12 Tiện Ích Tích Hợp Cần Có Cho Phần Mềm Quản Lý Dự Án Của Bạn

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào 12 tiện ích tích hợp hàng đầu mà bạn có thể thêm vào phần mềm quản lý dự án của mình và tiết lộ cách mỗi tiện ích tích hợp cải thiện hiệu quả nội bộ và hiệu suất bên ngoài của bạn.

Chỉ dẫn chi tiết, thời hạn và người chịu trách nhiệm đều là những yếu tố chính của việc lập kế hoạch tác vụ. Nhưng nếu bạn muốn mở rộng quy mô và mở rộng phạm vi hoạt động của mình thì việc tích hợp quản lý dự án là điều cần thiết. Từ nền tảng truyền thông đến phân tích hiệu suất và quản lý rủi ro, chúng cho phép bạn kết nối tất cả các yếu tố đa dạng trong kế hoạch dự án của bạn vào một vị trí trung tâm.

Khi bạn phát triển tham vọng và các nhóm trở nên phức tạp hơn, tầm quan trọng của việc tích hợp phần mềm quản lý dự án mạnh mẽ và được kết nối tốt là không thể tránh khỏi. Những ứng dụng bổ sung này cho phép bạn hợp lý hóa các quy trình nội bộ của mình, loại bỏ công việc dư thừa và giảm thiểu lỗi của con người, đồng thời cung cấp dịch vụ chuyên nghiệp, hiệu quả hơn cho khách hàng của bạn.

Trong bài viết này, chúng tôi sẽ đi sâu vào 12 tiện ích tích hợp hàng đầu mà bạn có thể thêm vào phần mềm quản lý dự án của mình và tiết lộ cách mỗi tiện ích tích hợp cải thiện hiệu quả nội bộ và hiệu suất bên ngoài của bạn. Vì vậy, nếu bạn là người quản lý dự án có tầm nhìn phát triển, hãy bắt tay vào thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Những tích hợp nào là cần thiết cho phần mềm quản lý dự án toàn diện?

Các tích hợp cần thiết cho phần mềm quản lý dự án toàn diện bao gồm:

1. CRM
2. Theo dõi thời gian
3. Thanh toán và lập hóa đơn
4. Thanh toán an toàn
5. Quản lý tài liệu
6. Công cụ truyền thông
7. Tự động hóa nhiệm vụ
8. Lịch
9. Báo cáo và phân tích
10. Công cụ phản hồi
11. Truyền thông xã hội
12. Quản lý rủi ro

Tích hợp nâng cao chức năng của các công cụ quản lý dự án như thế nào?

Tích hợp nâng cao chức năng của các công cụ quản lý dự án bằng cách:

• Hợp lý hóa quy trình
• Cải thiện sự hợp tác
• Cung cấp các chức năng bổ sung
• Cung cấp những hiểu biết có thể hành động
• Tối ưu hóa hiệu quả và kết quả của dự án

Tại sao việc tích hợp các công cụ cụ thể vào phần mềm quản lý dự án của bạn lại quan trọng?

Tích hợp cụ thể giải quyết các nhu cầu riêng của dự án, đảm bảo các giải pháp phù hợp, quy trình làm việc hiệu quả và phân bổ nguồn lực tối đa.

Các công cụ tích hợp tác động như thế nào đến sự cộng tác của nhóm trong quản lý dự án?

Các công cụ tích hợp tập trung dữ liệu, tăng cường giao tiếp theo thời gian thực và cung cấp nền tảng chung để cộng tác nhóm liền mạch ở cả định dạng từ xa và nội bộ.

1. Quản lý khách hàng của bạn bằng CRM

Ngay trong số các tích hợp quản lý dự án tốt nhất là CRM - kiểm soát sứ mệnh cho mọi thứ liên quan đến khách hàng của bạn. Việc liên kết CRM với phần mềm quản lý dự án giúp nhóm bán hàng của bạn có cùng quan điểm với những người khác trong dự án của bạn. Sẽ không có giao dịch mua nào chưa được đăng ký và sẽ không có khiếu nại nào được xử lý, cho phép bạn điều chỉnh kế hoạch dự án của mình cho phù hợp với nhu cầu của khách hàng.

Bằng cách tự động hóa các quy trình giữa hai ứng dụng, bạn có thể khởi chạy các tác vụ để phản hồi việc bán hàng hoặc email đã nhận mà không cần nhấc ngón tay. Bằng cách này, bạn có thể phản ứng nhanh chóng và hiệu quả trước nhu cầu của khách hàng, chẳng hạn như vận hành bộ phận trợ giúp và hệ thống lập phiếu yêu cầu cho bộ phận dịch vụ khách hàng của bạn.

Việc tích hợp CRM không chỉ đơn giản hóa quy trình làm việc của bạn mà còn nâng cao sự hài lòng của khách hàng trong các dự án của bạn. Và trong một thế giới mà sự hài lòng của khách hàng là điều tối quan trọng, việc liên kết CRM với quản lý dự án của bạn là điều đôi bên cùng có lợi.

2. Theo dõi nhóm và thời gian thực hiện nhiệm vụ như một chuyên gia

Hiểu cách nhóm của bạn sử dụng thời gian là rất quan trọng cho cả việc giám sát dự án và lập ngân sách dự án. Tích hợp theo dõi thời gian cho phép bạn ghi lại khoảng thời gian mọi người dành cho các nhiệm vụ cụ thể hoặc toàn bộ các phần trong dự án của bạn. Với ý tưởng rõ ràng về thời gian thực hiện các nhiệm vụ, bạn có thể cải thiện việc lập kế hoạch dự án của mình, tối đa hóa năng suất mà không tạo gánh nặng cho mọi người.

Thu nhỏ từ theo dõi thời gian thực hiện nhiệm vụ sang góc nhìn toàn cảnh hơn, bạn cũng có thể triển khai trình theo dõi thời gian để ghi lại lịch trình hàng ngày của từng nhân viên. Chức năng bấm giờ vào/ra, có sẵn trên máy tính để bàn và thiết bị di động, mang lại cho mọi người quyền tự chủ ghi lại giờ của riêng mình, với việc không tuân thủ sẽ được gắn cờ cho người quản lý thông qua thông báo. Mặc dù công cụ theo dõi thời gian hoạt động hiệu quả đối với các nhóm nội bộ, nhưng chúng lại là bụi vàng đối với các nhóm ở xa cần giám sát việc tham dự.

3. Hợp lý hóa quy trình thanh toán và lập hóa đơn của bạn

Khi bạn đang thực hiện một dự án có cường độ cao, điều cuối cùng bạn muốn là dành thời gian quý báu để viết các hóa đơn lặp đi lặp lại. Tích hợp lập hóa đơn tự động hợp lý hóa quy trình thanh toán bằng cách lấy dữ liệu từ các khu vực khác nhau trong dự án của bạn và tập hợp chúng thành hóa đơn chuyên nghiệp, chính xác cho khách hàng của bạn.

Phần mềm thanh toán và lập hóa đơn kết hợp các yếu tố của nhiều tích hợp quản lý dự án. Bạn phải mất hàng giờ làm việc từ các ứng dụng theo dõi thời gian và kết hợp nó với chi tiết liên hệ từ CRM để bạn có thể thu thập tất cả thông tin cần thiết chỉ bằng vài cú nhấp chuột. Bạn có thể tạo hóa đơn ở dạng PDF và sau đó gửi trực tiếp cho người liên hệ của bạn qua email hoặc SMS.

Lợi ích của việc thanh toán và lập hóa đơn tích hợp có hai mặt: Trước hết, đây là một công cụ tiết kiệm thời gian tuyệt vời, loại bỏ toàn bộ các bước hành chính lặp đi lặp lại. Nhưng quy trình tương tự cũng loại bỏ khả năng xảy ra lỗi của con người, giữ cho dự án của bạn diễn ra suôn sẻ và chuyên nghiệp.

4. Tích hợp thanh toán nhanh chóng, an toàn

Cho dù đó là lập hóa đơn, thanh toán cho nhà cung cấp hay quản lý bảng lương, việc tích hợp ứng dụng thanh toán vào phần mềm quản lý dự án của bạn là một yếu tố thay đổi cuộc chơi.

Về bản chất, ứng dụng thanh toán là một cách xử lý tất cả các giao dịch liên quan đến dự án của bạn. Bạn có thể thiết lập các khoản phí định kỳ cho đăng ký, gửi thanh toán một lần cho các mặt hàng cụ thể và thực hiện thanh toán đến một cách dễ dàng nhất có thể cho khách hàng của mình.

Nhưng nhìn chung, các ứng dụng thanh toán rất cần thiết cho việc lập ngân sách dự án vì chúng ghi lại và phân loại tất cả các chi phí của bạn. Người quản lý có thể lập danh sách tất cả các chi phí phát sinh và so sánh chúng với ngân sách dự kiến, đưa ra báo cáo tài chính chính xác và trung thực cho khách hàng và các bên liên quan. Phần mềm thanh toán sẽ đánh dấu các khoản thanh toán chưa thanh toán và các nhóm có thể nhanh chóng và dễ dàng kiểm tra trạng thái hóa đơn và khoản hoàn trả để đảm bảo tính minh bạch hoàn toàn.

5. Lưu trữ tất cả tài liệu dự án của bạn trên đám mây

Không có cách nào để chạy một dự án mà không có tất cả các tệp và tài nguyên bạn cần có trong tay. Và mặc dù về mặt kỹ thuật, bạn có thể làm việc với các ứng dụng chưa được tích hợp, nhưng thời gian, công sức và rủi ro liên quan đến việc liên tục tải xuống và đính kèm sẽ gây căng thẳng quá mức cho dự án của bạn.

Khi tích hợp hệ thống quản lý tài liệu, bạn cấp cho nhóm dự án của mình toàn quyền truy cập vào tất cả các tài liệu liên quan mà họ cần. Trong thực tế, điều này có nghĩa là bạn có thể viết một thẻ nhiệm vụ có liên kết đến các tài nguyên quan trọng, biết rằng nhóm của bạn có thể tiếp tục công việc một cách liền mạch. Là một hệ thống tập trung, nó tránh được tình trạng hỗn loạn của các tệp trải rộng trên các máy tính hoặc chuỗi email khác nhau, hợp lý hóa việc thực hiện dự án của bạn.

Các ứng dụng lưu trữ tài liệu tốt nhất cũng cung cấp quyền truy cập. Bằng cách chọn lọc ai sẽ nhìn thấy gì, bạn có thể duy trì tính bảo mật của tệp ngay cả trong các dự án lớn, phức tạp.

6. Kết nối tất cả các kênh liên lạc của bạn

Giao tiếp rõ ràng, hiệu quả là trọng tâm của các dự án thành công, do đó, việc biến nó thành một trong những tích hợp quản lý dự án của bạn là điều không thể tránh khỏi. Từ các cuộc trò chuyện nhanh để xác nhận các chi tiết nhỏ cho đến các cuộc hội nghị video quy mô lớn để thảo luận về các mốc quan trọng của dự án, tất cả thông tin liên lạc về dự án của bạn phải đi vào trọng tâm và minh bạch.

Giờ đây, với rất nhiều nhóm làm việc từ xa, việc giao tiếp trôi chảy chưa bao giờ quan trọng hơn thế. Việc tích hợp các công cụ trò chuyện theo thời gian thực có nghĩa là nhóm của bạn có thể trò chuyện khi họ làm việc, trong khi các cập nhật và nhận xét trong mỗi thẻ nhiệm vụ cung cấp cho mọi người thông tin cập nhật tiến độ rõ ràng. Các cuộc họp sẽ xuất hiện trong lịch của tất cả những người tham dự bằng một liên kết đơn giản đến cuộc gọi điện video và nếu tất cả các ứng dụng này được tích hợp trên cùng một nền tảng, bạn sẽ giảm đáng kể nguy cơ hiểu sai thông tin và người tham gia không đến.

Để có được sự minh bạch hoàn toàn, nền tảng giao tiếp tốt nhất sẽ lưu trữ tất cả các cuộc hội thoại của bạn. Đây là một lợi ích cho việc giám sát dự án vì nó cho phép bạn tham khảo lại các hướng dẫn, quyết định hoặc phản hồi trước đó bằng một công cụ tìm kiếm đơn giản.

7. Tận dụng tự động hóa để giảm bớt công việc nặng nhọc

Bạn có thể tìm thấy các tính năng tự động hóa toàn diện trong các tích hợp quản lý dự án của mình và bạn càng sử dụng nhiều thì công việc của bạn sẽ càng suôn sẻ hơn. Chắc chắn, bạn muốn sử dụng khả năng sáng tạo của con người trong nhóm của mình, nhưng việc thuê tự động hóa các công việc lặp đi lặp lại, tốn thời gian sẽ giúp tăng năng suất rất nhiều.

Các tính năng tự động hóa như phần phụ thuộc có sẵn trong hầu hết các phần mềm quản lý dự án và giúp người quản lý có thời gian cũng như không gian để tập trung vào các nhiệm vụ sáng tạo hơn và giám sát dự án. Tự động hóa có thể cải thiện hầu hết mọi lĩnh vực khác trong công việc của bạn. Ví dụ: bạn có thể tăng tốc yêu cầu vắng mặt để tiết kiệm thời gian cho người quản lý và bộ phận nhân sự trong các nhiệm vụ quản trị cơ bản. Tương tự, bạn có thể tự động thu thập và phân tích dữ liệu từ các công cụ quản lý dự án của mình để nhận được báo cáo hiệu suất đáng tin cậy ngay lập tức.

8. Quản lý lịch trình của nhóm bạn bằng tính năng tích hợp lịch

Lịch là một trong những công cụ quản lý dự án cốt lõi, vì vậy việc tích hợp chúng vào kho vũ khí của bạn phải là ưu tiên hàng đầu. Với cái nhìn toàn cảnh về các mốc quan trọng của dự án và khối lượng công việc của từng cá nhân, bạn có thể dễ dàng nhận ra thời hạn sắp tới, các sự kiện bạn cần giải quyết và những khoảng trống trong lịch trình mà bạn có thể sử dụng hiệu quả.

Bằng cách tích hợp lịch với các công cụ quản lý tác vụ, bạn có thể đảm bảo công việc và cuộc họp không chồng chéo, giúp mọi người có lịch trình bền vững và dễ quản lý hơn. Nhưng khi các sự kiện quan trọng diễn ra, bạn có thể đặt thông báo để nhắc nhở nhóm của mình một ngày trước đó và năm phút trước đó. Vì tất cả nhiệm vụ và lịch của bạn đều được đồng bộ hóa hoàn toàn nên bạn có thể tiết kiệm thời gian theo dõi thủ công và để lại một lượng lớn quản trị viên tổ chức cho các thuật toán của mình.

9. Cải thiện tiến trình của bạn với tích hợp báo cáo và phân tích

Tích hợp báo cáo và phân tích sẽ kết hợp dữ liệu từ thời gian thực hiện nhiệm vụ và thành tích KPI đến sự hài lòng của khách hàng và tuân thủ ngân sách. Nhưng không chỉ là sắp xếp dữ liệu, những công cụ này sẽ đánh giá thông tin có sẵn và cung cấp cái nhìn toàn diện về tình trạng, tiến độ và các lĩnh vực cần cải thiện của dự án của bạn.

Một trong những lợi ích của việc tích hợp quản lý dự án này là bạn không cần đợi đến các mốc quan trọng của dự án để hiểu rõ hơn. Bạn có thể tự động cập nhật trạng thái hàng tuần, tóm tắt tài chính hàng tháng, đánh giá hiệu suất hàng quý và thậm chí giám sát đặc biệt nếu bạn nghi ngờ một lĩnh vực nhất định cần được chú ý đặc biệt.

Báo cáo và phân tích là công cụ lý tưởng để các nhóm tự đánh giá và tìm ra những cách mới để cải thiện. Nhưng chúng đều có hiệu quả như nhau khi giúp khách hàng và các bên liên quan khác biết được tiến độ dự án của bạn.

10. Xây dựng các vòng phản hồi mang tính xây dựng giữa bạn và khách hàng bằng các biểu mẫu và khảo sát

Với rất nhiều bộ phận chuyển động trong dự án của bạn, có thể khó nhìn được bức tranh toàn cảnh hơn và xác định các cách cải thiện. Nhưng bằng cách thêm các công cụ phản hồi và khảo sát vào tích hợp quản lý dự án của mình, bạn có thể tiếp thu những ý kiến có giá trị từ khách hàng cũng như từ các thành viên trong nhóm mà bạn thường không nghe được. Ví dụ: vào cuối mỗi lần chạy nước rút, bạn có thể yêu cầu ý kiến về điều gì đã làm tốt và điều gì chưa, cũng như đề xuất về những rủi ro hoặc lĩnh vực mới cần tận dụng.

Các biểu mẫu phản hồi và khảo sát liên kết với CRM của bạn để bạn có thể gửi chúng đến toàn bộ cơ sở dữ liệu hoặc các phân khúc cụ thể của mình. Bao gồm kết hợp các câu hỏi để có được thông tin chi tiết có liên quan, có thể hành động mà bạn có thể áp dụng để điều chỉnh việc thực hiện dự án của mình. Tất cả các phản hồi sẽ phản hồi lại cơ sở dữ liệu tập trung nơi bạn có thể đưa ra các báo cáo, số liệu thống kê và biểu đồ để có ý tưởng về các xu hướng và sở thích trong tương lai trong dự án của mình.

11. Giám sát khách hàng của bạn bằng cách tích hợp phương tiện truyền thông xã hội

Có một số cách tốt hơn để đánh giá cách khách hàng phản ứng với nỗ lực của bạn hơn là thông qua việc tích hợp với các nền tảng truyền thông xã hội. Chắc chắn, bạn có thể chạy các kênh riêng biệt nhưng việc tích hợp sẽ thu hẹp khoảng cách giao tiếp, mang lại cho bạn sự tương tác theo thời gian thực với khách hàng và là trung tâm tập trung để tương tác và thu thập dữ liệu.

Người quản lý dự án có thể sử dụng tích hợp phương tiện truyền thông xã hội để quét web để tìm đề cập và thậm chí tiếp cận trực tiếp với những khách hàng không hài lòng. Đồng thời, những dữ liệu như lượt thích, lượt chia sẻ và lượt xem được đưa trở lại hệ thống quản lý dự án của bạn, cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hiệu quả hoạt động của chiến lược tiếp thị.

Sự kết nối liên tục này với khán giả của bạn là một lợi thế lớn cho các nhóm phát triển nhanh, những người thường xuyên điều chỉnh các lần lặp lại của mình và tích hợp các điều chỉnh nhỏ dựa trên phản hồi của khách hàng.

12. Viết kế hoạch quản lý rủi ro

Ngay cả những dự án được lên kế hoạch tốt nhất cũng có rủi ro. Nhưng điều đó không có nghĩa là bạn nên bỏ qua sự thận trọng và hành động như thể họ không có ở đó. Khi kết hợp tích hợp quản lý dự án và rủi ro, bạn có thể xác định và phân loại rủi ro của mình cũng như lập kế hoạch chấp nhận, chuyển giao, giảm thiểu hoặc tránh chúng trước thời hạn. Với mức độ rủi ro gắn liền với từng nhiệm vụ, bạn sẽ có hướng dẫn về nơi cần tập trung chú ý khi áp lực gia tăng và có thể tránh các dự án bị trì hoãn do thiếu chuẩn bị.

Các ứng dụng quản lý rủi ro tốt nhất đi kèm với các công cụ phân tích lấy dữ liệu từ các dự án trước đây, xu hướng thị trường hiện tại và phản hồi của nhóm. Bằng cách này, bạn có thể dự đoán những rủi ro tiềm ẩn trước khi chúng xuất hiện và đưa ra các kế hoạch dự phòng.

Bitrix24: Tất cả tích hợp quản lý dự án của bạn trên một nền tảng hợp nhất

Có thể thấy rõ, việc tích hợp quản lý dự án có thể nâng cấp đáng kể phần mềm bạn đang sử dụng. Bằng cách điều chỉnh và tùy chỉnh các công cụ của mình, bạn có thể cắt giảm các nhiệm vụ tốn thời gian, giảm chi phí và đảm bảo toàn bộ nhóm của bạn đang làm việc theo cách hiệu quả nhất có thể.

Nhưng bạn lấy tất cả những tiện ích bổ sung này ở đâu?

Bitrix24 được trang bị đầy đủ tất cả các phần mềm tích hợp quản lý dự án trong danh sách này. Nhưng nếu bạn thực sự cần kết nối trung tâm của mình với các công cụ bên ngoài, chúng tôi có rất nhiều giải pháp tích hợp với các ứng dụng phổ biến nhất hiện có.

Vì vậy, nếu bạn muốn hợp lý hóa quy trình quản lý dự án của mình, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay và bắt đầu!