11 Kỹ Năng Đàm Phán Cần Thiết Để Tự Tin Chốt Giao Dịch

Kỹ năng đàm phán thường được coi là một nghệ thuật - một tài năng nội tại mà một số người có, còn những người khác thì không. Nhưng tại Bitrix24, chúng tôi ở đây để phá vỡ quan niệm sai lầm đó. Kỹ năng chốt giao dịch thành công là điều giúp công ty phát triển và tin tốt là chúng có thể được dạy tương đối dễ dàng.

Trong bài viết này, chúng ta sẽ xem xét 11 kỹ năng thiết yếu mà những người giao dịch giỏi nhất sở hữu, bao gồm những phẩm chất cá nhân cổ điển cũng như một số kỹ năng chuẩn bị hậu trường mang tính kỹ thuật hơn. Vì vậy, nếu bạn muốn nâng cao kỹ năng đàm phán của mình và chuyển đổi những khách hàng đó, hãy bắt tay vào thực hiện.

Câu hỏi thường gặp

Kỹ năng đàm phán hiệu quả cho phép các cá nhân điều hướng thông qua các cuộc thảo luận, ủng hộ một cách chiến lược cho quan điểm của họ, tìm ra điểm chung và cuối cùng thiết lập các thỏa thuận có thể dẫn đến giao dịch thành công.

Kỹ năng đàm phán có thể được phát triển thông qua các chương trình đào tạo có mục tiêu, thực hành, nhập vai, học hỏi từ các nhà đàm phán có kinh nghiệm và tích cực tham gia vào các tình huống đàm phán thực tế.

Sự tự tin là yếu tố then chốt trong đàm phán vì nó thể hiện sự đảm bảo và khả năng, điều này có thể ảnh hưởng đến nhận thức và phản ứng của bên đối lập. Xây dựng sự tự tin bao gồm sự chuẩn bị, kiến ​​thức, thực hành và hiểu rõ các điểm cũng như ranh giới trong đàm phán của bạn.

Sự đồng cảm trong đàm phán là công cụ cơ bản để hiểu được cảm xúc và quan điểm của đối phương. Nó nuôi dưỡng niềm tin, thúc đẩy giao tiếp tốt hơn và có thể dẫn đến những giao dịch hợp tác và thành công hơn.

1. Sự quyết đoán: Đạt được điều mình mong muốn một cách tôn trọng

Trước khi gặp mặt trực tiếp (hoặc nói chuyện trực tiếp với khách hàng), bạn phải xác định chính xác những gì bạn muốn đạt được từ cuộc họp. Với những mục tiêu này, bạn có thể thực hành kỹ năng đầu tiên trong danh sách kỹ năng đàm phán của chúng tôi: Tính quyết đoán.

Sự quyết đoán là sự kết hợp giữa sự tự tin và sự tôn trọng. Bạn biết mình muốn gì, bạn biết ranh giới của mình ở đâu và bạn cảm thấy thoải mái khi thể hiện điều đó. Một nhà đàm phán quyết đoán sẽ bày tỏ quan điểm của mình một cách rõ ràng và chính xác mà không vòng vo hoặc giải thích quá mức quan điểm của mình. Sự tự tin ban đầu đó tạo nên tinh thần chung cho toàn bộ cuộc đàm phán.

Nhưng không chỉ là một cách tiếp cận chuyên tâm và tích cực, sự quyết đoán còn liên quan đến việc lắng nghe những mối quan tâm hoặc ý kiến ​​của khách hàng. Bạn không nhất thiết phải đồng ý với chúng, nhưng thừa nhận chúng và giải thích lý do tại sao hoặc tại sao bạn không kết hợp chúng vào công việc của mình là điều cần thiết để xây dựng niềm tin.

2. Đồng cảm: Hiểu được điểm yếu của khách hàng

Bạn luôn có cơ hội thành công cao nhất trong một cuộc đàm phán khi bạn có thể hiểu đầy đủ quan điểm của khách hàng, thường được gọi là sự đồng cảm. Giống như rèn luyện cơ bắp, bạn có thể cải thiện kỹ năng đồng cảm của mình thông qua sự kết hợp giữa nghiên cứu trước đó và thực hành các phản ứng theo thời gian thực trong quá trình đàm phán.

Phân tích khách hàng giúp bạn hiểu được nhu cầu và động cơ của khách hàng. Bằng cách đặt mình vào vị trí của khách hàng, bạn có thể liên hệ với họ ở cấp độ con người hơn và điều chỉnh chiến lược đàm phán của mình để tập trung vào những điểm yếu cụ thể của họ. Tương tự như vậy, việc hiểu rõ khách hàng của bạn từ trong ra ngoài cho phép bạn cùng nhau giải quyết vấn đề thay vì gạt bỏ những mối quan tâm chính đáng của họ.

Trong lúc nóng giận, những người có kỹ năng đàm phán tốt nhất sẽ biết rằng những bất đồng bùng lên không phải do cá nhân bạn. Duy trì sự tôn trọng và lịch sự trong suốt cuộc đàm phán là dấu hiệu của sự đồng cảm tự nhiên, người biết rằng xung đột thường nảy sinh vì những lý do bên ngoài. Khách hàng của bạn có thể phải đối mặt với áp lực từ cấp trên hoặc các vấn đề về ngân sách, vì vậy hãy tránh bị cuốn vào những cuộc trò chuyện không hiệu quả làm xao lãng các mục tiêu chính của bạn.

3. Thuyết phục: Khiến mọi người đồng tình với cách suy nghĩ của bạn

Mặc dù sự đồng cảm là điều tuyệt vời để hiểu rõ mối quan tâm của khách hàng, nhưng đến một thời điểm nhất định, bạn sẽ phải tập trung vào việc thúc đẩy cuộc đàm phán đến nơi bạn muốn. Đây là lúc kỹ năng đàm phán thuyết phục phát huy tác dụng.

Một trong những chiến lược đàm phán kinh doanh nổi tiếng nhất là lớp học thuyết phục bậc thầy: Nêu bật lợi ích hơn là đặc điểm. Bằng cách điều chỉnh quảng cáo chiêu hàng của bạn sao cho phù hợp với cách sản phẩm của bạn sẽ giúp ích cho khách hàng thay vì chỉ đơn giản là nó làm được gì, bạn đã loại bỏ được một phần lớn quá trình xử lý trong đầu. Nói một cách đơn giản, cuộc đàm phán của bạn không phải là một bài kiểm tra khả năng suy luận. Bạn muốn làm cho những lợi ích cụ thể trở nên rõ ràng để khơi dậy phản ứng cảm xúc ở khách hàng.

Các kỹ thuật khác để chốt giao dịch thông qua thuyết phục bao gồm:

Kể chuyện: Con người thực sự có thể đồng cảm với những câu chuyện và chúng rất lý tưởng để truyền cảm hứng cho những phản ứng đầy cảm xúc.

Xếp hạng và đánh giá: Trong một thế giới mà khách hàng nghi ngờ về việc tự quảng cáo bản thân, sử dụng ví dụ thực tế về những khách hàng hài lòng là một kỹ thuật thuyết phục tuyệt vời.

Có đi có lại: Sự kết hợp giữa các kỹ thuật thuyết phục và thương lượng, đưa ra những nhượng bộ hoặc khuyến khích có thể tạo ra cảm giác về nghĩa vụ và sự có đi có lại.

4. Linh hoạt trong chiến thuật đàm phán: Thay đổi hướng đi để giành được thỏa thuận

Có rất nhiều mẹo đàm phán có thể giúp bạn nắm quyền điều khiển hầu hết mọi cuộc thảo luận. Biết chúng là gì và khi nào nên chuyển từ cái này sang cái khác để duy trì thỏa thuận là điều cần thiết. Trong số các kỹ thuật hiệu quả nhất là:

• Chiến lược đôi bên cùng có lợi. Khi cả hai bên đều có lợi, bạn không chỉ ký kết thỏa thuận trong ngày mà còn nuôi dưỡng niềm tin và các mối quan hệ lâu dài.
• Phân chia và chinh phục. Những giao dịch phức tạp, đắt tiền có thể khó bán nếu khách hàng của bạn không thể nắm bắt được toàn bộ khái niệm. Hãy chia nó thành các bước có thể quản lý được và bạn sẽ có cơ hội tốt hơn nhiều.
• Cung cấp không gian để nói. Bạn có thể học được nhiều điều khi giữ im lặng và cho phép khách hàng lên tiếng, sau đó sử dụng thông tin mới của mình để chốt giao dịch.
• Quản lý nhượng quyền. Với các mục tiêu được ưu tiên, bạn có thể lập kế hoạch khi nào và làm thế nào để hy sinh các mục tiêu ít quan trọng hơn trong quá trình đàm phán bán hàng của mình.

Khi bạn đã ghi nhớ và mài giũa những chiến thuật trò chuyện này, bạn có thể phản ứng theo thời gian thực với các chiến thuật của khách hàng để luôn đi trước.

5. Lắng nghe tích cực: Nắm bắt manh mối để đàm phán tự tin

Với lời chào hàng, chiến lược đàm phán kinh doanh và lượng adrenaline lành mạnh trong đầu, bạn rất dễ quên rằng mỗi cuộc họp là một con đường hai chiều. Các đại lý bán hàng thành công, giàu kinh nghiệm học cách giữ bình tĩnh và nắm bắt các manh mối cũng như ngôn ngữ cơ thể từ khách hàng của họ, đồng thời có một số thủ thuật bạn có thể sử dụng để biến việc lắng nghe tích cực trở thành một trong những kỹ năng đàm phán quan trọng của mình.

Một phần trong chiến thuật lắng nghe tích cực của bạn là sự chuẩn bị tốt. Hãy đến đúng giờ và hoàn thành nghiên cứu của bạn và bạn đã sẵn sàng. Khi cuộc trò chuyện đang diễn ra, hãy tránh ngắt lời khách hàng giữa câu và nếu bạn không chắc chắn, hãy đặt câu hỏi làm rõ để có được bức tranh đầy đủ.

Khi bạn chú ý đến những gì khách hàng đang nói, hãy đảm bảo bạn cũng lắng nghe những cảm xúc thường có thể bộc lộ nhiều hơn những lời nói đó. Khi kết thúc cuộc đàm phán, hãy tóm tắt tiến trình để đạt được thống nhất và tạo cơ hội để biết thêm chi tiết.

Lắng nghe tích cực là một trong những mẹo đàm phán thành công nhất mà chúng tôi có thể đưa ra, vì nó cho phép bạn tiết lộ những cơ hội tiềm ẩn, giải quyết tất cả mối quan tâm của khách hàng và tạo dựng niềm tin có thể giúp chốt được nhiều giao dịch hơn.

6. Bí quyết công nghệ: Giúp cuộc đàm phán của bạn hiệu quả hơn

Khi nghĩ về kỹ năng đàm phán, chúng ta hầu như luôn tập trung vào khả năng giao tiếp giữa người với người. Tuy nhiên, biết cách sử dụng phần mềm có thể cải thiện khả năng đàm phán bán hàng của bạn và cho phép bạn đảm nhận nhiều công việc hơn mà không gặp phải vấn đề gì.

• Hệ thống quản lý quan hệ khách hàng là vô giá đối với đội ngũ bán hàng. Bạn có thể lưu và theo dõi tất cả các tương tác với khách hàng của mình và có được cái nhìn 360 độ về khách hàng trước khi bắt đầu đàm phán.
• Phân tích dữ liệu có thể giúp bạn dự đoán hành vi của khách hàng, dự đoán nhu cầu của họ và phân tích hiệu suất của chính bạn.
• Các công cụ giao tiếp rất quan trọng trong việc thiết lập, thực hiện và theo dõi các cuộc đàm phán sau đó - vì vậy ít nhất hãy làm quen với email, điện thoại và cuộc gọi điện video của mình.
• Phần mềm quản lý dự án cho phép bạn thiết lập quy trình làm việc được tiêu chuẩn hóa bao gồm mọi khía cạnh của cuộc đàm phán và đưa phần lớn công việc của đại lý vào chế độ lái tự động. 
• Tự động hóa tiến thêm một bước nữa bằng cách đảm nhận các nhiệm vụ lặp đi lặp lại, có giá trị thấp từ quy trình làm việc của bạn và cho phép nhóm của bạn tập trung vào các nhiệm vụ cần sự can thiệp của con người.

Bằng cách tích hợp công nghệ vào chiến thuật đàm phán, bạn có thể làm việc hiệu quả hơn nhiều, hiểu rõ hơn và thể hiện bộ mặt chuyên nghiệp với khách hàng của mình.

7. Quản lý mối quan hệ: Đảm bảo hoạt động kinh doanh lặp lại

Mặc dù bạn có thể đang đấu tranh cho một thỏa thuận chỉ có một lần, nhưng các cuộc đàm phán không bao giờ được coi là những giao dịch riêng biệt. Bất kỳ cơ hội nào bạn có để kết nối với một khách hàng khác hoặc xây dựng danh tiếng của mình thông qua truyền miệng đều là vàng, vì vậy xây dựng mối quan hệ là một trong những kỹ năng đàm phán hàng đầu mà bạn có thể học.

Rõ ràng, một trong những cách tốt nhất để xây dựng mối quan hệ là cung cấp thông tin liên lạc nhanh chóng, được cá nhân hóa. Điều này không nhất thiết có nghĩa là bạn phải ngủ với điện thoại dưới gối. Bạn có thể tận dụng tính năng nhắn tin email tự động để giới thiệu bản thân bằng cách sử dụng mẫu lấy thông tin cá nhân từ CRM của bạn.

Nhưng về mặt con người, việc xây dựng mối quan hệ đòi hỏi trí tuệ cảm xúc rất cao. Như với mọi kỹ năng, luyện tập sẽ tạo nên sự hoàn hảo. Các kỹ thuật trí tuệ cảm xúc điển hình giúp bạn xây dựng mối quan hệ là:

• Tự nhận thức về hành vi và ngoại hình của mình
• Quản lý phản ứng cảm xúc của bạn
• Nhận biết người khác cảm thấy thế nào
• Lắng nghe phản hồi
• Giữ bình tĩnh trước áp lực

Xây dựng và duy trì các mối quan hệ có thể mất thời gian và công sức nhưng nó hoàn toàn xứng đáng. Kết nối khách hàng mạnh mẽ có thể dẫn đến việc kinh doanh lặp lại, giới thiệu, mạng lưới và danh tiếng mạnh mẽ trong ngành của bạn.

8. Quản lý thời gian: Luôn cập nhật khối lượng công việc của bạn

Ở giai đoạn đầu của kỹ năng chốt giao dịch, việc quản lý thời gian tốt cho phép bạn luôn ngăn nắp và kiểm soát toàn bộ quá trình đàm phán. Bạn nên quản lý thời gian thông minh trong suốt quy trình làm việc của mình, đặt khung thời gian hiệu quả cho nghiên cứu của mình và đặt ra thời hạn thông minh để khách hàng phản hồi.

Một nhà đàm phán lành nghề sẽ biết cách sắp xếp thời gian trên lịch cho từng nhiệm vụ liên quan đến cuộc đàm phán của họ. Điều này cho phép bạn duy trì sự tập trung, tránh làm nhiều việc cùng lúc và có mặt đầy đủ trong các cuộc gặp mặt trực tiếp.

Nhưng ngoài những yếu tố thực tế, bạn cũng cần phải hiểu rõ chính mình. Nếu bạn có xu hướng trì hoãn, hãy để ý những dấu hiệu cảnh báo sớm và thực hiện các bước để vượt qua nó, chẳng hạn như chia nhiệm vụ thành các bước dễ quản lý hơn.

Một yếu tố quan trọng khác của quản lý thời gian là biết khi nào nên bỏ đi. Bạn không muốn lãng phí thời gian quý báu để theo đuổi một khách hàng khó có thể chấp nhận khi có nhiều cơ hội dễ dàng hơn ở nơi khác. Do đó, việc ưu tiên khách hàng tiềm năng phải là trọng tâm trong bộ công cụ quản lý thời gian của bạn.

9. Kiên nhẫn: Chờ đợi thời điểm thích hợp

Kiên nhẫn là một kỹ năng đàm phán kết hợp giữa trí tuệ cảm xúc và kinh nghiệm. Các đại lý bán hàng mới vào nghề thường có cách tiếp cận đàm phán nhiệt tình, giống như một chú chó con, điều này có thể gây khó chịu cho khách hàng và dẫn đến căng thẳng cũng như mắc các lỗi đơn giản.

Tuy nhiên, đàm phán tự tin bao gồm việc theo dõi tiến trình của bạn mà không nhất thiết phải can thiệp. Khách hàng cần thời gian để suy ngẫm, đặc biệt là trong các giao dịch có số tiền lớn và quá nhiều áp lực có thể khiến họ dễ dàng đưa ra lựa chọn từ bỏ. Tương tự như vậy, công việc vội vã thường dẫn đến những sai lầm dễ mắc phải như ký sai hợp đồng có thể phá hỏng một thương vụ bán hàng lẽ ra đã xuất sắc.

Vì vậy, nắm vững nghệ thuật kiên nhẫn là một kỹ năng cực kỳ có lợi trong thế giới đàm phán nhịp độ nhanh. Bằng cách thiết lập danh sách kiểm tra, tập trung vào các mục tiêu dài hạn và dành thời gian, bạn có thể tránh được những cạm bẫy khi đàm phán vội vàng.

10. Chấp nhận rủi ro: Tạo sự cân bằng giữa rủi ro và lợi nhuận

Theo định nghĩa, đàm phán có mức độ rủi ro cao khi cả hai bên đều muốn giành được miếng bánh lớn hơn. Vì vậy, hiểu được mức độ chấp nhận rủi ro là một khía cạnh quan trọng của kỹ năng đàm phán thành công.

Những nhà đàm phán giàu kinh nghiệm dường như có giác quan thứ sáu để phát hiện cơ hội và dường như luôn biết khi nào một rủi ro lớn sẽ mang lại phần thưởng lớn. Nhưng đằng sau kỹ năng này thường là một thành tích thất bại và rất nhiều bài học kinh nghiệm.

Bạn có thể phát triển kỹ năng chấp nhận rủi ro bằng cách đánh giá tỉ mỉ các kết quả tiềm ẩn và rủi ro liên quan. Phác thảo các tình huống tốt nhất và trường hợp xấu nhất, đồng thời xếp hạng từng kết quả ở giữa. Bất cứ khi nào cuộc đàm phán gặp trục trặc (hoặc đúng!), hãy đánh giá chiến lược quản lý rủi ro của bạn và đảm bảo rút ra bài học từ những sai lầm của mình.

Mức độ chấp nhận rủi ro lành mạnh sẽ tạo ra sự cân bằng giữa liều lĩnh và thận trọng quá mức, cả hai thái cực đều có khả năng phá hoại. Tuy nhiên, bạn có thể trở nên tích cực hơn trong các cuộc đàm phán nếu bạn phát triển các chiến lược giảm thiểu rủi ro cao hơn. Ví dụ: nếu bạn đang đặt niềm tin vào một nhà cung cấp giá rẻ mới tham gia vào ngành, hãy đưa điều khoản rút lui vào hợp đồng và đa dạng hóa chuỗi cung ứng của bạn trong vài tháng đầu tiên.

11. Kỹ năng phân tích: Cải tiến và đổi mới liên tục

Có vô số cách để cải thiện kỹ năng đàm phán của bạn và mỗi cuộc họp là một cơ hội để học hỏi. Đối với các cuộc họp trực tiếp, hãy giao cho nhóm của bạn nhiệm vụ điền vào các biểu mẫu tự đánh giá trực tuyến nhanh chóng để đánh giá hiệu suất của chính họ. Bao gồm các câu hỏi như liệu họ có đạt được mục tiêu hay không, họ nghĩ điều gì đã sai và lẽ ra họ có thể làm khác đi. Tất cả thông tin này phải được thu thập trong cơ sở dữ liệu mà từ đó bạn có thể rút ra phân tích hiệu suất, hiểu biết sâu sắc và xu hướng để cải thiện các phương pháp hay nhất của mình.

Tương tự, bằng cách phân tích xu hướng thị trường, thông tin đối thủ cạnh tranh và hành vi của khách hàng, bạn có thể điều chỉnh mức độ bán hàng của mình để phù hợp với nhu cầu cụ thể của khách hàng và động lực của ngành. Hơn nữa, phân tích cho phép bạn xác định các mẫu, sở thích và các phản đối tiềm ẩn, cho phép bạn giải quyết trước các mối quan ngại và đưa ra các giải pháp hấp dẫn. Những kỹ năng này không chỉ nâng cao uy tín của bạn mà còn thể hiện chuyên môn của bạn, mang lại cho bạn lợi thế cạnh tranh trong đàm phán và tăng cơ hội chốt giao dịch thành công.

Nhưng cải tiến không chỉ là tạo ra một cách tiếp cận phù hợp cho tất cả và bám sát nó như những con robot. Bạn cũng nên khuyến khích các đề xuất thử nghiệm. Những kỹ năng đàm phán sáng tạo này có thể trở thành vũ khí bí mật giúp bạn có lợi thế hơn đối thủ.

Nâng cao kỹ năng đàm phán của bạn với Bitrix24

Nắm vững những kỹ năng này là một cách tuyệt vời để bắt đầu chuyển đổi hơn bao giờ hết, nhưng bạn không thể tập trung toàn bộ sự chú ý vào mảnh ghép cuối cùng.

Bitrix24 đặt nền tảng cho việc chốt giao dịch thành công. Với bộ công cụ đầy đủ trên máy tính để bàn và thiết bị di động, bạn có thể thực hiện liên hệ đầu tiên, gửi khách hàng của mình qua hệ thống, lưu trữ tất cả thông tin chi tiết của họ trong CRM, đặt ngày trên lịch và hơn thế nữa.

Vì vậy, đây là bài học rút ra: Nâng cao khả năng đàm phán của bạn bằng cách mài giũa những kỹ năng cần thiết này và tăng cường nỗ lực của bạn với sức mạnh của Bitrix24. Vì vậy, để đàm phán suôn sẻ hơn, kết quả tốt hơn và sự tự tin nhờ đàm phán suôn sẻ, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay.