10 Kiến Thức Cơ Bản Về Quản Lý Thời Gian Nhân Sự Cho Nhóm Nhân Sự

Mục lục

1. Lập kế hoạch ưu tiên của bạn trong ngày
2. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm (và đừng ngại nói không!)
3. Hợp nhất các nhiệm vụ và cuộc họp mà bạn có thể
4. Sử dụng các công cụ tổ chức để lên kế hoạch cho ngày của bạn
5. Sử dụng phần mềm quản lý thời gian nhân sự để tạo lợi thế cho bạn
6. Ủy thác những nhiệm vụ ít quan trọng hơn...
7. …Và tự động hóa những thứ lặp đi lặp lại
8. Thu thập dữ liệu hiệu suất của nhân viên trong khi bạn tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ khác
9. Tạo các mẫu quy trình làm việc để xử lý các dự án của bạn
10. Đặt ranh giới của riêng bạn

Quản lý thời gian nhân sự thiết lập các tiêu chuẩn cho phần còn lại của công ty. Nếu họ không thể theo kịp lịch trình của mình, thì thật không công bằng khi mong đợi người khác làm như vậy. Tuy nhiên, trong khi các nhóm nhân sự có lịch trình dày đặc các nhiệm vụ hàng ngày, họ thường thấy mình bị kéo theo những hướng khác nhau mà họ không mong đợi.

Nhưng tin vui là tại Bitrix24, chúng tôi đã tập hợp danh sách 10 mẹo quản lý thời gian nhân sự sẽ giúp bạn hợp lý hóa thói quen hàng ngày của mình và chuẩn bị sẵn sàng khi kế hoạch của bạn được hoàn thành.

Bắt đầu với những điều cơ bản và định nghĩa về quản lý thời gian, chúng ta sẽ tiếp tục tìm hiểu sâu hơn về các chiến lược chính và phần mềm quản lý thời gian nhân sự. Cuối cùng, bạn sẽ hiểu sâu sắc về cách giữ một cái đầu lạnh, thay vì dành cả ngày để "dập lửa".

Câu hỏi thường gặp

Quản lý thời gian là gì?

Một định nghĩa đơn giản về quản lý thời gian là khả năng các cá nhân và nhóm sử dụng thời gian một cách hiệu quả và năng suất; để tránh lãng phí và kém hiệu quả.

Tại sao việc quản lý thời gian lại khó khăn đến vậy đối với các nhóm nhân sự?

Quản lý thời gian nhân sự đặc biệt khó khăn vì đây là bộ phận đa nhiệm, trực tiếp với mọi người với các nhiệm vụ bất ngờ lặp đi lặp lại. Họ chịu trách nhiệm về:

• Tuyển dụng
• Tập huấn
• Đánh giá nhân viên
• Theo dõi sự tuân thủ
• Quản lý thời gian nghỉ
• Tính lương và chấm công
• Giải quyết xung đột

Lợi ích của việc quản lý thời gian hiệu quả là gì?

Quản lý thời gian hiệu quả trong bộ phận nhân sự dẫn đến các lợi ích như:

• Chất lượng công việc cao hơn

• Linh hoạt hơn để ứng phó với các sự kiện bất ngờ

• Cải thiện sự cân bằng giữa công việc và cuộc sống

• Giảm gián đoạn

• Xây dựng thương hiệu nhà tuyển dụng tốt hơn

• Có thêm thời gian để đào tạo và nâng cao văn hóa công ty

1. Lập kế hoạch ưu tiên của bạn trong ngày

Câu hỏi “quản lý thời gian là gì?” thường gợi lên hình ảnh về một danh sách các nhiệm vụ và vì lý do chính đáng. Bắt đầu với một danh sách việc cần làm đơn giản. Tốt nhất là làm điều này vào cuối mỗi ngày, khi bạn đã có mọi thứ mới mẻ trong tâm trí. Bằng cách đó, bạn có thể tắt máy và thư giãn, sẵn sàng làm lại vào ngày mai.

Mặc dù bạn phải luôn ưu tiên các nhiệm vụ của mình trong tuần và ngày tới, nhưng đây là một quá trình không bao giờ kết thúc. Bằng cách này, chúng tôi không có nghĩa là nhảy từ nhiệm vụ này sang nhiệm vụ khác vì nó khẩn cấp. Thay vào đó, bạn nên dành một chút thời gian để đánh giá lại các ưu tiên của mình và thông báo bất kỳ thay đổi nào cho bất kỳ ai có liên quan. Thật khó chịu cho những người bị hủy cuộc họp vào cuối ngày, nhưng còn tệ hơn khi nghĩ rằng cuộc họp vẫn đang diễn ra và thấy mình ở trong phòng một mình.

Một kỹ thuật sắp xếp thứ tự ưu tiên đơn giản là sắp xếp tất cả các nhiệm vụ của bạn thành các danh mục sau:

• Khẩn cấp và quan trọng

• Không khẩn cấp, nhưng quan trọng

• Khẩn cấp, nhưng không quan trọng

• Không khẩn cấp cũng không quan trọng

Với khuôn khổ này, việc sắp xếp ngày của bạn sẽ dễ dàng hơn rất nhiều để bạn hoàn thành những công việc cần thiết càng sớm càng tốt trước khi thực hiện các nhiệm vụ quan trọng.

2. Tập trung vào một nhiệm vụ tại một thời điểm (và đừng ngại nói không!)

Thường được gọi là bộ phận con người, nhân viên nhân sự có lẽ là những người được kêu gọi nhiều nhất trong bất kỳ công ty nào. Thật quá dễ dàng để làm hài lòng mọi người và nói đồng ý với mọi người, nhưng một phần của quản lý thời gian nhân sự là học khi nào nên nói không.

Đa nhiệm nghe có vẻ tuyệt vời về mặt lý thuyết, nhưng thực tế là bạn thường sẽ làm hai công việc một cách tồi tệ. Thay vào đó, hãy làm theo kế hoạch của bạn trong ngày và tập trung hoàn toàn vào từng nhiệm vụ. Bằng cách đó, bạn sẽ tạo ra tác phẩm nhất quán hơn và chất lượng hơn. Mỗi lần bạn bị «tước» mất công việc hiện tại, bạn phải điều chỉnh lại để quay trở lại guồng quay của mọi thứ. Tất cả những điều này ngốn hết thời gian của bạn - chưa kể đến mức độ căng thẳng của bạn.

Gắn bó với một nhiệm vụ tại một thời điểm và nói không khi bạn cần, tất cả đều là một phần trong nỗ lực sắp xếp thứ tự ưu tiên của bạn. Đây là một trong những cách đơn giản nhất để cải thiện khả năng quản lý thời gian của bạn và không yêu cầu bất kỳ công cụ hay công nghệ nào để đạt được hiệu quả.

3. Hợp nhất các nhiệm vụ và cuộc họp mà bạn có thể

Khi bạn có được kinh nghiệm trong vai trò của mình, bạn sẽ sớm nhận thức được cách sử dụng thời gian làm việc của mình một cách tốt nhất. Nhiều người nhận thấy rằng họ làm việc hiệu quả hơn khi chuyên tâm làm việc vào buổi sáng, với tính tương tác của các cuộc họp phù hợp hơn với khoảng thời gian sau bữa trưa. Nếu bạn thấy mình làm điều gì đó tốt nhất vào một thời điểm nhất định, hãy kiên trì với nó!

Cuộc họp là thứ mà bạn nên chặn vào những thời điểm nhất định. Không ai muốn thời gian làm việc chuyên tâm của mình bị gián đoạn hàng ngày. Thay vào đó, bạn có thể lên lịch theo khối dành riêng cho các cuộc họp. Ví dụ như chiều thứ Ba và thứ Năm. Bạn và nhóm của bạn biết điều đó, vì vậy bạn có thể lịch sự từ chối các cuộc họp vào sáng thứ Hai. Tương tự như vậy, bạn không cần phải lo lắng về việc quên các cuộc họp phân tán trong một tuần và bạn luôn có thể chuẩn bị sẵn sàng khi đến nơi.

Cũng dễ hiểu nếu bạn cần không gian riêng để tiếp tục với các nhiệm vụ chỉ yêu cầu sự tập trung của bạn. Những công việc như xem qua CV đòi hỏi sự tập trung cao độ và mức độ so sánh có nghĩa là dàn trải chúng ra trong một tuần sẽ phản tác dụng. Sắp xếp thời gian trên lịch của bạn để không ai có thể làm phiền bạn và tìm một góc yên tĩnh đẹp đẽ để làm việc. Nếu có ai đó làm gián đoạn, bạn có thể bình tĩnh giải thích rằng bạn sẽ có mặt sau đó trong ngày.

4. Sử dụng các công cụ tổ chức để lên kế hoạch cho ngày của bạn

Với việc bộ phận nhân sự phải gánh quá nhiều nhiệm vụ, các công cụ tổ chức rõ ràng là một cách đơn giản hóa ngày của bạn, giảm căng thẳng và tránh sai sót.

Lịch là phần mềm quản lý thời gian và nhân sự đơn giản nhưng cần thiết. Đó là nơi tất cả các nhiệm vụ hàng ngày của bạn thuộc về, giúp bạn đi đúng hướng suốt cả ngày mà không cần phải chiếm không gian bộ não của bạn với các cuộc hẹn.

Sử dụng trình theo dõi thời gian để biết thời gian trung bình mà mỗi nhiệm vụ phải thực hiện. Sau đó, bạn có thể lập kế hoạch mỗi tuần bằng cách trực quan hóa biểu đồ Gantt, giúp bạn có cái nhìn rõ ràng về cách tạo nên một ngày của mình. Nhưng đừng đổ đầy nó! Hãy nhớ để trống các vị trí để giải quyết các yêu cầu đặc biệt.

Sử dụng ứng dụng quản lý dự án là một viên đạn bạc trong chiến lược quản lý thời gian nhân sự của bạn. Nâng cao hơn danh sách việc cần làm, bạn có thể Bao gồm các hướng dẫn cho bản thân và nhóm của mình cũng như tất cả các bước bạn cần thực hiện. Bằng cách này, bạn sẽ không để bất cứ thứ gì rơi rớt bên đường, ngay cả trong những ngày đầy áp lực.

Bitrix24 có mọi thứ mà bộ phận nhân sự của bạn cần để quản lý thời gian

Miễn phí, không giới hạn số lượng người dùng 

ĐĂNG KÝ NGAY HÔM NAY

5. Sử dụng phần mềm quản lý thời gian nhân sự để tạo lợi thế cho bạn

Ngày càng có nhiều bộ phận sử dụng hệ thống thông tin nguồn nhân lực (HRIS) để số hóa và đơn giản hóa các nhiệm vụ nhân sự hàng ngày. Công nghệ này có các khả năng sâu rộng, bắt đầu bằng việc lưu trữ tất cả tài nguyên cũng như hồ sơ nhân viên hiện tại và tiềm năng của bạn trên một cơ sở dữ liệu dựa trên đám mây. Bạn và nhóm của mình có thể tiết kiệm rất nhiều thời gian bằng cách tổ chức dữ liệu theo cách này và luôn có các tài liệu giới thiệu mới nhất để đưa vào một thư mục dùng chung.

Bạn cũng có thể loại bỏ căng thẳng về những người có mặt bất cứ lúc nào — đặc biệt hữu ích cho các nhóm làm việc từ xa. Bằng cách tận dụng các biểu đồ vắng mặt và lịch trình làm việc hiệu quả, bạn có thể xử lý các trường hợp nghỉ ốm, làm thêm giờ và thời gian nghỉ phép có lương mà không cần gửi email qua lại vô tận. Không chỉ bộ phận nhân sự nhận thức được điều này. Tất cả các thay đổi ngay lập tức được đồng bộ hóa với danh bạ nhân viên toàn công ty, cho biết ai đang ở trong văn phòng và ai đang vắng mặt.

Tuy nhiên, hệ thống thông tin nguồn nhân lực thực sự phát huy tác dụng khi giám sát hiệu quả và đánh giá hiệu suất. Báo cáo công việc thường là một trong những lĩnh vực khó đo lường nhất mà không phải mất hàng giờ đào sâu vào tất cả các loại số liệu khác nhau. Kỹ thuật thủ công này cũng mở ra những thành kiến ​​của con người mà bạn không thể đơn giản tắt đi. Nhưng với hệ thống thông tin nguồn nhân lực, bạn có thể thêm một lớp minh bạch bằng cách cho phép các thuật toán chỉ xem xét dữ liệu. Hiệu quả dựa trên số lượng công việc đã hoàn thành và quá hạn của nhân viên, kết hợp với đánh giá của nhà quản lý về chất lượng công việc.

Phần mềm hiệu suất và quản lý thời gian tốt nhất được đồng bộ hóa hoàn hảo giữa các thiết bị di động và máy tính để bàn, nghĩa là bạn có thể truy cập thông tin nhanh chóng.

6. Ủy thác những nhiệm vụ ít quan trọng hơn...

Theo thời gian, bạn có thể xác định các nhiệm vụ ít ưu tiên hơn hoặc dễ dàng hơn những nhiệm vụ thực sự mang lại tiền lương cho bạn. Trước khi ủy quyền, hãy nhìn lại khuôn khổ mức độ khẩn cấp-quan trọng của bạn. Bạn có thể cải thiện nghiêm túc việc quản lý thời gian nhân sự của mình bằng cách giao các nhiệm vụ ít quan trọng hơn cho một đồng nghiệp có khả năng xử lý chúng.

Tương tự, bạn có thể ủy thác một loại công việc cụ thể, chẳng hạn như các phiên về sức khỏe và an toàn. Và nó không chỉ dừng lại ở nhiệm vụ. Tại sao phải tham dự các cuộc họp dài bất tận khi bạn có thể cử ai đó thay bạn và nhận báo cáo có cấu trúc sau đó?

Mặc dù ủy quyền là một kỹ thuật quản lý thời gian nhân sự lý tưởng, nhưng sẽ mất thêm một chút thời gian để bắt đầu. Bạn không thể chỉ đặt ra một loạt các nhiệm vụ và mong đợi chúng diễn ra suôn sẻ. Đảm bảo tổ chức các buổi đào tạo cho nhân viên bạn đã chọn để họ sẵn sàng đối mặt với công việc. Điều này sẽ tiết kiệm rất nhiều thời gian trong thời gian dài!

7. …Và tự động hóa những thứ lặp đi lặp lại

Khi công nghệ tiến bộ, ngày càng có nhiều nhiệm vụ lặp đi lặp lại, tốn thời gian trở nên đủ điều kiện để tự động hóa. Một chiến lược quản lý thời gian nhân sự hoàn hảo, tự động hóa cắt giảm một lượng lớn nhiệm vụ quản trị và giải phóng nhiều thời gian hơn cho công việc cần sự can thiệp của con người.

Chúng tôi đã đề cập đến các lĩnh vực cụ thể như quy trình tuyển dụng và đánh giá hiệu suất trong các phần khác của bài viết này. Nhưng trong bộ phận nhân sự, có vô số lĩnh vực cần tự động hóa và đây chỉ là một số:

• Lên lịch các cuộc họp lặp đi lặp lại

• Phản hồi email tự động cho ứng viên

• Phân công công bằng các ứng viên cho nhóm của bạn

• Yêu cầu và phê duyệt thời gian nghỉ nhanh chóng

• Chấp nhận và thanh toán hóa đơn tự động

• Nhắc nhở buổi đào tạo

Bằng cách sử dụng tự động hóa để tạo lợi thế cho mình, bạn có thể xử lý rất nhiều nhiệm vụ hàng ngày một cách nhất quán, thống nhất.

8. Thu thập dữ liệu hiệu suất của nhân viên trong khi bạn tiếp tục thực hiện các nhiệm vụ khác

Cần có một loại hồ sơ độc đáo để yêu thích công việc nhập dữ liệu. Đó có thể là một trong những động lực lớn nhất đằng sau sự gia tăng của phần mềm báo cáo hàng ngày - công cụ cho phép bạn tự động theo dõi mức độ tiến bộ của nhân viên. Bây giờ là một công cụ quản lý thời gian nhân sự thiết yếu, nó đánh giá một loạt các số liệu bạn chọn, bao gồm cả thời gian đã thực hiện và thời hạn bị bỏ lỡ.

Thay vì bạn theo đuổi từng nhân viên để lấy báo cáo công việc, bạn có thể tích hợp mọi thứ để nhân viên của bạn chỉ cần vài cú nhấp chuột vào nút. Họ có thể đặt trình theo dõi thời gian đang chạy và phần mềm quản lý dự án của bạn có thể đảm nhiệm việc theo dõi thời hạn.

Tất cả dữ liệu này đến theo một phong cách gọn gàng, nhất quán trong phần mềm phân tích của bạn, nơi bạn có thể lấy ra các báo cáo và nhận được đánh giá hiệu suất rõ ràng. Về mẹo quản lý thời gian, phân tích và báo cáo tự động là mối đe dọa gấp ba lần, giúp tiết kiệm thời gian thu thập dữ liệu, viết báo cáo và phân tích kết quả.

9. Tạo các mẫu quy trình làm việc để xử lý các dự án của bạn

Đối với các dự án lặp đi lặp lại, chẳng hạn như tuyển dụng, bạn nên tạo các mẫu quy trình làm việc dựa trên các phương pháp hay nhất mà bạn đã học được qua kinh nghiệm. Theo dõi thời gian bạn dành cho mỗi bước để lập kế hoạch tốt hơn cho quy trình và điều chỉnh nó khi bạn học hỏi và đổi mới. Bằng cách này, bạn có thể khởi động một dự án quan trọng chỉ bằng một lần bấm nút.

Việc sử dụng các mẫu quy trình làm việc cho phép bạn giải tỏa tâm trí khỏi quản trị viên và tập trung vào các mục tiêu chính của mình — bạn có thể thắt chặt cách tiếp cận của mình mà không cần phải nhớ từng bước trong quá trình thực hiện. Và nó không chỉ là tất cả về bạn. Sử dụng phần mềm quản lý nhân sự và thời gian theo cách này có nghĩa là bạn có thể nghỉ ngơi mà không phải lo lắng về điều gì sẽ xảy ra khi bạn vắng mặt tại văn phòng.

10. Đặt ranh giới của riêng bạn

Không ai được xây dựng như một cỗ máy, bất chấp những gì các vận động viên thể hình trên mạng xã hội nói gì chăng nữa. Tất cả chúng ta đều cần thời gian rời khỏi bàn làm việc để có thể thư giãn hoàn toàn.

Một phần của quản lý thời gian nhân sự là thiết lập thời gian nghỉ và ăn trưa cố định. Nếu bạn không đặt ra ranh giới của riêng mình, thì không ai khác sẽ làm điều đó. Ngoài việc cho phép bạn thở, nó cũng xác định chính xác thời gian giới hạn có thể là động lực thực sự để hoàn thành công việc.

Giống như rất nhiều lời khuyên trong số này, việc thiết lập ranh giới cũng có tác động tích cực đến những người xung quanh bạn. Nếu nhân viên của bạn thấy bạn thiết lập ranh giới, điều đó sẽ cho phép họ ngầm làm điều tương tự. Kết quả sẽ là một nhóm bình tĩnh hơn, hạnh phúc hơn và tập trung hơn với doanh thu thấp hơn và tinh thần đồng đội tốt hơn.

Bạn cũng có thể hệ thống hóa các mục tiêu thiết lập ranh giới của mình. Thực hiện các quy tắc như không gửi email ngoài giờ làm việc và cung cấp các tùy chọn cho người lao động nêu lên mối lo ngại về làm việc quá sức là một khởi đầu tuyệt vời.

Lời kết

Được trang bị đầy đủ với 10 điều cơ bản về quản lý thời gian nhân sự của chúng tôi, bạn có thể đã thở phào nhẹ nhõm. Nhưng thậm chí còn có nhiều tin tốt hơn. Bạn có thể tìm thấy tất cả công nghệ mà chúng tôi đã nói đến — biểu đồ Gantt, công cụ quản lý dự án, hệ thống thông tin nguồn nhân lực, báo cáo hiệu suất và mẫu quy trình công việc trên một nền tảng được kết nối với nhau.

Bitrix24 có mọi thứ mà bộ phận nhân sự của bạn cần để quản lý thời gian và luôn cập nhật tất cả thông tin . Bạn đang chờ đợi điều gì nữa? Hãy đăng ký miễn phí ngay hôm nay và bắt đầu sắp xếp thời gian của bạn như một chuyên gia.