10 Công Cụ Phần Mềm Không Gian Làm Việc Kỹ Thuật Số Tốt Nhất Năm 2023

Mục lục 

1. Microsoft Teams
2. Slack
3. Zoom
4. Asana
5. Google Workspace
6. Trello
7. Bitrix24
8. Salesforce
9. HubSpot
10. Jira

Chào mừng bạn đến với năm 2023, nơi các công cụ phần mềm kỹ thuật số tại nơi làm việc là nền tảng thiết yếu về năng suất cho các nhóm làm việc từ xa và nội bộ. Các giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số bao gồm các công cụ cộng tác, quản lý dự án và các tính năng chỉnh sửa tài liệu, tất cả đều kết hợp với nhau để mang lại một doanh nghiệp hiệu quả hơn.

Nhưng nếu bạn không biết nhiều về những công cụ này, thì có thể khó biết bắt đầu từ đâu.

Đó là lý do tại sao chúng tôi đã biên soạn danh sách 10 công cụ tốt nhất để chuyển đổi nơi làm việc số của bạn nhằm giúp bạn dẫn đầu cuộc chơi trong suốt năm 2023. Cho dù bạn là một công ty mới thành lập nhỏ hay một doanh nghiệp lớn, những công cụ sáng tạo và thân thiện với người dùng này chắc chắn sẽ để tăng năng suất của nhóm và tập trung vào việc cung cấp cho khách hàng của bạn.

1. Microsoft Teams

Ưu điểm
Tích hợp với bộ Microsoft Office để cộng tác liền mạch và chia sẻ tài liệu.
Bao gồm các tùy chọn liên lạc như hội nghị truyền hình, trò chuyện nhóm và tin nhắn riêng tư.

Nhược điểm
Không có nhiều tích hợp của bên thứ ba.
Khá đắt nếu bạn muốn tận dụng hết chức năng.

Microsoft Teams là một trong những công cụ phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số dành cho các văn phòng trên toàn thế giới và cung cấp các tính năng mở rộng để cải thiện sự cộng tác và tổ chức giữa các nhân viên.

Với các tùy chọn họp trực tuyến và hội thảo video, bao gồm các sự kiện trực tiếp và hội thảo trên web, Teams cho phép liên lạc liền mạch bất kể vị trí. Trang web SharePoint trực tuyến của nền tảng này cũng cho phép nhân viên lưu trữ tài liệu ở vị trí trung tâm để dễ dàng truy cập. Toàn bộ nhóm của bạn hoặc các cá nhân cụ thể có thể truy cập cùng các tài liệu đó qua đám mây và nhiều người có thể làm việc đồng thời trên các tài liệu đó.

Các kênh liên lạc khác nhau có nghĩa là bạn có thể tập hợp toàn bộ công ty của mình để thông báo và tạo các nhóm tập trung nhỏ hơn cho các dự án cụ thể. Đây là một tính năng chính cho phép bạn khiến ngay cả những nhân viên ở xa nhất cũng cảm thấy được hòa nhập vào công ty trong khi vẫn tránh được sự phân tâm khỏi các nhóm làm việc tập trung.

2. Slack

Một công cụ giao tiếp và cộng tác với các tính năng nâng cao như kênh, bot và tích hợp.

Ưu điểm
Giao diện đơn giản, trực quan, dễ sử dụng và điều hướng.
Dễ dàng nhận biết đối với tân binh.

Nhược điểm
Có thể trở nên mất tập trung với quá nhiều kênh và thông báo.
Khả năng hội nghị truyền hình hạn chế so với một số công cụ khác.

Slack đã trở thành một tài liệu tham khảo để nhắn tin tức thời giữa các nhóm và mang tính chuyên gia hơn là các công cụ phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số thông thường. Khá nhiều người mà bạn tương tác sẽ biết cách làm việc với Slack và bạn có thể thiết lập các kênh cho từng nhóm hoặc dự án.

Từng là một ứng dụng trò chuyện thời gian thực đơn giản, Slack hiện đã thêm các cuộc gọi thoại và video cho tối đa 14 người. Nó lưu các tệp bạn chia sẻ trong ứng dụng, nhưng bộ lưu trữ này không dễ điều hướng. Do đó, nếu muốn lưu trữ tệp ở cấp độ công ty, bạn sẽ phải liên kết một tích hợp.

Vì vậy, nói một cách ngắn gọn, Slack rất tuyệt vời để giao tiếp và cộng tác hiệu quả, nhưng nó không cung cấp cho bạn nền tảng nơi làm việc kỹ thuật số dựa trên đám mây đầy đủ mà những phần mềm khác trong danh sách này cung cấp.

3. Zoom

Ưu điểm
Hội nghị video và âm thanh chất lượng cao với khả năng chia sẻ màn hình.
Dễ sử dụng và truy cập mà không cần cài đặt phần mềm cho người tham gia.

Nhược điểm
Các tính năng cộng tác hạn chế ngoài hội nghị truyền hình và cuộc gọi video.
Có thể gặp vấn đề về hiệu suất với các nhóm lớn hoặc kết nối internet chậm.

Chế độ xem đơn giản của Zoom sẽ là Slack cho thế giới hội nghị truyền hình. Nhưng chúng tôi tin rằng điều này làm cho trải nghiệm tại nơi làm việc kỹ thuật số trở nên linh hoạt hơn.

Đầu tiên và quan trọng nhất, Zoom cung cấp cho bạn phần mềm gọi điện video an toàn, tuyệt vời trên điện thoại di động và máy tính để bàn của bạn. Nhưng nó không chỉ là các cuộc họp. Bạn có thể khởi chạy các sự kiện, hội thảo trên web… cho khách hàng và đồng nghiệp của mình trên một nền tảng được nhiều người tin cậy và dễ sử dụng.

Zoom cũng cung cấp các công cụ cộng tác thông minh và các tính năng video lạ mắt giúp nó luôn phù hợp trong một thế giới đầy rẫy các đối thủ cạnh tranh. Chẳng hạn, bạn có thể chia sẻ màn hình của mình, cộng tác trên bảng trắng, chia thành các phòng và xem liệu đồng nghiệp có rảnh không.

Nhưng có một lời cảnh báo nhanh - các nhóm làm việc từ xa có thể cảm thấy mệt mỏi với các cuộc gọi điện video liên tục, vì vậy hãy ưu tiên chất lượng hơn số lượng.

4. Asana

Ưu điểm
Cung cấp một cái nhìn rõ ràng về tiến độ và thời hạn của dự án với các bảng dự án và các mốc thời gian.
Cho phép cộng tác dễ dàng và phân công nhiệm vụ giữa các thành viên trong nhóm.

Nhược điểm
Có thể yêu cầu một số đào tạo để sử dụng đầy đủ tất cả các tính năng.
Có thể trở nên lộn xộn đối với các dự án lớn với nhiều nhiệm vụ.

Phần mềm quản lý dự án của Asana cho phép nhóm của bạn quản lý các nhiệm vụ và sắp xếp công việc từ các nhiệm vụ hàng ngày đến các sáng kiến chiến lược. Asana kết nối tất cả các nhiệm vụ của bạn ở một nơi và cung cấp cho bạn các hình ảnh trực quan có thể tùy chỉnh mà bạn có thể xem dưới dạng bảng Kanban, trong danh sách, trên lịch hoặc qua biểu đồ Gantt.

Bạn có thể tạo các dự án với các mốc quan trọng, thời hạn, ngày đến hạn và các tài nguyên liên quan và để nhóm của bạn bắt tay vào làm việc. Khi tăng các gói thanh toán, bạn có thể nhận các công cụ báo cáo để có cái nhìn sâu hơn về nhóm của mình cũng như khối lượng công việc, mục tiêu và hiệu suất của từng cá nhân. Tuy nhiên, bạn sẽ cần tích hợp vào hệ thống lưu trữ đám mây nếu định lưu một lượng lớn dữ liệu

Điểm cuối cùng, tất cả các giao tiếp của bạn sẽ phải đi qua từng thẻ nhiệm vụ trong ứng dụng. Đó không nhất thiết là một điều xấu, vì bạn cắt giảm các cuộc họp dư thừa, nhưng bạn có thể muốn tích hợp một ứng dụng cuộc gọi video để đề phòng.

5. Google Workspace

Ưu điểm
Liên kết với email, chỉnh sửa tài liệu và các công cụ hội nghị truyền hình.
Tích hợp với nhiều ứng dụng và dịch vụ của bên thứ ba.

Nhược điểm
Có thể gặp sự cố tương thích với phần mềm không phải của Google.
Google thường xuyên phải đối mặt với các câu hỏi về bảo mật và đạo đức.

Giống như Microsoft Teams, Google Workspace tập hợp một loạt ứng dụng gốc tích hợp liền mạch để tạo thành một trong những công cụ phần mềm kỹ thuật số đa dạng nhất tại nơi làm việc. Bắt đầu với giao tiếp, bạn có thể duy trì kết nối với nhóm, cộng tác viên và khách hàng của mình thông qua cuộc gọi điện video, phòng trò chuyện, email và tin nhắn tức thời.

Nhưng Google thực sự vượt trội với kho lưu trữ đám mây có thể tìm kiếm, Google Drive (như thể bạn chưa từng nghe về nó). Bạn có thể cộng tác đồng thời trên các tài liệu, tùy chỉnh quyền truy cập để giữ bí mật cho bạn và chia sẻ liên kết thay vì thêm tệp đính kèm mỗi khi bạn cần gửi tệp. Lịch sử sửa đổi có nghĩa là bạn chỉ cần một bản sao của mỗi tệp, thay vì một loạt các phiên bản khác nhau. Để truy cập các phiên bản cũ, bạn có thể cuộn ngược thời gian và tìm thông tin mình cần.

Thay thế tất cả các giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số hiện tại của bạn bằng một giải pháp tất cả trong một

Quản lý dự án hiệu quả, CRM chuyên nghiệp, cộng tác nhóm trực tuyến, quản lý nhân sự, website, cửa hàng và các công cụ tự động hóa kinh doanh khác từ Bitrix24

BẮT ĐẦU NGAY

6. Trello

Ưu điểm
Giao diện người dùng đơn giản và trực quan, dễ sử dụng và điều hướng.
Hiệu quả cao như một công cụ quản lý công việc.

Nhược điểm
Các công cụ cộng tác hạn chế ngoài quản lý tác vụ
Có thể không phù hợp cho các dự án phức tạp hoặc quy mô lớn.

Trello thường được so sánh với đối thủ Asana. Nhưng trong danh sách các công cụ phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số của chúng tôi, nó nổi bật như một nền tảng công cụ quản lý dự án dành cho các nhóm hiện đại.

Đây là một công cụ kéo và thả dễ dàng cho mọi người sử dụng và các tính năng tự động hóa như phần phụ thuộc có nghĩa là bạn có thể cắt giảm đáng kể các tác vụ quản trị.

Với Trello, bạn có thể tạo một thẻ cho mọi nhiệm vụ và điền vào đó các hướng dẫn, tài nguyên, thời hạn và tất cả những người cần tham gia. Lý tưởng cho các nhóm làm việc từ xa và kết hợp, điều này cho phép mọi người bắt đầu làm việc và loại bỏ nhu cầu trao đổi qua lại email để làm rõ.

Về lưu trữ, bạn sẽ phải tìm một ổ đĩa riêng để lưu trữ tệp nghiêm trọng, nhưng bạn sẽ nhận được một lượng lớn phân tích ở mức cao cấp.

7. Bitrix24

Ưu điểm
Cung cấp nhiều công cụ cộng tác, bao gồm quản lý tác vụ, chia sẻ tài liệu và hội thảo video.
Khả năng tùy biến cao với các tiện ích bổ sung và tích hợp có sẵn.

Nhược điểm
Bộ nhớ và chức năng hạn chế trong phiên bản miễn phí.
Nếu bạn chưa từng nghe về nó, có lẽ đã đến lúc bạn khám phá Bitrix24.

Nền tảng kinh doanh đa năng này bao gồm mọi thứ mà các công cụ phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số khác có và hơn thế nữa. Các tính năng quản lý tác vụ mạnh mẽ với một loạt hình ảnh linh hoạt giúp bạn quản lý các dự án của mình như một chuyên gia, trong khi CRM dựa trên đám mây cho phép bạn theo dõi hiệu suất của các nỗ lực tiếp thị và bán hàng chỉ bằng một nút bấm.

Bạn sẽ không bao giờ cảm thấy xa cách với nhóm của mình, với phần mềm điện thoại, cuộc gọi video, email, nhắn tin nhanh và nhiều tính năng khác phù hợp với sở thích của nhóm bạn. Nó thậm chí còn đi kèm với một ứng dụng truyền thông xã hội nội bộ dành cho các thông báo trên toàn công ty và tập hợp nhóm của bạn lại với nhau ở cấp độ cá nhân.

Khi nói đến tài liệu, bạn nhận được các tính năng ở mức độ tương tự như Google Tài liệu, hoàn chỉnh với lịch sử sửa đổi và bạn có thể lưu trữ mọi thứ một cách an toàn trên ổ đĩa dựa trên đám mây. Tất cả các công cụ phần mềm trên không gian làm việc kỹ thuật số của bạn ở một nơi - Bitrix24.

8. Salesforce

Ưu điểm
Cung cấp tổng quan toàn diện về dữ liệu khách hàng và các tương tác với bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh.
Đi kèm với một bộ đầy đủ các công cụ cộng tác.

Nhược điểm
Đứng đầu danh sách về chi phí cao.
Bạn sẽ cần một chuyên gia nội bộ hoặc bên ngoài để tận dụng tối đa tiềm năng của nó.

Salesforce là một trong những công cụ phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số mạnh mẽ hơn và có mức giá tương ứng. Cụ thể dùng Salesforce để theo dõi quy trình bán hàng và lợi tức đầu tư tiếp thị, bạn sẽ có một CRM chuyên sâu và toàn bộ số liệu phân tích để theo dõi hiệu suất của mình.

Nếu bạn có một chuyên gia Salesforce trong nhóm của mình, bạn có thể tận dụng một số tính năng tự động hóa quy trình làm việc nghiêm túc, nhưng đây thực sự không phải là công việc dành cho những người nghiệp dư. Nhưng như bạn có thể mong đợi, vô số tùy chỉnh cho phép khả năng mở rộng đáng kinh ngạc. Vì vậy, nếu bạn là một doanh nghiệp nhỏ với tham vọng lớn, bạn nên khám phá những gì Salesforce có thể cung cấp.

9. HubSpot

Ưu điểm
Cung cấp nhiều công cụ tiếp thị và bán hàng bên cạnh các tính năng cộng tác, bao gồm tiếp thị qua email và quản lý quan hệ khách hàng.
Cung cấp tổng quan rõ ràng về dữ liệu bán hàng và tiếp thị với bảng điều khiển và báo cáo có thể tùy chỉnh.

Nhược điểm
Có thể tốn kém và phức tạp để thiết lập và tùy chỉnh.
Tùy chọn tùy chỉnh hạn chế so với một số công cụ cộng tác khác.

HubSpot là một trong những công cụ phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số mở rộng khác của chúng tôi, tích hợp nhiều tính năng vào một nơi. Bạn có thể chạy tất cả các mối quan hệ khách hàng, chiến dịch tiếp thị và quy trình bán hàng từ cùng một ứng dụng. Đây cũng là một giao diện dễ sử dụng, vì vậy bạn có thể tiếp nhận nhân viên mới từ xa mà không gặp rắc rối tương tự như bạn gặp phải với Salesforce.

Tự động hóa, quy trình công việc và mẫu cho phép bạn hợp lý hóa công việc của mình và tiết kiệm thời gian, trong khi phân tích toàn diện có nghĩa là bạn có thể liên tục theo dõi tiến độ và cải thiện cách tiếp cận của mình. Nếu bạn thấy mình gặp bất kỳ khó khăn nào, thì có dịch vụ khách hàng tuyệt vời, nhưng bạn sẽ phải trả nhiều tiền nhất để sử dụng dịch vụ đó.

10. Jira

Ưu điểm
Được thiết kế đặc biệt cho các nhóm phát triển phần mềm với một loạt các tính năng quản lý dự án linh hoạt. Sử dụng đơn giản và có độ tin cậy cao.

Nhược điểm
Có thể là khó sử dụng cho các thành niên không chuyên về kỹ thuật. Các tính năng cộng tác hạn chế ngoài nhiệm vụ được giao và nhận xét.

Ban đầu được ra mắt như một hệ thống bán vé cho các nhóm công nghệ, Jira đã phát triển thành một trong những công cụ phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số dễ nhận biết nhất. Hoàn hảo để cộng tác, sắp xếp và phân phối các nhiệm vụ cũng như dự án, nền tảng này cung cấp nhiều chế độ xem khác nhau, bao gồm danh sách, lịch, mốc thời gian và bảng, giúp các nhóm dễ dàng lập kế hoạch và thực hiện dự án.

Thư viện mẫu, biểu mẫu và quy trình công việc tùy chỉnh của Jira giúp tiết kiệm thời gian và hợp lý hóa việc quản lý dự án, đồng thời nó có giao diện đơn giản, dễ dàng cho người mới sử dụng. Tuy nhiên, nếu muốn cộng tác trôi chảy, bạn sẽ phải bổ sung cho Jira một số ứng dụng bổ sung.

Chọn nền tảng nơi làm việc kỹ thuật số phù hợp cho doanh nghiệp của bạn

Thị trường hiện đại yêu cầu các doanh nghiệp nâng cấp lên nơi làm việc kỹ thuật số để tăng năng suất và hợp lý hóa các hoạt động trên toàn diện.

Mặc dù tất cả các công cụ này đều có giá trị riêng, nhưng không có công cụ nào cung cấp nhiều tính năng với chi phí thấp như Bitrix24. Từ giao tiếp và cộng tác đến quản lý dự án và tự động hóa, bạn sẽ có được một bộ tính năng toàn diện có thể giúp các doanh nghiệp thuộc mọi quy mô thành công trong thời đại kỹ thuật số ngày nay.

Giao diện thân thiện với người dùng, chức năng mạnh mẽ và giá cả phải chăng khiến Bitrix24 trở nên nổi bật trong số các công cụ phần mềm nơi làm việc kỹ thuật số hàng đầu của chúng tôi cho năm 2023.

Chúng ta còn chờ gì nữa, hãy đăng ký Bitrix24 ngay hôm nay và xem tất cả những điều tuyệt vời đó là gì.

Câu hỏi thường gặp

Nơi làm việc kỹ thuật số là gì?

Nơi làm việc kỹ thuật số là một môi trường ảo cho phép nhân viên làm việc từ xa và cộng tác trực tuyến một cách liền mạch bằng các giải pháp nơi làm việc kỹ thuật số.

Nơi làm việc kỹ thuật số có nghĩa là gì?

Nơi làm việc kỹ thuật số đề cập đến một phiên bản dựa trên đám mây của một văn phòng vật lý truyền thống. Trải nghiệm nơi làm việc kỹ thuật số nên sử dụng các thiết bị và công cụ phản ánh môi trường trong văn phòng mà không làm giảm năng suất.

Chuyển đổi nơi làm việc kỹ thuật số là gì?

Chuyển đổi nơi làm việc kỹ thuật số là quá trình áp dụng các công nghệ kỹ thuật số để nâng cao năng suất, giao tiếp và cộng tác của nhân viên tại nơi làm việc. Đó là một phong trào đang tăng tốc, với ngày càng nhiều công cụ, quy trình và chiến lược linh hoạt xuất hiện hàng năm.