11 Cách Để Ngăn Chặn Tình Trạng Kiệt Sức Trong Các Nhóm Làm Việc Từ Xa

Khi nhân viên của bạn trở nên mệt mỏi trong công việc, điều này được gọi là sự kiệt sức của nhân viên. Đó là một quá trình tâm lý phát sinh do làm việc quá nhiều giờ hoặc căng thẳng mãn tính. Những nhân viên chịu nhiều căng thẳng có nhiều khả năng bỏ việc vì nó. Không chỉ vậy, kiệt sức có ảnh hưởng lớn đến mục tiêu chung của bạn. Điều này là do bạn tốn kém tiền bạc về việc giảm năng suất, tinh thần thấp và sự chậm trễ của sản phẩm đáng kể. Do đó, bạn nên thiết lập một số cách để ngăn chặn tình trạng kiệt sức với các đội làm việc từ xa.

Kiệt sức là một vấn đề phổ biến xảy ra khi mọi người làm việc quá sức hoặc bị đối xử không công bằng. Nó không chỉ làm tăng sự kiệt sức của các thành viên trong nhóm mà còn có thể làm giảm doanh thu và có tác động rộng rãi đến văn hóa công ty của bạn. Việc xúi giục văn hóa bi quan không khuyến khích những người làm việc hàng đầu và ngăn cản những khách hàng tiềm năng xuất sắc gia nhập nhóm của bạn có thể đơn giản như một nhân viên không hài lòng.

Chúng tôi đã liệt kê một số dấu hiệu phổ biến của tình trạng kiệt sức ở nhân viên làm việc từ xa và 11 cách để kiểm soát tình trạng đó, để giúp bạn giảm bớt các vấn đề kiệt sức trong công việc từ xa trong nhóm của mình.

Câu hỏi thường gặp

Nhóm làm việc từ xa là gì?

Nhóm làm việc từ xa là một tập hợp các cá nhân hoạt động từ những nơi khác nhau trên các thành phố, quốc gia và thậm chí là cả lục địa. Các nhóm làm việc từ xa đã tồn tại được một thời gian, nhưng họ trở nên cần thiết hơn khi các ứng dụng, công cụ và hệ sinh thái làm việc kỹ thuật số có sẵn. Các nhóm làm việc từ xa hiện chiếm một phần chính trong lực lượng lao động toàn cầu. Điều này dường như đặc biệt đúng đối với các công ty trong ngành thông tin.

Kiệt sức của nhân viên là gì?

Tình trạng kiệt sức của nhân viên là một loại căng thẳng liên quan đến công việc được đặc trưng bởi sự mệt mỏi về thể chất hoặc tinh thần, cảm giác giảm sút thành tích và đánh mất bản sắc cá nhân. Kiệt sức không được coi là một chẩn đoán y tế. Tuy nhiên, các tình trạng khác như trầm cảm được cho là nguyên nhân dẫn đến kiệt sức theo một số chuyên gia. Do đó, các đặc điểm cá nhân như đặc điểm tính cách và cuộc sống gia đình ảnh hưởng đến những người trải qua tình trạng kiệt sức trong công việc.

Những nguyên nhân có thể gây ra tình trạng kiệt sức của nhân viên là gì?

Việc xác định nguồn gốc của hiện tượng kiệt sức là điều cần thiết để giải quyết đúng tình trạng này. Nó có thể được gây ra bởi một số trường hợp, bao gồm:

• Thiếu kiểm soát đối với nhiệm vụ được giao

• Kỳ vọng cho công việc không rõ ràng

• Động lực tại nơi làm việc không có

• Cực độ của gắng sức thể chất.

• Thiếu hỗ trợ xã hội 

• Cân bằng giữa công việc và cuộc sống là một cuộc đấu tranh.

Hậu quả của việc nhân viên kiệt sức là gì?

Kiệt sức là một sự thật đầy thách thức và có sức lan tỏa, có thể có nhiều tác động xấu đến cuộc sống của nhân viên. Những người đang trải qua nó thường bị ảnh hưởng trong các lĩnh vực sau:

• Các vấn đề sức khỏe thể chất - Bao gồm mệt mỏi, bệnh tim, huyết áp cao, các vấn đề về hô hấp và căng thẳng quá mức.

• Các vấn đề sức khỏe tâm thần - Nó liên quan đến các vấn đề như trầm cảm, tức giận, cáu kỉnh và lo lắng.

• Hậu quả cá nhân - Nó bao gồm lạm dụng rượu hoặc chất kích thích, cô lập khỏi vòng kết nối xã hội, thiếu trách nhiệm với tài chính và không có khả năng thực hiện trách nhiệm.

• Hậu quả nghề nghiệp - Nó bao gồm sự không hài lòng trong công việc, rút ​​lui khỏi đồng nghiệp và không thể hoàn thành tốt công việc.

Làm thế nào bạn có thể đối phó với tình trạng kiệt sức của nhân viên?

Đối phó với tình trạng kiệt sức của nhân viên khá đơn giản. Tình trạng kiệt sức của nhân viên có thể được khắc phục trong tổ chức của bạn nếu bạn nhận ra nó, hiểu nó và cân nhắc cách bạn có thể tham gia tích cực vào nó. Ngoài ra, người quản lý nên hiểu và biết các biện pháp phòng ngừa đối với loại tình trạng này. Điều này đòi hỏi phải tham gia vào các hoạt động chiến lược nhằm mục đích giảm không chỉ tình trạng kiệt sức nói chung mà còn cả nguy cơ kiệt sức.

Dấu hiệu của sự kiệt sức ở những nhân viên làm việc từ xa

Tình trạng kiệt sức của nhân viên phải được giải quyết càng sớm càng tốt để tránh vòng lặp độc hại. Tuy nhiên, để làm được điều đó, người ta phải nhận thức được các chỉ số về sự kiệt sức. Sau đây là một số dấu hiệu kiệt sức phổ biến nhất ở những nhân viên làm việc từ xa cần lưu ý tại nơi làm việc của bạn.

1. Ngôn ngữ cơ thể thần kinh hoặc không quan tâm

Bởi vì ngôn ngữ cơ thể chiếm hơn một nửa trong tổng số giao tiếp (55%), nên việc thông báo cho nhân viên cũng cần thiết như bạn làm với nhân viên của mình. Ngay cả khi tổ chức hội nghị truyền hình và gọi điện từ xa, hãy để ý các dấu hiệu của sự khó chịu, buồn chán hoặc không hài lòng. Nếu nhân viên của bạn tỏ ra cáu kỉnh hơn bình thường, bạn nên nói chuyện với họ ngay lập tức nếu họ đang cố gắng kiên nhẫn.

2. Thường xuyên vắng mặt

Tình trạng kiệt sức của nhân viên và tình trạng vắng mặt có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Nhân viên làm việc quá sức có nhiều khả năng được nghỉ ốm trong ngày. Nếu nhân viên của bạn thường xuyên vắng mặt tại nơi làm việc, rất có thể là do họ đã đến mức không thể theo kịp và cần dành thời gian đi xa.

3. Giảm năng suất

Nó có thể là một chỉ báo về vấn đề băng thông nếu sản lượng của một nhân viên bắt đầu giảm xuống. Đó cũng có thể là dấu hiệu cho thấy họ không có động lực và khó tập trung vào công việc với cùng một nhiệt huyết. Lưu ý rằng một số ngày, tuần và tháng sẽ lớn hơn những ngày, tuần và tháng khác và không phải tất cả nhân viên đều đưa ra những số liệu giống nhau. Tuy nhiên, nếu nhân viên của bạn không sản xuất nhiều như họ cần, hãy hỏi họ về điều đó. Có thể có những ảnh hưởng khác ảnh hưởng đến năng suất của họ.

4. Bệnh tật xuất hiện thường xuyên hơn

Các dấu hiệu khác của tình trạng kiệt sức nghề nghiệp bao gồm căng thẳng mãn tính, có thể dẫn đến các vấn đề sức khỏe nghiêm trọng hơn và giảm khả năng chống nhiễm trùng của cơ thể, khiến mọi người dễ mắc bệnh hơn. Những nhân viên làm việc quá sức có nguy cơ nhập viện cấp cứu cao hơn 23%. Cho dù nhân viên cần ngày nghỉ thường xuyên hay thường xuyên không khỏe và không thể làm việc, chắc chắn còn có những vấn đề sâu sắc hơn. Ngoài ra, khả năng kiệt sức là nổi bật hơn.

5. Ít tham gia vào các hoạt động xã hội

Nó có thể là manh mối cho thấy có điều gì đó không ổn nếu nhân viên của bạn ngừng tham dự các sự kiện xã hội của công ty bạn. Nhân viên nên có thể thư giãn và tương tác với đồng nghiệp của họ bằng cách tham gia vào các hoạt động xã hội và văn hóa thú vị, nhẹ nhàng hơn. Họ có thể bị kéo rời hoặc tách khỏi đội nếu họ cảm thấy như họ không có năng lượng cho nó do nhiệm vụ công việc. Một lý do khác cho việc này đơn giản là họ không muốn tham gia vào cuộc vui.

Làm thế nào để ngăn chặn tình trạng kiệt sức trong các nhóm làm việc từ xa

Yếu tố căng thẳng là không thể tránh khỏi trong không gian làm việc kỹ thuật số. Do đó, với tư cách là một nhà lãnh đạo, bạn muốn giảm thiểu những ảnh hưởng của nó. Để giúp bạn giải quyết vấn đề này, đây là danh sách bao gồm cách chúng ta có thể ngăn chặn tình trạng kiệt sức trong các nhóm làm việc từ xa.

1. Duy trì ranh giới tạm thời

Hạnh phúc và sự gắn bó trong công việc phụ thuộc vào việc duy trì các ranh giới thời gian. Đặc biệt là vì có rất nhiều nhân viên và / hoặc đồng nghiệp hiện đang thực hiện các nhiệm vụ nuôi dạy con cái hoặc chăm sóc người cao tuổi với giờ làm việc bình thường của họ, điều này đặc biệt đúng. Với các thiết bị di động luôn mang theo công việc của chúng tôi, ngay cả những nhân viên không có con cái hoặc các trách nhiệm gia đình khác cũng cảm thấy khó khăn.

Khả năng điều phối thời gian của một người với những người khác thường được yêu cầu để thiết lập ranh giới rõ ràng về thời gian. Do đó, nhân viên phải được hỗ trợ trong việc định hình, điều phối và xử lý nhịp độ công việc. Điều này có thể dẫn đến việc tổ chức các cuộc họp đăng ký ảo với đồng nghiệp thường xuyên hoặc cung cấp cho họ các công cụ để pha cà phê trực tuyến hoặc không gian làm việc. Duy trì vẻ ngoài bình thường trong thời gian xáo trộn này là rất quan trọng.

2. Tạo lịch trình cho phản hồi

Trong các cuộc họp trực tiếp thường xuyên với các báo cáo trực tiếp của bạn, hãy đưa ra và nhận phản hồi. Điều này tăng cường sự tương tác giữa người quản lý và nhân viên và giúp nhân viên có cơ hội nói về các vấn đề của họ trong môi trường riêng tư. Hãy xem xét một công cụ hội nghị truyền hình nếu bạn làm việc tại nhà và muốn giao tiếp trực tiếp với đồng nghiệp của mình.

Cung cấp phản hồi cho nhân viên mà họ có thể sử dụng để cải thiện hiệu suất trong công việc của họ. Sự tham gia bị ảnh hưởng bởi cả những lời chỉ trích và đánh giá mang tính xây dựng. Bạn cũng có thể nhận được ý kiến ​​đóng góp từ đồng nghiệp và chú ý đến các vấn đề của họ. Bằng cách đó, bạn có thể đưa ra các ý tưởng về cách cải thiện giao tiếp và trải nghiệm của nhân viên.

3. Đặt kỳ vọng hợp lý

Các mục tiêu không thể đạt được là cách nhanh nhất để làm nản lòng và ngắt kết nối của một nhân viên. Sự tự tin của một nhân viên sẽ bị tiêu tan nếu họ cảm thấy như thể họ đang theo đuổi một dấu ấn đang di chuyển và liên tục bỏ lỡ mục tiêu. Bạn không nên mong đợi một nhân viên mới đạt được thành tích ngang bằng với một nhân viên đã có thời hạn hai năm nếu bạn có những mục tiêu vừa tiến bộ vừa có thể thích nghi.

Bạn cũng có thể gặp phải những trở ngại trong quá trình buộc bạn phải thay đổi hoàn toàn chiến lược của mình. Nhân viên không bao giờ được chịu trách nhiệm về những mục tiêu lỗi thời hoặc quá tham vọng nếu trường hợp này xảy ra. Khi cần, các chỉ số hiệu suất chính (KPI) và mục tiêu của tổ chức nên được thay đổi.

4. Cung cấp lịch trình linh hoạt

Nhân viên có nhiều khả năng gắn bó hơn nếu họ có thể linh hoạt điều chỉnh lịch làm việc phù hợp với cuộc sống riêng tư của họ. Có ý thức tự chủ không chỉ giúp mọi người đạt được sự cân bằng trong công việc và cuộc sống phù hợp với nhu cầu của họ mà còn cải thiện trải nghiệm của toàn bộ nhân viên.

Nhân viên cũng có thể tập trung vào thời gian làm việc hiệu quả nhất của họ bằng cách cá nhân hóa kế hoạch làm việc của họ. Một cá nhân có thể bắt đầu một ngày của họ sớm hơn và đăng xuất trước khi năng suất của họ giảm mạnh nếu anh ta là một người thích buổi sáng. Đây là một cách tiếp cận đơn giản cho các đội ở xa để ngăn chặn tình trạng kiệt sức mà không cần phải cơ cấu lại các nỗ lực của họ; với mọi thứ đều được thực hiện trực tuyến, người lao động có thể dễ dàng bắt kịp công việc nếu lịch trình của họ không trùng nhau.

5. Thúc đẩy các Dự án liên quan đến Đam mê

Khi mọi người đánh giá cao những gì họ đang làm, họ có nhiều khả năng sẽ tham gia nhiều hơn vào công việc của mình. Cung cấp cho các thành viên trong nhóm của bạn quyền tự do lựa chọn nhiệm vụ của họ liên quan đến việc thúc đẩy họ theo đuổi sở thích của mình cả ở nơi làm việc và thời gian rảnh rỗi.

Mọi người đều có những nhiệm vụ mà họ có thể đánh giá cao hoặc không, nhưng họ phải hoàn thành chúng. Với tư cách là người quản lý dự án, bạn không có trách nhiệm phải phân công vai trò cho các cá nhân. Tập trung lại các ưu tiên và danh sách việc cần làm của một nhân viên để phù hợp hơn với nguyện vọng và mục tiêu nghề nghiệp của họ vẫn là một cách tốt để cải thiện hiệu suất của họ. Làm việc với nhân viên để giúp họ hoàn thành công việc mà họ yêu thích và điều đó giúp họ thăng tiến trong sự nghiệp, giảm nguy cơ kiệt sức ở nơi làm việc.

6. Tạo một hệ thống phần thưởng

Thưởng cho nhân viên vì những đóng góp của họ bên cạnh việc ghi nhận họ đã hoàn thành tốt công việc. Nhóm bán hàng thường sử dụng các hình thức khuyến khích và khen thưởng, nhưng họ cũng hoạt động hiệu quả trong việc tích cực thu hút nhân viên từ các bộ phận khác. Khen thưởng nhân viên khiến họ cảm thấy được coi trọng và thúc đẩy họ đạt được hiệu suất công việc cao.

Nó không nhất thiết phải là một khoản tiền lớn hay một kỳ nghỉ trọn gói bao gồm tất cả mọi thứ. Nhân viên sẽ đánh giá cao thêm một ngày nghỉ phép có lương, một phiếu quà tặng cho nhà hàng yêu thích của họ, hoặc cơ hội tham dự một sự kiện kinh doanh thú vị. Hỏi nhân viên của bạn xem họ thích điều gì nhất về những lợi ích mà bạn đang mang lại. Điều này mang lại cho họ cảm giác mình là một phần của quá trình ra quyết định và khuyến khích họ làm việc hăng say hơn.

7. Nhấn mạnh Tầm quan trọng của Sức khỏe và Sức khỏe Tâm thần

Tình trạng kiệt sức của nhân viên được ước tính khiến Hoa Kỳ thiệt hại từ 125 đến 190 tỷ đô la chi phí chăm sóc sức khỏe hàng năm do những hậu quả về thể chất và tinh thần của nó. Trong thời đại kỹ thuật số ngày nay, khi chúng ta liên tục kết nối, thật khó để đạt được sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống, nhưng điều đó còn khó hơn đối với những người làm việc từ xa có cuộc sống công việc và gia đình đan xen.

Khi cần thiết, hãy khuyến khích cấp dưới trực tiếp dành chút thời gian cho bản thân. Hãy nhớ rằng mỗi người là khác nhau và sẽ cần những hình thức trợ giúp khác nhau để giữ được thể chất và tinh thần tốt. Là một phương tiện để cải thiện văn hóa của công ty bạn, hãy cho phép nhân viên của bạn sử dụng các tùy chọn chăm sóc sức khỏe có trong gói phúc lợi nhân viên của họ.

Không gian làm việc trực tuyến

Bitrix24 có tất cả các công cụ họp trực tuyến trên một nền tảng duy nhất, thống nhất: nguồn cấp dữ liệu trực tiếp, cuộc trò chuyện, cuộc gọi điện thoại, cuộc gọi video và hơn thế nữa!
THỬ NGAY BÂY GIỜ

8.  Tạo điều kiện cho những khoảng nghỉ về tinh thần trong suốt cả ngày làm việc

Vì sợ bỏ lỡ bản cập nhật hoặc tụt hậu, một số nhân viên sẽ ngại nghỉ ngơi một lát. Bạn nên cung cấp thời gian nghỉ ngơi tinh thần khỏi sự nghiền ngẫm liên tục sẽ giúp nhân viên của mình thư giãn một chút.

Với tư cách là trưởng nhóm, bạn có thể tập hợp toàn bộ nhóm của mình lại với nhau để tham gia một buổi thiền ảo trước cuộc họp đầu tiên trong ngày. Đặt mục tiêu hàng ngày, lặp lại một câu thần chú hoặc thực hiện các bài tập thở có hướng dẫn đều là những ví dụ về điều này.

9. Cải tiến trên hệ thống giới thiệu

Hãy dành lời giới thiệu chân thành đầu tiên về một nhân viên mới vào làm trong công ty của bạn. Nhân viên sẽ đi trên đường đến thành công khi họ có một quy trình giới thiệu tốt. Với tư cách là người quản lý, bạn có nghĩa vụ cung cấp cho nhân viên các nguồn lực cần thiết để họ thành công trong công việc bằng cách nêu rõ các nhiệm vụ và mục tiêu của họ.

Nhân viên có nhiều khả năng đạt được hiệu suất cao hơn và đầu tư vào nó nếu họ biết những gì được mong đợi ở họ. Giới thiệu thành viên mới với các thành viên hiện tại của nhóm và giúp họ nắm bắt văn hóa của công ty bạn. Họ sẽ có thể hình thành mối quan hệ với đồng nghiệp và cảm giác thân thuộc là kết quả của việc này. Đảm bảo rằng bạn đang đóng góp vào sự thành công của chiến lược tham gia ảo của mình trong thế giới ngày nay của những người làm việc từ xa .

10. Tự động hóa và cải tiến quy trình

Tự động hóa một quy trình đôi khi có thể là tất cả những gì cần thiết để giải phóng băng thông của nhân viên. Xác định các điểm nghẽn trong các quy trình của nhóm, cho dù họ là những người tham gia cá nhân hay các hạn chế quy trình và nỗ lực để loại bỏ chúng. Có thể tối ưu hóa cách các nhân viên làm việc cùng nhau và giảm thiểu tình trạng kiệt sức trong công việc từ xa với một quy trình bằng cách xóa một giai đoạn hoặc hợp nhất các nhiệm vụ thông qua ủy quyền.

11. Dành thời gian cho các hoạt động vui chơi

Bạn nên có sẵn các sáng kiến ​​có trách nhiệm với xã hội như một thành phần của văn hóa công ty, nhưng bạn có thể thêm nhiều hoạt động khác phù hợp với nhu cầu của nhóm. Nhân viên có thể gắn kết với nhau như một nhóm và trên cơ sở cá nhân do kết quả của việc này. Nó cũng cho phép họ thư giãn và trút bỏ những suy nghĩ tiêu cực vào cuối một ngày dài làm việc.

Lên kế hoạch cho những giờ vui vẻ, họp nhóm hoặc chỉ một bữa trưa đơn giản. Những hoạt động cơ bản này có thể ngăn chặn tình trạng kiệt sức của nhân viên. Ngày làm việc của họ sẽ trở nên tươi sáng bởi một điều gì đó mà bạn có thể làm để giúp họ có những giây phút giải lao thoải mái. Nó cũng buộc họ phải thư giãn và tạm dừng các dự án của mình, điều này rất quan trọng để ngăn chặn tình trạng kiệt sức với các đội ở xa. Bạn có thể cố gắng thực hiện một số hoạt động nhóm từ xa này để tạo sự xã hội hóa giữa các thành viên của mình.

Lời kết về các cách để ngăn chặn tình trạng kiệt sức của nhân viên trong nhóm làm việc từ xa

Rất khó phát hiện ra tình trạng kiệt sức, cụ thể là trong trường hợp của những người lao động làm việc tại nhà. Tuy nhiên, lắng nghe nhân viên của bạn là điều quan trọng nhất bạn có thể làm để ngăn chặn tình trạng kiệt sức. Họ sẽ cho bạn biết điều gì đó mà họ muốn để có thêm sự tự tin về công việc và đạt được hiệu quả trong công việc nếu bạn hỏi họ. Theo dõi các dấu hiệu cho thấy sự kiệt sức của nhân viên và hành động càng sớm càng tốt để duy trì hiệu suất cao nhất và thu hút nhân tài hàng đầu.