11 Ưu Điểm Của Việc Triển Khai Mạng Nội Bộ An Toàn Trong Tổ Chức Của Bạn

Đáp ứng các yêu cầu về bảo vệ dữ liệu và tăng năng suất, mạng nội bộ an toàn đang nhanh chóng trở thành nhu cầu thiết yếu đối với các công ty thuộc mọi quy mô.

Vượt ra ngoài ranh giới của các văn phòng vật lý, mạng nội bộ là một trung tâm riêng để cộng tác, liên lạc an toàn, lưu trữ dữ liệu và quan hệ khách hàng. Chạy nhiều ứng dụng trên một nền tảng có khả năng đơn giản hóa và hợp lý hóa công việc của bạn cũng như tăng năng suất. Nhưng với tất cả thông tin đó ở một nơi, việc vi phạm dữ liệu có thể trở thành thảm họa, khiến vấn đề bảo mật phải được ưu tiên hàng đầu.

Điều đó mang lại sự hiểu biết ở mức độ bề mặt, nhưng chúng tôi muốn tìm hiểu sâu hơn một chút. Thay vì một danh sách tính năng mạng nội bộ đơn giản, chúng ta sẽ xem xét ý nghĩa của chúng đối với doanh nghiệp của bạn thông qua 11 lợi ích của việc triển khai mạng nội bộ an toàn trong tổ chức của bạn.

Câu hỏi thường gặp

Việc triển khai mạng nội bộ an toàn sẽ tăng cường liên lạc nội bộ và bảo mật dữ liệu trong một tổ chức như thế nào?

Việc triển khai mạng nội bộ an toàn sẽ thúc đẩy giao tiếp nội bộ theo thời gian thực và bảo mật dữ liệu mạnh mẽ thông qua các đường truy cập, mã hóa và kiểm tra được kiểm soát, đảm bảo các tương tác an toàn và liền mạch trong tổ chức.

Một số thách thức tiềm ẩn mà các tổ chức có thể gặp phải khi triển khai mạng nội bộ an toàn là gì?

Khi triển khai mạng nội bộ an toàn, các tổ chức có thể gặp phải những thách thức như:

• Đề kháng với sự thay đổi
• Vấn đề kỹ thuật
• Rào cản di chuyển dữ liệu
• Tốn nhiều thời gian đào tạo trong quá trình thực hiện

Mạng nội bộ an toàn góp phần nâng cao năng suất và sự cộng tác tổng thể của tổ chức như thế nào?

Mạng nội bộ an toàn giúp tăng năng suất và cộng tác bằng cách:

• Hợp lý hóa quy trình công việc
• Tạo điều kiện chia sẻ tài liệu theo thời gian thực
• Tập trung nguồn lực
• Thúc đẩy văn hóa giao tiếp cởi mở và giải quyết vấn đề tập thể

Làm thế nào một mạng nội bộ an toàn có thể hỗ trợ các sáng kiến cải tiến liên tục của tổ chức?

Mạng nội bộ an toàn hỗ trợ cải tiến liên tục bằng cách cung cấp các công cụ phân tích để đánh giá hiệu suất, cho phép thu thập phản hồi và thúc đẩy văn hóa dựa trên dữ liệu nhằm khuyến khích các cải tiến lặp đi lặp lại và đưa ra quyết định sáng suốt.

1. Giao tiếp hiệu quả hơn trên nền tảng riêng tư

Có lẽ ưu điểm rõ ràng nhất của mạng nội bộ an toàn là nó hoạt động giống như một trung tâm liên lạc riêng tư, giống như các nền tảng truyền thông xã hội trên internet. Sự khác biệt là bạn không nhận được bất kỳ quảng cáo phiền toái nào trong nguồn cấp dữ liệu của mình hoặc các quảng cáo lừa đảo lấp đầy hộp thư đến của bạn. Thay vào đó, tất cả đều là những cập nhật và thông báo có liên quan, kịp thời.

Là một công cụ liên lạc nội bộ, mạng nội bộ của bạn tập trung tất cả hoạt động liên lạc tại nơi làm việc, tạo điều kiện thuận lợi cho các cuộc trò chuyện trực tiếp cũng như tin tức trên toàn công ty. Với việc mọi người sử dụng nó làm trang tổng quan, bạn có thể thông báo về các ngày nghỉ lễ và chương trình khuyến mãi nội bộ sắp tới mà yên tâm rằng mọi người sẽ nhận được tin nhắn thông qua thông báo và trên nguồn cấp tin tức của họ.

Các nền tảng mạng nội bộ hàng đầu hỗ trợ mạng nội bộ của bạn bằng các giải pháp liên lạc khác, chẳng hạn như tin nhắn tức thời, hội nghị truyền hình và các cuộc hội thoại trong tài liệu để đạt được sự cộng tác cao nhất trong tổ chức.

2. Đoàn kết các nhóm ở xa một cách chuyên nghiệp và xã hội

Các nhóm từ xa có khả năng thúc đẩy các công ty phát triển với tốc độ chóng mặt - nhưng chỉ khi họ được quản lý hiệu quả. Một trong những mối đe dọa lớn nhất đối với sự đoàn kết của các nhóm làm việc từ xa là giao tiếp nội bộ kém, dẫn đến năng suất kém và sự xa lánh của những nhân viên không gần gũi với người khác.

Mạng nội bộ cho phép bạn thu hút nhân viên từ xa tham gia và theo dõi thay vì khiến họ cảm thấy bị cô lập và mất phương hướng. Khi các cá nhân cảm thấy được lắng nghe và đánh giá cao, họ có nhiều khả năng tham gia vào nhiệm vụ của mình và thực hiện tốt nhất.

Tuy nhiên, một lợi ích khác là mạng nội bộ an toàn bắt chước các tương tác xã hội, có thể là các cuộc trò chuyện dễ chịu hơn hoặc các nhóm chuyên trách được đoàn kết vì lợi ích chung. Ví dụ: bạn có thể thành lập Câu lạc bộ ẩm thực - nơi chia sẻ công thức nấu ăn và thậm chí quay video hướng dẫn các kỹ thuật phức tạp. Kênh nhắn tin tức thời của Foodies cho phép các đầu bếp mới vào nghề trong nhóm của bạn tạo kết nối xã hội giúp phá bỏ các rào cản trong cộng tác.

3. Giữ dữ liệu của bạn an toàn với nhiều lớp bảo mật

Bảo vệ dữ liệu là điều hết sức quan trọng đối với các công ty thuộc mọi lĩnh vực, không chỉ những công ty xử lý hàng núi dữ liệu khách hàng. Các doanh nghiệp tự hào về việc cung cấp mạng nội bộ an toàn sẽ thực hiện điều đó một cách tự tin vì có nhiều cách để ngăn chặn hành vi của tin tặc.

Bắt đầu với quy trình đăng nhập bằng cách triển khai xác thực hai bước, nghĩa là ngay cả khi ai đó phát hiện ra thông tin đăng nhập của thành viên nhóm, họ cũng không thể truy cập vào tài khoản. Bạn cũng có thể bảo mật các tệp nhạy cảm bằng cách hạn chế quyền truy cập chỉ vào các tài khoản được phê duyệt trước. Điều này cũng có tác dụng ngăn chặn những nhân viên lừa đảo rò rỉ thông tin có hại. Nhưng ở cấp độ cơ bản nhất, thực tế là mạng nội bộ theo định nghĩa là riêng tư, nhân viên của bạn được bảo vệ khỏi nhiều trò lừa đảo điển hình được tìm thấy trên internet rộng hơn.

Giao tiếp an toàn không chỉ là một công cụ mà còn là tài sản chiến lược giúp doanh nghiệp tuân thủ luật tuân thủ và bảo vệ dữ liệu. Mức độ bảo mật mạng này cũng có thể được chuyển thành dấu phê duyệt mà bạn có thể tích hợp vào các chiến dịch tiếp thị của mình.

4. Tập trung các tài nguyên chính của bạn để điều hướng dễ dàng

Mạng nội bộ an toàn giết chết hai con chim bằng một viên đá khi nói đến quản lý tài nguyên. Đầu tiên, bạn tránh được tình trạng lộn xộn vô tổ chức xảy ra khi các nhóm tuân theo nhiều tiêu chuẩn khác nhau khi lưu trữ. Nhưng quan trọng nhất, với các tài liệu và tài liệu đào tạo ở một nơi, bạn hoàn toàn có thể tập trung vào việc bảo vệ tài sản quý giá của mình mà không gặp rủi ro trộm cắp do hệ thống thiếu tổ chức.

Tất nhiên, hệ thống lưu trữ dựa trên đám mây là không thể thương lượng đối với các nhóm làm việc từ xa hoặc kết hợp. Với tất cả thông tin được đồng bộ hóa theo thời gian thực, bạn có thể duy trì sự cộng tác suôn sẻ trong tổ chức cho dù bạn đang làm việc tại bàn làm việc trong văn phòng hay từ điện thoại di động khi đang di chuyển.

Nhưng nó không chỉ là về các tài liệu bạn làm việc. Một trong vô số lợi ích của mạng nội bộ là danh bạ công ty. Tải thông tin quan trọng về tất cả nhân viên của bạn lên sơ đồ tổ chức và giúp bạn dễ dàng tìm được người phù hợp cho mọi nhiệm vụ.

5. Hợp lý hóa quy trình giới thiệu nhân viên

Tuyển dụng hiếm khi là một công việc dễ dàng, cả về mặt thời gian và chi phí. Tuy nhiên, bạn có thể giảm bớt gánh nặng bằng cách triển khai các giải pháp mạng nội bộ cho quy trình giới thiệu của mình.

Với tất cả thông tin nhân sự và hướng dẫn của bạn ở cùng một nơi, một danh sách kiểm tra từng bước đơn giản sẽ giúp những tân binh bắt kịp tốc độ với thời gian đầu tư tối thiểu từ góc độ quản lý. Bao gồm một liên kết đến các tài liệu liên quan trong mỗi bước, hướng dẫn người đọc đến các hướng dẫn và tài liệu liên quan.

Tất nhiên, việc giới thiệu không phải là một quá trình chỉ diễn ra một lần. Bằng cách cung cấp tài liệu đào tạo, chính sách của công ty và hướng dẫn cách thực hiện cho mọi người trong nhóm của bạn, bạn luôn có thể tham khảo lại chúng để ôn lại.

6. Truyền cảm hứng cho một nền văn hóa công ty tuyệt vời

Khi triển khai mạng nội bộ, bạn có thể chọn giao diện và mục đích của nó. Đây là cơ hội hoàn hảo để nhân đôi các nguyên lý cốt lõi trong văn hóa công ty của bạn, cho thấy bạn thực hành những gì bạn giảng.

Ví dụ: sử dụng các tính năng của mạng nội bộ như diễn đàn để thúc đẩy cuộc trò chuyện cởi mở. Nếu bất kỳ ai trong công ty của bạn đang gặp trở ngại hoặc có đề xuất cải tiến, họ có thể tải bài đăng lên bảng tin và chia sẻ nó với toàn bộ nhóm. Cuộc đối thoại cởi mở như thế này giúp ban quản lý cấp cao giải quyết các vấn đề mà họ không thấy hàng ngày và nhân viên cảm thấy được tôn trọng và được lắng nghe.

Mạng nội bộ an toàn cũng thúc đẩy sự hợp tác trong tổ chức, phá vỡ rào cản giữa các bộ phận và nhóm khác nhau. Tạo điều kiện thuận lợi cho các dự án và thảo luận đa chức năng, nó giúp phát triển văn hóa làm việc nhóm. Dựa trên quan điểm đa dạng của sự hợp tác giữa các bộ phận, bạn thường có thể tìm ra các giải pháp độc đáo cho các vấn đề dai dẳng.

7. Tạo động lực cho nhóm của bạn bằng các phần thưởng và sự công nhận

Để giữ được động lực cao, tất cả chúng ta thỉnh thoảng cần một chút động viên. Đó là lý do tại sao ngày càng nhiều công ty tăng gấp đôi hệ thống mạng nội bộ an toàn của họ như một nền tảng truyền thông xã hội nội bộ.

Người quản lý có thể đăng lời cảm ơn hoặc trao huy hiệu cho công việc xuất sắc, trong khi những người còn lại trong công ty sẽ giảm lượt thích trên tin nhắn. Mặc dù nó có vẻ mang tính biểu tượng, nhưng việc củng cố tích cực các lượt thích sẽ mang lại cho người nhận một lượng dopamine, một loại hormone tạo cảm giác dễ chịu liên quan đến hệ thống khen thưởng của cơ thể. Điều này không chỉ mang lại niềm vui nhất thời mà còn thúc đẩy các cá nhân tìm kiếm sự công nhận tương tự trong tương lai.

Các nhà lãnh đạo luôn chú ý đến lợi thế của tổ chức và nêu bật công việc tốt là một cách đơn giản để giúp các nhóm hoạt động tốt nhất. Điều này đặc biệt đúng đối với những nhân viên ở xa. Bị cô lập khỏi các đồng nghiệp về mặt vật lý, họ vẫn có thể nhận được sự công nhận đó thông qua mạng nội bộ an toàn.

8. Quản lý chi phí của bạn bằng cách đầu tư vào một nền tảng

Lợi ích của mạng nội bộ liên quan đến chi phí luôn hấp dẫn các doanh nghiệp nhỏ với ngân sách hạn chế, vì vậy hãy xem một số ví dụ.

Chi phí liên lạc, chẳng hạn như các cuộc gọi điện thoại và đi công tác để họp, có thể rất tốn kém. Với mạng nội bộ, bạn có thể gọi miễn phí và thay vào đó, bạn có thể tổ chức các cuộc họp video. Điều này giúp bạn tiết kiệm rất nhiều chi phí không cần thiết, cũng như tăng cường bảo mật mạng.

Đầu tư vào ứng dụng thường tăng nhanh khi doanh nghiệp của bạn phát triển về quy mô. Tuy nhiên, một mạng nội bộ tốt có nhiều công cụ thường yêu cầu các nền tảng riêng biệt, giúp giảm chi phí và đơn giản hóa việc quản lý CNTT của bạn.

Tự động hóa giữa các ứng dụng trên mạng nội bộ cho phép bạn thực hiện cùng một công việc trong thời gian ngắn hơn nhiều (chưa kể đến nỗ lực!). Cắt bỏ các nhiệm vụ tốn thời gian có nghĩa là nhóm của bạn có thể đạt được năng suất hiệu quả hơn.

Vi phạm dữ liệu rất tốn kém, phải trả tiền phạt, khách hàng phải hoàn trả và danh tiếng phải được sửa chữa. Mạng nội bộ an toàn giúp giảm nguy cơ bị hack, cho phép bạn quản lý tiền của mình tốt hơn.

9. Giảm bớt sự lộn xộn của email và cuộc họp

Môi trường làm việc mơ ước của không ai bao gồm các cuộc họp cả ngày và hộp thư đến luôn đầy. Một hệ thống mạng nội bộ an toàn có thể giảm tiêu hao năng suất do quá tải liên lạc.

Một cách để thực hiện điều này là thông qua các kênh liên lạc không chính thức hơn nhưng vẫn an toàn. Ví dụ: tin nhắn tức thời rất phù hợp để trao đổi qua lại nhanh chóng về một vấn đề cụ thể. Điều này giúp loại bỏ sự gián đoạn khi tổ chức cuộc họp và tránh chu kỳ phản hồi bị trì hoãn liên quan đến email.

Tương tự, toàn bộ nhóm có thể làm việc đồng thời trên các tệp cộng tác. Hãy quên việc tạo chuỗi email dài và lộn xộn. Thay vào đó, hãy thực hiện các thay đổi và nhận xét được đề xuất trong chính tài liệu đó. Nó không chỉ nhanh hơn và trực quan hơn cho người đánh giá mà còn rõ ràng và phù hợp hơn cho người nhận.

10. Tăng năng suất bằng cách tùy chỉnh mạng nội bộ của bạn

Chắc chắn, có thể mất rất nhiều thời gian và công sức để thiết lập mạng nội bộ ngay từ đầu. Tuy nhiên, bạn có thể thiết lập mạng nội bộ an toàn theo thông số kỹ thuật chính xác của mình, với mọi thứ bạn cần và không có thứ gì bạn không có. Bên cạnh việc đánh giá hiệu suất, hãy yêu cầu phản hồi định kỳ từ các thành viên trong nhóm của bạn để đạt được hiệu quả cơ bản.

Lưu vô số mẫu để tăng năng suất, từ các đoạn email và tiêu đề thư ở phần cơ bản hơn cho đến thiết kế tài sản thế chấp và toàn bộ quy trình công việc của dự án ở phần phức tạp hơn. Khởi động toàn bộ dự án từ mẫu trước đó với tất cả nhiệm vụ, thời gian và những người chịu trách nhiệm đã sẵn sàng, sẵn sàng thực hiện. Chắc chắn, bạn có thể phải thực hiện một số chỉnh sửa ở chỗ này chỗ kia, nhưng so với việc viết ra một dự án đầy đủ thì không có sự so sánh nào.

11. Phân tích dữ liệu nội bộ để liên tục cải tiến

Để có cơ hội tốt nhất trong việc phân tích và cải thiện quy trình của mình, bạn cần xử lý tốt dữ liệu mà công ty bạn tạo ra. Một trong những lợi thế tổ chức tốt nhất của mạng nội bộ là chúng tự động ghi lại các số liệu chính từ vô số ứng dụng, chẳng hạn như thời gian thực hiện nhiệm vụ, chuyển đổi được thực hiện và sự hài lòng của khách hàng.

Mạng nội bộ an toàn tổng hợp dữ liệu một cách liền mạch từ mọi khía cạnh trong hoạt động kinh doanh của bạn mà không cần dựa vào sự trợ giúp của các tiện ích tích hợp của bên thứ ba. Khi dữ liệu liên tục được đưa vào hệ thống, bạn có thể truy cập các báo cáo theo thời gian thực từ mạng nội bộ của mình chỉ bằng một nút bấm. Cho dù đội ngũ bán hàng của bạn đang chậm tiến độ so với mục tiêu hay các cuộc họp của bạn đang diễn ra quá tải, bạn có thể chẩn đoán vấn đề và tìm giải pháp nhanh chóng và hiệu quả, tất cả đều có trong mạng nội bộ của bạn.

Bitrix24: Hệ thống mạng nội bộ an toàn mới của bạn

Tại thời điểm này trong bài viết, bạn có thể tự hỏi làm thế nào để có được tất cả các tính năng mạng nội bộ này về cùng một nơi.

Tại Bitrix24, chúng tôi đã làm việc chăm chỉ để tạo ra một giải pháp mạng nội bộ toàn diện hỗ trợ các nhóm thuộc mọi quy mô mà không quá phức tạp. Với dự án, tài liệu, quản lý khách hàng và nhiều tính năng khác có sẵn ngay cả trên phiên bản miễn phí của chúng tôi, bạn sẽ luôn kết nối với nhóm của mình và kiểm soát các quy trình của mình.

Hơn nữa, bạn có thể chọn từ một loạt các phương pháp siêu bảo mật để giữ an toàn cho dữ liệu của mình. Với xác thực hai bước, mật khẩu một lần và thậm chí cả phiên bản tự lưu trữ, bảo mật là ưu tiên hàng đầu của chúng tôi.