Việc theo dõi chi phí dự án đáng tin cậy luôn là trọng tâm của các công ty thành công - và việc kiểm soát nó chưa bao giờ dễ dàng. Nhưng với môi trường làm việc hiện đại đang di chuyển với tốc độ chóng mặt, các phương pháp theo dõi truyền thống thường không còn hiệu quả.
Ngày nay, các nhà kiểm soát tài chính cần phản ứng theo thời gian thực, nhanh chóng thu thập và sắp xếp lượng dữ liệu khổng lồ, cũng như trình bày tiến trình và xu hướng cho đối tượng phi tài chính. Rõ ràng, điều này đòi hỏi nhiều hơn sự hiểu biết cơ bản về bảng tính.
Hôm nay, chúng ta sẽ khám phá 10 giải pháp đổi mới đang thay đổi cục diện kiểm soát chi phí trong các dự án. Bao gồm các công cụ, chiến lược và phương pháp, bạn sẽ cảm thấy tự tin hơn về cách thiết lập ngân sách ban đầu, theo dõi chi phí trong suốt dự án và phân tích hiệu suất của mình.
1. Lập kế hoạch trước với tính năng dự báo được hỗ trợ bởi AI
Trí tuệ nhân tạo (AI) đã thay đổi cách chúng ta làm việc theo nhiều cách và việc theo dõi chi phí dự án cũng không ngoại lệ. Đã qua rồi cái thời việc quản lý tài chính trong các dự án chỉ dựa vào nỗ lực của con người. Giờ đây, bạn có thể hợp lý hóa các quy trình của mình, tiết kiệm thời gian và giảm sai sót bằng cách tích hợp tính năng dự báo do AI cung cấp để quản lý dòng tiền của mình.
Không chỉ là sự mở rộng của các kỹ thuật theo dõi chi phí sáng tạo hiện có, AI đã thay đổi cuộc chơi trong lĩnh vực dự báo. Cần phải đi sâu vào dữ liệu lịch sử của bạn để phát hiện các xu hướng và kết nối các điểm mà con người có thể dễ dàng bỏ qua. Không bị giới hạn bởi các phương pháp sách giáo khoa và những hạn chế của con người, AI có thể nêu bật những hiểu biết độc đáo và sử dụng chúng làm cơ sở cho các chiến lược lập ngân sách dự án trong tương lai.
Trí tuệ nhân tạo cũng hoạt động theo thời gian thực, cảnh báo trước cho nhóm của bạn khi các mô hình tiêu cực xuất hiện. Với cảnh báo trước này, bạn có thể chủ động giảm thiểu rủi ro và ngăn chặn chi phí của mình tăng quá mức.
2. Giữ mọi thứ đơn giản với bảng điều khiển thân thiện với người dùng
Thật dễ dàng để coi sự thân thiện với người dùng là điều “có thì tốt”, nhưng một bảng thông tin được thiết kế tốt có thể tác động sâu sắc đến hiệu quả của bạn. Nói một cách đơn giản, khi bạn cần đưa ra những quyết định quan trọng ngay lập tức, một hình ảnh trực quan gọn gàng, thân thiện với người dùng sẽ giúp bạn luôn cập nhật thông tin và giúp giảm thiểu sai sót.
Mặc dù hầu hết các công cụ đều đã thành thạo việc đồng bộ hóa dữ liệu theo thời gian thực, nhưng các ứng dụng quản lý dự án tốt nhất sẽ xem xét cẩn thận bảng điều khiển của chúng và nghiên cứu bố cục cũng như tính thẩm mỹ nào mang lại kết quả tốt nhất. Các thanh công cụ được đơn giản hóa và việc sử dụng màu sắc thông minh có thể loại bỏ rất nhiều suy nghĩ có ý thức và giảm thời gian bạn bỏ ra trước khi nhấp vào. Điều này khiến việc theo dõi chi tiêu dự án trở thành một nhiệm vụ bạn có thể thực hiện trong nháy mắt thay vì dành cả buổi chiều.
Các tùy chỉnh đưa mọi thứ tiến thêm một bước. Mỗi doanh nghiệp thực hiện mọi việc hơi khác nhau, do đó, khả năng kéo và thả các tiện ích để giữ thông tin quan trọng nhất ở vị trí trung tâm sẽ mang lại lợi ích cho năng suất. Ở cấp độ cá nhân, bạn có thể điều chỉnh cách bạn hình dung việc theo dõi chi phí dự án của mình bằng biểu đồ hình tròn, biểu đồ thanh và đường xu hướng trong số những biểu đồ phổ biến nhất.
3. Không bao giờ lỡ nhịp với cảnh báo tự động
Với rất nhiều bộ phận chuyển động trong các dự án phức tạp, không con người nào có thể theo dõi tất cả mọi thứ cùng một lúc một cách thực tế. Sự can thiệp thủ công vào các chi tiết vi mô sẽ nhanh chóng dẫn đến sự thất vọng và thiếu tập trung vào bức tranh toàn cảnh. Đây là nơi cảnh báo tự động xuất hiện.
Tự động hóa là một giải pháp theo dõi chi phí sáng tạo vì chúng thay mặt bạn thực hiện tất cả các nhiệm vụ phức tạp, tốn thời gian. Ví dụ: chúng báo hiệu khi bạn sắp đạt đến giới hạn chi tiêu, đóng vai trò như một biện pháp bảo vệ chống lại sự leo thang chi phí và bội chi.
Giống như trực quan hóa trang tổng quan của bạn, cảnh báo tự động hoàn toàn có thể tùy chỉnh. Điều này cho phép bạn chọn mức độ thận trọng mà bạn muốn theo dõi chi phí dự án của mình, đặt thông báo để kích hoạt khi bạn đạt đến 75% hoặc thấp hơn ngân sách của mình. Bạn cũng có thể đặt cảnh báo để báo hiệu các sự kiện cụ thể cho dự án của mình, chẳng hạn như yêu cầu của khách hàng mới hoặc phát hành tiền mới.
4. Quản lý thời gian của bạn với tích hợp theo dõi thời gian
Người ta thường nói thời gian là tiền bạc, đặc biệt là khi bạn phải thanh toán cho nhà cung cấp và phải hoàn thành thời hạn. Khi nhiệm vụ bị quá tải, không chỉ dòng thời gian bị ảnh hưởng. Bạn cũng phải chịu thêm chi phí, dù là thông qua tiền lương, nguồn lực hay phí cho bên thứ ba.
Trình theo dõi thời gian cho phép người quản lý ghi lại số giờ làm việc cùng với các chi phí liên quan. Từ góc độ tổ chức, việc theo dõi thời gian cung cấp cho bạn ý tưởng đáng tin cậy về thời gian thực hiện các nhiệm vụ lặp lại để bạn có thể đặt ngân sách cho các dự án sắp tới một cách hiệu quả hơn. Điều này biến việc quản lý tài chính trong các dự án từ một nghĩa vụ gây lo lắng thành một yếu tố có thể dự đoán được và chính xác để trình bày với khách hàng và cấp trên.
Trong các dự án của mình, bạn có thể liên kết trình theo dõi thời gian với cảnh báo tự động của mình và nhận thông báo khi nhiệm vụ sắp đến thời hạn. Với cảnh báo trước, bạn có thể phân công lại tài nguyên để đảm bảo hoàn thành đúng thời hạn và tránh chi phí do sử dụng quá mức.
Trình theo dõi thời gian về cơ bản là thu hẹp khoảng cách giữa thời gian và tiền bạc, đơn giản hóa việc theo dõi chi phí dự án và giải phóng nhiều thời gian hơn cho các nhiệm vụ lấy con người làm trung tâm hơn.
5. Giải mã dữ liệu bằng báo cáo chi phí trực quan
Bạn cần phải suy nghĩ kỹ lưỡng để xem xét hàng đống dữ liệu thô và hiểu ý nghĩa của nó, nhưng với báo cáo chi phí trực quan, bạn có thể đơn giản hóa các con số và rút ra những hiểu biết quan trọng mà không tốn nhiều công sức. Ngay cả khi bạn đủ may mắn để có tư duy định hướng dữ liệu, những biểu đồ, bản đồ nhiệt và đường xu hướng này vẫn rất lý tưởng để trình bày tiến trình của bạn với các bên liên quan. Thay vì những lời giải thích phức tạp về những khoản thu nhập và thu nhập của bạn, một hình ảnh trình bày trực quan sẽ kể câu chuyện ngay lập tức.
Các công cụ quản lý chi phí dự án sẽ tiếp thu tất cả dữ liệu liên quan đến chi phí của bạn và phân loại dữ liệu đó khi bạn làm việc. Sau đó, chỉ với vài cú nhấp chuột, nó sẽ tạo ra các báo cáo rõ ràng, hấp dẫn cùng với thông tin chi tiết và đề xuất.
Là lợi thế chính, báo cáo chi phí trực quan mang lại cho bạn quyền kiểm soát và độ chính xác cao hơn trong việc theo dõi chi phí dự án của mình. Nhưng lợi ích thứ hai là bạn tránh được khoản đầu tư tốn kém vào các nhóm phân tích dữ liệu do con người lãnh đạo.
6. Làm việc theo nhóm với việc lập ngân sách hợp tác
Một chiến lược thông minh để vừa theo dõi chi phí dự án vừa giữ cho nhóm của bạn đoàn kết, lập ngân sách hợp tác hoạt động theo nguyên tắc càng có nhiều người tham gia vào các quyết định thì quyết định đó càng có cơ sở sáng suốt.
Với các tài liệu cộng tác, mỗi bộ phận có thể gửi các chi phí liên quan đến lĩnh vực cụ thể của mình. Điều này giúp bạn tránh khỏi rắc rối khi tìm hiểu chi tiết chi tiết của mọi nhiệm vụ. Đồng thời, mọi bộ phận đều cảm thấy được lắng nghe và tôn trọng, điều này ngăn cản cảm giác xa lạ thường gặp đối với các nhóm lớn và ở xa.
Lập ngân sách hợp tác là một cách tiếp cận có tính chuyển đổi giúp cho việc lập kế hoạch tài chính trở thành một quá trình minh bạch hơn nhiều. Với những hiểu biết sâu sắc ở cấp độ cơ bản, bạn sẽ hiểu được toàn bộ dự án cũng như những rủi ro mà ban quản lý cấp cao không thấy rõ ngay lập tức. Ngay cả khi cuối cùng bạn cần thắt chặt hầu bao trong một số lĩnh vực nhất định, bạn vẫn có thể làm như vậy với kiến thức đầy đủ về các rủi ro liên quan, cải thiện chiến lược lập ngân sách dự án của mình.
7. Truy cập tài khoản của bạn từ mọi nơi với tính năng theo dõi chi phí dự án trên thiết bị di động
Theo dõi chi tiêu của dự án là một quá trình diễn ra liên tục, vì vậy bạn cần phải linh hoạt. Mặc dù bạn có thể muốn một căn phòng yên tĩnh và chiếc máy tính để bàn đáng tin cậy để viết kế hoạch ban đầu của mình, nhưng có rất nhiều nhiệm vụ có thể dễ dàng thực hiện trong lòng bàn tay của bạn.
Truy cập di động giúp giảm bớt các yếu tố cản trở tiến độ dự án của bạn. Sẽ không thành vấn đề nếu bạn đang trong giờ nghỉ trưa khi có yêu cầu tài trợ hoặc khi bạn cần ký xác nhận thanh toán cho nhà cung cấp.
Mặt khác, các đồng nghiệp đi du lịch có thể gửi chi phí và cung cấp thông tin cập nhật mà không cần phải tìm chỗ để mở máy tính xách tay của họ. Đây không chỉ là cách làm việc hiệu quả và thuận tiện hơn mà còn ngăn tình trạng quên biên lai, giúp việc quản lý ngân sách dự án của bạn chính xác và đáng tin cậy hơn.
8. Mở rộng khả năng theo dõi của bạn với các danh mục chi phí có thể tùy chỉnh
Mặc dù tầm quan trọng của việc quản lý chi phí dự án của bạn trên một hệ thống là không thể phủ nhận, nhưng điều đó không có nghĩa là trộn lẫn mọi thứ lại với nhau. Tạo các danh mục riêng biệt là một trong những phương pháp quản lý chi phí tốt nhất để theo dõi rõ ràng ngân sách của bạn sẽ đi đến đâu.
Ở đầu hệ thống phân cấp, bạn có thể xác định chi phí nhân sự, chi phí vật liệu và thiết bị cũng như chi phí hoạt động. Trong chi phí hoạt động, bạn có thể tách việc đi lại và hậu cần khỏi các tiện ích và thông tin liên lạc, đồng thời tạo một danh mục khác để bảo trì và cho thuê. Điều này làm tăng độ chính xác của các kỹ thuật theo dõi ngân sách của bạn, mang lại nhiều lợi ích:
-
Báo cáo chi tiết hơn. Bạn có thể lấy báo cáo chi phí cho toàn bộ dự án hoặc thu hẹp nó thành một danh mục duy nhất.
-
Những nỗ lực tiết kiệm chi phí dễ dàng. Xác định các lĩnh vực cụ thể đang tiêu tốn ngân sách của bạn và nhắm mục tiêu giải quyết vấn đề một cách hiệu quả.
-
Thuyết trình chuyên nghiệp cho các bên liên quan. Sự phân tích chi phí đa dạng cho phép bạn trả lời bất kỳ câu hỏi nào một cách rõ ràng và tự tin.
-
Tối ưu hóa ngân sách trong tương lai. Khi bạn có thể phân tích đầy đủ ngân sách hiện tại của mình, bạn có thể áp dụng những hiểu biết sâu sắc về kiểm soát chi phí của mình trong các dự án trong tương lai.
9. Phát triển doanh nghiệp của bạn một cách liền mạch với tính năng theo dõi chi phí dự án có thể mở rộng
Đối với người quản lý dự án đầy tham vọng và có tư duy tiến bộ, khả năng mở rộng là rất quan trọng. Bây giờ bạn có thể là một doanh nghiệp nhỏ, nhưng mọi thứ thay đổi nhanh chóng và bạn không muốn bị thiếu sót nếu một dự án yêu cầu phần mềm tiên tiến hơn.
Công nghệ có thể mở rộng cho phép bạn thực hiện các điều chỉnh theo thời gian thực trong suốt dự án của mình mà không cần phải đại tu phần mềm và hệ thống. Điều này có thể có nghĩa là tích hợp các tùy chọn thanh toán bổ sung khi mở rộng sang các lãnh thổ mới hoặc thậm chí các phương pháp quản lý chi phí như giảm cấp đăng ký của bạn cho các dự án nhỏ hơn.
Khả năng mở rộng sẽ đi một chặng đường dài để chứng minh doanh nghiệp của bạn trong tương lai. Các hệ thống có danh sách tích hợp ấn tượng - hoặc tốt nhất là tích hợp gốc - cho phép bạn tận dụng làn sóng xu hướng mới khi chúng xuất hiện. Khi công nghệ tiếp tục định hình lại việc theo dõi chi phí dự án, các nền tảng có thể mở rộng là điều cần thiết để kết hợp các chiến lược mới đầy sáng tạo.
10. Linh hoạt với các phương pháp lập ngân sách linh hoạt
Khi các kỹ thuật quản lý ngân sách dự án truyền thống không còn hiệu quả, các nhà quản lý đổi mới sẽ sáng tạo để giành lại quyền kiểm soát. Phương pháp Agile được thiết lập tốt trong quản lý dự án nói chung, nhưng việc kết hợp nó vào việc theo dõi chi phí dự án của bạn ít phổ biến hơn.
Các kỹ thuật theo dõi ngân sách linh hoạt dựa trên các nguyên tắc chính về tính linh hoạt, lặp lại và thích ứng. Thay vì đặt ngân sách cứng nhắc ngay từ đầu, cách tiếp cận sáng tạo này bao gồm việc xem xét và điều chỉnh ngân sách của bạn vào cuối mỗi lần chạy nước rút, giúp bạn kiểm soát chi phí theo thời gian thực trong các dự án. Những cập nhật thường xuyên này giúp tránh chi phí vượt khỏi tầm kiểm soát do thiếu liên lạc. Thay vào đó, bạn có thể giải quyết các vấn đề đằng sau việc chi tiêu quá mức và tái triển khai số tiền chưa sử dụng để đạt hiệu quả tốt hơn.
Từ góc độ phân tích, việc lập ngân sách linh hoạt cung cấp rất nhiều điểm dữ liệu liên tiếp để làm việc. Điều này giúp bạn xác định giai đoạn nào của dự án gây ra các vấn đề liên quan đến chi phí - thông tin mà bạn có thể sử dụng để lập kế hoạch trong tương lai.
Kiểm soát tài chính của bạn với Bitrix24
Thật tuyệt khi biết lý thuyết, nhưng để thực sự thay đổi việc theo dõi chi phí dự án của mình, bạn cần phải áp dụng nó vào thực tế.
Bitrix24 là nền tảng kinh doanh tất cả trong một bao gồm mọi thứ bạn cần để lập kế hoạch và theo dõi các dự án thành công. Với các công cụ quản lý tác vụ, phân tích mạnh mẽ, trình theo dõi thời gian, v.v., nhóm của bạn có thể áp dụng tất cả các chiến lược được trình bày ở đây và cải thiện triệt để mối quan hệ của bạn với theo dõi chi phí.
Bạn có thể truy cập Bitrix24 cả trên điện thoại hoặc máy tính để bàn, có thể theo dõi chi phí của mình mọi lúc. Hơn nữa, khi công ty của bạn phát triển thì chúng tôi cũng vậy. Mặc dù phiên bản miễn phí của chúng tôi đã cung cấp một bộ công cụ phong phú, nhưng bạn luôn có thể nâng cấp để có được số lượng lớn tính năng nhằm đáp ứng mọi khía cạnh trong kế hoạch dự án của bạn và tích hợp các ứng dụng theo dõi chi phí và chi phí của dự án.
Vì vậy, nếu bạn cần các phương pháp quản lý chi phí tốt hơn và các dự án hợp lý hơn, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay.
Câu hỏi thường gặp
Tại sao việc theo dõi chi phí dự án sáng tạo lại quan trọng đối với việc quản lý dự án?
Tính năng theo dõi chi phí dự án đổi mới cung cấp thông tin chi tiết theo thời gian thực về tình trạng tài chính của dự án, giúp ngăn chặn tình trạng bội chi ngân sách, giúp đưa ra quyết định tốt hơn và đảm bảo dự án luôn đi đúng lộ trình khả thi về mặt tài chính.
Các ngành khác nhau áp dụng phương pháp theo dõi chi phí dự án như thế nào?
Các ngành khác nhau có thể áp dụng các phương pháp theo dõi chi phí dự án theo nhu cầu cụ thể của họ, chẳng hạn như sử dụng phần mềm chuyên dụng trong xây dựng để theo dõi chi phí vật liệu và nhân công hoặc sử dụng các phương pháp lập ngân sách linh hoạt trong các dự án CNTT để phù hợp với những thay đổi và lặp lại.
Việc theo dõi chi phí dự án hiệu quả có thể ảnh hưởng đến sự hài lòng của khách hàng và sự thành công của dự án không?
Theo dõi chi phí dự án hiệu quả đảm bảo rằng dự án được phân phối trong ngân sách, có khả năng làm hài lòng khách hàng. Nó cũng đảm bảo nguồn tài chính được sử dụng một cách tối ưu, góp phần vào thành công chung của dự án.
Những tiến bộ công nghệ nào đã nâng cao kỹ thuật theo dõi chi phí dự án truyền thống?
Những tiến bộ công nghệ như phần mềm quản lý dự án dựa trên đám mây, hệ thống quản lý tài chính tích hợp và AI đã nâng cao đáng kể các kỹ thuật theo dõi chi phí dự án truyền thống. Những công nghệ này cho phép thu thập, phân tích và báo cáo dữ liệu theo thời gian thực, cải thiện độ chính xác, hiệu quả và khả năng đưa ra quyết định sáng suốt trong việc quản lý ngân sách và chi phí của dự án.
