Chạy nước rút để thành công: 7 kỹ thuật họp linh hoạt để đưa ra quyết định nhanh chóng

Với toàn bộ các lần chạy nước rút chỉ kéo dài vài tuần, kỹ thuật họp linh hoạt đã cho phép các doanh nghiệp phát triển nhanh đưa ra các quyết định quan trọng một cách nhanh chóng và tự tin. Đã qua rồi cái thời những cuộc họp ngốn hết buổi chiều của bạn. Bây giờ, chúng ta cần đặt ra các ưu tiên và quay lại ngay để biến chúng thành hiện thực.

Nhưng bỏ qua tất cả các từ thông dụng, bạn áp dụng phương pháp linh hoạt vào các cuộc họp một cách chính xác như thế nào?

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ trình bày chi tiết về nội dung, lý do và cách thức của bảy kỹ thuật họp linh hoạt có thể cải thiện chất lượng đóng góp nhưng quan trọng nhất là tốc độ đưa ra quyết định của bạn.

1. Nhận thông tin đầy đủ thông qua các báo cáo hàng ngày ngắn gọn, linh hoạt

Dự kiến hàng ngày có lẽ là khía cạnh đồng nghĩa nhất của phương pháp linh hoạt. May mắn thay, đây cũng là một trong những kỹ thuật họp linh hoạt dễ triển khai nhất, ngay cả đối với các nhóm ở xa có thể tiến hành các cuộc họp dự kiến một cách liền mạch thông qua phần mềm hội nghị truyền hình.

Lý thuyết rất đơn giản: Bạn dành ra không quá 10 phút mỗi ngày, thường là vào buổi sáng khi nhóm của bạn có thể đưa ra thông tin cập nhật trong môi trường nhóm. Sự hạn chế về thời gian buộc mọi người phải tập trung vào những gì phù hợp nhất, chẳng hạn như những nhiệm vụ đã hoàn thành hoặc những trở ngại gặp phải. Nhưng không có thời gian để tìm hiểu chi tiết, vì vậy hãy xác định mọi khó khăn và sắp xếp một cuộc họp để giải quyết chúng sau.

Nhưng việc đưa “hàng ngày” vào danh sách chờ hàng ngày mới là điều thực sự thúc đẩy quá trình đưa ra quyết định của bạn. Sự minh bạch mà bạn đạt được bằng cách nhận thông tin cập nhật hàng ngày mang lại cho bạn bức tranh gần như thời gian thực về cách nhóm của bạn đang hoạt động. Bằng cách này, bạn sẽ không bao giờ đưa ra quyết định quan trọng dựa trên thông tin lỗi thời.

Ngoài ra, việc cả nhóm có mặt ở đó để nghe về các điểm vướng mắc có nghĩa là bạn có thể rút ra nhiều quan điểm khác nhau để khắc phục vấn đề. Khi một thành viên trong nhóm thông báo rằng họ gặp khó khăn, bạn có thể đặt câu hỏi cho nhóm để hỏi xem ai sẽ muốn giúp đỡ khi thời cơ đến. Là một lợi ích kép, điều này cũng cho phép bạn nắm bắt được các vấn đề trước khi chúng vượt quá tầm kiểm soát. Bằng cách giải quyết các vấn đề trước khi chúng phát triển, bạn có thể duy trì khoảng trống và sự tự do để đưa ra các quyết định chiến lược có tư duy tiến bộ dẫn đến cải tiến liên tục.

2. Tối đa hóa hiệu quả trong các cuộc họp linh hoạt với khung thời gian (timeboxing)

Khung thời gian gói gọn một trong những kỹ thuật họp linh hoạt quan trọng nhất và nó ảnh hưởng đến nhiều kỹ thuật khác trong danh sách này. Để giải quyết vấn đề muôn thuở là các cuộc họp kéo dài suốt buổi chiều cho đến khi về nhà, các cuộc họp có giới hạn thời gian đặt ra giới hạn thời gian nghiêm ngặt cho mỗi cuộc họp. Điều này thúc đẩy nhóm của bạn đi thẳng vào trọng tâm của cuộc thảo luận, với việc người tổ chức dừng các cuộc trò chuyện tiếp tuyến và quanh co ngay khi chúng xuất hiện. Kết quả là có sự thay đổi trọng tâm, ưu tiên các kết quả ngắn gọn, có thể hành động được hơn là cân nhắc kỹ lưỡng.

Từ quan điểm tâm lý học, các cuộc họp có giới hạn thời gian sẽ tiếp thêm năng lượng cho các nhóm bằng cách đặt ra một điểm cuối hữu hình. Tương tự như thời hạn chặt chẽ cho các nhiệm vụ thông thường, những giới hạn thời gian này mang lại cho các cuộc họp như lập kế hoạch chạy nước rút và cải tiến cảm giác cấp bách để hoàn thành công việc. Khi cuộc họp kết thúc vào thời gian đã chỉ định, nhóm của bạn có thể quay lại ngay với nhiệm vụ của mình mà không cần phải sắp xếp lại lịch với các ưu tiên mới do phiên đã bị quá tải.

Về cơ bản, khung thời gian đóng một vai trò kép. Về cơ bản, đó là một hạn chế, nhưng đó chính xác là điều khiến nó trở thành động lực mạnh mẽ mang lại cho nhóm của bạn ý thức thực sự về mục đích. Điều này khiến nó trở nên lý tưởng cho các công việc thường bị bỏ lại, chẳng hạn như quyết định cách xóa tồn đọng sản phẩm của bạn và giải quyết các vấn đề dai dẳng. Giải pháp của bạn có thể không hoàn hảo nhưng ít nhất chúng cũng đã hoàn thành.

3. Đặt mình vào vị trí của khách hàng bằng cách lập bản đồ câu chuyện của người dùng

Các cuộc họp scrum rất dễ mắc kẹt trong một câu đố, tập trung quá nhiều vào nhiệm vụ trước mắt đến mức bỏ lỡ bức tranh toàn cảnh. Trong những tình huống này, các kỹ thuật họp linh hoạt như lập bản đồ câu chuyện của người dùng có thể giúp bạn thoát khỏi tình trạng trì trệ, mang lại những quan điểm mới và phản hồi của các bên liên quan.

Bắt đầu bằng cách tạo bảng phân cảnh trực quan minh họa hành trình của người dùng, dựa trên các giai đoạn trước và sau bán hàng trong hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của bạn. Nó phải bao gồm động cơ sử dụng, điểm yếu, dịch vụ khách hang… để cung cấp cho bạn một bức tranh rõ ràng. Sau đó, bằng cách phân tích và hiểu rõ trải nghiệm người dùng, bạn có thể ưu tiên các sản phẩm tồn đọng của mình để xử lý các tính năng có tác động lớn nhất đến người dùng cuối.

Lập bản đồ câu chuyện của người dùng cũng nên tích hợp phản hồi của khách hàng vào quá trình lập kế hoạch. Được trang bị thông tin trực tiếp từ những người hiểu rõ sản phẩm của bạn nhất, bạn có thể đưa ra quyết định nhanh chóng, tự tin và an toàn khi biết rằng mình đang sử dụng thời gian một cách hiệu quả. Với tinh thần cải tiến liên tục, mỗi lần ra mắt sản phẩm mới sẽ là cơ hội để thu thập phản hồi về những thay đổi của bạn khi bạn dần hoàn thiện sản phẩm của mình.

4. Dân chủ hóa việc ra quyết định của bạn bằng cách bỏ phiếu theo dấu chấm

Hãy tưởng tượng một bức tường trong văn phòng của bạn được bao phủ bởi các tính năng hoặc thách thức sáng tạo xuất phát từ một phiên brainstorming. Bằng cách nào đó, bạn sẽ phải chọn một số lựa chọn nhỏ hơn trong số các tùy chọn này, vậy tại sao không đi theo con đường đơn giản và bỏ phiếu?

Mỗi thành viên trong nhóm nhận được một số lượng dấu chấm giới hạn, mỗi dấu chấm đại diện cho một phiếu bầu mà họ có thể phân phối giữa các tùy chọn trước mặt. Bạn không chỉ có thể đưa ra quyết định sáng suốt mà còn nhận được nhiều phản hồi của các bên liên quan. Mọi người trong nhóm của bạn, từ người quản lý dự án đến thực tập sinh, đều có tiếng nói bình đẳng, cải thiện sự đoàn kết trong nhóm của bạn.

Khía cạnh trực quan của biểu quyết theo dấu chấm có nghĩa là bạn có thể có được sự đồng thuận nhanh chóng về các ưu tiên của nhóm mình. Điều này đặc biệt hữu ích cho việc lập kế hoạch mùa xuân khi việc quyết định bộ tính năng tiếp theo là điều mà nhóm của bạn thực sự cần thực hiện.

Theo tinh thần của phương pháp linh hoạt, bỏ phiếu theo dấu chấm cũng loại bỏ việc thảo luận quá mức và thúc đẩy các thành viên trong nhóm đưa ra quyết định nhanh chóng. Không cần phải biện minh cho sự lựa chọn của bạn, nó chỉ là thước đo cho những gì phổ biến nhất.

Bỏ phiếu theo dấu chấm cũng giúp phá vỡ sự bế tắc trong các vấn đề khó khăn mà thực tế là không có câu trả lời sai, nhưng tất cả các bạn không thể đồng ý về con đường nào sẽ đi. Với kỹ thuật họp linh hoạt này, bạn có thể tránh được những tiếng nói lớn trong việc ưu tiên và làm việc như một nhóm công bằng và cân bằng.

5. Kết hợp tính sáng tạo và chủ nghĩa thực dụng với việc ra quyết định gồm hai bước

Ra quyết định theo hai bước là một kỹ thuật họp trước tiên thiết lập một môi trường cho các ý tưởng được luân chuyển tự do, trước khi phân tích kỹ càng từng ý tưởng để xem nó phù hợp với các phương pháp thực hành linh hoạt tốt nhất như thế nào. Bằng cách chia quá trình ra quyết định thành hai giai đoạn, các nhóm cố gắng đạt được sự cân bằng giữa các ý tưởng sáng tạo, trái chiều và các nhiệm vụ có thể thực hiện được góp phần vào thành công chung của dự án.

Hãy chia nhỏ hai giai đoạn.

Tạo ý tưởng

Trong giai đoạn tạo ý tưởng, các nhóm thực hiện cách tiếp cận không giới hạn, đóng góp các đề xuất đa dạng, bất kể có tự do đến đâu. Nguyên tắc chỉ đạo ở đây là tìm ra những cách thức mới để thực hiện những việc có thể làm gián đoạn hoạt động kinh doanh như thường lệ. Các chủ đề tạo ý tưởng điển hình có thể là các tính năng mới cho ứng dụng nhằm mang lại giá trị gia tăng vượt trội so với đối thủ cạnh tranh hoặc các cách để hợp lý hóa quy trình phê duyệt và chỉnh sửa nội bộ của bạn.

Để tận dụng tối đa các kỹ thuật họp linh hoạt dạng tự do này, trước tiên bạn cần thuyết phục mọi người rằng không có câu trả lời sai nào và mọi quan điểm đều được hoan nghênh. Đây không phải là điều bạn có thể đạt được thông qua một email nhanh chóng. Cần phải có sự khẳng định lặp đi lặp lại, do đó, bạn càng tổ chức nhiều cuộc họp tìm kiếm ý tưởng thì nhóm của bạn sẽ càng trở nên thoải mái hơn.

Quyết định

Bây giờ bạn đã có rất nhiều ý tưởng cần động não, đã đến lúc chuyển sang giai đoạn ra quyết định. Bằng cách tạo một danh sách kiểm tra nhỏ, bạn có thể đánh giá từng đề xuất về tính khả thi, tác động, sự phù hợp với thương hiệu của bạn và bất kỳ yếu tố nào khác quan trọng đối với bạn. Mục tiêu chính của bước thứ hai này là lọc các đề xuất của bạn cho đến khi bạn còn lại một nhóm nhiệm vụ có thể quản lý được và đóng góp tích cực cho dự án của bạn.

Triển khai việc ra quyết định hai bước trong các cuộc họp scrum của bạn là một phương pháp đã được thử nghiệm và kiểm nghiệm để đưa ra những ý tưởng đột phá độc đáo thường bị loại bỏ trước khi chúng có thể được khám phá đầy đủ. Hãy nghiêm khắc với thời gian của bạn để tránh lạc đề và bạn sẽ nhanh chóng có được những quyết định sáng suốt.

6. Thu thập ý tưởng đa dạng một cách nhanh chóng bằng phương pháp động não thầm lặng

Hầu hết các định dạng mà chúng tôi đề cập ở đây đều dựa vào toàn bộ quá trình là một nhiệm vụ nhóm. Tuy nhiên, luôn có chỗ cho công việc cá nhân trong phương pháp linh hoạt và các kỹ thuật họp linh hoạt như động não trong im lặng thường có thể giúp bạn đưa ra các quyết định quan trọng hiệu quả hơn.

Trong phương pháp này, các nhóm thay thế các buổi động não hợp tác qua lại và thay vào đó tách ra để đưa ra ý tưởng ở cấp độ cá nhân. Sau thời gian quy định, nhóm tập hợp lại và hiển thị ý tưởng của mình trên bảng vật lý hoặc bảng kỹ thuật số. Sau đó, người quản lý dự án sẽ dẫn dắt phiên họp khi mọi người phân tích và đánh giá từng điểm một.

Động não trong im lặng cũng là một cách lý tưởng để có được những quan điểm mới từ những người thường bị lấn át bởi những tiếng nói lớn hơn. Khi làm việc ở cấp độ cá nhân, họ cảm thấy thoải mái hơn và thường xuyên đưa ra những ý tưởng mới mang tính đổi mới mà lẽ ra không được chú ý nếu làm theo nhóm. Tương tự như vậy, khía cạnh im lặng của phương pháp này ngăn cản những suy nghĩ thịnh hành chiếm vị trí trung tâm. Không bị ảnh hưởng bởi lối suy nghĩ nhóm, mọi người nảy ra những ý tưởng độc đáo kết hợp thành nhiều suy nghĩ khác nhau.

Nhưng đó không chỉ là những gợi ý chất lượng cao mà bạn nhận được từ việc động não trong im lặng. Việc bạn có được những ý tưởng đã được hình thành đầy đủ sẽ loại bỏ rất nhiều cuộc thảo luận lãng phí thời gian do tổ chức nhóm, cho phép bạn đi đến quyết định nhanh hơn rất nhiều.

7. Trực quan hóa các giải pháp và đưa ra quyết định sáng suốt bằng cách tạo mẫu nhanh

Những nhiệm vụ có nhịp độ nhanh như lập kế hoạch chạy nước rút thường bỏ lỡ những cơ hội tuyệt vời chỉ vì người ra quyết định không thể hình dung được sản phẩm cuối cùng. Đó không phải là do thiếu năng lực, mà thường là sự lựa chọn đơn giản giữa một con đường dễ hiểu và một con đường khác có vẻ khó khăn hơn.

Tạo nguyên mẫu nhanh là kỹ thuật họp linh hoạt nhất của chúng tôi và bao gồm việc tạo ra một mô hình vật lý hoặc kỹ thuật số cơ bản để bổ sung thêm màu sắc và độ rõ nét cho những ý tưởng mới táo bạo. Bằng cách này, người quản lý dự án có thể xử lý tốt hơn hình thức của một tính năng mới. Thay vì thảo luận về lý thuyết, giờ đây mọi người có thể tương tác với một nguyên mẫu, nguyên mẫu này phù hợp với các phương pháp thực hành linh hoạt tốt nhất về cải tiến liên tục. Nó cho phép các nhóm nhanh chóng lặp lại phản hồi của các bên liên quan và điều chỉnh cách tiếp cận của họ một cách nhanh chóng.

Tất nhiên, không phải mọi ý tưởng đều là bụi vàng và việc tạo mẫu nhanh cũng có thể giúp ích về mặt này. Thay vì dấn thân vào con đường lý thuyết mà cuối cùng dẫn đến ngõ cụt, định dạng nguyên mẫu thực tế hơn có thể giúp bạn đưa ra quyết định nhanh chóng để từ chối một ý tưởng trước khi nó bắt đầu ăn sâu vào dòng thời gian của bạn.

Cùng với việc định hình kế hoạch mùa xuân, bạn cũng có thể sử dụng tính năng tạo mẫu nhanh để loại bỏ các yếu tố cản trở trong tồn đọng sản phẩm của mình. Trong quản lý dự án, gần như không thể tránh khỏi việc có một số nhiệm vụ cứng đầu mà không ai muốn ngồi xuống và giải quyết triệt để. Nhưng bằng cách khuyến khích nhóm của bạn tạo ra các nguyên mẫu nhanh chóng trong một môi trường thử nghiệm, vui vẻ, bạn có thể hiểu rõ hơn về thách thức mà mình đang gặp phải và khám phá những cách độc đáo để tiến bộ.

Bitrix24: Nền tảng linh hoạt cho các cuộc họp hiệu quả

Mặc dù bảy kỹ thuật họp linh hoạt của chúng tôi để đưa ra quyết định nhanh chóng tập trung vào khía cạnh chiến lược, nhưng bạn cũng có thể làm được rất nhiều điều về mặt cấu trúc.

Bitrix24 là một nền tảng tất cả trong một đi kèm với mọi thứ bạn cần để triển khai các phương pháp linh hoạt. Từ các công cụ và lịch quản lý dự án Kanban với biểu đồ Gantt đến các tài liệu cộng tác và tự động hóa tiết kiệm thời gian, bạn có thể tổ chức các cuộc họp nhanh chóng, sáng tạo và khởi động lần chạy nước rút tiếp theo một cách dễ dàng.

Vì vậy, nếu bạn cần triển khai các kỹ thuật họp linh hoạt để thúc đẩy quá trình ra quyết định của mình, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay.

Câu hỏi thường gặp

Các thành phần chính của một cuộc họp linh hoạt hiệu quả là:

• Mục tiêu rõ ràng để đưa ra định hướng cho cuộc họp
• Sự tham gia tích cực của tất cả người tham gia đảm bảo ý tưởng đa dạng
• Các buổi tập được giới hạn thời gian để truyền cảm hứng cho năng lượng và cắt giảm tiếp tuyến
• Chương trình nghị sự tập trung để bao gồm tất cả các ưu tiên được liệt kê
• Các mục hành động ngay lập tức để thực hiện ý tưởng trong lần chạy nước rút tiếp theo

Kỹ thuật họp linh hoạt hợp lý hóa việc ra quyết định bằng cách:

• Tập trung vào các kết quả có thể hành động hơn là các cuộc thảo luận kéo dài
• Ưu tiên hiệu quả bằng cách giới hạn thời gian và cung cấp một cơ cấu hiệu quả
• Sử dụng phương tiện trực quan để làm rõ ràng và thu hút người tham gia
• Khuyến khích động não hợp tác để bao quát tối đa các ý tưởng

Cuộc họp dự kiến hàng ngày là một cuộc họp kéo dài khoảng 10 phút, chỉ tập trung vào những cập nhật phù hợp nhất, chẳng hạn như các nhiệm vụ hiện tại và những trở ngại trước mắt. Hồi tưởng là một quy trình chu đáo hơn nhằm xem xét sprint một hoặc hai tuần vừa qua và xác định các lĩnh vực cần cải thiện trong sprint tiếp theo.

Các nhóm từ xa có thể kết hợp các cuộc họp linh hoạt với việc sử dụng thông minh các công cụ cộng tác kỹ thuật số. Ví dụ:

• Phần mềm hội nghị truyền hình để điều hành cuộc họp
• Bảng trắng kỹ thuật số để hiển thị ý tưởng
• Tài liệu cộng tác để phát triển ý tưởng theo nhóm
• Chia sẻ màn hình để trình bày nguyên mẫu
• Đột phá để nảy sinh ý tưởng trong các nhóm nhỏ