5 bước quan trọng trong quản trị ngân sách mà Project Manager cần nắm rõ

Trước khi tìm hiểu những cách quản lý ngân sách dự án, chúng ta cần định nghĩa ngân sách dự án là gì.

Ngân sách dự án là gì?

Ngân sách dự án là ước tính chi phí cho từng nhiệm vụ và hoạt động, góp phần hoàn thành toàn bộ dự án đó. Điều này là yếu tố rất quan trọng để nhà đầu tư có thể xác định kỳ vọng và đưa ra quyết định duyệt đối với bên đề xuất dự án. Hầu hết các bản ngân sách sẽ chứa tất cả chi phí liên quan đến việc chạy dự án, bao gồm:

• Chi phí nhân công: Bao gồm tiền lương, thuế biên chế, phúc lợi và chi phí.

• Chi phí mua sắm: Bao gồm chi phí mua hàng hóa, dịch vụ, phần mềm, vật tư, tiền vận chuyển hàng từ các nhà cung cấp bên ngoài.

• Chi phí nghiên cứu và tư vấn: Đây là những chi phí liên quan đến các chuyên gia, luật sư hoặc phí pháp lý.

• Chi phí Đào tạo: Bao gồm chi phí của các khóa học, hội thảo, hội nghị và học phí khi đào tạo nhân sự.

Cùng một số hạng mục khác.

Mục đích của việc lập ngân sách dự án là gì?

Lập ngân sách dự án giúp nhà đầu tư có thể ra quyết định có thực hiện dự án hay không, chi bao nhiêu cho các thành phần khác nhau của dự án, biết được cần bao nhiêu tiền để hoàn thành.

Ngân sách này cũng giúp người quản trị dự án có cơ sở để làm việc. Ngân sách được lập càng chi tiết, nhà đầu tư và người quản lý dự án càng hiểu rõ hơn về cách mà dự án sẽ tiến triển. Từ đó, dự án sẽ tăng khả năng hoàn thành và giảm thiểu mọi rủi ro xuống mức thấp nhất.

Làm thế nào để thực hiện quản lý ngân sách dự án?

Với các bước này, bạn có thể tạo, theo dõi, quản lý ngân sách dự án một cách tự tin và khéo léo.

Bắt đầu quá trình lập ngân sách

Trước khi bắt tay vào việc tạo bảng phân bổ ngân sách dự án, bạn nên có một nền tảng vững chắc trong bước đầu. Đó chính là kiến thức và kỹ năng quản lý dự án trong mọi giai đoạn.

Bạn có thể tự đặt cho bản thân và cộng sự một loạt các câu hỏi như:

• Dự án hướng tới những sản phẩm cụ thể nào, khách hàng nào?

• Mục tiêu tổng thể của dự án là gì và thành công sẽ được đo lường như thế nào?

• Có bất kỳ hạn chế, dự trù ngân sách nào không?

Khi xác định được những điều trên, bạn và đội ngũ sẽ có một “kim chỉ nan” để tiếp tục các hoạt động tiếp theo về quản trị ngân sách.

Ngoài ra, bạn cũng có thể thu thập dữ liệu tài chính từ các dự án tương tự đã từng thực hiện trong quá khứ, làm điểm tham chiếu để ước tính chi phí. Tiếp theo, bạn nên xem xét các yếu tố bên ngoài có thể ảnh hưởng đến bối cảnh tài chính của dự án, chẳng hạn như tỷ lệ lạm phát, xu hướng thị trường và những thay đổi quy định của chính quyền sở tại.

Bước lập ngân sách là một công việc rất quan trọng và đòi hỏi chuyên môn cao. Vì thế trong nhiều dự án, người ta thường tạo một nhóm dành riêng cho việc lập ngân sách, bao gồm các nhà quản lý dự án, chuyên gia phân tích tài chính, chuyên gia về lĩnh vực mà dự án đó đang thực hiện và cuối cùng là chủ đầu tư. Tất cả sẽ cùng nhau lập ngân sách cho dự án, đưa ra các quyết định quan trọng, ước tính chi phí và lên kế hoạch phân bổ nguồn lực một cách chính xác.

Để mọi người trong nhóm làm việc cùng nhau một cách tốt nhất ngay cả khi không ngồi tại một văn phòng, bạn nên có một công cụ quản lý dự án hiệu quả.

Hiện nay, quản lý dự án là một trong những chức năng được đánh giá rất cao của CRM Bitrix24. Đây là phần mềm giúp người làm sales, marketing cũng như các ngành nghề khác, có thể quản lý dự án của mình một cách thuận tiện, rõ ràng bằng giao diện trực quan và dễ dùng.

Liệt kê mọi tài nguyên cần thiết

Tiếp theo là giai đoạn liệt kê các tài nguyên cần thiết cho dự án. Bạn hãy nêu ra càng cụ thể càng tốt và nhớ rằng "tài nguyên" không có nghĩa chỉ là nhân viên hoặc thiết bị, mà có thể bao gồm các chi phí gián tiếp như đào tạo nhân sự, chi phí thuê văn phòng.

Dưới đây là một số loại chi phí dự án phổ biến cần xem xét:

Đội ngũ nhân sự: Ai sẽ thực hiện các công việc? Họ là nhân viên nội bộ được trả lương, hay là đối tác thuê ngoài?

Mua sắm: Bạn sẽ cần mua những mặt hàng gì để thực hiện toàn bộ dự án? Mặt hàng này bao gồm cả sản phẩm vật lý lẫn sản phẩm số.

Đào tạo: Các thành viên trong team có cần thêm thời gian hoặc nguồn lực để bắt kịp tốc độ không? Có cần học kỹ năng mới từ chuyên gia không?

Không gian: Cả team sẽ làm việc ở đâu? Cần thuê phòng hay sử dụng không gian từ công ty?

Nghiên cứu: Bạn cần những dữ liệu gì? Dự án có cần các thông tin tốn chi phí như nghiên cứu người dùng, phân tích trang web hoặc thăm dò ý kiến, được thực hiện bởi dịch vụ thuê ngoài hay không?

Dịch vụ tư vấn: Bạn có cần thuê các chuyên gia bên ngoài, như tư vấn pháp lý hoặc tư vấn thị trường không?

Chi phí di chuyển và chỗ ở: Team của bạn có cần phương tiện đi lại, chỗ ở hoặc các bữa ăn khi thực hiện dự án không?

Ước tính chi phí cho từng nguồn lực

Sau khi chia nhỏ dự án thành những tài nguyên sẽ cần, bạn phải xác định mỗi hạng mục sẽ tiêu tốn bao nhiêu tiền.

Có bốn cách để ước tính ngân sách dự án. Mỗi cách đều có ưu điểm riêng. Tùy từng loại dự án và phương thức thực hiện mà bạn có thể chọn những cách khác nhau.

Cách 1: Tiếp cận từ trên xuống

Nếu đã có số tiền được phân bổ cho toàn bộ dự án, công việc tiếp theo của bạn là xác định những gì có thể đạt được với số tiền bạn có. Bạn có thể phân bổ ngân sách cho mỗi hạng mục dựa trên độ quan trọng của chúng. Sau đó, người quản lý dự án là bạn, hoặc nhân sự đứng đầu một hạng mục nhỏ sẽ phân bổ tiếp đến các nhiệm vụ con.

Lập ngân sách với cách tiếp cận từ trên xuống có thể khiến người quản lý phải giảm phạm vi của dự án vì phần ngân sách tổng đã được cố định. Ngoài ra bạn cũng cần phải nghĩ ra những cách hiệu quả hơn để đáp ứng mọi mục tiêu khi hạng mục con có nguy cơ bị vượt định mức chi.

Cách 2: Tiếp cận từ dưới lên

Với cách này, người quản lý ngân sách dự án sẽ chỉ định số tiền cần chi cho mỗi hạng mục con, sau đó tính tổng toàn bộ để ra được ngân sách dự án cuối cùng và dùng nó để trình phê duyệt. Với cách tiếp cận từ dưới lên, người lập ngân sách cần được tư vấn và tham khảo ý kiến từ những nhân sự nắm giữ mỗi hạng mục nhỏ.

Cách 3: Tham khảo từ dự án tương tự

Bạn cũng có thể tìm một dự án trước đó trong lĩnh vực và quy mô tương tự, sử dụng chi phí thực tế từ dự án này làm ước tính về ngân sách cần cho dự án của bạn. Phương pháp trên chỉ hoạt động nếu bạn đã nắm rõ chi phí của dự án trước đây trong cả 2 giai đoạn dự toán và thực tế.

Cách 4: Tiếp cận ba điểm

Phương pháp này yêu cầu bạn lập ba ngân sách khác nhau, sau đó tính trung bình. Bạn sẽ cần tính toán:

• Ngân sách trong trường hợp kịch bản tốt nhất: Tức mọi giai đoạn của dự án được hoàn thành trong khoảng thời gian ngắn hơn dự định, mọi nguồn lực, hàng hóa cần thiết thương lượng được mức giá tốt hơn ban đầu.

• Ngân sách trong trường hợp kịch bản xấu nhất: Tức dự án bị trì hoãn, tốn thêm tiền nhân công, đội vốn, hàng hóa thiết bị tăng giá bởi nhà cung cấp.

• Ngân sách có khả năng xảy ra cao nhất: Tức mọi thứ đúng tiến độ, mặc dù một vài bước sẽ mất nhiều thời gian hơn một chút so với kế hoạch, mức giá của mọi hàng hóa đúng như giá ban đầu đưa ra.

Sau đó, bạn tính trung bình ba số này và xác định tổng ngân sách. Khi đã có ngân sách lớn, bạn dùng phương pháp tiếp cận từ trên xuống để biết được số tiền dành cho các hạng mục con.

Phê duyệt ngân sách và thỏa thuận với các bên liên quan

Sau khi tạo ra bảng dự toán ngân sách, bạn cần phải có sự chấp thuận của các bên liên quan. Trước hết, hãy điều chỉnh phương pháp trình bày sao cho phù hợp với phong cách và yêu cầu của bên phê duyệt.

Một số người phê duyệt dự án sẽ thích được nghe về chiến lược sử dụng ngân sách trong tổng thể, nhưng một số người khác sẽ thích một phần trình bày đi vào chi tiết hơn. Bạn có thể cân nhắc sử dụng hình ảnh như biểu đồ, đồ thị và bảng biểu để làm cho thông tin trở nên dễ hiểu và hấp dẫn.

Khi trình bày phương hướng quản trị ngân sách, hãy nhắc đến bối cảnh bằng cách làm nổi bật các mục tiêu, phạm vi và kết quả dự kiến của dự án.

Các bên liên quan có thể có câu hỏi, mối quan tâm hoặc yêu cầu làm rõ một điểm nào đó của ngân sách. Hãy chuẩn bị để trả lời các câu hỏi này một cách tự tin và minh bạch.

Để nâng cao khả năng được duyệt ngân sách, bạn nên nhấn mạnh sự liên quan giữa ngân sách với các mục tiêu cuối cùng của dự án, tính toán kỹ lưỡng quy trình thực hiện và đề cập cả kế hoạch giải quyết các rủi ro nếu có.

Thực hiện ngân sách

Sau khi được phê duyệt ngân sách, bạn sẽ bắt tay vào việc sử dụng ngân sách để vận hành dự án. Khi làm, hãy thường xuyên so sánh chi phí thực tế với số tiền trong dự toán ngân sách dành cho hạng mục đó. Nếu thấy khác biệt, bạn cần tìm hiểu kỹ lý do vì sao lại có sự chênh lệch này và thực hiện các biện pháp khắc phục.

Có quỹ dự phòng: Sử dụng các quỹ đã được thiết lập cho những rủi ro không lường trước, trong phạm vi xác định.

Thay đổi quy trình kiểm soát: Thực hiện theo quy trình cho những thay đổi quan trọng và tìm kiếm sự chấp thuận của các bên liên quan.

Đánh giá liên tục: Liên tục đánh giá các hạng mục trong dự toán ngân sách và cập nhật những thay đổi sao cho phù hợp.

Những câu hỏi thường gặp

Đâu là bước quan trọng nhất trong việc lập ngân sách dự án?

Bước ước tính chi phí cho từng nguồn lực là quan trọng nhất trong việc lập ngân sách vì đây là lúc bạn cần đi sâu vào chi tiết các hạng mục trong toàn bộ dự án.

Làm gì khi dự án có nguy cơ vượt ngân sách?

Khi điều này xảy ra, bạn cần xác định nguyên nhân khiến ngân sách không đi theo dự toán ban đầu, tìm hiểu, yêu cầu hỗ trợ từ người quản lý hạng mục đó và tìm ra hướng khắc phục tốt nhất.

Làm sao để được phê duyệt ngân sách nhanh chóng?

Một bản ngân sách được trình bày rõ ràng, dễ hiểu với các số liệu, dẫn chứng thuyết phục là mấu chốt để nó được duyệt nhanh nhất.

Kết luận

Đối với một người làm Project Manager, quản lý ngân sách là kỹ năng rất quan trọng, quyết định sự thành bại của dự án mà họ đang thực hiện.

Với sự giúp sức của một phần mềm quản lý dự án thông minh như Bitrix24, bạn sẽ luôn có cái nhìn trực quan nhất về mọi hoạt động của dự án mình đang thực hiện nói chung, và phần chi tiết ngân sách nói riêng.

Đăng ký Bitrix24 ngay tại đây để được tư vấn hoàn toàn miễn phí giải pháp dành riêng cho nhu cầu của bạn!