12 Bước Để Tạo Kế Hoạch Dự Án Hàng Năm Của Bạn

Một kế hoạch dài hạn cho công việc trong tương lai mang lại cho bạn và nhóm của mình sự tập trung và mục tiêu để hướng tới. Đó là một bức tranh lớn, một hành trình để đạt được thành công vào cuối năm sau. Kế hoạch của bạn không nhằm mục đích bán công ty của mình cho các nhà đầu tư tiềm năng, nó hợp lý, dựa trên dữ liệu và linh hoạt.

Bằng cách tạo một kế hoạch dự án hàng năm thông minh, bạn có thể tránh rơi vào bẫy mất kiểm soát về thời hạn và ngân sách, đồng thời hợp lý hóa các quy trình của bạn trong một khoảng thời gian dài.

1. Phân tích hiệu suất của bạn trong năm qua

Nơi để bắt đầu lên kế hoạch dự án hàng năm của bạn chính là phân tích năm hiện tại của bạn. Có một số điều cực kỳ đơn giản: nếu nỗ lực bán hàng qua điện thoại của bạn không mang lại khách hàng tiềm năng mới, thì có lẽ bạn không nên đầu tư thêm thời gian và tiền bạc vào nó trong năm tới. Tuy nhiên, có những điều khác có thể phức tạp hơn. Ví dụ: nếu các quy trình dịch vụ khách hàng của bạn không hoạt động tốt như bạn mong muốn, bạn có thể dành một phần ngân sách của năm tới để sửa đổi cách tiếp cận của mình trong lĩnh vực đó.

Phân tích hiệu suất trong quá khứ giúp bạn xác định mọi thứ diễn ra tốt ở đâu và đối chiếu chúng với những lĩnh vực yếu hơn mà bạn cần cải thiện. Các doanh nghiệp sử dụng phần mềm quản lý dự án của Bitrix24 có tất cả các hình dung và phân tích mà họ có thể cần để có một phân tích chuyên sâu thích hợp.

2. Xác định tầm nhìn về nơi bạn muốn đến trong năm tới

Để tạo lộ trình, trước tiên bạn cần biết mình muốn đi đâu. Với ý tưởng về công ty của bạn sẽ trông như thế nào trong vòng 12 tháng, bạn chuẩn bị cho mình những giai đoạn sau. Tập hợp tất cả những người có quyền hạn để cùng quyết định xem bạn muốn công ty sẽ ở vị trí nào trong năm tới.

Tất nhiên, mỗi người có chính kiến riêng, nhưng nếu bỏ qua bước này thì bạn sẽ gặp nhiều điều bất bình trong suốt cả năm. Sẽ tốt hơn nếu ngay từ bây giờ, bạn và các thành viên khác có tầm nhìn định hướng xuyên suốt năm.

3. Quyết định kỳ vọng cho năm tới

Bây giờ bạn biết bạn muốn ở đâu trong một năm tới, bạn có thể đặt ra những kỳ vọng về thành công của mình. Bạn nên xác định thành công có ý nghĩa như thế nào đối với công ty của mình. Có thể đó là việc mở ra các thị trường quốc tế mới hoặc tăng số lượng người đăng ký lên một con số nhất định hay cải thiện chỉ số thành công của khách hàng.

Phân tách kỳ vọng của bạn theo bộ phận. Ngoài việc định hình rõ ràng hơn cho kế hoạch dự án hàng năm của mình, bạn cũng cung cấp rất nhiều động lực cho nhân viên trong mọi bộ phận. Họ có thể thấy tầm quan trọng của công việc của chính họ và cách nó phù hợp với bức tranh lớn hơn cho công ty.

4. Sử dụng các đề xuất được tiêu chuẩn hóa để chọn các dự án của bạn

Trưởng bộ phận biết rằng một chút cường điệu và nâng cao sự thật sẽ giúp dự án của họ tăng lên trong danh sách ưu tiên. Họ thậm chí có thể thương lượng một chút với các nhà quản lý khác để tất cả cùng hỗ trợ cho một dự án mà họ muốn thực hiện. Nhưng chỉ vì điều đó tốt cho họ, không có nghĩa là nó tốt cho công ty. Bằng cách chuẩn hóa quy trình đề xuất của mình, bạn có thể loại bỏ khía cạnh “chiêu bán hàng” mà rất nhiều dự án đi kèm. 

Bạn có thể tạo và chia sẻ tài liệu mẫu yêu cầu các thông tin thực tế: mục tiêu, chi phí ước tính, khung thời gian ước tính, thành viên nhóm cần thiết và hơn thế nữa. Để chắc chắn về cách tiếp cận của mình, bạn hãy yêu cầu bộ phận tài chính làm việc để xác minh rằng các sự kiện và số liệu là chính xác. Bằng cách này, bạn ít có khả năng bị ảnh hưởng bởi một bài thuyết trình hào nhoáng và có nhiều khả năng chọn các dự án có lợi cho công ty của bạn nói chung.

Lập kế hoạch đúng cách với Bitrix24

  Không giới hạn số lượng người dùng
 Đăng ký ngay hôm nay 

5. Đặt mục tiêu SMART

Các mục tiêu SMART (Cụ thể, Có thể đo lường, Có thể đạt được, Có liên quan và Giới hạn về Thời gian) là cách tốt nhất để tạo ra một kế hoạch thực tế. Bằng cách sử dụng tinh thần SMART, bạn giảm đáng kể nguy cơ bỏ qua những cạm bẫy tiềm ẩn và chuẩn bị đầy đủ cho bản thân trước bất kỳ câu hỏi khó xử nào từ các bên liên quan. 

Thay vì tạo ra các ý tưởng bao quát với một kế hoạch mơ hồ về cách đạt được điều đó, các mục tiêu SMART của bạn tập trung vào các mục tiêu ngắn hạn, hữu hình hơn mà bạn có thể tạo ra một chiến lược chi tiết. Đảm bảo ghi nhớ các giá trị công ty của bạn trong giai đoạn này. Bạn rất dễ bị sa lầy vào các chi tiết khi đặt mục tiêu, vì vậy điều quan trọng là phải tập trung vào nhiệm vụ tổng thể như bạn đã lên kế hoạch.

6. Bổ sung các dự án không liên quan trực tiếp đến mục tiêu của bạn

Khi viết một kế hoạch dự án hàng năm, quá dễ dàng để tập trung hoàn toàn vào các yếu tố xây dựng kết hợp với nhau để giúp bạn đạt được mục tiêu của mình. 

Tuy nhiên, bạn không nên đánh mất bức tranh toàn cảnh. Tất cả các hoạt động như đào tạo, phát triển nhân viên và xây dựng nhóm đều rất quan trọng đối với kỹ năng và động lực của nhóm, và do đó, kế hoạch của bạn sẽ thành công. Tham khảo lại tầm nhìn của bạn khi quyết định cách phân bổ nguồn lực trong cả năm. Nếu nó không phù hợp với mục tiêu của bạn, đó không chắc là một khoản đầu tư khôn ngoan.

7. Đặt khung thời gian cho mọi yếu tố trong kế hoạch dự án hàng năm của bạn

Thời hạn cho mỗi nhiệm vụ là một phần thiết yếu của việc lập kế hoạch tốt vì chúng cho phép bạn cấu trúc năm của mình và cảm thấy hài lòng khi kiểm tra từng giai đoạn khi bạn hoàn thành nó. Lịch dự án hàng năm là một cách tuyệt vời để kiểm soát thời hạn hàng năm của bạn. Sử dụng biểu đồ Gantt như một cách để xác định khoảng trống trong lịch trình của bạn hoặc thời gian khi các nhóm bị quá tải.

Với phần mềm mạnh mẽ như Bitrix24, bạn cũng có thể kết nối các tác vụ với nhau thông qua các phần phụ thuộc. Nói một cách đơn giản, các phụ thuộc sẽ kích hoạt khi một nhiệm vụ hoàn thành, tự động kích hoạt một tác vụ tiếp theo để tiết kiệm thời gian và công sức cho bạn.

8. Quản lý rủi ro: hãy “chơi” một cách an toàn

Một năm là một khoảng thời gian dài và khó có khả năng mọi thứ sẽ đi đúng 100% so với kế hoạch. Vì vậy, tốt nhất là bạn nên tính đến rủi ro ngay từ đầu và tránh gặp phải những bất ngờ không mong muốn có thể ăn vào tiền bạc và thời gian bạn đã dành cho các dự án của mình. Những rủi ro thường gặp có thể bao gồm việc các sự kiện bị hủy bỏ, nhóm của bạn không giành được hợp đồng như mong đợi hoặc sự thay đổi nhân viên. 

Tạo các nhiệm vụ dự phòng cho những trường hợp này, chẳng hạn như địa điểm thay thế cho các sự kiện, nhiều kế hoạch đầu tư và một quy trình giới thiệu hiệu quả, mạnh mẽ. Việc lập kế hoạch quản lý rủi ro có thể khá tốn kém, tuy nhiên, đó là một thực tế đơn giản của các kế hoạch dự án mà bạn không thể bỏ qua.

9. Viết ngân sách của bạn

Ngân sách là một trong những đặc điểm quan trọng nhất của kế hoạch dự án hàng năm vì nó là một chỉ báo rõ ràng về mức độ khả thi của ý tưởng của bạn. Ngân sách cung cấp cho các bên liên quan niềm tin rằng kế hoạch của bạn đã được cân nhắc cẩn thận và nhóm của bạn sẽ có thể bắt đầu lập kế hoạch cho các hoạt động của họ trong năm. Là một phần của ngân sách, bạn sẽ phải lập kế hoạch cách phân bổ nguồn lực và sử dụng phân tích của năm qua để dự đoán doanh thu của bạn cho năm tới. 

Nếu bạn thấy mình không đủ khả năng để thực hiện những kế hoạch lý tưởng mà bạn muốn, bạn có thể hành động trước, thay vì vướng vào các vấn đề trong năm. Thiếu tiền mặt không hẳn là ngày tận thế - bạn có thể đảm bảo nguồn vốn bổ sung cho năm tới và kế hoạch dự án của bạn sẽ giúp thuyết phục các nhà đầu tư ủng hộ bạn.

10. Tạo các dự án và nhiệm vụ của bạn

Là một người quản lý dự án, bạn có trách nhiệm nặng nề trong việc tạo ra các dự án thực tế trong kế hoạch dự án hàng năm của bạn. Bao gồm tất cả các cơ sở của bạn bằng cách chỉ định tất cả những người có liên quan cho từng nhiệm vụ và bao gồm tất cả các hướng dẫn và tài nguyên cần thiết trong phần mềm của bạn. Với mỗi bản cập nhật, tất cả các bên liên quan sẽ nhận được thông báo để bạn có thể luôn cập nhật kế hoạch của mình. Như chúng tôi đã đề cập trước đó, thời hạn là vô cùng quan trọng đối với bất kỳ dự án nào, đặc biệt là đối với kế hoạch dự án hàng năm. 

Với rất nhiều việc phải làm, việc không đưa ra được thời hạn thực tế sẽ khiến công việc trở thành đống công việc tồn đọng khiến bạn không thể đạt được mục tiêu của mình. Hầu hết các phần mềm quản lý dự án và nhiệm vụ đều cung cấp cho bạn tùy chọn gửi lời nhắc để giữ cho nhóm của bạn đi đúng hướng, cũng như thông báo khi nhiệm vụ sắp đến thời hạn để bạn có thể khắc phục mọi sự chậm trễ tiềm ẩn ngay từ đầu.

11. Dành thời gian để theo dõi tiến trình của bạn

Đảm bảo rằng bạn không lấp đầy mỗi giây có sẵn với các tác vụ. Kế hoạch dự án hàng năm của bạn sẽ cần phân tích và điều chỉnh liên tục để mọi thứ đi đúng hướng. Ví dụ: nếu một trong những mục tiêu chính của bạn là cải thiện số lượng người dùng mà bạn có trong hệ thống, bạn sẽ cần theo dõi tiến trình của nhóm của mình trong CRM của họ. Bitrix24 cung cấp cho bạn phân tích chuyên sâu, nơi bạn có thể tách riêng cơ sở dữ liệu của mình để xem những cách tiếp cận nào đang hoạt động. 

Tương tự, bạn có thể xem xét thành công ở cả cấp độ nhóm và cấp độ cá nhân, đồng thời tìm ra phần nào trong quy trình làm việc đang ngăn cản bạn đạt được mục tiêu. Với thông tin này, bạn có thể điều chỉnh trọng tâm của mình khi cần thiết để đạt được mục tiêu của mình. Tất nhiên, sẽ không khôn ngoan nếu bạn thực hiện những điều chỉnh lớn đối với kế hoạch hàng năm của mình và thông báo những thay đổi mà không có cảnh báo trước. Hãy thử lên lịch các cuộc họp cho các quản lý bộ phận của bạn vào lịch dự án hàng năm của bạn, nơi bạn có thể thảo luận về các giải pháp và cơ hội tiềm năng.

12. Bắt đầu thực hiện kế hoạch của năm tới càng sớm càng tốt

Lập kế hoạch cho cả năm không phải là việc dễ dàng và nếu bạn để nó đến phút cuối cùng, bạn sẽ rất đau đầu. Đến quý thứ ba, bạn nên đã có những bước tiến nghiêm túc với kế hoạch dự án năm tiếp theo của mình.

Một lý do khác tại sao việc nhìn về tương lai sẽ giúp ích cho bạn về lâu dài là bạn có thể thực hiện những thay đổi trong khi chúng vẫn còn mới trong tâm trí bạn. Nếu bạn thấy rằng bạn đang không tuân theo các phương pháp hay nhất trong ngành nhưng nó không ảnh hưởng bất lợi đến công việc của bạn, bạn có thể để các dự án của mình chạy theo lộ trình của chúng và thực hiện các thay đổi đối với cách tiếp cận của năm tới.

Bitrix24 cung cấp một bộ công cụ kinh doanh đầy đủ hoạt động như một người lập kế hoạch dự án hàng năm và giúp mọi quy trình bạn thực hiện trở nên trơn tru hơn nhiều. Tài liệu được chia sẻ có thể giúp bạn truyền cảm hứng cho nhóm của mình với tầm nhìn và mục tiêu của bạn, đồng thời công cụ quản lý dự án của chúng tôi là một công cụ tuyệt vời khi tổ chức các công việc lớn. Điều tốt nhất là bạn có thể bắt đầu miễn phí, vì vậy hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay và xem cách bạn có thể nâng hiệu suất hàng năm của mình lên một tầm cao mới

Câu hỏi thường gặp (FAQ)