lý dự án, sẽ có 5 giai đoạn chính như sau, thường được trình bày theo sơ đồ Gantt:
- Khởi công dự án
- Lập kế hoạch dự án
- Thực hiện dự án
- Giám sát và kiểm soát dự án
- Kết thúc dự án
“Khởi công” là giai đoạn đầu tiên trong vòng đời dự án. Trong giai đoạn này, nhóm thực hiện dự án được thành lập và các mục tiêu được đặt ra. Đây cũng là giai đoạn mà ngân sách dự án được thiết lập giúp người PM có thể biết được số tiền mà dự án sẽ sử dụng là bao nhiêu.
“Giai đoạn lập kế hoạch” là lúc cần phải lập kế hoạch dự án. Kế hoạch này sẽ phác thảo cách mà dự án đó được thực hiện, bao gồm tất cả các nhiệm vụ cần thiết cần phải hoàn thành. Giai đoạn lập kế hoạch bao gồm cả phần đánh giá và quản trị rủi ro.
“Giai đoạn thực hiện” là khi công việc thực tế của dự án được triển khai. Đây là giai đoạn mà tất cả các nhiệm vụ trong kế hoạch dự án được hoàn thành.
“Giám sát và kiểm soát dự án” sẽ bao gồm việc đo lường hiệu suất và theo dõi sự phát triển của dự án. Bước này sẽ được thực hiện khi dự án đang trong quá trình triển khai. Trong giai đoạn này, việc kiểm soát ngân sách sẽ giúp dự án không bị đội vốn hoặc chỉ trong một tỷ lệ chấp nhận được.
“Giai đoạn kết thúc” là khi dự án chính thức hoàn thành và bàn giao cho khách hàng. Đây cũng là lúc chuẩn bị báo cáo cuối cùng về dự án.
Toàn bộ dự án đi kèm với rất nhiều yêu cầu trước khi nó có thể bắt đầu. Việc này sẽ được làm trong giai đoạn tìm hiểu về dự án trước đó. Khi dự án bắt đầu, mỗi giai đoạn thực hiện trên thực tế sẽ có một bộ yêu cầu cụ thể khác. Việc nắm vững các giai đoạn của dự án là điều cần thiết để giữ cho dự án đi đúng hướng, hoàn thành nhiệm vụ đề ra và đặt mọi thứ luôn trong tầm kiểm soát của Project Manager suốt quá trình thực hiện.
Những giai đoạn chính khi quản lý dự án
Các giai đoạn của dự án là điều rất quan trọng trong hoạch định chiến lược kinh doanh.
Giai đoạn 1: Bắt đầu dự án
Đây là lúc những ý tưởng từ trong đầu hoặc trên giấy sẽ được chuyển đổi thành các mục tiêu dự án có ý nghĩa. Trong giai đoạn bắt đầu dự án, bạn cần xác định các yêu cầu của dự án và tạo điều lệ dự án.
Điều lệ dự án là gì? Đó là một văn bản ghi lại các ràng buộc của dự án, mục tiêu, ngân sách, tiến độ dự án. Bạn cần lưu ý rằng điều lệ dự án sẽ không có các thông tin về chi tiết kỹ thuật, cách thực hiện vì những thứ đó sẽ được đề cập trong giai đoạn lập kế hoạch dự án.
Giai đoạn 2: Lập kế hoạch dự án
Giai đoạn lập kế hoạch dự án sẽ đem đến một cái nhìn tổng quan chuyên sâu về các mục tiêu và yêu cầu của dự án. Thông thường, nó chiếm gần một nửa trong toàn bộ khoảng thời gian thực hiện.
Trong giai đoạn lập kế hoạch, các sản phẩm và yêu cầu của dự án được xác định và lịch trình chi tiết cho dự án cũng sẽ được tạo. Đó là một tập hợp các kế hoạch nhằm quản lý thời gian, chi phí, chất lượng, sự thay đổi, tính rủi ro và các vấn đề liên quan khác. Kế hoạch dự án giúp người Project Manager kiểm soát nhân viên và các nhà cung cấp bên ngoài, đảm bảo hoàn thành dự án đúng thời hạn, đủ ngân sách và kịp tiến độ.
Dưới đây là các quy trình cơ bản của việc lập kế hoạch dự án:
Lập kế hoạch phạm vi: Xác định ranh giới của dự án bằng cách chỉ định phạm vi của dự án, điều này rất cần thiết để tạo cấu trúc phân chia công việc.
Cấu trúc chia công việc: Chia nhỏ dự án thành các nhiệm vụ và làm cho nó dễ quản lý hơn.
Lịch trình dự án: Lập lịch trình các hoạt động và những chi tiết đi kèm cũng như các yếu tố phụ thuộc
Lập kế hoạch nguồn lực: Xác định ai sẽ làm công việc gì, vào thời điểm nào và cần kỹ năng đặc biệt nào để hoàn thành các nhiệm vụ của dự án.
Lập kế hoạch ngân sách: Chỉ định chi phí ngân sách cần có và cả những phát sinh dự kiến sau khi hoàn thành dự án
Lập kế hoạch mua sắm: Tập trung vào việc kiểm soát và thương thảo với các nhà cung cấp bên ngoài.
Quản lý rủi ro dự án: Đây là bước bạn cần xác định các rủi ro và xây dựng lên kế hoạch dự phòng.
Lập kế hoạch chất lượng: Đánh giá các tiêu chí chất lượng sẽ được sử dụng cho dự án.
Lập kế hoạch truyền thông: Thiết kế chiến lược truyền thông với tất cả các bên liên quan của dự án.
Giai đoạn 3: Thực hiện dự án
Giai đoạn thực hiện dự án là khi đội ngũ nhân sự thực hiện các công việc thực tế để biến mục tiêu của dự án trên giấy thành sản phẩm thật.
Điều quan trọng đối với dự án là duy trì sự hợp tác hiệu quả giữa các bên liên quan và đảm bảo rằng mọi người luôn có cùng chí hướng làm việc, cùng hiểu rõ vấn đề theo hướng đúng đắn.
Giai đoạn 4: Giám sát và kiểm soát dự án
Việc giám sát và kiểm soát một dự án sẽ không phải là một bước đi sau, mà nó sẽ chạy đồng thời với giai đoạn thực hiện dự án. Điều này giúp đảm bảo các mục tiêu và sản phẩm luôn ăn khớp với nhau.
Trong giai đoạn này, người quản lý dự án phải đảm bảo kế hoạch ban đầu được thực hiện đúng bằng cách thiết lập các yếu tố thành công quan trọng (CSF) và chỉ số hiệu suất chính (KPI).
Vậy các yếu tố thành công quan trọng là gì? Các chỉ số hiệu suất chính là gì?
Các yếu tố thành công quan trọng là các điều kiện, khả năng, sự kiện và hoàn cảnh góp phần vào thành công của dự án. Mục đích của việc xác định các yếu tố thành công quan trọng là để đảm bảo rằng các tiêu chí thành công của dự án có thể thực hiện được.
Chỉ số hiệu suất KPI là một giá trị có thể đo lường, thể hiện mức độ hiệu quả của đội ngũ nhân sự trong việc đạt được các mục tiêu xác định.
Giai đoạn 5: Kết thúc dự án
Là giai đoạn cuối cùng của quy trình quản trị dự án, đây là giai đoạn của các hoạt động cần thực hiện sau khi bàn giao dự án cuối cùng. Nó thường bao gồm những cuộc họp nghiệm thu, thảo luận về bài học kinh nghiệm trong suốt dự án, làm giấy tờ chấm dứt hợp đồng và nhiều tác vụ khác.
Bài học kinh nghiệm sẽ bao gồm cả những mặt tích cực, thành tựu mà đội ngũ đã đạt được trong dự án, lẫn những vấn đề, thiếu sót còn tồn tại dẫn đến kết quả không mong muốn. Bài học là một quá trình chuyển đổi kinh nghiệm thành kiến thức để hỗ trợ việc ra quyết định và giải quyết vấn đề trong các dự án khác của tương lai. Nó giúp cải thiện hiệu suất dự án, tránh những sai lầm xảy ra lần nữa và duy trì các thành tựu đạt được.
Cuối cùng, một báo cáo chi tiết được viết bao gồm các khía cạnh khác nhau của dự án, nó sẽ được lưu trữ cẩn thận để truy cập trong tương lai khi cần xem lại.
Những câu hỏi thường gặp
Giai đoạn nào là quan trọng nhất trong vòng đời của một dự án?
Trong các giai đoạn của quản trị vận hành dự án, giai đoạn lập kế hoạch là quan trọng nhất vì đó là lúc người PM sẽ xây dựng nên các bước để vận hành dự án suôn sẻ, từ nhân sự, nguồn lực tài chính đến các cơ chế giám sát, kiểm tra. Nếu giai đoạn này được chuẩn bị kỹ lưỡng, dự án sẽ hiếm khi thất bại hoặc gặp các trục trặc không đáng có.
Công cụ nào là tốt nhất trong việc hỗ trợ quản lý dự án?
Hiện nay, có rất nhiều công cụ giúp bạn quản lý dự án chi tiết và mất ít thời gian, công sức nhất. Một trong những phần mềm quản lý dự án được đánh giá cao bởi rất nhiều PM có kinh nghiệm trên thế giới hiện nay là CRM Bitrix24.
Bitrix24 có sẵn các gói đầy đủ công cụ quản lý dự án với các chức năng như: tạo số lượng nhiệm vụ và dự án không giới hạn, quản lý việc cộng tác online của các đối tác, phân bổ số giờ nhất định cho mỗi nhiệm vụ, phân quyền truy cập vào các tính năng nâng cao cho nhân sự và nhiều công dụng khác.
Làm thế nào để kiểm soát dự án không vượt quá xa ngân sách ban đầu?
Để kiểm soát ngân sách của dự án, trong quá trình xây dựng kế hoạch, bạn cần phải có những dự trù sát với thực tế thị trường. Đó có thể là từ những kinh nghiệm từ dự án cũ, hoặc sử dụng các bên khảo sát thị trường chuyên nghiệp. Sau đó, trong quá trình vận hành, bạn cần phải theo sát những hạng mục chi tiêu, đặc biệt là chi phí được quyết định bởi các đối tác bên ngoài.
Kết luận
Quản lý dự án là gì? Nó là một công việc đòi hỏi người đảm nhận cần có rất nhiều kiến thức, chuyên môn lẫn kinh nghiệm thực tiễn trong nhiều năm. Ngoài việc hiểu đúng các giai đoạn trong vòng đời của một dự án và xác định mức độ ưu tiên, bạn còn cần phải vận dụng công cụ quản lý dự án hiệu quả.
Với sự tin tưởng của hàng triệu doanh nghiệp trên thế giới, công cụ quản lý dự án của CRM Bitrix24 sẽ luôn là sự lựa chọn tốt nhất cho tất cả Project Manager trên hành trình sự nghiệp của mình.
Quản lý dự án siêu hiệu quả cùng Bitrix24!
Trải nghiệm những công cụ tự động hoá đã được thiết kế để tối ưu hoá việc quản lý tác vụ và dự án kinh doanh và nhanh chóng trở thành Project Manager siêng năng và thành công.
BẮT ĐẦU NGAY!
