7 Ưu Điểm Của Phần Mềm Quản Lý Tác Vụ Di Động
Mục lục
7 ưu điểm của phần mềm quản lý tác vụ di động
-
Hãy linh hoạt trong công việc của bạn (trong giới hạn hợp lý)
-
Giảm quản trị, tăng tốc kết quả
- Làm việc hiệu quả hơn trên thiết bị mà bạn cảm thấy thoải mái
-
Đưa nhóm của bạn và tất cả những người đóng góp vào cùng một nền tảng
Hãy chuyển sang quản lý tác vụ di động ngay hôm nay!
Bất kỳ ai tham gia quản lý dự án đều biết giá trị của việc có ứng dụng phù hợp cho công việc. Nhưng bạn có biết rằng bạn có thể tiến xa hơn một bước bằng cách giải phóng bản thân khỏi bàn làm việc với phần mềm quản lý tác vụ di động không?
Chính xác, chỉ một ứng dụng trên điện thoại thông minh cho phép bạn luôn cập nhật các nhiệm vụ của mình từ đầu đến cuối - tất cả đều nằm trong lòng bàn tay của bạn. Không còn ngồi ở cùng một chỗ cả ngày. Bạn có thể làm việc khi đang đi du lịch, trên đường đi gặp khách hàng hoặc với một ly cà phê giữa buổi sáng trên tay.
Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi vào chi tiết về các tính năng mới nhất mà trình quản lý tác vụ di động tốt nhất cung cấp và bối cảnh hóa cách chúng có thể cải thiện doanh nghiệp của bạn. Nhưng nó không chỉ là về lợi nhuận của bạn. Như chúng ta sẽ thấy, bạn có thể tận dụng tính năng quản lý tác vụ trên thiết bị di động để giảm bớt căng thẳng trong và ngoài văn phòng. Với một lần nâng cấp công nghệ duy nhất, bạn có thể tạo ra một môi trường làm việc hợp lý mang lại lợi ích cho mọi người.
1. Tạo và quản lý toàn bộ dự án từ lòng bàn tay của bạn
Mục đích chính của phần mềm quản lý tác vụ là tạo các tác vụ, vì vậy đó là nơi chúng tôi sẽ bắt đầu danh sách của mình. Thậm chí vài năm trước, bất kỳ ai cố gắng chạy một dự án từ điện thoại sẽ nói với bạn rằng đừng phung phí thời gian - điều đó chứa nhiều rắc rối hơn là sự tiện lợi.
Nhưng trên các hệ thống quản lý tác vụ di động hiện đại, bạn có thể thiết lập các dự án ở cùng cấp độ như trên phiên bản dành cho máy tính để bàn. Khi ngày càng có nhiều người sử dụng điện thoại thông minh làm thiết bị chính, công nghệ sẽ bắt kịp nhu cầu. Điều này khiến chúng tôi hiểu rằng bạn đơn giản là không cần máy tính của mình để tạo tác vụ, theo dõi tiến trình của chúng cũng như trả lời tin nhắn và thông báo.
Với thực hành tối thiểu, các ứng dụng trực quan này mô phỏng phần mềm quản lý dự án máy tính để bàn của bạn và mở ra một thế giới linh hoạt mới. Các chức năng kéo và thả giúp lập bản đồ dự án dễ dàng như một cái búng ngón tay cái và bạn có thể phóng to chi tiết nhỏ hoặc thu nhỏ để có bức tranh lớn hơn.
Các trình quản lý tác vụ di động tốt nhất hiện nay mạnh mẽ như các đối tác máy tính để bàn của chúng, vì vậy, cho dù pin máy tính xách tay của bạn hết, bạn đang đi làm buổi sáng hay bạn chỉ muốn thay đổi khung cảnh, bạn sẽ không bị giảm năng suất.
2. Giữ công cụ danh sách việc cần làm trong túi của bạn
Khi công nghệ di động được cải thiện, cách chúng ta sử dụng nó cũng thay đổi mạnh mẽ. Nếu bạn còn nhớ, đã có lúc điện thoại di động chỉ dùng để nghe gọi!
Nhưng bây giờ tất cả chỉ là giữ cho mọi thứ thuận tiện. Phần mềm quản lý tác vụ di động là một ví dụ tuyệt vời về cách chúng ta hình thành thói quen tiện lợi khi công nghệ phát triển. Ngay cả những người quản lý vẫn cảm thấy thoải mái hơn khi sử dụng chế độ xem trên máy tính để bàn cho tổng quan dự án của họ cũng sẽ chuyển sang thiết bị di động cho danh sách việc cần làm của họ.
Và tại sao bạn lại không? Nó dễ dàng hơn nhiều so với việc mở máy tính xách tay của bạn, đăng nhập và khởi chạy trình duyệt và khó bị mất hơn nhiều so với một mẩu giấy.
Hệ thống quản lý tác vụ di động tốt nhất sẽ cung cấp cho bạn nhiều tùy chọn cho công cụ danh sách việc cần làm của bạn. Tất nhiên, bạn muốn có nhiều thông tin chi tiết, hướng dẫn và thời hạn trên bảng điều khiển chính của mình, nhưng lời nhắc của bạn phải là một điều gì đó hoàn toàn khác.
Nếu bạn là một trong những người yêu thích cảm giác đánh dấu nhiệm vụ của mình là “đã hoàn thành”, thì danh sách kiểm tra là lựa chọn tối ưu. Đơn giản về thiết kế và khả năng sử dụng, bạn có thể ghi nhớ các ưu tiên của mình trong suốt cả ngày để luôn đi đúng hướng. Sau đó, bạn có thể về nhà với sự hài lòng mà chỉ một ngày làm việc hiệu quả mới có thể mang lại.
3. Giao tiếp một cách thông minh và trong thời gian thực
Cho đến giờ, chúng ta đã xử lý các hành động mà bạn có thể thực hiện để quản lý các tác vụ riêng lẻ. Nhưng làm việc theo nhóm sẽ biến giấc mơ thành hiện thực và giao tiếp nhanh chóng, rõ ràng là một phần thiết yếu của điều đó.
Khi những người quản lý tác vụ di động giỏi nhất đến hiện trường, họ đã giải quyết hai vấn đề riêng biệt nhưng có liên quan chặt chẽ với nhau. Đầu tiên, họ cho phép người quản lý xóa hộp thư đến email của họ bằng cách chuyển tất cả các thông tin liên lạc liên quan đến nhiệm vụ sang thẻ nhiệm vụ có liên quan. Điều này đã giải quyết vấn đề gây căng thẳng là trước tiên phải tìm ra nội dung của email, sau đó giải mã nội dung cập nhật đang cố nói. Khi bạn quản lý các nhiệm vụ trên thiết bị di động, bạn có thể thực hiện các thay đổi nhanh đối với thời hạn mà không cần gửi email dài dòng và hướng dẫn cập nhật trong ngữ cảnh của thẻ nhiệm vụ.
Nhưng nơi quản lý tác vụ di động thực sự phát huy tác dụng của riêng nó là thông báo theo thời gian thực. Mọi cập nhật được thực hiện trên một tác vụ đều được gửi thẳng đến điện thoại của bạn, ngay lập tức hiển thị cho bạn những gì bạn cần hành động.
Nó giống như một trợ lý cá nhân không thể sai lầm và thậm chí bạn có thể chọn loại thông báo mà mình nhận được. Ví dụ: khi bạn đang theo dõi nhiệm vụ, bạn có thể không cần xem mọi tin nhắn giữa nhóm của mình, nhưng chắc chắn bạn muốn biết khi nào bạn nhận được đề cập - đó có thể là tiếng kêu cứu hoặc một nhiệm vụ đã hoàn thành.
4. Hãy linh hoạt trong công việc của bạn (trong giới hạn hợp lý)
Vâng, bạn sẽ nghe thấy nó trước đây. “Điều kiện làm việc linh hoạt” là một yêu thích của các bộ phận tiếp thị trên toàn thế giới, nhưng nó thực sự có nghĩa là gì?
Trong tay kẻ xấu, tính linh hoạt có thể đồng nghĩa với việc quản lý vi mô mọi lúc, khiến các nhóm ngột ngạt và gây ra sự oán giận. Tuy nhiên, với các ranh giới phù hợp được đặt ra, tính năng quản lý tác vụ trên thiết bị di động có thể mang lại sự tự do cho nhóm của bạn mà không bị hống hách.
Đi làm buổi sáng. Cho phép nhân viên của bạn đến muộn 30 phút, miễn là họ đang quản lý các nhiệm vụ trên thiết bị di động khi họ đi làm, là một cách tuyệt vời để bỏ qua giờ cao điểm mà không mất hàng giờ trong ngày. Nó cho nhóm của bạn thời gian để lên kế hoạch cho các nhiệm vụ hàng ngày của họ trong lịch và sẵn sàng đến văn phòng.
Tính linh hoạt này cũng lan sang chính văn phòng. Không ai thực sự có thể ngồi yên trên ghế tới tám tiếng mỗi ngày và cống hiến 100%. Con người đơn giản là không được tạo ra để làm điều đó. Nhưng đi dạo nhanh bên ngoài, hoặc thậm chí chỉ cần đến nhà bếp văn phòng có thể là tất cả những gì bạn cần để truyền một chút cảm hứng cho ngày mới của mình.
Với tư cách là người quản lý, việc theo dõi nhiệm vụ là lý tưởng khi được thực hiện với một chút không khí trong lành xung quanh bạn. Thay vì dán mắt vào màn hình, bạn có thể ra ngoài, rút điện thoại ra và theo dõi tiến độ dự án của mình trong một môi trường yên tĩnh hơn.
Quản lý tác vụ di động mạnh mẽ với Bitrix24
Miễn phí và không giới hạn số lượng người dùng
ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY
5. Giảm quản trị, tăng tốc kết quả
Các nhà quản lý hàng đầu biết rằng lộ trình quản lý di động là một cơ hội tuyệt vời để nâng cao hiệu quả của họ. Theo thuật ngữ của giáo dân, chúng tôi muốn nói đến việc cắt giảm các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian và tập trung nhiều hơn vào việc lập kế hoạch chiến lược và các tương tác tập trung vào khách hàng.
Khi chọn phần mềm quản lý tác vụ phù hợp với bạn, hãy nhớ kiểm tra các tính năng tự động hóa được cung cấp. Bạn có thể tăng tốc đáng kể các nhóm bán hàng bằng cách tự động chỉ định khách hàng tiềm năng mới cho nhóm của mình mà không cần can thiệp thủ công. Hai cách hiệu quả là gửi các loại liên hệ khác nhau cho chuyên gia có liên quan, nhưng bạn cũng có thể chỉ định từng người một để có sự phân bổ đồng đều trong nhóm.
Nhưng những tự động hóa này không chỉ đơn giản là giao nhiệm vụ. Với một chút khôn ngoan và lập kế hoạch trước, bạn có thể tạo toàn bộ quy trình công việc được gắn kết với nhau bằng máy tự động. Đây là nơi phụ thuộc phát huy tác dụng. Liên kết hai nhiệm vụ lại với nhau để khi hoàn thành một nhiệm vụ, nhiệm vụ tiếp theo sẽ được giao ngay lập tức để nhóm của bạn có thể duy trì động lực. Trong khi chờ đợi, bạn với tư cách là người quản lý sẽ nhận được tín hiệu rung quen thuộc trong túi bảo bạn xem lại công việc khi bạn có thời gian.
Với việc sử dụng tự động hóa một cách thông minh, bạn có thể giữ mọi người làm việc và loại bỏ thời gian chờ đợi người khác. Và với tính năng quản lý tác vụ trên thiết bị di động, thay vì buộc mọi người phải vào văn phòng mọi lúc, tất cả các bài tập và bản cập nhật của bạn sẽ chuyển đến nhóm của bạn mà không cần bất kỳ sự can thiệp nào từ phía bạn.
6. Làm việc hiệu quả hơn trên thiết bị mà bạn cảm thấy thoải mái
Khi bạn đang bận rộn với các dự án của mình và cần phải hành động nhanh chóng, bạn cần làm quen với các công cụ bạn sử dụng. Giờ đây, hầu hết mọi người sử dụng điện thoại thông minh của họ như một phần mở rộng của cơ thể, bạn có thể tăng tốc các tác vụ của mình ngoài việc bắn thẳng thông báo vào túi của ai đó.
Mọi người luôn thể hiện tốt nhất trong môi trường mà họ cảm thấy thoải mái và không nơi nào điều đó đúng hơn với điện thoại thông minh. Ngay cả trong các trường học hiện nay, nhiều giáo viên đã ngừng chiến đấu chống lại việc sử dụng điện thoại di động trong lớp và bắt đầu sử dụng chúng như một công cụ học tập.
Logic tương tự có thể dễ dàng được chuyển đổi sang các đội chuyên nghiệp. Khi mọi người sử dụng điện thoại như một phần của cuộc sống hàng ngày, họ biết cách xử lý và có thể phản ứng nhanh chóng khi cần. Hãy chuyển đổi giữa các ứng dụng làm ví dụ. Trên một máy tính không quen thuộc, việc đóng bảng Kanban và mở cuộc gọi điện video có thể là một quá trình tốn nhiều công sức - chưa kể đến việc cài đặt video phù hợp. Nhưng trên điện thoại thông minh cá nhân, nơi mọi người làm việc đó hàng ngày, đó là một nhiệm vụ tức thời.
Trong suốt dự án, việc cho phép nhóm của bạn sử dụng tính năng quản lý tác vụ di động bất cứ khi nào họ cần sẽ tiết kiệm được một lượng thời gian đáng ngạc nhiên.
7. Đưa nhóm của bạn và tất cả những người đóng góp vào cùng một nền tảng
Khi bạn đang chạy các dự án cần nhiều người đóng góp khác nhau, điều cuối cùng bạn muốn là lãng phí thời gian để cố gắng khiến mọi người tải cùng một chương trình xuống máy tính xách tay của họ. Ai đó sẽ không có hệ điều hành cập nhật, người khác sẽ không có quyền cài đặt bất kỳ phần mềm nào và bạn sẽ xem hết thời hạn này đến thời hạn khác trôi qua trong khi bạn sắp xếp những điều cơ bản tuyệt đối.
Nếu bạn đã từng bị cản trở bởi các vấn đề kỹ thuật, bạn sẽ biết nó có thể gây khó chịu như thế nào. Nhưng bằng cách chuyển sang kết nối di động, bạn bỏ qua tất cả những điều đó và nhảy thẳng vào vấn đề quan trọng.
Miễn là các công cụ bạn sử dụng có sẵn cho iOS và Android, bạn có thể bắt đầu làm việc với đồng nghiệp và cộng tác viên ngay lập tức. Chỉ cần yêu cầu nhóm của bạn tải xuống trong cuộc họp đầu tiên của bạn và 30 giây sau, tất cả các bạn sẽ trực tuyến cùng nhau.
Chắc chắn, việc cấp cho khách hàng của bạn toàn quyền thực hiện các chỉnh sửa khi họ muốn là một vấn đề ở đầu kia của quang phổ. Nhưng với quyền truy cập có thể tùy chỉnh cho từng tác vụ, bạn có thể thiết lập các đặc quyền tùy theo nhu cầu. Ví dụ: bạn có thể cấp quyền chỉnh sửa cho nhóm quảng cáo của mình, chế độ đề xuất cho khách hàng và chuyên gia cũng như chế độ xem cho bất kỳ ai cần đưa ra quyết định cuối cùng.
Hãy chuyển sang quản lý tác vụ di động ngay hôm nay!
Giờ đây bạn đã có 7 cách hữu hình mà phần mềm quản lý tác vụ di động có thể cải thiện doanh nghiệp và văn hóa công ty của bạn.
Tất cả chúng ta đều biết thời gian là tiền bạc, và nếu tính toán của chúng ta đúng, điều đó có nghĩa là lãng phí thời gian chính là lãng phí tiền bạc. Vì vậy, nếu bạn đã từng vô thức lướt qua một tạp chí trong văn phòng nha sĩ hoặc ngồi trên tàu với mong muốn có thể tận dụng tối đa thời gian chết của mình, thì bạn có thể quan tâm đến Bitrix24.
Bitrix24 chứa tất cả các tính năng quản lý tác vụ di động mà chúng tôi đã đề cập trong bài viết này và hơn thế nữa. Là một nền tảng kinh doanh tất cả trong một, nó cho phép bạn chạy các dự án, tổ chức các cuộc họp video, làm việc trên tài liệu, phân tích hiệu suất của bạn và hơn thế nữa - tất cả từ một ứng dụng dành cho thiết bị di động và máy tính để bàn.
Hầu hết các công cụ chỉ tập trung vào một dịch vụ và có thể hiểu được nếu điều này nghe có vẻ quá tốt để trở thành sự thật. Vì vậy, chúng tôi mời bạn đăng ký Bitrix24 miễn phí ngay hôm nay và cách mạng hóa doanh nghiệp của bạn với các giải pháp thông minh cho mọi nhu cầu kinh doanh của bạn.
Câu hỏi thường gặp
Quản lý tác vụ di động là gì?
Quản lý tác vụ di động là quá trình bắt đầu, giám sát, điều chỉnh và hoàn thành một tác vụ, nhưng đồng thời kết hợp tính linh hoạt và hiệu quả của công nghệ di động.
Ưu điểm của quản lý tác vụ di động là gì?
Ưu điểm chính của quản lý tác vụ di động là:
- Tính linh hoạt của vị trí.
- Có một công cụ danh sách việc cần làm trong túi của bạn mọi lúc.
- Cho phép những người đóng góp làm việc trên thiết bị mà họ cảm thấy thoải mái.
- Giữ toàn bộ nhóm trên cùng một nền tảng.
- Quy trình làm việc nhóm hiệu quả hơn.
