8 Mẹo Để Tăng Động Lực Cho Dự Án Trong Các Nhóm Làm Việc Từ Xa

Mục lục

1. Xác định kỳ vọng rõ ràng
2. Duy trì liên lạc và các cuộc trò chuyện
3. Khuyến khích tư duy phát triển
4. Thể hiện tính linh hoạt và sự đồng cảm
5. Thúc đẩy việc áp dụng ngày sức khỏe tâm thần
6. Tích hợp công nghệ
7. Thiết lập chương trình thưởng
8. Xây dựng lòng tin và hạn chế quản lý vi mô

Quản lý một nhóm sẽ không bao giờ đơn giản, cho dù có năm hay hàng trăm người trong đó. Việc tập hợp các cá nhân với nhiều thứ hạng khác nhau thường có thể dẫn đến xung đột, hiểu lầm và giảm hiệu quả công việc. Nó tệ đến mức nó có thể khiến bạn phát điên. Nhưng nếu bạn giải quyết vấn đề một cách tế nhị, bạn có thể truyền cảm hứng cho nhóm của mình để đạt được các mục tiêu của công ty một cách xuất sắc. Đó là một điều để khiến mọi người chung sức, đồng lòng hợp tác để hoàn thành một mục tiêu chung.

Các công ty luôn có cơ hội tạo ra một nền văn hóa chung riêng biệt về tính nhất quán, tính gắn kết xã hội, tính chính trực và hòa nhập bằng cách tìm kiếm những cách mới lạ để truyền cảm hứng cho những người làm việc từ xa. Đặc biệt khi một doanh nghiệp đang chuyển đổi sang cấu trúc từ xa, động lực của dự án và sự tham gia của nhân viên là rất quan trọng đối với sự phát triển của bất kỳ công ty nào. Suy nghĩ này càng làm rõ thêm tầm quan trọng của động lực trong quản lý dự án. 

Các chiến lược để cải thiện động lực của nhóm từ xa trong các dự án

1. Xác định kỳ vọng rõ ràng

Đặt ra các giới hạn và quy tắc cơ bản về cách nhân viên của bạn phải tự ứng xử khi làm việc tại nhà là bước đầu tiên để xác định cách xử lý lực lượng lao động từ xa. Đảm bảo nhóm của bạn nhận thức được kỳ vọng của bạn để động lực dự án không bị trì hoãn. Những kỳ vọng này có thể ở các dạng sau:

• Văn hóa công ty

• Phương pháp làm việc

• Thông số kỹ thuật dự án

• Hướng dẫn giao tiếp

• Phát triển mối quan hệ

Các nhà quản lý có nghĩa vụ duy trì thông báo cho nhân viên về các ca làm việc và thủ tục của nhân viên, giống như trong môi trường văn phòng thông thường. Mặc dù điều quan trọng là phải theo dõi hiệu suất của các thành viên trong nhóm để đảm bảo rằng họ đang đáp ứng được kỳ vọng, nhưng hãy tránh theo dõi họ quá cẩn thận vì điều này có thể dẫn đến sự hiểu nhầm. 

Điều này thúc đẩy mọi người hợp tác để đạt được kết quả tốt hơn. Ngoài ra, thường xuyên thiết lập các mục tiêu được xác định bởi một tầm nhìn và cả hai đều rõ ràng và có thể đạt được để mọi người có thể theo dõi sự phát triển và có thể quan sát kỹ thành công của nó. Tăng cường liên kết nhóm sẽ thúc đẩy năng suất, khả năng lãnh đạo và động lực cao hơn trong quản lý dự án, đồng thời có thể khuyến khích nhân viên cảm thấy họ được đánh giá cao và ngày càng gắn bó với công ty. 

2. Duy trì liên lạc và các cuộc trò chuyện

Khả năng cộng tác là một thành phần quan trọng của một nhóm hiệu quả và động lực cho dự án, tuy nhiên những người bị ngắt kết nối sẽ khó tương tác hiệu quả. Đảm bảo rằng nhóm được trang bị các nguồn lực cần thiết, chẳng hạn như truy cập internet và, có thể, điện thoại di động của công ty cho các nhân viên có khả năng sẵn sàng rất quan trọng đối với công ty. Ví dụ: để quản lý dự án và giao tiếp thành viên trong nhóm hiệu quả hơn và đảm bảo rằng mọi người đều đi đúng hướng, hãy sử dụng nền tảng công cụ quản lý như Bitrix24. Thúc đẩy việc sử dụng đám mây của nhóm của bạn để chia sẻ tệp và cải thiện giao tiếp giữa các nhân viên.

Thiết lập các cuộc gọi đăng ký theo lịch để làm cho nhân viên bên ngoài của bạn cảm thấy được tham gia, hơn nữa, quảng bá việc sử dụng các dịch vụ nhắn tin và trò chuyện trực tuyến nhằm thúc đẩy các tương tác bình thường giữa các đồng nghiệp.

Bất cứ khi nào bạn có thể, hãy nhận cuộc gọi, hơn thế nữa trong những tình huống có thể xảy ra căng thẳng hoặc xúc động. Email là một phương tiện truyền tải cảm xúc kém hơn đáng kể so với giọng nói của bạn. Ngoài ra, vì các cuộc trò chuyện video và hội thảo trên web là những thứ bắt buộc trong quá trình làm việc từ xa, nên đây là thời điểm thích hợp để bắt đầu luyện tập và làm quen với sự xuất hiện trên màn hình của bạn.

3. Khuyến khích tư duy phát triển

Một cá nhân áp dụng tư duy phát triển cảm thấy rằng các kỹ năng, kiến ​​thức và khả năng của họ có thể được nâng cao hơn nữa. Những người có tâm lý trưởng thành tìm kiếm cơ hội học hỏi những điều mới, có được kỹ năng mới và cải thiện khả năng hiện tại của họ. Khi đối mặt với một khó khăn, một người có tư duy phát triển sẽ coi đó là cơ hội để thăng tiến hơn là tiềm năng thất bại. Họ cho rằng thành công trong cuộc sống đến từ sự chăm chỉ chứ không phải do may mắn hay tình cờ.

Một nhóm cần liên tục được khuyến khích nâng cao động lực cho dự án ngay cả khi họ có kỹ năng cao và có một bộ kỹ năng xuất sắc. Các nhà quản lý có thể truyền cảm hứng cho những người làm việc từ xa bằng cách nhấn mạnh vào cả mục tiêu phát triển cá nhân và hiệu suất.

Phương pháp này, dựa trên tâm lý phát triển, bao hàm quan điểm rằng luôn có tiềm năng cải tiến bất kể bạn đang ở giai đoạn nào trong cuộc đời nghề nghiệp của mình, có thể là tiền đề của dịch vụ hay cấp quản lý cao nhất. Là một người quản lý, bạn có thể tạo ra những cơ hội mới cho bản thân và lực lượng lao động ở xa của mình khi bạn tập trung vào năng lực của nhóm thay vì chỉ tập trung vào hiệu suất của họ.

Tuy nhiên, có một tâm lý trưởng thành cũng có nghĩa là chấp nhận thất bại như một cơ hội học hỏi. Các thành viên trong nhóm có cơ hội mở rộng lòng tin và thăng tiến sự nghiệp nên được người quản lý của họ khuyến khích.

Phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ cho nhóm từ xa

Nhận hơn 35 tính năng trên một nền tảng quản lý dự án và cộng tác nhóm miễn phí

THỬ NGAY BÂY GIỜ 

4. Thể hiện tính linh hoạt và sự đồng cảm

Bạn thực sự nên biết rằng không phải mọi nhân viên đều làm việc theo cách sắp xếp nơi làm việc tương đối giống nhau. Một số người có thể đã kết hôn và có con, trong khi những người khác thì không. Một số người hoạt động từ các văn phòng thông thường tại nhà, trong khi những người khác có thể làm việc đó tại quán cà phê, sân sau hoặc phòng ngủ yêu thích của họ. Điều này sẽ cho phép bạn lãnh đạo các nhóm từ xa với khả năng thích ứng và sự đồng cảm cao hơn.

Bạn phải hiểu hoàn cảnh của bất kỳ thành viên nào trong nhóm bị ốm hoặc trải qua một cuộc khủng hoảng cá nhân. Nó thể hiện tình người và sự quan tâm của bạn dành cho họ. Các nhà quản lý cần nhận thức được căng thẳng, sự chuyển hướng và mức độ điều chỉnh khi công ty chuyển từ không gian làm việc văn phòng truyền thống sang làm việc từ xa. Theo đó, hãy linh hoạt trong việc giám sát trực ban khi dẫn dắt nhân viên từ xa.

Sự đồng cảm có thể bị bỏ qua đằng sau một chiếc máy tính để bàn, nhưng nó là một thành phần quan trọng để tạo ra các kết nối lâu dài. cảm giác đồng cảm với những người trong nhóm của bạn có thể củng cố năng suất và tinh thần. Ngoài ra, bằng cách chú ý lắng nghe những lo lắng của các thành viên trong nhóm và đưa ra những lời khuyên hữu ích khi có thể, bạn đang thể hiện sự đồng cảm.

5. Thúc đẩy việc áp dụng ngày sức khỏe tâm thần

Bởi vì người lao động sẽ tạo ra công việc tốt hơn trong khi họ có sức khỏe tốt và cảm thấy được đánh giá cao, nên sức khỏe tinh thần của các thành viên trong nhóm của bạn phải là ưu tiên hàng đầu của bạn với tư cách là người quản lý. Do đó, thúc đẩy việc áp dụng các ngày sức khỏe tâm thần là một cách tuyệt vời để tăng động lực cho dự án trong nhóm của bạn.

Khi dẫn dắt các đội từ xa, hãy nhớ rằng mức độ khoan dung và thích nghi của mọi người là khác nhau. Mặc dù một số nhân viên có thể cảm thấy dễ dàng điều chỉnh để làm việc từ xa, các quy tắc dự án và chính sách của công ty, nhưng một số nhân viên có thể mất nhiều thời gian hơn để làm quen với các cách tiếp cận làm việc tại nhà.

Khi buộc phải làm việc dưới áp lực cao, những nhân viên cần nhiều thời gian hơn để làm quen với môi trường từ xa có thể gặp các vấn đề về sức khỏe tâm thần. Một số nhân viên có thể đang phải vật lộn với một cuộc sống khó khăn, sự xung đột và đấu tranh giữa việc xử lý các vấn đề trong khi vẫn duy trì công việc của mình. Nếu không được xử lý kịp thời và hiệu quả, điều này có thể tác động xấu đến tâm lý của họ.

6. Tích hợp công nghệ

Khả năng tạo và duy trì một cộng đồng ảo hiện dễ tiếp cận hơn bao giờ hết. Có một số lựa chọn chất lượng cao, hiệu quả về chi phí cho công việc cộng tác và làm việc theo nhóm kỹ thuật số. Chọn các công cụ dễ sử dụng, đặc biệt chú ý đến các nguyên tắc cơ bản.

Email, các công cụ hội nghị từ xa, địa điểm trò chuyện trực tiếp và phương pháp chia sẻ và tải xuống dữ liệu là những nhu cầu cần thiết cho những người làm việc từ xa. Hãy chắc chắn rằng các chuyên gia trong các công việc chuyên biệt, chẳng hạn như trưởng dự án, nhà phát triển và nhiều người khác, phải sử dụng phần mềm quy trình công việc phù hợp mà họ cần để thành công.

Hầu hết mọi nhiệm vụ chủ yếu phụ thuộc vào công nghệ, do đó bất cứ điều gì cản trở nó chắc chắn sẽ làm giảm năng lực sản xuất, khả năng lãnh đạo và động lực trong quản lý dự án. Hãy tiêu tiền vào công nghệ hiện đại, đáng tin cậy vì các chương trình chậm kéo theo công việc hàng ngày và máy tính xách tay bị hỏng là hai thứ sẽ khiến nhân viên của bạn sa sút nhanh nhất.

Một hội nghị trực tuyến trong đó một hoặc hai thiết bị của nhân viên bị trục trặc hoặc bị trễ trong khi cố gắng giải thích các dự án và mục tiêu là một trong những điều khó chịu nhất mà bạn có thể gặp phải. Do đó, hãy thúc đẩy nhân viên của bạn tham gia vào tốc độ internet cao cho công việc của họ hoặc đề nghị công ty tài trợ cho ý tưởng này khi bạn chắc chắn rằng công ty có đủ khả năng tài chính để cung cấp.

7. Thiết lập chương trình thưởng

Ghi nhận nỗ lực của các thành viên trong nhóm và khen ngợi họ bất cứ khi nào bạn có thể là điều quan trọng khi lãnh đạo một nhóm từ xa. Sự công nhận có ý nghĩa truyền cảm hứng cho người nhận và gửi một thông điệp rõ ràng đến các nhân viên khác về những hành động mà họ nên bắt chước. Hãy tính đến sự công nhận của xã hội, sự đánh giá cao, triển vọng nghề nghiệp và phần thưởng thay vì tiền. Sử dụng cơ hội này để trao cho những nhân viên thường không có cơ hội phát triển để nâng cao động lực dự án trong công ty.

Tăng cường các thủ tục giám sát của bạn và tương tác với các báo cáo ngay lập tức do không có tầm nhìn ở một vị trí xa. Sử dụng các cuộc khảo sát xung nhanh để theo dõi sản xuất, đặt các câu hỏi được nhắm mục tiêu và thu thập dữ liệu để xác định xu hướng. Bạn có thể tìm thấy các thành phần để ghi nhận, khen ngợi và tán dương thành tích của cả nhóm và người lao động bằng cách tổ chức các cuộc họp ảo với nhân viên và khám phá những trở ngại mà họ đã chinh phục hoặc cách đồng nghiệp của họ đã hỗ trợ họ. Bằng cách này, người quản lý có thể xác định phần thưởng nào và cách thiết lập hệ thống phần thưởng phù hợp để sử dụng.

8. Xây dựng lòng tin và hạn chế quản lý vi mô

Bất kỳ kết nối hiệu quả nào cũng phải được xây dựng dựa trên sự tin tưởng, nhưng hoạt động với một nhóm bên ngoài càng khiến điều này trở nên quan trọng hơn. Xây dựng niềm tin giữa các thành viên trong nhóm là điều cần thiết nếu bạn mong muốn thành công. Thật đơn giản khi một người quản lý quá mải mê với mọi khía cạnh của nhiệm vụ và quy trình của nhóm họ. Thật không may, làm như vậy có thể khiến bạn khó quản lý hiệu quả nhất có thể. Ngoài ra, hãy tập trung giao nhiệm vụ cho các thành viên trong nhóm của bạn để họ có thể quản lý khối lượng công việc của mình.

Cho phép các thành viên trong nhóm của bạn hoàn thành nhiệm vụ của họ mà không cần liên tục quản lý vi mô là điều cần thiết để tạo động lực cho dự án. Hãy nhớ để đồng đội của bạn tự phân loại các yếu tố quan trọng ngay cả khi đưa ra lời khuyên về cách hoàn thành công việc sẽ hữu ích. Do đó, nhân viên sẽ thực hiện hết khả năng của mình vì họ sẽ cảm thấy rằng họ có quyền kiểm soát công việc của mình.

Người sử dụng lao động thuê nhân viên làm việc từ xa phải thể hiện sự tin tưởng đối với họ bằng cách cho họ quyền tự do kiểm soát các nhiệm vụ được giao và trau dồi khả năng quản lý thời gian của họ. Sự tin tưởng khuyến khích sự nhiệt tình và tình bạn thân thiết giúp những người làm việc từ xa dễ dàng nói chuyện với bạn về bất kỳ vấn đề nào liên quan đến công việc của họ mà không phải do dự.

Lời kết về các cách khác nhau để thúc đẩy động lực dự án trong các nhóm từ xa

Để có được kết quả tốt nhất, điều quan trọng là phải khuyến khích nhóm từ xa của bạn và hiểu tầm quan trọng của động lực trong quản lý dự án. Xem xét đặc điểm của các thành viên trong nhóm, mức độ vai trò của họ và nghĩa vụ bên ngoài công việc của họ khi lập một kế hoạch chiến lược để họ tham gia vào cả cá nhân và tập thể.

Bí quyết là thử các cách tiếp cận khác nhau và sau đó sửa đổi chúng khi cần thiết. Các sáng kiến ​​của nhóm bạn sẽ hoạt động trơn tru hơn bao giờ hết nếu bạn tìm ra điều gì phù hợp với chúng.

Câu hỏi thường gặp

Tại sao việc thúc đẩy nhân viên làm việc từ xa lại quan trọng đối với các nhà quản lý?

Động lực của nhân viên là điều cần thiết vì làm việc tại nhà có thể khiến họ cảm thấy cô đơn và mất kết nối. Do đó, điều quan trọng là bạn phải cố gắng hết sức để duy trì sự quan tâm của họ để đảm bảo năng suất làm việc. Niềm tin và động lực làm việc của họ có thể được tăng lên bằng cách ghi nhận những nỗ lực và thành tích của họ.

Một số cách độc đáo để thúc đẩy nhân viên trong các nhóm làm việc từ xa là gì?

Một số cách độc đáo để cải thiện động lực dự án bao gồm:

• Thiết lập các sự kiện xây dựng nhóm trực tuyến
• Tổ chức các bữa tiệc trực tuyến
• Sử dụng các công cụ khảo sát để đánh giá động lực
• Thực hiện đăng ký thường xuyên
• Sử dụng phần mềm gắn kết nhân viên
• Thúc đẩy các cuộc thi làm việc lành mạnh
• Cung cấp các ưu đãi du lịch và các lợi ích liên quan đến sức khỏe

Làm thế nào để bạn thúc đẩy một nhóm dự án?

Để thúc đẩy một nhóm dự án, hãy thử làm theo các mẹo dưới đây:

• Xác định kỳ vọng rõ ràng
• Duy trì liên lạc và các cuộc trò chuyện
• Khuyến khích tư duy phát triển
• Thể hiện tính linh hoạt và sự đồng cảm
• Thúc đẩy việc áp dụng ngày sức khỏe tâm thần
• Tích hợp công nghệ
• Thiết lập một chương trình thưởng
• Xây dựng lòng tin và hạn chế quản lý vi mô

Hai loại động lực chính là gì?

Hai loại động lực chính là bên ngoài và bên trong. Động cơ bên ngoài là hành vi hành động nhằm mục đích nhận được phần thưởng từ các nguồn bên ngoài. Trong khi đó, động lực nội tại đề cập đến xu hướng bẩm sinh của chúng ta để tìm kiếm và vượt qua những trở ngại khi chúng ta theo đuổi đam mê và phát triển kỹ năng của mình.

Những thách thức khi lãnh đạo một đội từ xa là gì?

Dưới đây là một số khó khăn trong việc dẫn dắt các đội ở xa cần được giải quyết ngay lập tức để tăng cường động lực cho đội từ xa:

• Vấn đề giao tiếp
• Coi thường văn hóa doanh nghiệp
• Không có giám sát tiến độ
• Không có niềm tin
• Các vấn đề về lập lịch trình
• Hiệu quả công việc kém
• Giảm giờ làm việc
• Không có cuộc họp trực tiếp