Mục lục
5 Nguyên nhân chính gây ra rạn nứt giao tiếp trong môi trường làm việc
Câu hỏi thường gặp
5 Nguyên nhân chính gây ra rạn nứt giao tiếp trong môi trường làm việc
Giao tiếp nơi làm việc kém không chỉ đơn giản là một sự bất tiện. Nếu nó diễn ra không kiểm soát, nó có thể cản trở hiệu suất, làm suy yếu tinh thần và khiến các nhân viên giỏi của bạn ra đi.
Tại sao giao tiếp không thành công? Nó thường là kết quả của sự mất cân bằng trong cuộc đối thoại. Một bên đang chiếm ưu thế theo một cách nào đó, cho dù đó là thông qua việc đưa ra chủ đề và kết quả của cuộc thảo luận hay bằng cách sở hữu nhiều kiến thức hơn bên đối lập.
Điều thú vị là có thể tránh được một số vấn đề trong cuộc trao đổi bằng lời nói, nhưng trước tiên, bạn phải hiểu lý do và ảnh hưởng của việc giao tiếp kém tại nơi làm việc.
1. Khi giao tiếp quá mức
Truyền thông quá mức hoặc quá tải thông tin liên lạc được gọi là tình trạng giết chết năng suất, đặc trưng bởi một lượng lớn các hội nghị vô nghĩa và email, lời nhắc và thông báo thiếu ngữ cảnh, mức độ liên quan hoặc cần thiết. Thực tế là giao tiếp có thể trở nên áp đảo là một trong những nguyên nhân chính dẫn đến thất bại. Chắc chắn có vô số thông điệp được gửi qua quá nhiều nền tảng cho một số nhân viên.
Hãy xem email như một ví dụ về một trong những nguyên nhân chính gây ra giao tiếp quá mức. Mặc dù email là một phương tiện hữu ích để giao tiếp, nhưng thật dễ để bạn có xu hướng sử dụng nó thay cho các cuộc trò chuyện qua điện thoại hoặc các cuộc trò chuyện trực tiếp. Việc thể hiện bối cảnh và tâm trạng thích hợp trong email có thể là một thách thức, điều này thường dẫn đến việc trao đổi email kéo dài mà không có kết luận.
Các cuộc họp là một kỹ thuật giao tiếp tiêu cực khác ngoài email. Hầu hết nhân viên và giám sát viên có một lịch làm việc dày đặc với các cam kết, nghĩa vụ và các cuộc họp có thể tránh được. Cảm thấy quá tải vì giao tiếp thường là kết quả của các cuộc họp được tổ chức không đầy đủ, các cuộc trò chuyện vô nghĩa và số lượng các cuộc họp quá nhiều. Thiết lập một chương trình làm việc ngắn gọn, xem qua nó khi bắt đầu cuộc họp và tuân thủ nó để ngăn chặn điều này.
Để đối phó với sự thất bại trong giao tiếp tại nơi làm việc, bạn phải xác định nền tảng giao tiếp nào là tốt nhất cho tổ chức của mình và phát triển các hướng dẫn rõ ràng về thời gian sử dụng từng nền tảng. Ngoài các kênh mà mọi người nên sử dụng cũng phải thiết lập các hướng dẫn về thời điểm và cách thức giao tiếp nên được thực hiện.
Ví dụ: nếu bạn muốn ngăn mọi người nhận email ngoài giờ làm việc, bạn có thể giới thiệu cách gửi thư theo lịch hoặc chỉ giới hạn các cuộc trò chuyện điện thoại không có kế hoạch trong các tình huống khẩn cấp. Công ty của bạn và đặc biệt là lực lượng lao động của bạn, sẽ chọn các giao thức và quy định chính xác mà bạn yêu cầu. Cộng tác cùng với mọi nhân viên trong nhóm của bạn để thiết lập các quy tắc giao tiếp nhằm thúc đẩy năng suất làm việc.
2. Giao tiếp khó hiểu và không mạch lạc
Ngay cả khi một thông điệp rõ ràng và rõ ràng, nó vẫn có thể bị hiểu nhầm hoặc trở nên không chính xác. Điều này thường xảy ra khi các nhà quản lý không cung cấp hướng dẫn rõ ràng và nhất quán, điều này gây ra các cách hiểu khác nhau và các sở thích trái ngược nhau.
Giao tiếp không hiệu quả có thể có nhiều hình thức khác nhau. Trong số những hình thức phổ biến nhất là truyền tải những tuyên bố phản động, tự phát, trái ngược với việc chuẩn bị những gì và làm thế nào để truyền tải và tổ chức nó một cách không phức tạp để nắm bắt và diễn đạt một cách thích hợp tất cả các lập luận. Việc thiếu mô tả đầy đủ là một vấn đề khác. Điều này có thể đặc biệt quan trọng khi thảo luận về các dự án trong đó các chi tiết cụ thể và số liệu thống kê là cần thiết để theo dõi thành tích. Không hiểu mục tiêu hoặc chọn sai đối tượng tùy thuộc vào người yêu cầu phải hiểu một ý tưởng nào đó là ví dụ thứ ba về giao tiếp khó hiểu.
Việc lạm dụng biệt ngữ kỹ thuật chỉ là một yếu tố quan trọng khác trong giao tiếp kém của công ty. Khả năng hiểu toàn bộ văn bản của nhân viên bị cản trở bởi ngôn ngữ không rõ ràng và thuật ngữ đáng sợ. Ngôn ngữ đơn giản sẽ giúp doanh nghiệp tương tác với lực lượng lao động và công chúng nói chung đơn giản hơn nhiều.
Giảm thiểu càng nhiều biệt ngữ càng tốt từ các cấu trúc ngữ pháp của bạn để ngăn chặn lỗi giao tiếp này xảy ra. Có thể chấp nhận sử dụng một vài cụm từ khi bạn chắc chắn rằng mọi người trong cuộc trò chuyện hiểu các cụm từ tương tự nhau, nhưng tốt hơn là nên ngăn chặn nó. Ngoài ra, điều quan trọng là phải tránh xa biệt ngữ khi trò chuyện với những người mới thuê và bất kỳ ai ngoài tổ chức của bạn. Mọi người trở nên mất kết nối và bị cô lập khi bạn sử dụng nhiều thuật ngữ không quen thuộc.
Phát triển một nền văn hóa không sử dụng ngôn ngữ tại doanh nghiệp của bạn. Thúc đẩy việc sử dụng tiếng Anh cơ bản và không khuyến khích sử dụng vô số ký hiệu và chữ viết tắt. Điều này có thể dẫn đến việc thiết lập một minh họa tốt bằng cách sử dụng ít biệt ngữ hơn. Công việc của mọi người trở nên đơn giản hơn bằng cách giao tiếp rõ ràng và thuật ngữ ngắn gọn.
3. Thiếu lắng nghe hoặc nhượng bộ trong giao tiếp
Những suy nghĩ về những gì thực sự được nêu ra hoặc cách thông điệp được truyền tải thường xuất hiện trong đầu chúng ta bất cứ khi nào chúng ta gặp thuật ngữ giao tiếp, nhưng lắng nghe cũng là một phần thiết yếu của tương tác xã hội. Rất nhiều người cảm thấy khó chú ý khi người khác đang nói và xử lý những gì họ đã nói. Điều này làm cho việc hiểu một cuộc thảo luận hoặc theo dõi sự phát triển của một dự án trở nên khó khăn.
Nhân viên có thể cảm thấy không được chào đón hoặc không được lắng nghe ở những nơi làm việc có giao tiếp một chiều quá mức hoặc từ chối những lời chỉ trích. Đôi khi có thể từ chối cho phép mọi người khác nói chuyện hoặc tham gia vào một cuộc trò chuyện. Có thể có những cuộc trao đổi sôi nổi hoặc khó đi đến giải quyết khi nói quá nhiều và không đủ lắng nghe. Lắng nghe phải là một thành phần quan trọng của giao tiếp hiệu quả.
Để giải quyết vấn đề cơ bản trong giao tiếp, bạn nên tập trung chú ý hoàn toàn, không phán xét người đang nói chuyện. Hãy im lặng. Nếu có điều gì khó hiểu, hãy xem xét những phát biểu của người kia và yêu cầu giải thích. Đảm bảo bạn hiểu người nói bằng cách lặp lại một bản tóm tắt những gì bạn đã nghe. Sau đó và chỉ khi đó bạn mới nên bắt đầu thảo luận về bất cứ điều gì họ đã nêu và giới thiệu quan điểm của riêng bạn. Có thể sẽ thực sự khó chịu nếu bạn là người có cảm giác như không ai chú ý đến mình. Nếu nó ảnh hưởng đến một số người, bạn nên nghĩ đến việc cho cả nhóm tham gia một khóa đào tạo về giao tiếp tập trung vào việc lắng nghe chủ động.
Khi bạn gặp vấn đề với một người nghe tệ hại nào đó, hãy trình bày vấn đề một cách lịch sự và trưng cầu ý kiến của họ. Bạn có thể ngạc nhiên. Ví dụ, bạn có thể phát hiện ra rằng họ thích nhận thông tin dưới dạng văn bản để họ có thể đọc nó lúc rảnh rỗi vì họ gặp khó khăn trong việc tiếp thu nó một cách rõ ràng. Ngoài ra, bạn có thể nhận thấy rằng bạn thường xuyên ngắt lời ai đó khi đang suy nghĩ hoặc hành động.
Ngoài ra, sự thô lỗ có thể xuất hiện do nhiều cách tiếp cận công việc, phương pháp nhận thức và yêu cầu giao tiếp. Thực hiện sự đồng cảm và đối xử với đồng nghiệp của bạn như một đối tác hơn là một đối thủ. Cuối cùng, tránh sợ hãi để bảo vệ bản thân một cách chuyên nghiệp nếu ai đó tỏ ra không cân nhắc hoặc không chú ý trong cuộc nói chuyện của bạn.
4. Không nhất quán trong giao tiếp
Sự không nhất quán cũng có thể là một lỗi giao tiếp. Sự thiếu nhất quán có thể gây tổn hại cực kỳ lớn đến việc trao đổi thông tin và có thể khiến nhân viên cảm thấy thất vọng, xa lánh và bối rối. Tính nhất quán được mô tả là sự tuân thủ trong việc thực hiện một điều gì đó, nói chung là điều cần thiết cho mục đích hợp lý, chính xác hoặc trung thực.
Khi các nhóm đã quen với một cuộc họp thông thường hoặc một tin nhắn email hàng ngày, sự thay đổi đột ngột có thể khiến bạn bối rối và mất tinh thần. Giao tiếp của người quản lý với một số nhân viên cũng có thể không đồng đều, điều này có thể khiến mọi người cảm thấy như những ý tưởng hoặc nỗ lực của họ không có giá trị bằng những ý tưởng hoặc nỗ lực của đồng nghiệp. Một số công ty giao tiếp hời hợt, trái ngược với những công ty giao tiếp quá mức. Việc giao tiếp chính xác, công bằng và nhất quán là những nguyên tắc cơ bản để cả nhóm và công ty cùng tiến bộ đi lên.
Khi bạn là người không nhất quán, hãy xem xét động cơ của bạn. Có phải vì sự không chắc chắn của bạn về phản ứng thích hợp, đó là lý do tại sao bạn vô tình gửi những thông điệp xung đột? Nếu vậy, bạn nên làm rõ sự thật trong đầu bằng cách đặt một vài câu hỏi. Lo sợ xung đột là một trong những lý do phổ biến nhất khiến giao tiếp kém trong công việc gặp phải. Không ai thích xúc phạm người khác. Tuy nhiên, sẽ là một vấn đề nếu bạn cung cấp sự thật mâu thuẫn vì lo ngại về việc xúc phạm hoặc chọc giận ai đó.
Tập hợp nhóm lại và thảo luận với mọi người để giải quyết vấn đề do hành vi không nhất quán của chính bạn gây ra. Yêu cầu mọi người tham gia hội nghị từ xa (cuộc gọi video) nếu khoảng cách khiến điều này không thực tế. Ngay cả khi bạn chỉ cần viết một email là có thể hấp dẫn, nhưng làm như vậy có nhiều khả năng gây ra sự mơ hồ hơn là làm rõ mọi thứ. Một cuộc trò chuyện trực tiếp là cần thiết để giải quyết những bất đồng trong giao tiếp. Hãy có lập trường và xác định nguồn gốc của sự giao tiếp thất thường nếu bạn biết nó bắt nguồn từ người khác.
Bitrix24 giúp giao tiếp nội bộ nhóm trở nên dễ dàng
Miễn phí với số lượng người dùng không giới hạn
ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY
5. Sự thiếu vắng lòng tin ngăn cản sự giao tiếp rõ ràng
Cuối cùng, mất lòng tin là một trong những lý do chính dẫn đến thất bại trong giao tiếp trong một tổ chức. Mặc dù niềm tin vào một công ty có thể mất một thời gian để phát triển, nhưng việc mất đi và thử thách để lấy lại cũng rất đơn giản. Nhân viên có thể mất lòng tin vào một công ty do nhiều nguyên nhân khác nhau. Điều này có thể là kết quả của sự thất vọng về những cam kết chưa được thực hiện trước đó, chẳng hạn như cuộc gọi hội nghị với các giám đốc điều hành chưa thực sự diễn ra. Sự khan hiếm của sự cởi mở có thể khiến nhân viên cảm thấy bị cắt đứt khỏi quản trị hoặc các bộ phận khác, đặc biệt nếu trước đó họ bày tỏ sự nhiệt tình với văn hóa công ty hoặc một dự án cụ thể đã được tiếp nhận với sự thờ ơ.
Là một người quản lý, điều quan trọng là phải giới thiệu bản thân với nhân viên của bạn để giải quyết vấn đề thất bại trong giao tiếp này. Giới thiệu không có nghĩa là tiết lộ bí mật kinh doanh của bạn, vì vậy họ có thể nhận lệnh để lợi dụng bạn. Thay vào đó, nó có nghĩa là tạo cho họ ấn tượng rằng bạn giống như những thành viên còn lại trong nhóm của bạn. Bằng cách đó, bạn nên can đảm để đối mặt với những thiếu sót của mình và tự do bày tỏ ý kiến của mình.
Giữ an toàn thông tin là mục tiêu chính của việc phát triển lòng tin trong nhóm để đạt được các kết quả mục tiêu trong phần sau. Hãy trả cho mọi người của bạn sự tôn trọng như những con người, cũng như nhận thức về sự an toàn, tình bạn thân thiết, tham vọng cao nhất và sự quan tâm tuyệt vời. Chăm sóc là bước đầu tiên để giành được sự tin tưởng của ai đó mà bạn phải làm cho nhóm của mình cảm thấy được chăm sóc để họ làm như vậy.
Tạm kết về những lý do chính của sự thất bại trong giao tiếp
Mọi người đều nhận ra giá trị của giao tiếp hiệu quả, nhưng rất ít cá nhân nhận thức được các kỹ thuật để cải thiện giao tiếp hoặc loại bỏ các rào cản đối với nó. Thật đáng ngạc nhiên là tần suất xuất hiện những rào cản tương tự đối với giao tiếp chuyên nghiệp. Nếu bất kỳ rào cản nào được liệt kê xảy ra trong tổ chức của bạn, đừng sợ vì bạn có thể cải thiện nó ngay lập tức nếu bạn dành đủ thời gian và nỗ lực cho nó. Ngoài ra, giao tiếp tại nơi làm việc được cải thiện thúc đẩy làm việc theo nhóm hiệu quả hơn, tăng cường sự gắn kết trong nhóm và cuối cùng, doanh nghiệp có lợi nhuận cao hơn. Bitrix24 có thể hỗ trợ bạn về vấn đề này vì đây là nền tảng tất cả trong một tốt nhất để cải thiện và quản lý giao tiếp trong nhóm của bạn tốt hơn. Tham gia cùng chúng tôi ngay!
Câu hỏi thường gặp
Tại sao giao tiếp lại quan trọng ở nơi làm việc?
Giao tiếp hiệu quả tại nơi làm việc có thể giảm bớt các vấn đề không cần thiết và khuyến khích nâng cao hiệu quả. Có kỹ năng giao tiếp xuất sắc có thể thúc đẩy đầu ra và rèn luyện đội ngũ vững chắc.
Các cá nhân sẽ hăng hái hơn trong việc hợp tác và cùng nhau đi đến phương pháp tối ưu nếu họ thảo luận với nhau và xem xét ý kiến của những người khác.
Ba dạng thất bại trong giao tiếp chính tại nơi làm việc là gì?
3 loại lỗi giao tiếp chính là:
- Phân bổ thất bại - Điều này xảy ra khi một doanh nghiệp không có đủ thông tin thị trường.
- Thất bại trong việc điều hành - Nó xảy ra khi thông tin liên lạc nhằm khởi động các hoạt động diễn ra vội vã, không đầy đủ hoặc không chính xác.
- Sự thất bại của con người - Điều này xảy ra khi văn hóa tổng thể của một công ty không hỗ trợ giao tiếp hiệu quả.
