5 bước quản trị rủi ro dự án mà Project Manager cần biết

Là một Project manager (người quản lý dự án), bạn phải chịu trách nhiệm cao nhất cho toàn bộ dự án đồng thời cũng là người có quyền điều phối tất cả các nguồn lực về dòng tiền dự án, nhân sự, công cụ. Một dự án được đánh giá thành công hay không đều dựa trên các yếu tố cơ bản này. 

Triển khai một dự án từ giai đoạn lên kế hoạch cho đến khi hoàn thành là một quá trình làm việc theo hệ thống giữa các phòng ban, các bộ phận, đòi hỏi tính tỉ mỉ, khả năng quản trị rủi ro, kinh nghiệm và chuyên môn cao của người trực tiếp quản lý dự án. Trong quá trình một dự án được triển khai, rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Điều này cần một người quản lý dự án có chiến lược quản trị rủi ro hiệu quả, xác định những rủi ro tiềm năng của dự án, và đưa ra chiến lược giải quyết phù hợp cho từng tình huống nhằm tránh bị động trong quá trình dự án diễn ra. 

Nhưng một bài toán khó ở đây là, làm thế nào để xử lý được những việc mà ngay cả bạn còn chưa hình dung ra nó sẽ diễn biến như thế nào. Trong bài viết này, hãy cùng Bitrix24 tìm hiểu những bước quan trọng và cần thiết nhất để thực hiện quy trình quản trị rủi ro khi làm dự án, mà mọi Project manager nên nắm rõ. 

Quản trị rủi ro là gì?

Quản trị rủi ro dự án là quá trình xác định, phân tích và ứng phó với bất kỳ rủi ro nào phát sinh trong vòng đời của dự án, giúp dự án đi đúng hướng và đạt được mục tiêu của nó. Rủi ro có thể đến dưới nhiều hình thức khác nhau, ví dụ thiếu nhân sự do tình huống không được báo trước, thời tiết không ủng hộ, phát sinh chi phí bất ngờ hay đơn vị vận chuyển bị chậm trễ. 

Quản trị rủi ro có thể mang định nghĩa khác nhau trên các quy mô dự án khác nhau. 

Đối với các dự án quy mô lớn, quản trị rủi ro tức là việc Project manager lập kế hoạch chi tiết và đưa ra chiến lược giảm thiểu với từng rủi ro phát sinh trên cả quy mô trong và ngoài dự án.

Đối với các dự án nhỏ hơn, quản trị rủi ro có thể chỉ là một danh sách đơn giản, sắp xếp độ ưu tiên những thứ có thể xảy ra từ cao, trung bình cho đến thấp.

Một trong những công cụ giúp bạn lên kế hoạch và quản trị rủi ro tốt nhất hiện tại chính là Bitrix24.

Với tính năng quản lý dự án của Bitrix24, người làm Project manager có thể thao tác các bước quan trọng từ xác định, phân tích đến giảm thiểu rủi ro bằng nhiều hình thức trình bày dễ nhìn và thuận tiện.

Tầm quan trọng của quản trị rủi ro

Dự án nào cũng tiềm ẩn rủi ro. Khi suy nghĩ và lập kế hoạch rủi ro, chính là lúc bạn ý thức được rằng chúng có thể hiện diện và cần được giải quyết. Với một kế hoạch quản trị rủi ro được cân nhắc kỹ lưỡng, Project manager có thể tránh hoặc giảm thiểu các vấn đề tiềm ẩn trước khi chúng gây ảnh hưởng xấu đến toàn bộ dự án.

Việc thực hiện các kế hoạch quản trị rủi ro phù hợp và làm các bước cần thiết để giảm thiểu rủi ro, sẽ đảm bảo dự án của bạn luôn đi đúng hướng và hoàn thành các mục tiêu mong muốn. 

Đó là lý do tại sao nhiều nhà tuyển dụng khi tuyển một ứng viên vào vị trí Project manager, đều rất chú ý đến khả năng quản trị rủi ro và coi đây là một trong những yếu tố quan trọng nhất để quyết định có nhận người đó hay không.

Ai chịu trách nhiệm quản trị rủi ro?

Quản trị rủi ro trên thực tế không phải là công việc của một mình Project manager mà tất cả các bên liên quan đến dự án đều có trách nhiệm cùng xác định nó.

Rủi ro tổng thể hoặc cấp cao có thể được giải quyết trong giai đoạn trước khi khởi động dự án. Đây là lúc chủ sở hữu hoặc nhà tài trợ của dự án sẽ xác định những lợi ích mà dự án mang lại cùng với mức độ rủi ro mà họ sẵn sàng chấp nhận.

Sau đó, rủi ro nhỏ hơn sẽ được xác định và phân tích trong giai đoạn bắt đầu và lập kế hoạch, cũng như trong suốt quá trình thực hiện, giám sát và kiểm tra dự án. 

Các loại rủi ro dự án

Rủi ro dự án có thể ảnh hưởng đến thời gian và nguồn lực cần thiết để hoàn thành dự án. Rủi ro có thể là từ nội bộ hoặc bên ngoài. Chúng ta có thể phân loại một số rủi ro phổ biến như sau:

• Rủi ro tài chính: Các rủi ro về mặt tài chính và dòng tiền của dự án có thể kể đến như chi phí tăng, dự báo ngân sách không chính xác, tăng chi phí cho lao động và vật liệu, doanh số thấp, nguồn vốn dự án giải ngân không ổn định.

• Rủi ro chiến lược: Bao gồm các sai phạm nghiêm trọng trong chiến lược, chẳng hạn như chọn phương pháp quản lý dự án không phù hợp, giải pháp công nghệ khó sử dụng hoặc tốn kém.

• Rủi ro hiệu suất: Hiệu quả của dự án sẽ bị ảnh hưởng khi thành viên trong team bị trễ deadline, không nắm rõ mục tiêu và KPI, sử dụng bản nghiên cứu thị trường không đầy đủ hoặc lỗi thời.

• Rủi ro khách quan: Một số yếu tố khách quan có thể làm ảnh hưởng tới quá trình thực thi dự án như thay đổi luật và quy định, biến động thị trường, thời tiết xấu, nhà cung cấp giao hàng trễ, lao động đình công và các vấn đề về chuỗi cung ứng.

Các bước quản trị rủi ro

1. Xác định rủi ro

Bước đầu tiên để nắm bắt những rủi ro tiềm ẩn là xác định chúng. Trong bước này, bạn sẽ xác định các rủi ro riêng lẻ có thể ảnh hưởng đến dự án của mình bằng cách lập danh sách các rủi ro có thể phát sinh. 

Người Project manager ở bước này cần sử dụng chuyên môn quản lý dự án của riêng mình và tham khảo các dự án tương tự trong quá khứ để liệt kê các tình huống có thể xảy đến. Ngoài ra, mọi bên tham gia vào dự án, thành viên team, các chuyên gia trong lĩnh vực liên quan có thể đóng góp ý kiến để Project manager có thể có cái nhìn sâu sắc hơn.

2. Phân tích tác động rủi ro

Trong giai đoạn phân tích rủi ro, bạn sẽ phải xác định xác suất của từng rủi ro xảy ra, cũng như tác động của chúng đối với dự án. 

Bạn có thể bắt đầu đưa danh sách rủi ro này vào bảng kế hoạch của mình cùng với biểu đồ về khả năng xảy ra. Tiếp theo, bạn cần thêm những thông tin như mức độ ưu tiên và kế hoạch giảm thiểu tác động của rủi ro đến dự án. Trên bản phân tích này, bạn có thể ghi lại cả thông tin định tính và định lượng.

3. Xác định mức độ ưu tiên 

Trong giai đoạn này, bạn sẽ chỉ định mức độ ưu tiên cho việc xử lý rủi ro bằng cách sử dụng 2 yếu tố là xác suất và tác động của chúng đối với dự án. 

Điều này có nghĩa là bạn sẽ phải gán cho mỗi rủi ro một mức độ ưu tiên từ cao, trung bình đến thấp dựa trên các yếu tố đã xác định. Đánh giá mức độ ưu tiên trong xử lý rủi ro sẽ giúp nhân sự trong team phân bổ nguồn lực hợp lý khi có bất kỳ điều gì xảy ra. 

4. Giảm thiểu rủi ro

Có bốn cách phổ biến để giảm thiểu rủi ro, bao gồm phòng tránh, chấp nhận, giảm thiểu và chuyển giao. Bạn sẽ phải sử dụng khả năng phán đoán và chuyên môn của mình để xác định cách tiếp cận nào để sử dụng cho từng rủi ro.

• Phòng tránh

Không phải tất cả các rủi ro đều có thể tránh được, nhưng nếu có thể, đây là cách tốt để không bị ảnh hưởng bởi nó. Tránh rủi ro nếu có khả năng xảy ra cao là một trong những cách phổ biến trong quản trị. 

Ví dụ, bạn nắm được thông tin có một nhà cung cấp gần đây thường giao sản phẩm chất lượng thấp và lỗi rất nhiều, hãy tìm một đối tác thay thế.  Một ví dụ khác là nếu bạn đang lên kế hoạch cho một sự kiện trong mùa mưa, hãy ưu tiên tiến hành sự kiện trong nhà thay vì ngoài trời. 

• Chấp nhận

Chấp nhận rủi ro có thể có ý nghĩa nếu chúng có cơ hội xảy ra thấp và sẽ có tác động thấp đến dự án của bạn, tức nếu rủi ro xảy ra, nó sẽ không làm hỏng dự án. 

Ví dụ bạn đã đặt hoa hướng dương cho bó hoa trao tặng trong sự kiện, nhưng người bán hoa nói rằng có thể ngày hôm đó sẽ không đủ hoa và phải thay thế một số bằng hoa hồng. Vì xác suất rủi ro thấp và việc thay bằng hoa hồng sẽ không làm hỏng việc trao hoa, nên bạn vẫn có thể chấp nhận rủi ro thay vì phải mất thời gian tìm một bên bán hoa mới.

• Giảm thiểu 

Giảm thiểu rủi ro có nghĩa là thay đổi các yếu tố trong kế hoạch để giảm thiểu xác suất rủi ro xảy ra hoặc tác động đến dự án. Rủi ro trung bình và cao là những thứ cần giảm bớt. 

Ví dụ, Project manager có thể xem xét thuê thêm nguồn lực bên ngoài nếu thành viên team cảm thấy quá tải, phân bổ thời gian linh hoạt nếu công việc bắt đầu bị chậm lại ở một giai đoạn khó, hoặc có một ngân sách dự phòng cho các chi phí bất ngờ phát sinh.

• Chuyển giao

Chuyển giao rủi ro tức chuyển rủi ro sang một bên khác bên ngoài dự án. Điều này có nghĩa là sử dụng một chính sách bảo hiểm, hoặc thuê ngoài một phần của công việc. Rủi ro vẫn có thể xảy ra, nhưng nó sẽ giảm tác động xấu đến dự án.

5. Giám sát rủi ro

Trong bước cuối cùng, hãy thiết lập một quy trình để theo dõi từng rủi ro khi dự án bắt đầu. Project manager cần phải chỉ định các thành viên trong team từng công việc cụ thể, như theo dõi các rủi ro, sẵn sàng giải quyết nếu rủi ro xảy ra. Điều này là để tránh việc chồng chéo nhiệm vụ lên nhau và tăng sự phối hợp ăn ý giữa các thành viên.

Những câu hỏi thường gặp

Các bước cơ bản để quản trị rủi ro là gì?

Các bước cơ bản để quản trị rủi ro là xác định, phân tích, xác định trình tự ưu tiên và xây dựng kế hoạch giảm thiểu rủi ro.

Làm sao để xác định các rủi ro trước khi lập kế hoạch dự án?

Để làm được điều này, Project Manager cần vận dụng kinh nghiệm cá nhân của mình từ những dự án tương tự, đồng thời tham khảo ý kiến của các bên tham gia.

Kỹ năng nào là quan trọng nhất của một Project manager?

Có rất nhiều kỹ năng một Project manager cần có nhưng quan trọng nhất chính là quản trị ngân sách và quản trị rủi ro.

Kết luận

Để thực hiện tốt việc quản trị rủi ro của dự án, bạn cần có một công cụ tốt. Và Bitrix24 là một trong những CRM có tính năng quản lý dự án được đánh giá cao nhất trên thị trường hiện tại.

Bitrix24 trang bị cho người làm Project manager hàng loạt tiện ích quản trị trong một nền tảng duy nhất với nhiều hình thức khác nhau như Kanban, biểu đồ dạng Gantt, Scrum, hoặc danh sách nhiệm vụ đơn giản.