7 Mẹo Theo Dõi Chi Phí Kinh Doanh Phải Thử (Chuyển Đổi Tài Chính Cho Doanh Nghiệp Nhỏ Của Bạn)
Đã cập nhật: 16/08/2024
Mục lục
7 Mẹo Theo Dõi Chi Phí Kinh Doanh Phải Thử
- Tập trung theo dõi chi phí kinh doanh của bạn trên một hệ thống chuyên dụng
- Chinh phục việc theo dõi chi phí đi lại để có những chuyến công tác liền mạch
- Tăng cấp tài chính của bạn với phần mềm theo dõi chi phí hàng đầu
- Hợp lý hóa quy trình theo dõi chi phí của bạn
- Phân loại và sắp xếp các khoản chi tiêu của bạn như một chuyên gia
- Biến chi phí kinh doanh nhỏ thành khoản đầu tư chiến lược
- Thường xuyên xem xét các phương pháp theo dõi chi phí của bạn để cải thiện liên tục
Quản lý tài chính của bạn là một khía cạnh quan trọng trong việc điều hành một doanh nghiệp nhỏ thành công hoặc hoạt động tự do và việc nắm vững nghệ thuật theo dõi chi phí có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi về mặt đó. Với các chiến lược và công cụ phù hợp sẵn có, bạn có thể chuyển đổi cách quản lý tài chính và thúc đẩy tăng trưởng cho doanh nghiệp của mình.
1. Tập trung theo dõi chi phí kinh doanh của bạn trên một hệ thống chuyên dụng
Là một người làm việc tự do hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, sẽ không có gì ngạc nhiên khi mỗi xu đều có giá trị. Đó là lý do tại sao theo dõi chi phí dễ dàng nhưng hiệu quả là rất cần thiết. Một hệ thống chuyên dụng để theo dõi chi phí kinh doanh không chỉ giúp cuộc sống của bạn dễ dàng hơn mà còn thay đổi tài chính doanh nghiệp nhỏ của bạn.Bắt đầu bằng cách thiết lập một phương pháp nhất quán để ghi lại và sắp xếp các khoản chi tiêu của bạn. Cho dù bạn thích bảng tính hay giải pháp dựa trên đám mây, hãy chọn nền tảng phù hợp nhất với nhu cầu của bạn và gắn bó với nền tảng đó. Hãy nhớ rằng, tính nhất quán là chìa khóa để duy trì tài chính của bạn.
Tiếp theo, tạo một danh sách đầy đủ các danh mục để phân loại chi phí của bạn. Điều này có thể bao gồm vật tư văn phòng, tiện ích, chi phí tiếp thị và chi phí đi lại. Hệ thống phân loại này sẽ giúp bạn xác định các mẫu và đưa ra quyết định sáng suốt về thói quen chi tiêu của mình.
Tạo thói quen ghi lại các khoản chi tiêu của bạn ngay khi chúng xảy ra. Sự trì hoãn có thể dẫn đến các giao dịch bị lãng quên, điều này có thể gây rắc rối cho tài chính của bạn. Bằng cách theo dõi chi phí một cách nhất quán trong thời gian thực, bạn sẽ giảm thiểu rủi ro sai sót và sơ sót.
Đừng quên giữ lại tất cả biên lai và hóa đơn của bạn! Chúng đóng vai trò là bằng chứng quan trọng để theo dõi chi phí của bạn và có thể được yêu cầu cho các mục đích thuế. Cân nhắc sử dụng không cần giấy tờ bằng cách quét và lưu trữ các tài liệu này bằng kỹ thuật số, giúp sắp xếp và truy cập chúng dễ dàng hơn trong ổ đĩa dựa trên đám mây.
Cuối cùng, dành thời gian mỗi tháng để xem lại hệ thống theo dõi chi phí của bạn. Phân tích thói quen chi tiêu của bạn, xác định các lĩnh vực cần cải thiện và thực hiện bất kỳ điều chỉnh cần thiết nào để tối ưu hóa việc quản lý tài chính của bạn.
2. Chinh phục việc theo dõi chi phí đi lại để có những chuyến công tác liền mạch
Đi công tác có thể rất thú vị, nhưng nó cũng có thể khiến việc theo dõi chi phí trở nên khó khăn hơn một chút. Để đảm bảo việc theo dõi chi phí đi lại của bạn được chính xác, hãy làm theo các mẹo đơn giản này sẽ giúp việc quản lý chi phí trở nên dễ dàng khi bạn đang di chuyển.Đầu tiên, hãy phát triển một chính sách chi phí đi lại rõ ràng cho doanh nghiệp của bạn. Chính sách này sẽ phác thảo các loại chi phí có thể hoàn trả, giới hạn chi tiêu hàng ngày và bất kỳ hướng dẫn cụ thể nào để đặt chuyến bay, chỗ ở và các dịch vụ khác. Có một chính sách được xác định rõ ràng sẽ giúp bạn luôn ngăn nắp và đảm bảo rằng chi phí kinh doanh của bạn phù hợp với ngân sách của bạn.
Tiếp theo, hãy xem xét sử dụng thẻ tín dụng chuyên dụng cho tất cả các chi phí đi lại của bạn. Điều này không chỉ đơn giản hóa việc theo dõi chi phí đi lại mà còn cho phép bạn tận dụng các chương trình phần thưởng và ưu đãi hoàn lại tiền. Chỉ cần đảm bảo chọn loại thẻ mang lại lợi ích tốt nhất cho nhu cầu đi lại cụ thể của bạn.
Khi bạn đang đi công tác, hãy sử dụng ứng dụng dành cho thiết bị di động để theo dõi chi phí của bạn theo thời gian thực. Nhiều công cụ theo dõi chi phí cung cấp các ứng dụng dành cho thiết bị di động cho phép bạn chụp ảnh biên lai, ghi lại chi phí và thậm chí theo dõi số dặm bằng GPS. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm nguy cơ mất các tài liệu quan trọng.
Đừng quên tính đến chuyển đổi tiền tệ nếu chuyến đi của bạn đưa bạn đến một quốc gia xa lạ. Nhiều công cụ theo dõi chi phí có thể tự động chuyển đổi chi phí thành đơn vị tiền tệ trong nước của bạn, giúp việc theo dõi và báo cáo chi tiêu của bạn trở nên dễ dàng hơn.
3. Tăng cấp tài chính của bạn với phần mềm theo dõi chi phí hàng đầu
Là người làm việc tự do hoặc chủ doanh nghiệp nhỏ, việc khai thác sức mạnh của phần mềm theo dõi chi phí có thể là yếu tố thay đổi cuộc chơi để quản lý tài chính của bạn. Những công cụ kỹ thuật số này đơn giản hóa việc theo dõi chi phí, giúp bạn tiết kiệm thời gian và đảm bảo độ chính xác đồng thời cung cấp thông tin chi tiết có giá trị về thói quen chi tiêu của bạn.Để bắt đầu, hãy nghiên cứu các tùy chọn phần mềm theo dõi chi phí tốt nhất hiện có trên thị trường. Tìm kiếm một giải pháp đáp ứng nhu cầu cụ thể của bạn, cho dù đó là tích hợp với phần mềm kế toán của bạn, khả năng theo dõi chi phí trên nhiều loại tiền tệ hay khả năng tương thích với thiết bị ưa thích của bạn.
Khi bạn đã chọn đúng phần mềm, hãy dành thời gian để tự làm quen với các tính năng và cài đặt của nó. Nhiều công cụ theo dõi chi phí cung cấp các hướng dẫn và tài nguyên hướng dẫn để giúp bạn tận dụng tối đa khoản đầu tư của mình. Đừng ngần ngại liên hệ với nhóm hỗ trợ của họ nếu bạn cần hướng dẫn thêm.
Tối đa hóa lợi ích của phần mềm theo dõi chi phí của bạn bằng cách tự động hóa càng nhiều quy trình càng tốt. Thiết lập chi phí định kỳ, kết nối tài khoản ngân hàng của bạn để nhập tự động và tận dụng mọi tích hợp với các công cụ kinh doanh khác, chẳng hạn như lập hóa đơn hoặc phần mềm quản lý dự án.
Luôn cảnh giác về việc cập nhật phần mềm của bạn. Các nhà phát triển thường phát hành các bản cập nhật bao gồm các tính năng mới, bản vá bảo mật và bản sửa lỗi có thể cải thiện trải nghiệm theo dõi chi phí của bạn. Ngoài ra, việc sử dụng phiên bản mới nhất đảm bảo bạn luôn được trang bị những công cụ tốt nhất để quản lý chi phí kinh doanh nhỏ của mình.
Cuối cùng, đừng đánh giá thấp sức mạnh của dữ liệu. Hầu hết các phần mềm theo dõi chi phí đều cung cấp báo cáo và phân tích chi tiết có thể giúp bạn xác định xu hướng, phát hiện sự thiếu hiệu quả và đưa ra quyết định dựa trên dữ liệu để tối ưu hóa việc quản lý tài chính của bạn.
4. Hợp lý hóa quy trình theo dõi chi phí của bạn
Các quy trình phức tạp dễ gây ra lỗi hơn, vì vậy danh sách các mẹo theo dõi chi phí của chúng tôi sẽ không đầy đủ nếu không xem xét các quy trình của bạn. Bằng cách hợp lý hóa quy trình làm việc của mình, bạn sẽ tiết kiệm được thời gian và năng lượng để có thể sử dụng tốt hơn cho việc phát triển doanh nghiệp của mình.Bắt đầu bằng cách khám phá các ứng dụng được thiết kế đặc biệt để theo dõi chi phí. Các ứng dụng này cho phép bạn nắm bắt biên lai, ghi lại chi phí và theo dõi chi tiêu của bạn từ lòng bàn tay. Với quyền truy cập thời gian thực vào dữ liệu tài chính của bạn, bạn có thể đưa ra quyết định sáng suốt khi đang di chuyển.
Sau đó, xem xét những bước bạn thực sự cần trong quy trình làm việc của mình. Quản lý tác vụ thông minh có nghĩa là loại bỏ mọi yếu tố không cần thiết giúp đơn giản hóa trải nghiệm người dùng và khiến mọi người có nhiều khả năng sẽ sử dụng quy trình công việc của bạn một cách chính xác.
Đừng quên khám phá các tính năng có thể tùy chỉnh để nâng cao trải nghiệm theo dõi chi phí của bạn. Nếu bạn có thể bao gồm tính năng theo dõi số dặm, chuyển đổi tiền tệ tự động hoặc khả năng đặt giới hạn chi tiêu và cảnh báo, thì bạn có thể kiểm soát được chi phí kinh doanh nhỏ của mình.
Tiếp theo, hãy tìm kiếm các công cụ theo dõi chi phí tích hợp với phần mềm thiết yếu khác, chẳng hạn như nền tảng kế toán hoặc hóa đơn. Tích hợp liền mạch cho phép quy trình làm việc hiệu quả hơn vì dữ liệu được tự động đồng bộ hóa và cập nhật giữa các hệ thống. Điều này không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian mà còn giảm rủi ro do lỗi của con người.
Cuối cùng, ưu tiên bảo mật khi chọn công cụ theo dõi chi phí của bạn. Tìm kiếm các giải pháp cung cấp mã hóa, lưu trữ dữ liệu an toàn và xác thực đa yếu tố để bảo vệ thông tin tài chính nhạy cảm của bạn.
Phần mềm theo dõi chi phí miễn phí tốt nhất
Người dùng không giới hạn miễn phí
5. Phân loại và sắp xếp các khoản chi tiêu của bạn như một chuyên gia
Việc phân loại và sắp xếp hợp lý các khoản chi tiêu của bạn là rất quan trọng để theo dõi chi phí hiệu quả và duy trì một bức tranh rõ ràng về tình hình tài chính doanh nghiệp nhỏ của bạn. Với một hệ thống có cấu trúc tốt, bạn sẽ có thể phân tích thói quen chi tiêu của mình và đưa ra các quyết định sáng suốt để tối ưu hóa việc quản lý tài chính của mình.Bắt đầu bằng cách tạo một danh sách đầy đủ các loại chi phí có liên quan đến doanh nghiệp của bạn. Chúng có thể bao gồm tiền thuê nhà, tiện ích, đồ dùng văn phòng, tiếp thị, du lịch và các dịch vụ chuyên nghiệp. Đảm bảo bao gồm tất cả các cơ sở và xem xét thêm các danh mục phụ để theo dõi chi tiết hơn nếu cần.
Tiếp theo, chỉ định mọi chi phí vào danh mục thích hợp ngay khi nó xảy ra. Điều này không chỉ giúp bạn luôn ngăn nắp mà còn cung cấp cho bạn cái nhìn tức thì về nơi bạn đang tiêu tiền của mình. Thường xuyên xem xét các chi phí đã phân loại của bạn có thể tiết lộ những lĩnh vực mà bạn có thể cắt giảm chi phí hoặc đầu tư một cách chiến lược hơn.
Đừng ngại điều chỉnh danh mục của bạn khi doanh nghiệp của bạn phát triển. Bạn có thể phát hiện ra các loại chi phí mới hoặc thấy rằng một số danh mục không còn phù hợp nữa. Thường xuyên cập nhật danh mục của bạn đảm bảo rằng hệ thống theo dõi của bạn vẫn chính xác và hiệu quả.
Ngoài việc phân loại các chi phí của bạn, hãy cân nhắc triển khai một hệ thống để sắp xếp các biên lai và hóa đơn của bạn. Điều này có thể đơn giản như giữ các tệp vật lý được sắp xếp theo ngày hoặc danh mục, nhưng sẽ an toàn hơn nhiều khi sử dụng giải pháp kỹ thuật số cho phép bạn quét và lưu trữ tài liệu của mình trên đám mây.
Cuối cùng, hãy tạo thói quen đối chiếu các chi phí đã phân loại với báo cáo ngân hàng và sổ sách kế toán của bạn. Điều này không chỉ đảm bảo tính chính xác trong việc theo dõi chi phí của bạn mà còn giúp bạn nắm bắt mọi sự khác biệt hoặc các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng trở thành vấn đề lớn.
6. Biến chi phí kinh doanh nhỏ thành khoản đầu tư chiến lược
Quản lý chi phí kinh doanh nhỏ không chỉ là theo dõi chi tiêu của bạn; đó là về việc đưa ra các quyết định chiến lược nhằm tối đa hóa lợi tức đầu tư của bạn. Bằng cách tiếp cận các khoản chi phí của mình với tư duy phát triển, bạn có thể chuyển đổi tài chính doanh nghiệp của mình và thúc đẩy thành công.Đầu tiên, đánh giá từng chi phí để xác định giá trị của nó đối với doanh nghiệp của bạn. Hãy tự hỏi liệu chi phí đó có cần thiết không, và nếu có, liệu có giải pháp thay thế nào tiết kiệm chi phí hơn không. Quá trình này sẽ giúp bạn loại bỏ chi tiêu không cần thiết và chuyển hướng nguồn lực sang các lĩnh vực có tiềm năng phát triển cao hơn.
Tiếp theo, tìm kiếm cơ hội đầu tư vào tài sản có thể tạo ra lợi ích lâu dài, chẳng hạn như thiết bị, phần mềm hoặc đào tạo nhân viên. Mặc dù các khoản đầu tư này có thể yêu cầu chi phí trả trước, nhưng chúng có thể được đền đáp bằng cách cải thiện năng suất, hiệu quả hoặc sự hài lòng của khách hàng.
Cân nhắc phân bổ nguồn lực cho tiếp thị và quảng cáo để mở rộng cơ sở khách hàng của bạn và tăng doanh thu. Theo dõi hiệu quả của các nỗ lực tiếp thị của bạn bằng cách theo dõi các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và điều chỉnh chiến lược của bạn cho phù hợp.
Đừng quên đầu tư vào bản thân với tư cách là chủ doanh nghiệp. Tham dự các hội thảo, hội nghị hoặc khóa học trực tuyến để mở rộng kiến thức và kỹ năng của bạn, đồng thời kết nối với các đồng nghiệp trong ngành. Những trải nghiệm này có thể cung cấp thông tin chi tiết và kết nối có giá trị có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn về lâu dài.
Cuối cùng, hãy nhớ để dành tiền cho các tình huống khẩn cấp hoặc chi phí bất ngờ. Có sẵn một mạng lưới an toàn tài chính có thể giúp bạn vượt qua các thách thức và giúp doanh nghiệp của bạn đi đúng hướng để thành công.
7. Thường xuyên xem xét các phương pháp theo dõi chi phí của bạn để cải thiện liên tục
Như với mọi thứ trong kinh doanh, bạn không thể ngủ quên trên chiến thắng của mình. Một cam kết để cải tiến liên tục là rất quan trọng. Bằng cách thường xuyên xem xét và tinh chỉnh các phương pháp theo dõi chi phí của mình, bạn có thể đảm bảo rằng tài chính doanh nghiệp nhỏ của mình vẫn ở trạng thái tối ưu và phát triển cùng với doanh nghiệp của bạn.Bắt đầu bằng cách lên lịch kiểm tra tài chính thường xuyên. Lên lịch các cuộc họp định kỳ trong lịch của bạn, mỗi tháng, mỗi quý hoặc mỗi năm để xem xét kỹ lưỡng hệ thống theo dõi chi phí và phân tích thói quen chi tiêu của bạn. Sử dụng cơ hội này để xác định các xu hướng, khám phá các vấn đề tiềm ẩn và thực hiện các điều chỉnh cần thiết đối với ngân sách hoặc chiến lược tài chính của bạn.
Tương tự, bạn có thể đánh giá hiệu quả của các công cụ và phần mềm theo dõi chi phí của mình. Họ có đáp ứng nhu cầu của bạn và hợp lý hóa quy trình làm việc của bạn không? Nếu không, hãy khám phá các giải pháp thay thế có thể phù hợp hơn với yêu cầu kinh doanh của bạn hoặc cân nhắc nâng cấp lên một tùy chọn mạnh mẽ hơn. Các công cụ và tính năng mới liên tục được phát triển có thể giúp bạn quản lý chi phí kinh doanh nhỏ hiệu quả hơn.
Cân nhắc tìm kiếm lời khuyên bên ngoài từ các chuyên gia tài chính, chẳng hạn như kế toán viên hoặc cố vấn tài chính. Các chuyên gia này có thể cung cấp thông tin chuyên sâu có giá trị về các phương pháp theo dõi chi phí của bạn và đưa ra hướng dẫn về các lĩnh vực cần cải thiện.
Cuối cùng, hãy thúc đẩy văn hóa chịu trách nhiệm tài chính trong doanh nghiệp của bạn. Khuyến khích giao tiếp cởi mở về chi phí và lôi kéo nhóm của bạn tham gia vào quá trình ra quyết định. Cách tiếp cận tập thể này có thể dẫn đến những ý tưởng và giải pháp sáng tạo góp phần vào sự thành công của doanh nghiệp bạn.
Bitrix24: Trụ sở trực tuyến của bạn
Bằng cách thực hiện bảy mẹo theo dõi chi phí kinh doanh phải thử này, bạn sẽ tiếp tục chuyển đổi tài chính cho doanh nghiệp nhỏ của mình và chuẩn bị cho sự thành công. Bây giờ, đã đến lúc áp dụng những mẹo này vào thực tế và tận mắt trải nghiệm những lợi ích của việc theo dõi chi phí hiệu quả.Nếu bạn muốn có một trụ sở trực tuyến, bạn có thể sử dụng để theo dõi chi phí của mình và hơn thế nữa, Bitrix24 là dành cho bạn. Nó cung cấp các danh mục chi phí có thể tùy chỉnh, truy cập di động theo thời gian thực và cộng tác liền mạch cùng với CRM, công cụ quản lý dự án và mọi thứ khác mà bạn cần để điều hành doanh nghiệp của mình.
Vì vậy, nếu bạn muốn hợp lý hóa chi phí của mình và hơn thế nữa, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay!
Câu hỏi thường gặp
Theo dõi chi phí kinh doanh là gì?
Theo dõi chi phí kinh doanh là quá trình ghi lại, phân loại và giám sát các chi phí phát sinh trong khi điều hành doanh nghiệp, giúp duy trì kiểm soát tài chính và đưa ra quyết định sáng suốt.Một số thách thức phổ biến với việc theo dõi chi phí kinh doanh là gì và làm thế nào chúng có thể được giải quyết?
Những thách thức chung với việc theo dõi chi phí kinh doanh bao gồm duy trì tính nhất quán, luôn ngăn nắp và tránh trì hoãn. Những vấn đề này có thể được giải quyết bằng cách triển khai một hệ thống chuyên dụng, tận dụng các công cụ theo dõi chi phí và tạo thói quen ghi lại chi phí theo thời gian thực.
Bạn cũng có thể thích
