6 tính năng hữu ích của CRM giúp phòng sales tăng doanh số gấp đôi trong thời gian ngắn

Công cụ CRM là phần mềm chuyên biệt cho phép công ty quản lý và cải thiện mối quan hệ với đối tượng khách hàng tiềm năng và khách hàng hiện có.

Tuy nhiên, bản thân việc quản lý này sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng bộ phận trong công ty. Phòng chăm sóc khách hàng có thể quản lý các phiếu yêu cầu, thắc mắc, phản hồi (tickets) được gửi đến, phòng marketing có thể dùng để lên các chiến tính dịch vụ quảng cáo cả online và offline. Trong khi đó, phòng sales sẽ dùng CRM để quản lý các tác vụ bán hàng với mục tiêu đem về tỷ lệ chuyển đổi cao nhất.

Khi nói đến bán hàng, CRM còn được sử dụng để hợp lý hóa việc quy trình làm việc giữa các cấp trong phòng sales, hay giữa phòng sales với các phòng ban khác. Dưới đây là danh sách 6 tính năng quan trọng của một CRM giúp đội ngũ sales nâng cao doanh số trong một thời gian rất ngắn.

Xây dựng quy trình bán hàng (sales pipeline)

Một trong  những tính năng quan trọng hàng đầu của tất cả mọi CRM nói chung và CRM sales nói riêng đó là Sales Pipeline, hay còn gọi là quy trình bán hàng. Đây là tính năng cho phép người dùng dễ dàng đưa ra kế hoạch, kịch bản sales dựa trên thông tin khách hàng hiện tại và khách hàng tiềm năng (leads). Đồng thời, hệ thống sales pipeline của CRM cũng đóng vai trò là cơ sở dữ liệu lớn để tất cả các bộ phận liên quan có thể truy cập, tương tác và trao đổi dễ dàng. 

Sales pipeline giúp một nhân viên sales có thể theo dõi dữ liệu mà họ cần. Điều này giúp họ xác định được số lượng, tình hình và chất lượng leads liên quan để có kế hoạch tư vấn, chốt đơn hay chăm sóc tốt nhất.  

Tính năng CRM này cũng đi kèm với các báo cáo nâng cao có khả năng tùy chỉnh theo ý muốn của người dùng. Đây là điều mà các cấp quản lý cực kỳ quan tâm vì họ luôn là người muốn nắm được tình hình công việc trong đội ngũ của mình theo thời gian thực, nhằm đưa ra các quyết định điều chỉnh chính xác hơn. 

Chính vì có khả năng tùy chỉnh, các báo cáo của pipeline bán hàng tránh được việc đưa các thông tin và dữ liệu không cần thiết vào, gây khó khăn trong việc đánh giá các kết quả từ chi tiết đến tổng quát. Tất cả đều hướng đến mục tiêu cuối cùng là xây dựng chiến lược bán hàng hiệu quả hơn, từ đó nâng cao doanh số. 

Trong số các CRM hiện tại trên thị trường, Bitrix24 là một trong những CRM được đánh giá là có tính năng sales pipeline mạnh mẽ nhất. Đây cũng chính là ưu điểm lớn của Bitrix24 so với các phần mềm khác. 

Việc thiết kế quy trình bán hàng, theo dõi và chăm sóc các dự án, tác vụ sẽ trở nên dễ dàng hơn bao giờ hết với tính trực quan và hệ thống quản lý thông minh của Bitrix24.

Phân tích dữ liệu bán hàng

Đứng số 2 trong số các tính năng quan trọng mà CRM có thể hỗ trợ phòng sales gia tăng doanh số đó chính là phân tích dữ liệu sales.

Trước đây, khi các công ty còn sử dụng việc lưu trữ dữ liệu thủ công, rời rạc trên số lượng lớn các file office, thì việc phân tích dữ liệu sales gần như là thứ được đảm nhận 100% bởi con người. Đây cũng là nguyên nhân dẫn đến nhiều sai sót và cảm tính trong quy trình này bởi góc nhìn của mỗi người là khác nhau ngay cả trên cùng một cơ sở dữ liệu giống nhau.  

Phân tích dữ liệu sales không chỉ quan trọng với các doanh nghiệp phải xử lý hàng ngàn khách mỗi ngày, mà ngay cả công ty vừa và nhỏ cũng rất cần đến nó. Trên CRM, bạn có thể trích xuất các báo cáo theo khoảng thời gian mong muốn và tạo thành một file dữ liệu với bảng, biểu đồ tùy theo mong muốn của mình. 

Báo cáo phân tích dữ liệu có thể cho bạn biết những thông tin quan trọng như số lượng khách mua hàng vào từng thời điểm, xu hướng này có gì thay đổi theo thời gian hay theo mùa, tỷ lệ khách chỉ sử dụng dịch vào giai đoạn dùng thử và sau đó không muốn quay lại là bao nhiêu, phản hồi của khách sau khi được chăm sóc bởi từng nhân viên sales như thế nào, cùng hàng loạt thông số khác. 

Khi nhìn vào những thống kê này, bạn có thể dễ dàng đưa ra các dự đoán cho tình hình bán hàng trong thời gian sắp tới, nắm được xu hướng và mong muốn của khách hàng để đưa ra được hướng đi cụ thể, hoặc điều chỉnh lại kịch bản sales hiện có.

CRM có thể cung cấp:

• Ảnh chụp hoặc báo cáo nhanh nhanh chóng và chính xác về quy trình bán hàng, để người quản lý có thể biết doanh số bán hàng đang tiến triển như thế nào.

• Dự báo xu hướng sales chính xác hơn.

• Trích xuất dữ liệu tùy chỉnh theo yêu cầu, nhanh chóng và đơn giản

Quản lý khách hàng tiềm năng (leads)

Ngoài việc lưu trữ thông tin khách hàng hiện có thì việc quản lý khách hàng tiềm năng (leads) là tính năng cực kỳ quan trọng của CRM mà những doanh nghiệp có sản phẩm bán theo B2B rất quan tâm. 

Nếu như doanh nghiệp kinh doanh hàng tiêu dùng B2C gần như không quá quan trọng những ai chưa mua hàng tức chưa trở thành khách hàng thật sự, thì với doanh nghiệp B2B, khả năng rất cao đây chính là những vị khách trong tương lai của họ.

Tính năng quan trọng tiếp theo của CRM chính là quản lý leads. Với tính năng này, CRM cho phép cả nhân viên, cả người lãnh đạo có thể nhìn nhận được bức tranh từ chi tiết đến tổng thể những leads đội ngũ mình đã thu thập được, đang trong quá trình marketing, sau đó chăm sóc, khai thác và biến họ thành khách hàng. 

Việc quản lý leads được thực hiện nhờ các tác vụ sau:

Phân loại tự động 

Tự động phân loại khách hàng tiềm năng tức là CRM sẽ đánh đấu điểm của leads dựa trên các tiêu chí được xác định trước. Điều này giúp tối đa hóa nguồn lực, đặc biệt đối với các công ty vừa và nhỏ có nhân sự không nhiều. Từ đây, bộ phận sales có thể nhìn số điểm của từng lead và đưa ra quyết định chăm sóc ở mức độ nào, tùy theo giá trị tiềm năng hoặc mức độ sẵn sàng chốt đơn của họ.

Giao tiếp được cá nhân hóa

Các công cụ tự động hóa và email marketing của CRM cho phép người dùng chạy các chiến dịch và gửi thư hàng loạt theo kịch bản được thiết kế trước để phù hợp với từng điều kiện tương tác của lead. Cách này tránh gây khó chịu, tăng tỷ lệ tương tác và mở mail, từ đó tăng tỷ lệ chuyển đổi lead thành khách lên rất cao.

Nhắc nhở tự động

Đây là công cụ giúp nhân viên sales đảm bảo không bỏ sót khách hàng tiềm năng nào. CRM sẽ theo dõi và nhắc nhở kịp thời việc tương tác với khách qua các kênh khi ghi nhận bất kỳ chuyển biến nào từ họ.

Tích hợp phần mềm của bên thứ 3

Tuy là một công cụ có hệ thống dữ liệu đồ sộ và sức mạnh rất lớn, nhưng một CRM hiện đại và tối ưu cần phải có khả năng tích hợp với các phương tiện khác mà hoạt động kinh doanh sự nghiệp đang sử dụng, một cách dễ dàng.

Một số công cụ phổ biến có thể tích hợp với CRM như bài viết sau:

Giao tiếp nội bộ

Truyền thông nội bộ là chìa khóa cho các hoạt động hiệu quả và năng suất cao trong bất kỳ tổ chức nào. Các kênh giao tiếp được thiết lập tốt góp phần vào thành công chung của cả đội ngũ. CRM có thể tích hợp Slack, Microsoft Teams, Asana hoặc các ứng dụng khác dùng để trò chuyện và trao đổi quy trình thực hiện công việc.

Kết nối các công cụ trên với CRM giúp mọi thành viên trong phòng ban dễ dàng xem tin nhắn đến và liên hệ với đồng nghiệp mà không cần chuyển đổi giữa các ứng dụng. Việc tích hợp này cũng giúp lưu trữ file trong CRM để mọi người đều có thể dễ dàng truy cập.

Giao tiếp với khách hàng

Rất nhiều nhân viên cần thực hiện các cuộc gọi video cho khách hàng hoặc cho đồng nghiệp ở các chi nhánh có vị trí địa lý khác nhau trong cùng công ty. Một số ứng dụng thực hiện cuộc gọi video phổ biến như Zoom hay Google Meets có thể được tích hợp với hệ thống CRM.

Sau khi tích hợp, CRM sẽ giúp người dùng quản lý, nhắc nhở lịch họp sắp tới qua email hoặc tin nhắn. Bên cạnh đó, nhân viên có thể lấy thông tin về khách hàng trực tiếp từ CRM khi tham gia cuộc gọi. Điều này giúp cuộc trò chuyện trở nên thân thiện, tự nhiên và cá nhân hóa hơn. Từ đó tỷ lệ chốt đơn sẽ gia tăng đáng kể.  

Mạng xã hội

Ngày nay, khách hàng có thể đến từ mọi kênh, và một trong số những kênh dễ khai thác, giá rẻ và phổ biến nhất đó chính là mạng xã hội. Việc tích hợp CRM với các mạng xã hội như Facebook, LinkedIn, Twitter, Instagram và YouTube giúp đội ngũ sales có thể tiếp cận với khách hàng tiềm năng và đưa họ vào quy trình sales ngay cả khi nó thuộc về tác vụ marketing.

Truy cập từ di động thuận tiện 

Tính năng cuối cùng rất quan trọng của một CRM mà không phải ai cũng để ý đến, đó là việc truy cập trên các thiết bị di động. Phần lớn những người quan tâm đến CRM đều chỉ tập trung vào nền tảng desktop mà quên rằng một phần lớn thời gian, người làm sales phải sử dụng di động để có thể tận dụng sức mạnh CRM tốt nhất.

Một CRM chuyên biệt cho sales cần phải có ứng dụng di động cho cả thiết bị áp dụng iOS và Android. Điều này cho phép người dùng duy trì kết nối, quản lý tác vụ và dữ liệu khi đang di chuyển, đi công tác, gặp gỡ khách hàng hoặc ngay cả sau giờ làm việc.

Câu hỏi thường gặp 

Tính năng nào của CRM là quan trọng nhất với đội ngũ sales?

Mọi tính năng của CRM đều rất quan trọng. Tuy nhiên theo những chuyên gia bán hàng kinh nghiệm trên thế giới, tính năng sales pipeline hay còn gọi là quản lý quy trình bán hàng là thứ quan trọng nhất mà mọi phòng sales cần phải sử dụng để tối đa hóa cho doanh nghiệp nguồn thu.

Làm thế nào để sử dụng CRM hiệu quả?

Để sử dụng CRM hiệu quả, người dùng cần phải cập nhật dữ liệu thường xuyên, hiểu rõ từng tính năng, vận dụng hệ thống phân tích và báo cáo của CRM để từ đó đưa ra những quyết định chính xác nhất với từng giai đoạn trong suốt quy trình bán hàng. 

Chi phí cho CRM hiện tại là bao nhiêu?

Hiện tại chi phí cho CRM phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố, ví dụ như số người dùng, số tính năng cần có hoặc số lượng dữ liệu cần lưu trữ. Để biết con số cụ thể, bạn có thể tham khảo trang giá Bitrix24.

Kết luận

Với sức mạnh của một CRM chuyên nghiệp được thiết kế đặc thù cho đội ngũ sales, Bitrix24 có tất cả những thứ mà bạn cần trong việc chuẩn hóa quy trình bán hàng như sales pipeline hay quản lý leads và rất nhiều tính năng quan trọng khác.

Ngoài ra, khả năng tích hợp nhanh chóng, thuận tiện với phần mềm của bên thứ 3 và ứng dụng di động trên cả hai hệ điều hành iOS - Android là những ưu điểm nổi bật khiến Bitrix24 hiện nay đã và đang được hàng trăm ngàn doanh nghiệp tin dùng.